¿Puede la industria de la construcción mejorar la eficiencia de la firma de contratos y la gestión de sellos mediante firmas electrónicas?
Es muy común en la industria de la construcción utilizar modelos de gestión de contratos y sellos electrónicos para ayudar a resolver los problemas de gestión de contratos y sellos de la industria.
Debido a que la industria de la construcción requiere muchos tipos de sellos, se utilizan muchos documentos y muchas personas usan sellos, el uso y la gestión irregulares de los sellos son comunes:
El alcance del uso del sello oficial el sello del departamento de proyectos no está claro
p>Falta el sistema de aprobación para el uso del sello oficial del departamento de proyectos
No existe un archivo de registro para el uso del sello oficial sello del departamento de proyectos
El sello oficial del departamento de proyectos se entrega a empresas o individuos afiliados para su uso
Los documentos legales sellados con el sello oficial del departamento de proyectos no tienen el firma del representante, persona autorizada o responsable
Estampar el sello oficial del departamento de proyectos en los contratos, documentos de garantía y cartas compromiso que deben ser firmados por la empresa constructora
p>Falta de un sistema de almacenamiento de sellos
No existe un sistema para la recuperación, sellado y destrucción de sellos del proyecto
Medidas insuficientes para hacer frente a los sellos perdidos, robados, hurtados o dañados
En vista de las deficiencias en los sistemas de gestión y uso de sellos en las industrias antes mencionadas, es muy importante mejorar el control del uso y gestión de sellos a través de la tecnología de la información. La tecnología de firma electrónica es una nueva aplicación de la tecnología de firma digital y cifrado de información. Al convertir el modo de documento en papel con sello físico tradicional en el modo de firma electrónica utilizado en documentos electrónicos, las firmas electrónicas se pueden utilizar para crear documentos electrónicos. identificado y el contenido firmado no puede ser alterado.
Uso de firma electrónica:
Los usuarios pueden cargar documentos que deben sellarse en línea. Una vez que el superior correspondiente aprueba el documento en línea, el administrador del sello puede utilizar la firma electrónica en línea. sello, mejorando la eficiencia de la impresión de documentos;
Los documentos sellados se pueden archivar a tiempo, sin necesidad de impresión y envío en papel, mejorando la eficiencia de la gestión de archivado posterior. Por otro lado, los usuarios pueden recibir documentos sellados de manera oportuna, eliminando el tiempo de impresión y envío de documentos, acortando el ciclo de impresión y mejorando la eficiencia en la implementación del proyecto.
Al utilizar la tecnología de firma digital, podemos fortalecer la estandarización y el cumplimiento de la gestión de sellos en la industria de la construcción, evitar violaciones de regulaciones y disciplinas como el robo de sellos o incluso el grabado privado de sellos, y evitar de manera efectiva documentos ocultos. Peligros en el uso y manejo de las focas.
Realización de firma electrónica:
Hoy en día, hay muchas industrias de la construcción que dependen de software de información como OA, y la función de firma electrónica está integrada con varios sistemas de software de gestión existentes del La integración empresarial puede implementar rápidamente el modo de gestión del sello electrónico;
Al mismo tiempo, para las organizaciones de pequeñas empresas, la plataforma en la nube de firma electrónica también se puede utilizar para emitir rápidamente contratos electrónicos y utilizar la función de firma electrónica. Las organizaciones no necesitan descargar e instalar complementos. La gestión electrónica se puede implementar rápidamente y también es muy eficiente y rápida.
Cómo controlar los sellos físicos:
Por supuesto, hay muy pocas organizaciones corporativas que no pueden abandonar el uso de sellos físicos, o situaciones en las que las empresas deben utilizar sellos físicos en determinadas situaciones específicas. , para tener en cuenta tanto el control del riesgo de los sellos como la eficiencia de su uso, tomar prestada la tecnología de Internet de las cosas para utilizar un controlador de sellos es otra opción para la gestión inteligente de los sellos en la industria de la construcción.
El controlador de sello coloca el sello físico en el dispositivo de hardware y solo puede usarse mediante autorización remota. Ayude a la industria de la construcción a mejorar integralmente la gestión de sellos y la eficiencia del control y las capacidades de control de riesgos.
Otras sugerencias:
Además de utilizar los métodos de información anteriores para la gestión, es muy importante mejorar la concienciación sobre prevención de riesgos de las empresas y del propio personal, por ejemplo: fortaleciendo la formación. de la gestión de riesgos del sello oficial del departamento de proyectos, a través de casos, los empleados corporativos pueden conocer los riesgos que pueden resultar de una gestión inadecuada del sello oficial del departamento de proyectos, y desarrollar un sistema de gestión para el almacenamiento y uso del sello oficial. del departamento de proyectos.