Cómo controlar los costes de adquisición de las empresas de gestión inmobiliaria
Cómo controlar los costos de adquisición de las empresas de administración de propiedades
En vista del aumento de los costos operativos, cómo controlar efectivamente los costos de adquisición de propiedades de baja rentabilidad bajo la premisa de "agotar ingresos" El desempeño empresarial de la industria de gestión es crucial. La disminución de los costes de adquisición no sólo se refleja en la reducción de las salidas de efectivo de las empresas de gestión inmobiliaria, sino que también se refleja directamente en el aumento de los beneficios y la mejora de la competitividad empresarial. Dado que los costos de adquisición de las empresas de administración de propiedades representan una alta proporción de los costos operativos de la empresa, controlar eficazmente los costos de adquisición y reducirlos es uno de los medios importantes y directos para que las empresas de administración de propiedades reduzcan continuamente los costos y aumenten las ganancias. El siguiente es el conocimiento que les aporto sobre cómo controlar el costo de adquisición de las empresas de administración de propiedades. Bienvenido a leer.
1. Establecer y mejorar el sistema de adquisiciones y realizar el trabajo básico de control de costos de adquisiciones.
Generalmente, las empresas de administración de propiedades dividen las actividades de adquisiciones en adquisiciones de servicios de subcontratación y adquisiciones de materiales y materiales. La contratación de servicios de subcontratación generalmente se refiere a servicios de limpieza, mantenimiento de ascensores, limpieza de paredes exteriores, renovación de ingeniería y otros servicios que se considera que la propia empresa no puede completar y que deben subcontratarse. La adquisición de materiales y materiales se refiere a la adquisición regular de materiales de las empresas de administración de propiedades, incluida la adquisición de equipos y suministros de oficina, equipos de suministro de agua y drenaje y materiales comerciales. Ahora, combinado con las prácticas específicas de la mayoría de las empresas, discutiremos brevemente cómo controlar eficazmente los costos de adquisición.
La clave del trabajo de adquisiciones es prestar igual atención a las especificaciones y supervisión del sistema, mejorar el sistema, fortalecer la supervisión, el sistema es el pilar y la supervisión es complementaria. Los dos se complementan y son indispensables. Por lo tanto, si una empresa no formula un sistema estricto de adquisiciones y supervisión, el trabajo de adquisiciones no sólo será irregular, sino que también proporcionará al personal relevante un semillero para operaciones de caja negra. Al mejorar el sistema de adquisiciones, se debe prestar atención a los siguientes aspectos:
1. Establecer un sistema de adquisiciones estricto y viable. Establecer un sistema de adquisiciones estricto, completo y factible no sólo puede estandarizar las actividades de adquisiciones de la empresa, mejorar la eficiencia y eliminar la transferencia de responsabilidades y las disputas entre departamentos, sino también prevenir malos comportamientos por parte del personal relevante. El sistema de adquisiciones debe estipular la solicitud para la contratación de servicios de subcontratación y la adquisición de materiales y materiales, la autoridad de aprobación de la persona autorizada, el proceso de licitación de proyectos y adquisición de materiales, las responsabilidades y obligaciones de los departamentos pertinentes, las disposiciones pertinentes de diversas adquisiciones de servicios de subcontratación. y adquisición de materiales y materiales, cotizaciones y proceso de aprobación de precios, etc. Por ejemplo, en el sistema de adquisiciones se puede estipular que los artículos adquiridos deben consultarse con los proveedores, compararse, negociarse y finalmente seleccionarse. También se puede estipular que las actividades de adquisición que excedan una cierta cantidad deben determinar el proveedor mediante licitación, y la formulación incluye el establecimiento del proyecto, la preparación de los documentos de licitación, el establecimiento del equipo de licitación, el presupuesto mínimo de la oferta y la custodia, los principios para ganar ofertas, los métodos de emisión. /apertura/determinación de ofertas, firma de contratos, Implementar y supervisar sistemas y procesos de auditoría por parte del departamento de auditoría interna.
2. Establecer ficheros de proveedores y sistema de acceso. Debido a la imperfección de las leyes y regulaciones nacionales pertinentes y al desarrollo desigual del mercado
Las calificaciones de los proveedores en el mercado actualmente varían de buenas a malas, y los proveedores deben ser seleccionados cuidadosamente. El enfoque básico es establecer un archivo de proveedores calificados. El archivo de proveedores debe tener un número, alcance de cooperación, área adecuada, información de contacto, número de cuenta bancaria, dirección detallada, etc., y se debe establecer un sistema de evaluación crediticia de proveedores correspondiente. Cada expediente de proveedor debe archivarse después de una revisión estricta. Las actividades de adquisiciones de la empresa deben llevarse a cabo entre proveedores archivados. Los archivos de proveedores deben actualizarse de manera regular o irregular y ser administrados por personal dedicado. Al mismo tiempo, debe establecerse un estricto sistema de acceso a los proveedores. Además de los métodos anteriores, cada tipo de proveedor también debe archivar más de 3 proveedores y, mediante una revisión estricta de los datos, una inspección in situ, una revisión conjunta de los proveedores, etc., una vez que se anuncian y confirman los resultados de la selección, se obtiene un resultado completo. Se establecerá un sistema de evaluación de la reputación de los proveedores. La cuidadosa selección y supervivencia del más apto garantiza la seriedad de convertirse en un proveedor calificado de la empresa y satisface la regla general y aplicable de "el adecuado es el mejor".
3. Establecer un sistema de precios de proveedores y un sistema de evaluación de precios. El departamento de adquisiciones debe establecer un sistema de precios acorde con las condiciones del mercado para todos los materiales y suministros habituales de la empresa. En la etapa inicial, dichos proveedores cooperativos y los precios pueden determinarse mediante licitación. Para las empresas de gestión de propiedades del grupo, debido a razones regionales, ambientales y de otro tipo, existen ciertas diferencias de precios para materiales similares, y se pueden establecer sistemas de precios locales adecuados para la región, respectivamente. Una vez establecido el sistema de precios, cada departamento de demanda puede completar la compra mediante adquisiciones planificadas, adquisiciones de emergencia, etc. Si los materiales a comprar no están dentro del sistema de precios, la compra se puede realizar mediante el establecimiento de un "material específico". canal Una vez completada la tarea de compra, se ingresará en el sistema de precios de manera oportuna.
En resumen, el sistema de precios no es estático y cambiará con el aumento y la caída de los precios del mercado y el ajuste de la demanda. El sistema de precios tiene un proceso de complementación, ajuste, actualización y mejora continuos.
4. Establecer un mecanismo de supervisión con controles y contrapesos mutuos. Establecer un mecanismo de supervisión interna en el que los departamentos de demanda, adquisiciones y auditoría realicen sus respectivas funciones y se restrinjan entre sí. El departamento de adquisiciones de materiales realiza funciones de adquisiciones y al mismo tiempo acepta la supervisión del departamento de demanda y escucha las opiniones y sugerencias del departamento de demanda. El departamento de demanda realiza las funciones de compra y aceptación, propone los tipos y cantidades de compras y se comunica oportunamente con el departamento de adquisiciones de materiales. El departamento de auditoría interna desempeña la función de revisar los pagos, formando así un mecanismo de supervisión de controles y contrapesos entre los departamentos de demanda, adquisiciones y auditoría, y separando verdaderamente las adquisiciones específicas del uso, la separación de las adquisiciones específicas y la separación de la aceptación y la separación. de adquisiciones y pagos específicos. En el proceso de operación real, a través de los nombres publicados, números de contacto y precios de materiales de todos los proveedores, el departamento de auditoría comprende la situación del mercado a través de llamadas telefónicas o consultas de mercado todos los meses y publica los resultados de la investigación, evitando realmente el riesgo de operaciones de caja negra. y lograr apertura y transparencia "Sunshine Purchasing".
2. Métodos y medios para reducir eficazmente los costos de adquisición.
1. Reducir los costos de adquisición mediante la selección de condiciones de pago. Si la empresa tiene fondos suficientes, a menudo puede lograr mayores descuentos en los precios y una buena reputación de la empresa mediante el pago puntual de diversos tipos de pagos a los proveedores cooperativos. Si algunas empresas estipulan que para proyectos de licitación de más de 200.000 yuanes, el proveedor puede pagar por adelantado entre el 20% y el 30% del pago del material si se cumplen las condiciones pertinentes. En términos de adquisición de materiales, la liquidación se puede realizar en una sola transacción o mensualmente, lo que no solo protege los derechos e intereses del proveedor, sino que también establece efectivamente la buena reputación de la empresa y garantiza que el proveedor brinde servicios excelentes y bajos. precios.
2. Utilizar la competencia efectiva para contener a los proveedores. Para la adquisición de materiales a granel, un método eficaz es implementar licitaciones competitivas, que a menudo pueden conducir a un precio final mediante comparaciones de precios entre proveedores. Además, para proveedores del mismo tipo se deben encontrar varios proveedores más. Mediante la selección y comparación de diferentes proveedores se pueden restringir entre sí, de modo que la empresa pueda estar en una posición favorable en las negociaciones. El método de la empresa donde trabaja el autor es que los proyectos calificados deben realizarse mediante licitación con la participación de más de 3 unidades licitadoras. Los demás proyectos de adquisiciones deben contar con más de 3 proveedores del mismo tipo, los cuales se dividen internamente en categorías A. , B y C. Cuando un proveedor falla en la negociación, encuentre al siguiente comprador a tiempo para garantizar que el buen funcionamiento del trabajo de adquisición no se vea afectado.
3. Compra directamente al fabricante o fabricante. Comprar directamente a los fabricantes o fabricantes puede reducir eficazmente los enlaces intermedios, reducir los costos de adquisición y obtener mejor tecnología y servicios posventa. En las actividades diarias de adquisición, buscamos de forma activa y diligente los proveedores de productos más directos, abandonando numerosos vínculos logísticos o intermediarios. Cuando las condiciones están maduras, podemos cambiar directamente de proveedores cooperativos.
4. Seleccione un proveedor de confianza y firme un contrato a largo plazo con él. Al cooperar con proveedores honestos y de buena reputación, no solo puede garantizar la calidad, la puntualidad y el servicio posventa de los materiales, sino también recibir el pago y la consideración del precio, especialmente al firmar contratos de suministro a largo plazo con ellos, a menudo puede obtener más. concesiones de precios.
5. Realizar íntegramente estudios de mercado y recopilación de información. Para que la gestión de adquisiciones de una empresa alcance un cierto nivel, debe prestar plena atención a la investigación del mercado de adquisiciones y a la recopilación y organización de la información. Sólo así podrá comprender plenamente las condiciones del mercado y las tendencias de los precios y ponerse en situación. posición favorable. Si las condiciones lo permiten, la empresa puede contratar personal dedicado a este trabajo y formular informes de investigación de forma regular.
3. Implementar una gestión estratégica de costos para guiar el control de costos de adquisiciones.
1. Estimar el costo de los productos o servicios del proveedor. Todo tiene dos lados, y lo mismo se aplica a la gestión de adquisiciones. No podemos solo enfatizar los esfuerzos internos de la empresa para lograr un control verdaderamente integral de los costos de adquisiciones, los esfuerzos internos por sí solos también deben comprender el estado de los costos. Sólo así se podrá alcanzar una posición dominante en las negociaciones de precios. Los hechos han demostrado que es posible estimar el costo del proveedor realizando inspecciones in situ del proveedor, visitando las instalaciones relevantes del proveedor, entendiendo los costos de gestión de materias primas, mano de obra, logística, etc. Después de estimar el costo y comprender qué materiales representan una mayor proporción del costo, puede tomar la iniciativa en las negociaciones de precios y trabajar con los proveedores para encontrar formas de reducir los costos tanto como sea posible, reduciendo así los costos de adquisición de su propia empresa. Al llevar a cabo este tipo de negociaciones, siempre debe esforzarse por lograr una situación en la que todos ganen. Para establecer una relación de cooperación a largo plazo con los proveedores, no debe obligarlos a perder dinero durante las negociaciones.
2. Realizar la alianza de compra de empresas administradoras de propiedades. Alianza se refiere al entendimiento mutuo entre empresas calificadas de administración de propiedades,
formando una alianza de adquisiciones, negociando con el mismo proveedor para ciertos tipos de materiales y proyectos e implementando adquisiciones centralizadas, evitando así problemas por cantidad. La pequeña contradicción de no obtener más descuentos puede lograr el propósito de reducir los costos de adquisición. Varias empresas pueden formular procedimientos operativos razonables y establecer una relación de alianza estable, o pueden cooperar temporalmente para lograr la adquisición de alianzas a largo plazo de ciertos suministros diarios y la adquisición de alianzas temporales de ciertos proyectos específicos. Este tipo de empresas de alianza es una ganancia. Ganamos la situación entre compradores y proveedores, y creo que más empresas y comerciantes están dispuestos a participar. ;