Formatos y técnicas comunes de redacción de documentos

Formatos y técnicas de redacción de documentos oficiales de uso común

Cómo redactar documentos oficiales como solicitudes de instrucciones, informes, avisos y anuncios

(1) Escritura hacia abajo Método de escritura

1. Aviso

El aviso es el tipo de escritura más adaptable y más utilizado en los documentos oficiales del partido y del gobierno. Las notificaciones se aplican al envío de documentos oficiales a agencias de nivel inferior, al envío de documentos oficiales a agencias de nivel superior y a agencias no afiliadas a ellas, a la transmisión de asuntos que las agencias de nivel inferior deben manejar y deben ser conocidos o implementados por las unidades pertinentes, y nombramiento y remoción de personal.

La estructura del aviso consta de cuatro partes: título, cuerpo, firma y anexos.

Hay tres formas de título del aviso: (1) Nombre de la institución emisora, motivo y género, como el aviso de la Universidad de Suzhou sobre la convocatoria de la XXX reunión. (2) Tipo de motivo, como aviso sobre vacaciones de verano. (3) Para las notificaciones formadas en circunstancias especiales, el título debe indicar la naturaleza, y deben agregarse antes las palabras "urgente", "complementaria", "conjunta", "reenviada", "reenviada", "impresa", etc. el tipo de texto.

El texto del aviso consta de tres partes: el inicio, el cuerpo principal y el final: (1) Utilice un párrafo natural al principio para explicar brevemente los motivos y fundamentos de la formación del aviso. . (2) El asunto describe brevemente los asuntos notificados. (3) Un nuevo párrafo al final establece los requisitos para la implementación del aviso, a menudo expresados ​​en expresiones idiomáticas como "se espera que el aviso anterior se implemente seriamente", "por la presente se notifica que este aviso entrará en vigencia a partir de". la fecha de emisión".

El propósito de publicar varios avisos es resolver problemas prácticos, lo que requiere que el tema del aviso sea claro y explícito, el texto sea conciso y la estructura se resuma primero y luego se divida. para que la gente pueda entenderlo de un vistazo.

2. Informar

Informar es un tipo de lenguaje que se utiliza para "reconocer avances, criticar errores y transmitir espíritus o situaciones importantes". Hay cuatro tipos de notificaciones:

(1) Las que se utilizan para elogiar a las buenas personas y las buenas acciones se denominan "notificaciones de elogio"

(2) Las que se utilizan para criticar los errores se denominan; "críticas"

(3) Las que se utilizan para transmitir la situación se denominan "instrucciones situacionales"

(4) Las que se utilizan para transmitir el espíritu de instrucciones superiores se denominan "instrucciones de orientación"; " ".

El informe tiene como objetivo educar a los cuadros y a las masas con hechos típicos, por lo tanto, las cosas reportadas deben ser personas y eventos representativos avanzados o negativos, así como eventos típicos que puedan inspirar y advertir a la gente. Sólo seleccionando dichos materiales para informar podrá desempeñar el papel de educar a todos, inspirar a todos y advertir a todas las partes.

Los argumentos del informe deben ser una extensión de los hechos típicos del informe. La escala de elogios y críticas, la proporción de conclusiones y las opiniones sobre el trabajo futuro están determinadas por hechos típicos y no pueden estar muy lejos. -buscado.

3. Actas de reuniones

Las actas de reuniones se utilizan para registrar y comunicar el estado de la reunión y los asuntos acordados. Las actas de las reuniones se pueden dividir en tres categorías según su contenido: la primera categoría son las actas de las reuniones diarias de la oficina; la segunda categoría son las actas de las reuniones indicativas, es decir, las actas de las reuniones que organizan de manera integral un aspecto importante del trabajo; la tercera categoría son las actas de las reuniones de discusión; actas, principalmente un tipo de actas que se utilizan en reuniones para discutir un determinado tema teórico y práctico importante. Son de referencia y no imponentes.

Una reunión de trabajo involucra muchos temas. Al redactar las actas de la reunión, debes captar los principales temas discutidos en la reunión y formar el centro del acta.

Una reunión de trabajo inevitablemente producirá varias opiniones diferentes durante la discusión específica. Estas opiniones no pueden incluirse en el acta de la reunión, sino que se deben analizar y sintetizar varias opiniones de acuerdo con el propósito de la reunión. La reflexión centralizada cumple con los requisitos del centro de conferencias. Al mismo tiempo, también debemos prestar atención a absorber las opiniones correctas de la minoría. Para obtener opiniones correctas que reflejen los temas centrales de la conferencia, se pueden utilizar expresiones como "escuchado en la reunión", "discutido en la reunión", "estudiado en la reunión", "visto por la reunión", "decidido por el reunión", etc. Céntrese en resumir y reflexionar de forma concisa.

(1) Cómo escribir texto de enlace ascendente

1. Solicitud de instrucciones

La solicitud de instrucciones es un tipo de texto de enlace ascendente que se utiliza al solicitar instrucciones y aprobación de autoridades superiores. Pida instrucciones para ceñirse a un artículo y una cosa. Es decir, una solicitud de instrucciones solo puede solicitar la aprobación de un asunto por parte del superior, de modo que el superior pueda tratarlo de manera oportuna y dedicada, y la solicitud de instrucciones solo puede enviarse a una agencia principal; No se pueden realizar múltiples solicitudes de instrucciones. El contenido de la solicitud de instrucciones consta de tres partes:

(1) El motivo o antecedentes de la solicitud se escribe al principio y se requiere que esté escrito de manera completa y concisa

(2) La parte principal de la solicitud está escrita. Los asuntos deben escribirse de manera práctica, razonable, clara y concisa.

(3) Al escribir las esperanzas y requisitos al final, usted; Puede utilizar los siguientes modismos, como: "Sí, apruebe" o "No, por favor "Instrucciones" o "Se espera que la solicitud de instrucciones anterior sea revisada y aprobada" o "Si las opiniones anteriores no son inapropiadas, apruebe y enviarlos a XXX para su implementación", etc.

2. Reportar

Reportar es un tipo de lenguaje utilizado para reportar trabajos a agencias de nivel superior, reflejar situaciones, hacer sugerencias y responder a consultas o solicitudes de agencias de nivel superior. .

Aunque los informes y las solicitudes de instrucciones son documentos de nivel superior, existen diferencias estrictas entre ellos:

(1) Diferentes requisitos para los superiores. "Informar" no requiere la aprobación de los superiores; "solicitar instrucciones" sí requiere la aprobación de los superiores.

(2) El tiempo de escritura es diferente. El "informe" se escribe durante o después del evento; la "solicitud de instrucciones" se escribe antes del evento.

(3) La naturaleza de los géneros es diferente. "Informe" es un documento oficial ascendente descriptivo; "Solicitud de Instrucciones" es un documento oficial ascendente solicitativo.

(4) Las palabras finales son diferentes. "Informe" generalmente termina con palabras como "este informe", "este informe", etc. Algunos no lo usan en absoluto y el texto completo termina cuando se terminan los asuntos informados. "Solicitud de instrucciones" generalmente usa "si; (o si es apropiado), por favor dame tu aprobación." , muy seguro de los requisitos de los superiores.

La connotación del informe determina sus reglas generales de redacción, que es lo que se suele llamar "formato de tres párrafos".

La "fórmula de tres etapas" no es un modelo inmutable. Debe estar en un estado cambiante debido a diferentes contenidos:

(1) Situación - enfoque - problema (opinión). ;

(2) Situación

(Práctica) - Problema - Opiniones futuras

(3) Situación - Razón (Responsabilidad) - Próximo paso Práctica <; /p>

(4) Situación - razones - responsabilidades y manejo de opiniones

(5) Situación - problemas - sugerencias, etc.

(3) Cómo redactar anuncios públicos

1. Anuncios y avisos

Los anuncios son asuntos importantes o asuntos estatutarios o asuntos estatutarios que el partido y las agencias estatales Informar previamente a los funcionarios nacionales y extranjeros el idioma utilizado para el asunto.

Los anuncios son un tipo de lenguaje utilizado para anunciar asuntos que deben observarse o darse a conocer dentro de un determinado ámbito.

Existen tres diferencias principales entre ambos:

Primero, desde la perspectiva de los asuntos anunciados y notificados, los anuncios son más importantes que las notificaciones.

Segundo; Desde la perspectiva de las notificaciones anunciadas, a juzgar por el alcance del asunto, los anuncios son más grandes que los avisos. El anuncio es para fines nacionales y extranjeros, mientras que el aviso es para áreas nacionales o locales dentro del país.

En tercer lugar, a juzgar por las agencias que emitieron los dos avisos, la agencia que emitió el anuncio es de tipo; alto nivel y es una agencia de alto nivel del partido y el estado avisos , puede ser utilizado por el gobierno central, hasta agencias de base y empresas e instituciones estatales

En cuarto lugar, a juzgar; por la forma en que se difunde, el anuncio utiliza medios noticiosos y se difunde a través de radio, televisión y periódicos. Los anuncios pueden hacerse públicamente a través de anuncios o escritos internamente;

Ambos anuncios son documentos oficiales breves y deben tener una estructura concisa y clara al redactarse. La primera es plantear el asunto directamente, sin andarse con rodeos ni dar vueltas en círculos, la segunda es no decir nada sobre lo que se puede decir o no, y no decir más sobre lo que se puede decir menos; El texto es conciso para que la gente pueda recordarlo y seguirlo fácilmente.

(4) Cómo escribir otros artículos prácticos de uso común

1. Carta de presentación Una carta de presentación es una carta especial que se utiliza para presentar el nombre, la identidad, el número de personas, asuntos de contacto, etc. de la persona que se presenta. Una carta de presentación tiene la función de presentación y certificación.

Las cartas de presentación suelen presentarse en dos modalidades:

Cartas de presentación ordinarias. Escriba en papel oficial:

(1) Escriba las tres palabras "Carta de presentación" en el medio del papel oficial. Las palabras deben ser más grandes que el texto principal.

(2) El título de la unidad o individuo de contacto.

(3) Nombre, identidad y número de personas que se presentan (si se envían más personas, se puede escribir como "××× y otras × personas").

(4) Asuntos de contacto y expectativas planteadas a la unidad o individuo contactante. Finalmente, puedes escribir "por favor contacta", "por favor ayuda", "envía tus saludos" y otras palabras.

(5) El nombre de la unidad, la fecha de escritura y el sello oficial.

La carta de presentación impresa con talón tiene un formato prescrito y solo necesita completar el contenido relevante al usarla.

(1) Complete el resguardo brevemente para referencia futura.

(2) Este artículo debe completarse en detalle.

(3) Al enviar a alguien para que se comunique con usted para manejar asuntos importantes o confidenciales, se debe anotar la afiliación política y el cargo de la persona asignada.

(4) Las cartas de presentación importantes deben ser revisadas por el líder o firmadas en el talón, y algunas tienen un período de validez limitado.

(5) Además del sello oficial requerido por este artículo, el sello oficial también deberá estamparse entre el talón y la línea de puntos de este artículo.

2. Carta de solicitud

Una carta de solicitud es una carta escrita por un individuo o grupo para expresar sus deseos a la organización y hacer solicitudes a los líderes de agencias, grupos y unidades. . La solicitud debe indicar claramente las preguntas que se deben escribir, pero también debe ser concisa. La solicitud es generalmente de una letra por asunto.

(1) Escriba el nombre de la aplicación en el medio de la primera línea de la aplicación. Por ejemplo: "Formulario de solicitud para unirse al Partido (Liga)", "Formulario de solicitud para abrir una empresa", etc. El tamaño de fuente es un poco más grande que el texto principal.

(2) Escriba el nombre de la unidad que acepta la solicitud o el compañero responsable correspondiente.

(3) El contenido específico de la solicitud:

Es mejor escribir los asuntos o motivos de la solicitud en párrafos para que la parte que acepta la solicitud pueda comprender lo esencial.

Hay muchas razones para postularse y puede discutir la solicitud desde varios aspectos y etapas.

(4) Al final, escriba palabras de respeto, como "Saludo", "Por favor, apruebe del líder", etc. No es necesario que las escriba.

(5) Finalmente, escribir el nombre del solicitante o el nombre del solicitante (con sello oficial) y la fecha de redacción de la solicitud.

3. Plan de trabajo

Un plan de trabajo es el plan de trabajo de una unidad o grupo dentro de un periodo de tiempo determinado. La redacción de un plan de trabajo debe ser concisa, específica y clara, y la redacción y las oraciones deben ser precisas y no pueden ser vagas.

Formato del plan de trabajo:

(1) Nombre del plan. Incluye dos elementos: el nombre de la unidad o grupo de planificación y el período de planificación, como por ejemplo "Plan de Trabajo 2006 del Comité de la Liga Juvenil XX".

(2) Requisitos específicos del plan. Generalmente incluye el propósito y requisitos del trabajo, los proyectos e indicadores del trabajo, los pasos y medidas para su implementación, etc., es decir, por qué lo haces, qué haces, cómo lo haces y en qué medida. tu lo haces.

(3) Finalmente anota la fecha en la que se realiza el plan.

Contenido del plan de trabajo. De forma general incluye:

(1) Análisis de situación (base para la elaboración de planes). Antes de formular un plan, es necesario analizar el estado actual del trabajo de investigación, comprender completamente la base sobre la cual se llevará a cabo el siguiente paso del trabajo y en qué se basa el plan.

(2) Tareas y requisitos laborales (qué hacer). Según las necesidades y posibilidades se estipulan las tareas que se deben completar y los indicadores de trabajo que se deben alcanzar en un determinado periodo de tiempo.

(3) Métodos, pasos y medidas de trabajo (cómo hacerlo).

Después de aclarar las tareas laborales, también es necesario determinar los métodos y pasos de trabajo en función de las condiciones subjetivas y objetivas, y tomar las medidas necesarias para garantizar la finalización de las tareas laborales.

4. Resumen del trabajo es realizar una inspección general integral y sistemática y una evaluación general del trabajo realizado en un período determinado, y realizar un análisis general específico y una investigación general; ver qué se ha logrado, qué logros se han obtenido, qué carencias y deficiencias existen, qué experiencia se ha adquirido, etc.

Situación básica.

(1) El resumen debe tener una descripción general y una descripción de la situación, algunos son relativamente simples y otros más detallados. Esta parte del contenido analiza principalmente las condiciones subjetivas y objetivas, condiciones favorables y desfavorables del trabajo, así como el entorno y fundamento del trabajo.

(2) Logros y carencias. Este es el centro del resumen. El propósito del resumen es afirmar los logros y descubrir las deficiencias. Debe quedar claro cuáles son los logros, qué tan grandes son, en qué aspectos se manifiestan y cómo se obtuvieron, cuántas deficiencias hay, cómo se manifiestan, cuál es su naturaleza y cómo se produjeron;

(3) Experiencia y aprendizajes. Una vez que haces algo, siempre habrá experiencias y lecciones aprendidas. Para facilitar el trabajo futuro, la experiencia y las lecciones del trabajo pasado deben analizarse, investigarse, resumirse, concentrarse y comprenderse a un nivel teórico.

(4) Planes de futuro. Con base en las tareas y requisitos laborales futuros, aprovechar la experiencia y las lecciones aprendidas del período anterior, aclarar la dirección de los esfuerzos y proponer medidas de mejora.

Cuestiones a las que se debe prestar atención al redactar un resumen.

(1) Poseer completamente los materiales antes de resumir. Lo mejor es escuchar opiniones de todas partes y comprender situaciones relevantes a través de diferentes formas, o presentar ideas e intenciones resumidas y discutirlas con cuadros y masas de todas partes. Debemos evitar que los líderes expresen opiniones y busquen hechos entre las masas.

(2) Debemos buscar la verdad a partir de los hechos, no exagerar los logros, minimizar las deficiencias y no incurrir en fraude. Esta es la base para el análisis y la extracción de lecciones.

(3) La organización debe ser clara. El resumen está escrito para que la gente lo lea. Si no está organizado claramente, la gente no podrá leerlo. Incluso si lo leen, no sabrán por qué no se logrará el propósito del resumen. .

(4) Debe ser personalizado y detallado. Los materiales son esenciales o fenomenales; algunos son importantes y otros secundarios. Al escribir, debes descartar lo esencial y guardar lo esencial. Las preguntas del resumen deben dividirse en prioridades y detalles. Lo que debe detallarse debe ser detallado y lo que debe resumirse debe ser breve.

(5) La redacción específica del resumen se puede discutir primero, y luego una persona especial escribirá el primer borrador y luego lo discutirá y modificará. Lo mejor es que la persona a cargo escriba el documento o dirija personalmente la discusión, redacción y revisión.

(5) Cómo escribir cartas

1. Cartas

Las cartas se utilizan para discutir el trabajo, hacer y responder preguntas entre agencias que no están afiliadas a cada una. otro. O un documento paralelo utilizado al solicitar la aprobación de las autoridades competentes pertinentes. La estructura de la carta consta de cuatro partes: título, organismo receptor, cuerpo y firma:

(1) Título

El título de la carta tiene dos formas: nombre del emisor agencia + motivo + texto Escriba, por ejemplo, la carta de respuesta de la Universidad de Suzhou sobre XXX; motivo + tipo de idioma, como "Carta sobre la solicitud de XXX" o "Carta sobre la solicitud de XXX";

(2) Organización receptora del artículo: Escriba el nombre completo o abreviatura normativa de la organización receptora del artículo en el cuadro superior con dos puntos.

(3) Texto:

Comience resumiendo el motivo y el propósito del envío de la carta. Las palabras de uso común son "Las cuestiones relevantes ahora se explican de la siguiente manera:", "Las cuestiones relevantes". Las preguntas ahora se responden de la siguiente manera:" Espere a que los modismos pasen al cuerpo principal.

La parte principal debe ser concisa y apropiada, y las preguntas y opiniones deben estar escritas con claridad.

Conclusión. Según los diferentes tipos de asuntos de correspondencia, elija expresiones idiomáticas como "Por la presente le informo", "Por la presente le respondo" y otras expresiones idiomáticas para finalizar el texto. Las notas también pueden utilizar honoríficos como "Atentamente, saludo".

Firma la firma. Firme el nombre de la unidad emisora ​​en la parte inferior derecha, estampe con el sello oficial y escriba debajo el año, mes y fecha. ;