Cómo realizar una auditoría interna de adquisiciones pdf
Debido al gran contenido de este plan de auditoría, se carga en dos partes. Esta es la primera parte. El contenido escrito es mi propio resumen y no representa (incluye) todo el contenido de adquisiciones ni los riesgos de adquisiciones. .
Procedimientos, contenidos y pasos específicos de la auditoría:
1. Selección de proveedores y firma de contratos
Contenido de la auditoría (puntos de riesgo)
1. La selección de proveedores no cumple con los requisitos y sistemas de la empresa y no ha sido revisada y aprobada por el supervisor. .
2. La lista de proveedores y proveedores preseleccionados es única y no seleccionada y actualizada oportunamente.
3. Negociar solo con proveedores y no se registra el contenido de las negociaciones.
4. Los artículos y especificaciones enumerados en el contrato o pedido son inconsistentes con los artículos y especificaciones enumerados por el departamento solicitante, incluida la cantidad, el precio, etc.
5. Los términos del contrato o pedido firmado son incompatibles con el contenido de la negociación.
6. La solicitud de compra de materiales no verificó las partidas presupuestarias y los materiales del inventario, y los procedimientos de alta y baja estaban incompletos.
7. La base para determinar el precio de compra de los materiales es insuficiente e irrazonable, y es bastante diferente al precio de mercado en ese momento.
8. Los términos del contrato de adquisición carecen de equidad y justicia, y la empresa se encuentra en una posición pasiva.
9.La firma del contrato no se ejecutó de acuerdo con lo dispuesto por la autoridad, y hubo un fenómeno de firma del contrato más allá de la autoridad.
10. Cuando los materiales se necesitan con urgencia, uno mismo compra artículos esporádicos más allá del alcance aprobado. El monto de la compra viola el "Reglamento sobre la autoridad de los gerentes".
11. Adquisición y uso de materiales urgentemente necesarios para la producción (uso urgente) o materiales adicionales fuera del presupuesto del proyecto (con el consentimiento verbal del líder) sin completar los procedimientos pertinentes.
12. Los materiales no se compran directamente a los fabricantes.
Procedimientos y pasos de auditoría correspondientes:
① Revisar y recopilar el sistema de la empresa y los procedimientos operativos relevantes para la selección de proveedores (compras) y verificar al azar a todos los proveedores registrados en la lista del departamento de compras. para determinar si ha sido aprobado por el líder o el comité, luego verifique aleatoriamente la lista de 30 proveedores de diversos materiales y materiales del sistema, y verifique con la lista de proveedores para determinar el alcance de la aprobación de la lista; El alcance de la lista aprobada.
② Verifique aleatoriamente la lista de proveedores de diversos materiales, suministros, ingeniería civil, instalación, etc., compare los cambios en la lista de proveedores a lo largo de los años y determine si la lista de proveedores es pequeña y relativamente. único, y no hay evaluación y valoración anual, no se introdujeron nuevos proveedores de manera oportuna y la lista se actualizó de manera oportuna.
3. Verifique 50 materiales de negociación relevantes del departamento de compras para ver si hay registros de negociación, si el comprador negocia solo con el proveedor y si las firmas de los negociadores están completas, etc.
4. Verifique varios contratos o pedidos 40 del sistema ERP, verifique el nombre, las especificaciones y la cantidad de los materiales en detalle de acuerdo con el "Formulario de solicitud de adquisición de materiales" completado por el departamento de aplicaciones, y verifique el nombre de los materiales requeridos en el contrato o pedido, las especificaciones y las cantidades son consistentes. Si hay alguna discrepancia, se requieren certificados y documentos inconsistentes.
5. Comprenda el proceso de negociación y los registros de negociación relacionados, revise 50 contratos o días de pedido y sus registros de negociación relacionados, compare el contenido y los términos del contrato o pedido de adquisición y asegúrese de que el contenido de la negociación sea coherente con el contenido del contrato. Supervisor Si participar en las negociaciones de manera adecuada, etc.
6. Concéntrese en verificaciones aleatorias en 10 proyectos de adquisiciones a gran escala, verifique sus partidas presupuestarias, verifique las partidas detalladas adjuntas a los contratos correspondientes y determine si las partidas presupuestarias exceden las partidas presupuestarias. partidas exceden las partidas presupuestarias, dar seguimiento y verificación a los procedimientos operativos y solicitar el documento de aprobación. Y comprobar si los procedimientos de verificación del almacén están completos y si los dictámenes están firmados, etc.
⑦ Verifique aleatoriamente 30 contratos de compra con precios relativamente altos, confirme el precio y las condiciones de suministro, verifique los datos originales de la cotización del proveedor y las cotizaciones de otros proveedores, verifique el formulario de aprobación de comparación de precios y confirme que. el precio ha sido determinado por fuentes o documentos relevantes aprobados por el Grupo Líder de Adquisiciones; comprobar la amplitud y exactitud de las fuentes de información sobre precios de mercado proporcionadas por el Departamento de Adquisiciones.
También realizamos estudios de información de mercado por muestreo, los comparamos con los precios de mercado de materiales similares en el mismo período y analizamos la racionalidad de las cotizaciones de los proveedores.
8. Verifique aleatoriamente 30 contratos de adquisiciones, consulte los registros detallados del contenido de la negociación al firmar el contrato con el proveedor, comprenda el proceso de redacción del contrato y si los términos enumerados han sido investigados, verificados y o consultado al asesor legal de la empresa. Y analizar la racionalidad, equidad e imparcialidad de cada cláusula específica de conformidad con la Ley de Contratos.
9. De acuerdo con la tabla de autoridad relevante de la empresa, verifique aleatoriamente 20 contratos de varios tipos para verificar si el aprobador del contrato está dentro del alcance de la autorización. Si la aprobación excede la autoridad, se debe rastrear el motivo y deberá esperarse la carta de autorización correspondiente.
⑩ Verifique si la orden de compra de compra propia coincide con el nombre del material en el "Formulario de solicitud de material de emergencia", si se trata de un material de necesidad urgente distinto del nombre del equipo que se necesita con urgencia. y comprobar si la autoridad de aprobación cumple con el funcionamiento del proceso de adquisición y las normas de la autoridad pertinente.
(11) Verifique si las firmas y aprobaciones del personal relevante en el "Formulario de solicitud de suministros urgentes" cumplen con la autoridad prescrita. Si las opiniones firmadas por los líderes del departamento de compras y el departamento de compras están de acuerdo. "comprar primero, luego completar los trámites", y las firmas correspondientes. La fecha de aprobación y la fecha de reemisión de la orden de compra y la orden determinan la puntualidad de los procedimientos de reemisión.
(12) Verifique aleatoriamente la adquisición a través de intermediarios en 50 contratos (más de 10.000 yuanes), pregunte sobre las razones para no comprar directamente al fabricante y pregunte sobre la prueba del contacto directo con el fabricante. Si es posible, pregunte directamente al fabricante sobre el precio de compra y el precio de los bienes objeto del contrato.
Plan de auditoría de adquisiciones de la empresa del grupo (2)
La frase "Sólo las adquisiciones y las ventas pueden producir beneficios" es un poco exagerada, pero también ilustra plenamente la importancia de las adquisiciones y las ventas en importancia en la gestión de la empresa. Aquí, basándose en mi propia experiencia laboral y combinado con los puntos de riesgo de la auditoría interna moderna, el autor resolvió el plan de auditoría de adquisiciones centralizada de la empresa del grupo. Espero que esto ayude ---- Editor.
Debido al gran contenido del plan de auditoría, se carga en dos partes. Esta es la segunda parte. El contenido escrito es mi propio resumen y no representa (incluye) todo el contenido de adquisiciones ni los riesgos de adquisiciones. .
Procedimientos, contenidos y pasos específicos de la auditoría:
2. Ejecución de órdenes de compra (contratos)
Contenido de la auditoría (puntos de riesgo)
1. La impresión repetida, la firma y aprobación repetidas de contratos de compra u órdenes de compra crean el riesgo de compras y pagos repetidos.
2. El proveedor no entregó la mercancía en el plazo especificado en el contrato o la mercancía enviada estaba incompleta.
3. El proveedor no proporcionó bienes de acuerdo con la marca, el fabricante o los términos de no subcontratación estipulados en el contrato.
4. No establecer un sistema de informes sobre el progreso de la ejecución del contrato y no informar al gerente de adquisiciones.
5. No existe fundamento para los cambios en los términos de la orden o contrato durante el proceso de ejecución.
6. La ejecución de contratos u órdenes no es oportuna, y la conciliación y el pago no son oportunos.
7. El plazo de ejecución (entrega o finalización) del contrato o pedido no coincide con el tiempo acordado.
8. La gestión de los contratos de adquisiciones o expedientes de pedidos no está estandarizada y no está implementado el sistema de rotación de puestos para los compradores.
Procedimientos y pasos de auditoría correspondientes:
① Conocer los procedimientos de ingreso, cambio, aprobación, envío e impresión de órdenes de compra, analizar posibles riesgos en cada enlace y obtener información de El sistema verifica aleatoriamente los primeros 50 pedidos por mes, con un total de 600 pedidos, para determinar si son pedidos de compra duplicados y proporciona sugerencias de mejora de control al departamento de informática.
② Verifique el período de inspección, el tiempo de entrega del contrato y la cantidad de envíos de 30 pedidos por mes, consulte el recibo de almacén y el tiempo de almacenamiento y la cantidad de tiempos de almacenamiento del sistema, y compárelos con el tiempo de aprobación. Determinar la puntualidad y exactitud de los envíos.
3. Realizar inspecciones aleatorias del contrato con base en el punto ② anterior, verificar el formulario de aceptación correspondiente, verificar si los bienes adquiridos son del fabricante, variedad y marca especificados en el contrato, y analizar y comprender. los motivos de las discrepancias y el proceso de tratamiento.
4. Verifique si el departamento de adquisiciones ha establecido un sistema de ejecución de contratos y un sistema de retroalimentación, si el comprador informa el progreso de la ejecución del contrato al supervisor de adquisiciones dentro del tiempo especificado y si el supervisor firma opiniones de gestión relevantes.
5. Verifique todos los pedidos complementarios de adquisición de materiales o contratos complementarios en el sistema para ver si hay alguna base para cambios o contratos complementarios correspondientes, si la base está completa, si los motivos son suficientes, si los hay. procedimientos de aprobación de liderazgo, etc. Verificar y confirmar que si la cantidad o precio de la orden (contrato) cambia durante el proceso de ejecución, dar seguimiento para verificar la aprobación pertinente del cambio o complementar el contrato y otros comprobantes válidos.
⑥ Verifique los pedidos de materiales durante tres meses desde el módulo de adquisiciones del sistema ERP, verifique el estado de ejecución de cada pedido y el registro del libro mayor del almacén, y asegúrese de que el pedido anterior se ejecute antes de que se ejecute el nuevo pedido. Sí, no se permite dar por terminada la ejecución del pedido anterior una vez realizado el pago pero no recogida la mercancía, pudiendo entonces restablecerse y ejecutarse un nuevo pedido.
⑦ El departamento de aceptación de calidad extraerá 100 informes de aceptación o formularios de aceptación de finalización de acuerdo con el tiempo de entrega del contrato correspondiente al elemento de aceptación, comparará el informe de aceptación o el formulario de aceptación de finalización para determinar el contrato firmado (aceptación). pedido) Si el tiempo de finalización es consistente con el tiempo de entrega del contrato.
8. Durante la inspección, se verificaron aleatoriamente 20 contratos de construcción civil y decoración y se conservaron 50 archivos de contratos de adquisición de materiales para determinar si estaban archivados de acuerdo con las regulaciones de la empresa y si la información archivada estaba completa y intacto. Verifique las responsabilidades laborales y la división del trabajo de los empleados en el departamento de compras en los últimos dos años para comprender si hay cambios en su alcance laboral y si se implementa un sistema de rotación laboral entre los empleados.
3. Aceptación del almacén y estado de pago
Contenido de la auditoría (puntos de riesgo)
1. Si los materiales de aceptación del almacén se aceptan en el almacén de acuerdo con el formulario de aceptación especificado por la empresa.
2. Los materiales y materiales se envían directamente al departamento usuario sin aceptación en almacén.
3. Los materiales y materiales no han sido inspeccionados aleatoriamente por el departamento de inspección de calidad antes de ingresar al almacén.
4. No conciliar y liquidar el pago en tiempo y forma después de ejecutado el pedido o contrato.
5. El pago del anticipo no se implementó de acuerdo con los términos del contrato y faltó un seguimiento efectivo.
6. La información del registro comercial y contable de adquisición de materiales no es consistente.
Procedimientos y pasos de revisión correspondientes:
① Recopile y revise los sistemas y procesos de aceptación relevantes para comprender los procedimientos operativos del almacén y luego observe el proceso de trabajo de aceptación real desde el almacén y compare; con operaciones reales. Diferencias con los requisitos del sistema; centrarse en la cantidad y calidad de aceptación y en la corrección de los procedimientos de aceptación.
② Verifique el estado del pedido de todos los materiales de enero a mayo del año en curso, cuente la cantidad del pedido, verifique la cantidad de almacenamiento en el almacén, si la cantidad completada antes de la fecha límite del pedido es mayor que la cantidad de almacenamiento. y luego comience desde "Producción" Verifique el uso acumulado de materiales auxiliares en el "Informe" Si el uso es mayor que el monto de la compra, investigue más a fondo y comprenda el uso de materiales auxiliares en el taller. el uso de materiales auxiliares en el taller. Verificar los registros originales de uso para confirmar que la adquisición de materiales auxiliares no sigue el proceso de Operación, es decir, aceptación en la base de datos.
③ Verifique los registros de inspección de materiales del departamento de supervisión de calidad, inspeccione aleatoriamente 100 copias de cada pedido de acuerdo con la categoría y el número de serie del pedido, y verifique la identificación de los resultados de la inspección aleatoria para determinar si. hay inspecciones perdidas o artículos no calificados.
④ Verifique aleatoriamente 50 clientes con un saldo de más de 100.000 yuanes en la cuenta detallada "Cuentas por pagar" y 20 clientes con un saldo de más de 1 millón de yuanes, y verifique el tiempo de cumplimiento y el tiempo de finalización. y estado de pago de los pedidos (contratos) correspondientes, asegurando que cada pedido (contrato) sea pagado en su totalidad.
5 Verificar el número de comprobante de pago de los materiales prepago en las cuentas detalladas “Cuentas por Pagar” y “Cuentas Prepago”, verificar la base de pago del comprobante de pago, corresponden al cumplimiento del pedido (contrato) y determinar la exactitud de la naturaleza del pago, y evitar el pago anticipado después de solicitar aprobación, reposición de pedidos y pagos anticipados repetidos.
6. Determinar las bases y el proceso para los registros contables. Vaya al almacén para verificar las cuentas detalladas de los materiales, verifique la cantidad acumulada y el precio de varios materiales comprados de enero a noviembre del período (año) actual y verifique los datos del registro contable para saber si el almacén falló. para enviar pedidos entrantes, informes de aceptación y facturas de manera oportuna. Se debe a razones contables o de otro tipo.