Cómo utilizar PDCA para gestionar el horario de trabajo personal

A menudo siento que el tiempo está fuera de mi control en el trabajo y varias cosas en el trabajo se manejan de manera caótica, lo que resulta en un día planificado, pero después de salir del trabajo, descubro que no se ha hecho nada. terminado. Mucha gente se ha encontrado con esta situación. Para solucionar este problema existen muchas soluciones correspondientes en Internet, como Técnica Pomodoro, gestión del tiempo, gestión de la energía, etc. Sin embargo, en aplicaciones prácticas, a menudo se ve interrumpido por diversas anomalías o emergencias, lo que hace imposible su implementación.

Entonces, ¿cómo solucionarlo?

Después de un período de exploración, usé OneNote para crear un método simple de administración de horarios, que he estado usando en el trabajo durante un mes. Creo que es bastante bueno, así que lo compartiré contigo. En definitiva, utilizar el método PDCA para planificar nuestra agenda.

Entonces, ¿qué es PDCA?

PDCA se utilizó por primera vez en el campo de la gestión de la calidad. Fue propuesto por primera vez por el Dr. Shewhart, un experto estadounidense en gestión de calidad. Fue adoptado, publicitado y promovido por Deming, por lo que también se le llama Círculo de Deming.

El significado del ciclo PDCA es dividir la gestión de la calidad en cuatro etapas, a saber, planificación, implementación, inspección y ajuste. En la gestión de la calidad, es necesario formular un plan, implementar el plan y verificar el efecto de la implementación, y luego incluir los exitosos en los estándares (brecha de calidad) y dejar los no exitosos para el siguiente ciclo para su resolución. Este método de trabajo es el método básico de gestión de la calidad y la ley general de gestión empresarial.

Entonces, ¿cómo utilizar PDCA para la gestión del progreso?

El primer paso es establecer objetivos. Este es un primer paso crucial. Muchas personas muchas veces no saben cuáles son sus objetivos o qué deben hacer cada día. A veces, ¿tienes alguna meta para este año? Normalmente insisto en correr y leer todos los días. En mi opinión, estos no son objetivos, sino hábitos. ¿Cuál es el verdadero objetivo?

Las metas deben dividirse en metas de largo plazo, metas de mediano plazo y metas de corto plazo. Las metas a largo plazo son tus expectativas personales para ti dentro de 3 a 5 años. Por ejemplo, ¿quién quieres ser dentro de 5 años? Por ejemplo, este compañero de clase dijo: Espero poder convertirme en un experto técnico dentro de cinco años. Ésa es una meta. Por ejemplo, si esperas tener una casa grande en cinco años, este también es un objetivo. En términos generales, para objetivos a largo plazo, recomiendo establecer entre 3 y 5, no demasiados.

Los objetivos a largo plazo se pueden dividir en vida, trabajo, salud y crecimiento personal. (También existe un método de medición mejor, el volante, que se divide en 8 dimensiones. Si está interesado, puede descubrirlo usted mismo).

Con objetivos a largo plazo, romperemos Divida los objetivos a largo plazo en 2-3. En esta etapa, este es nuestro objetivo a mediano plazo, como el objetivo de convertirnos en un experto técnico. Si un experto técnico tiene varias dimensiones, como clasificación, logros, resultados, etc. , entonces cada dimensión puede establecer objetivos de descomposición durante 1 a 3 años. Por ejemplo, si desea convertirse en un experto técnico, debe completar el trabajo de nivel 4 (suponiendo que

Una vez que tengamos objetivos a mediano plazo, debemos dividirlos en objetivos a corto plazo. -¿Metas a plazo? La definición es la meta dentro de un año. Siguiendo el ejemplo anterior, si desea completar el puesto de tercer nivel este año, primero debe estudiar ¿dónde está la brecha entre usted y el puesto de tercer nivel? al encontrar la brecha entre usted y la meta, puede implementar el siguiente paso, para que mi comportamiento no se desvíe de la meta a largo plazo.

Si la brecha entre mi posición y la meta de tercer nivel. Se trata principalmente de habilidades profesionales, entonces el siguiente paso es ver cómo mejorar las habilidades profesionales y establecer metas por etapas, que se pueden dividir en metas mensuales trimestrales o semestrales, y luego en metas trimestrales y semestrales.

Cada objetivo a largo plazo tendrá un objetivo a medio plazo y un objetivo a corto plazo para respaldar su consecución, y el objetivo final es el objetivo del mes actual. El objetivo es completar un maratón personal, entonces el objetivo a medio plazo puede ser completar el medio maratón. Luego, para completar el objetivo del medio maratón, primero debes completar los 10 km. Si quieres completar los 10 km, es posible que tengas que hacerlo. Completa la meta de 5 KM. De esta manera, tu objetivo para el mes es correr tres veces por semana, 3 kilómetros cada vez.

Cada objetivo se puede desglosar de esta manera, pero cabe señalar que nuestros objetivos no cambiarán si no se establecen. Solo deben ajustarse dinámicamente en función de la finalización de cada día, semana. y mes. Los objetivos de etapa se pueden ajustar, pero los objetivos a largo plazo no se pueden alterar. Por ejemplo, mi objetivo de 3KM esta semana no se completó, ni tampoco mi objetivo de 3 veces por semana. Luego mantendré mi objetivo sin cambios para la próxima semana y luego continuaré observando si puedo lograrlo y luego haré ajustes incrementales.

El objetivo debe lograrse. Sin objetivos, lo que hacemos después no es gestionar horarios, sino registrar el tiempo, lo cual no tiene sentido.

Una vez que tienes una meta, el siguiente paso es planificar, que es hablar de las acciones para lograr la meta según las dimensiones año-mes-semana, y establecer la cuadrícula de fechas en el formulario. de chinchetas. Para conocer métodos de implementación específicos, consulte el proceso de implementación Do.

El método de implementación es utilizar la herramienta OneNote, que es una herramienta que viene con Office.

1. Primero cree un cuaderno con el calendario de 2022 y luego divídalo en diferentes páginas divididas según el plan anual, de 1 a 12 meses.

2.? Para la partición de cada mes, se divide en pestañas para el calendario del mes actual, Semana 1, Semana 2, Semana 3 y Semana 4.

3.? Para la página del plan del mes actual, se divide en dos áreas. El lado izquierdo se centra en algunas cosas que deben completarse en el mes actual en función de los objetivos anteriores a largo plazo. Se puede dividir según la importancia de la urgencia, el tipo de asunto o los hábitos personales.

4.? Haga una tabla de objetivos de planificación semanal a la derecha y asigne objetivos mensuales a períodos de tiempo semanales de acuerdo con el cronograma de tareas. En la última columna, agregue respuestas mensuales.

El plan semanal incluye principalmente tres partes: planificación, finalización y recuperación.

Un plan es un plan semanal, que es básicamente el desglose del plan mensual, más algunos otros arreglos.

La finalización es una verificación del plan semanal. Algunos se han completado, algunos no se han completado, algunos se han agregado y algunos se han activado temporalmente.

Requote es una recotización para el plan semanal. ¿Incluyendo si se completó y cuál fue la razón por la cual no se completó? ¿Qué tipo de experiencia se necesita una vez finalizado? ¿Cuáles son las razones subjetivas y objetivas por las que el trabajo no se completa? ¿Hay alguna solución? ¿Cuál es el próximo plan de mejora? A menudo, el próximo plan de mejora requiere revisiones adicionales más adelante en el proceso para evitar duplicaciones.

5.? A continuación, en la página Semana X, elabora una plantilla de plan semanal. Incluye el trabajo clave de la semana, repetir las tareas laborales de la semana pasada todos los lunes por la mañana, ajustar el plan y las tareas de esta semana en función de los resultados de la revisión y descomponer las tareas en subtareas. Por ejemplo, la XX reunión se puede dividir en varias subtareas, como recopilar materiales antes de la reunión, realizar un seguimiento de los asuntos pendientes, celebrar la reunión y generar actas después de la reunión. Y "programe" estas tareas en períodos de tiempo diarios según la mañana, el mediodía y la noche. (No dividiré los períodos de tiempo detallados aquí. Lleva mucho tiempo y no hay necesidad de una granularidad tan fina). Simplemente dedique 3 minutos todos los días a pensar si hay algún ajuste o adición al plan del día.

Hay dos grillas cada día, asuntos pendientes y reaprovisionamientos, que son los asuntos no resueltos del día y los registros a los que se debe dar seguimiento.

La nueva prueba es una revisión del cronograma del día y la finalización del plan. Se puede comparar con la ejecución de su plan diario para realizar mejoras.

Las inspecciones y acciones están disponibles durante el proceso de reaprovisionamiento. Verifique la reentrega y verifique el comportamiento y arreglos que necesitan mejorar, esto cae dentro del plan de mañana, el plan de la próxima semana y el plan del próximo mes.

Resumen y revisión

Plan plan: debe descomponerse de metas quinquenales-metas anuales-metas mensuales, que es para administrar sus metas y cronograma, de lo contrario será un Registro de tiempo simple y no obtendrá ninguna ganancia.

Ejecución: Es la descomposición de objetivos mensuales, objetivos semanales y objetivos diarios. Dedica de 3 a 5 minutos cada día a comprobar el plan diario.

Inspección: Es el resumen y recuperación de cada plan, la reflexión sobre los problemas en el proceso de implementación y el descubrimiento de problemas.

Acción de mejora: El último paso de la revisión es proponer un plan de mejora y ponerlo en el plan para el día siguiente y la primera semana para proporcionar orientación sobre el comportamiento y los métodos personales.