Cómo construir un sistema OmniFocus eficiente 21

He estado practicando GTD con OmniFocus durante más de un año. Participé en un evento del club de oradores GTD en Shanghai en mayo de este año. Anteriormente hablé sobre cómo configurar materiales de referencia/posibilidades/proyectos futuros. contextos y cómo realizar revisiones semanales de manera eficiente. Estaba un poco confundido. Después de asistir a un evento de charla, un amigo me dio algunas buenas sugerencias, especialmente después de leer este poderoso artículo de un experto en TI extranjero. Luego comencé a transformar mi sistema OmniFocus. Siento que el sistema OmniFocus actual es más claro y fácil de administrar, la clave es facilitar la realización de revisiones semanales. Principalmente, hace un uso completo de la carpeta de proyecto, el contexto, la acción única, la perspectiva y otras funciones, y formula una lista de verificación de revisión semanal para hacer que el sistema OmniFocus sea más eficiente.

1. Carpeta de proyectos

En OmniFocus, existe el concepto de Carpeta, que puede agrupar varios proyectos. De hecho, esta Carpeta se puede utilizar para integrarse bien con el concepto GTD. Unifique la idea de 20,000 pies de altura. Después de clasificar todos los proyectos de esta manera, los proyectos estarán más organizados y la revisión semanal aparecerá más organizada. Una persona tiene muchas áreas de responsabilidad en el trabajo y la vida. Mi carpeta de proyectos actual es la siguiente:

1. Esto viene con OmniFocus después de la instalación. Puede cambiar el nombre a voluntad. Acción única, coloque aquí todas las cosas diversas que no están relacionadas entre sí, no necesitan ser revisadas y no se pueden clasificar en otras categorías.

2. Salud: El cuerpo es la capital de la revolución. Debes mantener el ejercicio diario, de lo contrario no puedes garantizar una programación normal de trabajo, vida, ganar dinero, jugar, etc. A medida que envejeces, la salud se vuelve más importante. . También prestándole cada vez más atención.

3. Programador senior: como profesional de TI, aunque ahora hay más roles en la gestión de proyectos de software, no puedo perder la capacidad de escribir código, C# y Objective-C son mis principales lenguajes de programación. ., es muy divertido alternar entre Windows y Mac.

4. Familia (padre/esposo/parientes): Como hijo, padre de un niño y esposo también tienen muchas responsabilidades, incluido respetar a los ancianos, educar a los niños, organizar la vida de manera razonable y manejarlos. Tareas del hogar, no hay demasiadas cosas en él, las manejaré juntos.

5. Dinero: Algunos proyectos pueden generar ingresos adicionales y se administran aquí también.

6. Líder de proyecto: Responsable de varios proyectos importantes en el trabajo. Estos proyectos deben gestionarse uno por uno. Dependiendo de la complejidad del proyecto, se debe subdividir en muchos subproyectos.

7. Práctica personal: lectura, mejora de la gestión del tiempo, mejora del inglés, etc., ponlos aquí.

8. Amigos: Mantente en contacto con amigos importantes con frecuencia. Pon estas cosas aquí. Escuché que quiero encontrar 7 amigos con quienes pueda hablar y comunicarme en cualquier momento de mi vida. Ahora siento que tengo 2 de ellos y todavía no estoy seguro de los demás.

9. Subdirector de la Oficina: Tiene que asumir algunas funciones de gestión en el trabajo, lo cual es diferente a las responsabilidades del líder del proyecto. Las responsabilidades aquí son principalmente la gestión de la formación, la gestión de equipos y algunas tareas. la oficina.

10. Aficiones: Algunas aficiones, como jugar al bridge, ajedrez, etc., se gestionan por separado.

11. Miembros del proyecto: tienen que asumir algún trabajo en otros proyectos en el trabajo. Después de todo, están sirviendo a los proyectos de otras personas, por lo que la prioridad se establece relativamente baja.

Después de utilizar el método anterior, puede organizar estas responsabilidades en orden de prioridad. Por supuesto, algunas responsabilidades no necesariamente tienen que dividirse en 1, 2 y 3, siempre que considere que los primeros 5 elementos son más importantes. Este orden de organización también garantiza que la revisión semanal se revise de arriba a abajo y que las cosas importantes se consideren primero.

2. Contexto

Para los trabajadores de TI, programar, pensar y escribir algunos documentos largos requiere concentración, y se necesita más de una hora para obtener los resultados ideales, por lo que esto. Este tipo de cosas deben establecerse en un contexto separado. Entonces mi contexto es este: 1. Enfoque (programación/escritura/pensamiento): ponlo primero y asígnalo al período más energético del día;

2 Navegar/consultar/leer: leer libros. , consultar páginas web, materiales de lectura, etc. no requiere mucha capacidad intelectual. Después de todo, Internet ahora está en todas partes

Puede consultarlo en teléfonos móviles, iPads, oficinas y hogares;

3. Llamar/enviar correo electrónico/QQ: Generalmente, utilizo estas tres formas para contactar con otras personas. En el título de la acción, indica si es una llamada o enviar un correo electrónico

para realizar la acción. materia más ejecutable;

4. Oficina: Algunas cosas se deben hacer en la oficina;

5. Casa: Algunas cosas se deben resolver en casa;

6. Fatiga/Cuando estás aburrido: Aún puedes hacer algo cuando tu mente no está ocupada, como leer algunos chismes, organizar cajones, hacer copias de seguridad de información,

practicar respiración abdominal, mirar TED, leer blogs, etc.; 7. Reuniones/Conversación: Realizar una reunión, informar a los demás, poner cosas para comunicar cuando conoces a alguien aquí

8. Hacer recados/Salir: al supermercado, librería, en un viaje de negocios

9. Esperando: configure las cosas en este estado cuando se las confíe a alguien. Para las personas con las que se contacta con frecuencia, puede configurar un subelemento especial, como jefes y subordinados. No es necesario que se contacte con frecuencia, no es necesario configurarlo especialmente. Un subcontexto, simplemente escríbalo claramente en el título, como "Esperando xxx: enviar informe de solicitud xxx"

10. : algunas cosas no se pueden ejecutar temporalmente, se establecen en este estado y los proyectos se suspenden Uso integral

Materiales de referencia/Quizás en el futuro/Quizás

Algunas acciones se pueden colocar en un. proyecto llamado "Materiales de referencia" o "Quizás en el futuro",

También puede configurar un contexto con ese nombre cuando use OminFocus por primera vez, ya sea para configurar este tipo de cosas como un proyecto o. un contexto es una cuestión enredada

La solución actual es: en cada Carpeta de Proyecto de responsabilidad

, se deben incluir tres Acciones Únicas: xx objetivos, xx tareas y xx ideas

Puedes insertarlos después de los objetivos. Muchos proyectos se pueden arrastrar

en Omnifocus para que siempre estén organizados en este orden. Este arreglo también está

preparado cuidadosamente para la revisión semanal. . Por ejemplo, práctica personal:

1. Objetivos de práctica personal: establezca el tipo Acción única, coloque aquí los libros que desea leer durante el año, mejore su nivel de inglés, etc. Utilice este método para recordar en cualquier momento cuáles son sus objetivos a lo largo del año dentro de esta área de responsabilidad, y sentirá que avanza en esta dirección cuando revise cada semana.

2. Proyecto 1, Proyecto 2,...: Dependiendo del individuo, hay algunos proyectos bajo cada responsabilidad, algunos proyectos están en progreso

y algunos proyectos están en progreso. . mantener el estado.

3. Tareas de cultivo personal: configuradas como tipo Acción única, coloca aquí algunas tareas relacionadas con el cultivo personal que no necesitan ser revisadas cada semana

, como algunas para Periódicas. acciones para cultivar hábitos, etc., también reducen la presión durante las revisiones semanales.

4. Ideas para práctica personal: Establezca el tipo Acción única.

Este estado predeterminado se establece en estado de pausa Al final de la revisión semanal,

de acuerdo con las tareas del. Semana Situación de saturación, vea si algunos de los proyectos aquí se pueden incubar y algunas cosas se pueden iniciar cuando las condiciones estén maduras.

Después de utilizar este método de configuración, no es necesario configurar algunos contenidos como materiales de referencia por separado. Las tareas que se configuran en el estado completo se pueden considerar como una especie de material de referencia. Después de todo, una gran cantidad de materiales de referencia no son adecuados para gestionarlos con OmniFocus, y Evernote es más adecuado.

4. Función de perspectiva Perspectiva

La función de perspectiva es una función avanzada en OmniFocus, que se puede usar para combinar ciertos contextos para consultas, pero aún no la he usado. Sólo se utilizó una configuración de perspectiva "recientemente completada".

De hecho, cuando usas Evernote para registrar registros de tiempo diarios, esta función de perspectiva ya no es necesaria.

5. Revisión semanal

En el pasado, cuando se realizaban revisiones semanales, generalmente no se podían completar en una tarde. Ahora, después de utilizar el método organizativo anterior, se agregan las revisiones semanales. Al comprobar la lista de verificación, normalmente se puede completar en 1,5 horas.

Ten cuidado al revisar: Asegúrate de que sea una revisión, no una tarea. Si algo te lleva más de 2 minutos, escríbelo en lugar de completarlo.

Mi lista de verificación de revisión actual es la siguiente:

1. Abra MacBook y sincronice OmniFocus

2. Borrar fotos, GetIdeaZ, software de escáner de iPhone y disco U. en la computadora y borre el contenido de la BAJA DE ENTRADA en OmniFocus

3 Borre el cuaderno de trabajo

4 Ver el contenido principal de Evernote. semana, que resume el trabajo de la semana anterior (también puede contar el tiempo dedicado a proyectos importantes), se resume en el documento "Resumen de trabajo personal mensual.doc". Esta tarea suele tardar entre 20 y 30 minutos.

5. Mire el cronograma de la próxima semana y vea si hay algo que deba prepararse con anticipación, o deba abordarse con anticipación, o que no se pueda

>convertido en acción

6. Mira la lista de espera ¿Está completa o necesitas recordárselo a las personas que esperan?

7. Haga clic en cada carpeta de proyecto de responsabilidad para revisar cada proyecto (esta tarea también lleva mucho tiempo)

1. A veces estoy muy ocupado con Realizar acciones y me olvido de marcar algunas tareas completadas.

La revisión semanal es un muy buen momento.

2. Modifica los títulos de algunas acciones para hacerlas más ejecutables.

3 Ajusta el orden entre las acciones para que puedan reflejar la Siguiente acción correcta.

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4. ¿El contexto es apropiado?

5. ¿Necesitas ajustar el ciclo de repetición?

8. Revisar la parte creativa dentro del ámbito de responsabilidades. Esto corresponde a la parte "xx ideas" de cada responsabilidad según el número de tareas

la próxima semana y si las hay. Ha llegado el momento, ven y decide.

9. También escuché que hay una lista de activadores, pero todavía no la entiendo del todo.

Después de los esfuerzos mencionados anteriormente, OmniFocus se ha convertido en un sistema en el que puedo confiar mucho y tengo un estado de calma.

Mire los elementos previstos en el cronograma todos los días. Estos suelen ser elementos con requisitos de tiempo estrictos. Algunos son recordatorios para comenzar algo hoy y otros deben completarse hoy. Luego, mire los elementos con marcas especiales. elementos que tienen un gran impacto en los planes anuales personales

Al elegir cosas, mire el "contexto", haga aquellas cosas en las que necesita concentrarse primero cuando esté enérgico por la mañana y ponga QQ Turn Elimina todo software que te distraiga como este. Después de concentrarte durante una hora, puedes tomar un descanso, moverte, realizar algunas tareas que no requieran esfuerzo mental, recibir y recibir correos electrónicos, consultar información, etc. Puede completarla nuevamente. Una tarea enfocada, este método es algo similar a la Técnica Pomodoro, excepto que no hay un límite de tiempo estricto. Después del trabajo, paso tiempo principalmente con mi familia, hago ejercicio, leo libros o consulto información. Cuando tengas tiempo libre, organiza tu INBOX en cualquier momento y escribe algunos registros de tiempo. Esto hará que tu día sea bastante satisfactorio.

Si no hay otros arreglos, el viernes por la tarde es un momento de revisión semanal. Después de completar la tarea de revisión según la lista de verificación, siento que he dado un paso más hacia la meta que anhelaba. En resumen, un sistema perfecto también es una herramienta auxiliar que le ayuda a encontrar gradualmente sus objetivos de vida en el lento proceso de implementación, le ayuda a aprovechar al máximo su tiempo, fortalecer su gestión personal y avanzar continuamente hacia los objetivos que se proponga. /p>