¿Cuáles son algunas buenas experiencias en la celebración de reuniones eficientes?

Puedes probar con las reuniones permanentes. Por supuesto, las reuniones permanentes también deben planificarse y tener un propósito, de lo contrario serán sólo una formalidad.

Etapa previa a la reunión

1. Hora fija de la reunión de pie

Establezca que la reunión de pie se lleve a cabo a una hora fija todos los días para facilitar miembros del equipo para desarrollar hábitos.

2. Reserve una sala de conferencias permanente

Las salas de conferencias permanentes no tienen asientos, lo que resulta útil para celebrar reuniones breves y reducir el tiempo de reunión. Muchas empresas centradas en la eficiencia tienen salas de reuniones exclusivas.

Si no hay una sala de reuniones permanente, está bien buscar un lugar tranquilo donde los miembros del proyecto puedan permanecer juntos. Después de todo, el contenido es mayor que la forma.

3. Aclare a los participantes y al moderador.

La reunión de pie requiere que los miembros del equipo del proyecto participen colectivamente. La ausencia está estrictamente prohibida. Debido al corto tiempo de la reunión, la llegada tardía y la salida anticipada de los participantes tendrán un gran impacto en la eficacia de la reunión. Cada uno explica la situación en sus respectivas áreas de responsabilidad, lo que ayuda mutuamente a comprender el progreso de la tarea y crea una atmósfera de trabajo en equipo.

El anfitrión de la reunión permanente debe estandarizar la disciplina de la reunión, controlar el tiempo de la reunión y registrar los problemas y obstáculos mencionados para que puedan resolverse uno por uno después de la reunión.

4. Gráfico de avance, pizarra, marcador de pizarra, borrador, papel adhesivo de colores, cronómetro.

El gráfico de avance sirve para mostrar visualmente el progreso de los proyectos que deben realizarse. completado a los miembros del grupo. Idealmente, un gráfico de evolución es una curva descendente que se "quema" hasta cero a medida que se completa el trabajo restante. Revisar el estado del gráfico de avance en cada stand-up ayuda a que el estado de las tareas sea transparente.

Se utilizan pizarras blancas y notas adhesivas de colores para registrar el estado de las tareas de cada persona.

El cronómetro se utiliza para recordar al orador el tiempo de palabra para evitar retrasar la reunión.

5. Aviso de reunión

Dado que la reunión de pie diaria se ha convertido en una acción rutinaria en el trabajo diario, la reunión de pie se puede fijar en el horario de los participantes para mayor comodidad. antes de la reunión. Recuerde a los participantes que asistan a la reunión a tiempo.

El aviso de reunión puede describir el tipo de reunión de pie e informar a los participantes sobre el proceso y la disciplina de la reunión con anticipación.

Etapa intermedia de la reunión

1. Deje en claro que el tiempo de la reunión será de 15 minutos.

La reunión de pie es una reunión breve. Independientemente del número de miembros del equipo, la reunión de pie debe completarse en 15 minutos, básicamente no se permiten discursos largos de 1 a 2 minutos por persona. Simplemente siga el proceso de la reunión y cada persona puede turnarse para explicar claramente. Si el equipo tiene una gran cantidad de personas, puedes dividir las tareas y luego realizar reuniones.

2. Los miembros del equipo se ponen de pie y forman un círculo.

El objetivo de la reunión de pie es lograr una colaboración eficiente y es un comportamiento de equipo. Para evitar el fenómeno de que los miembros del equipo informen a personal individual (como los líderes), todos pueden comunicarse activamente alrededor del gráfico de evolución o la pizarra.

3. Los miembros del equipo se turnan para hablar y responder

Los miembros se turnan para hablar "qué hicieron ayer, qué harán hoy, qué problemas y obstáculos encontraron". Los problemas y obstáculos encontrados no deben discutirse, solo deben documentarse claramente para ahorrar tiempo, y todos los problemas y obstáculos deben abordarse específicamente después de la reunión.

4. Pantalla de pizarra

Los individuos dividen las tareas en tres categorías: Por hacer, En proceso y Listo. Cada persona usa pegatinas de diferentes colores para distinguirlas, y las pegatinas se publican en consecuencia. en la pizarra. Con los resultados del trabajo de los miembros del equipo visibles de un vistazo, las personas de alta calidad y que se mueven rápidamente pueden tener un impacto en la evaluación comparativa. La persona a cargo debe reconocer el estado de finalización de la tarea. Si la tarea se pospone, la tarea pospuesta y el tiempo de extensión deben identificarse claramente.

5. Avance en la resolución de problemas y obstáculos

Informar al equipo sobre el avance en la resolución de problemas y obstáculos mencionados en la reunión anterior, para que la reunión pueda producir acciones y resultados, y construir confianza en el equipo.

6. Formar actas de reuniones

Las actas de reuniones claras son útiles para la organización, implementación y revisión de tareas, y se pueden utilizar plantillas de reuniones profesionales para registrar fácilmente las actas de las reuniones. En el acta, asigne la tarea a la persona responsable y especifique el tiempo de finalización. Durante la ejecución de la tarea, puede rastrear fácilmente las tareas relacionadas con usted y actualizar dinámicamente el estado de la tarea.

Etapa posterior a la reunión

1. Actualizar el gráfico de evolución.

Como herramienta de gestión de proyectos transparente y visual, el gráfico de evolución debe actualizarse. actualizado en tiempo real para realizar un seguimiento del progreso y también prepararse para la próxima reunión de pie.

2. Seguimiento del progreso de los problemas

Seguimiento del progreso de las tareas después de la reunión y resuelva los problemas y obstáculos mencionados en la reunión lo antes posible.

Task Tracker puede rastrear automáticamente el número, el estado y el progreso de las tareas de cada persona. Los informes de datos de tareas enviados de vez en cuando pueden cuantificar las tareas. Al mismo tiempo, la implementación de las tareas después de la reunión puede estar relacionada con el desempeño de la persona responsable, lo que facilita la comprensión de la eficiencia del trabajo.