¿Cómo gestionar tus propios correos electrónicos? ¿Cómo encontrar correos electrónicos rápidamente?
Como vendedor de comercio exterior, recibes muchos correos electrónicos todos los días (oh, solo tienes uno por día, así que trabaja duro), entonces, ¿cómo gestionas y respondes a estos correos electrónicos? Algunas de mis opiniones personales como referencia: Cómo gestionar bien los correos electrónicos Cómo identificar mensajes reales y falsos: Es posible que recibas muchos mensajes nuevos todos los días, especialmente si realizas promoción en línea, pero muchos de ellos son consultas inútiles o falsas si lo es. Si es un cliente real, puede perderlo si no responde con seriedad. Si se trata de una contraparte nacional, si envía información detallada o una cotización, filtrará su propia información, especialmente si el diseño técnico es relativamente alto en esta industria. Filtrar información es muy malo. Por tanto, es necesario identificar clientes reales y falsos. ¿Cómo identificarlos? Primero, verifique la IP del remitente. Método: haga clic derecho en el correo electrónico recibido y seleccione Propiedades-Detalles. Verá varias direcciones IP dentro y luego verifique el área a la que pertenece la IP. Puede ir a ip.lk52. como com, puede saber de qué región proviene ingresando la dirección IP; en segundo lugar, si su sitio web tiene un contador, también puede consultar el registro de IP en el contador para ver si esta IP ha navegado por su sitio web en términos generales; , es difícil utilizar un servidor proxy extranjero para acceder al sitio web de una fábrica nacional, por lo que generalmente las nacionales utilizan una IP real para acceder a su sitio web y pueden utilizar un servidor proxy al enviar correos electrónicos. Otro beneficio de utilizar un contador es que puede saber dónde lo conocen las personas que navegan por su página web. ¿Han hecho clic en el enlace del sitio web B2B o ingresaron directamente la dirección de su sitio web? Si ingresa la dirección directamente, piense en cómo la sabe. En tercer lugar, observe la hora a la que el cliente envió el correo electrónico y juzgue la hora a la que el cliente envió el correo electrónico en función de la diferencia horaria. Por ejemplo, básicamente hay algún problema con el correo electrónico enviado desde la IP alemana a las 8 o 9 en. la mañana. Cuarto, verifique si el cliente ha dejado información de contacto detallada en el correo electrónico. Si hay una dirección de sitio web, un número de teléfono detallado, una dirección de fax, etc., generalmente es más creíble. Si la información está incompleta, puede solicitar su contacto. información Si hay un problema, puede enviar un fax o llamar para preguntar. Llamar a un cliente hará que éste sienta que lo valoras más, aunque sea solo para explicarle que has recibido su consulta, será beneficioso e inofensivo. En quinto lugar, analice el contenido de las consultas de los clientes. Si hay especificaciones específicas y requisitos detallados, dichos clientes son más valiosos. Si sólo quieren una lista de precios de muestra general o algo así, la comparación no tiene sentido, al menos a corto plazo. Preste más atención a las consultas mediante los buzones de YAHOO y HOTMAIL. Cómo escribir un correo electrónico estandarizado: 1. Utilice material de oficina unificado, preferiblemente con la marca comercial de la empresa, categorías de imágenes de los productos principales, etc. Es muy conveniente crear uno que se descargue de Internet y no sea adecuado para uso comercial. 2. El formato es correcto y unificado, el asunto del correo electrónico es razonable y la ortografía es correcta. Todos los correos electrónicos enviados a los clientes deben adoptar un formato unificado: (1) El asunto del correo electrónico debe incluir preferiblemente el nombre de la empresa, etc. Por ejemplo, el nombre de la empresa es EXPORTACIÓN, la industria es PLÁSTICO y el contenido del correo electrónico es cotice un producto, luego el asunto puede escribirse Exportar plástico/cotización del artículo A. Esto tiene la ventaja de facilitar a los clientes y a usted mismo la búsqueda de información para los clientes en el futuro. Para clientes con muchos correos electrónicos, a menudo gasto. Mucho tiempo buscando citas previas y otra información al principio, pero ahora es muy conveniente saber el contenido aproximado del correo electrónico a través del asunto, ahorrando mucho tiempo. (2) Alinee ambos extremos del cuerpo del correo electrónico: para correos electrónicos con muchos párrafos, alinear ambos extremos del cuerpo se verá bien. (3) Es mejor escribir Sr. o Sra. fulano de tal en el primer correo electrónico y escribir GERENTE DE VENTAS como su puesto, etc. No importa si es gerente de Clientes o no. posición sentirán que lo toman en serio, lo cual es beneficioso. (4) La firma debe tener el logotipo de la empresa e información de contacto detallada. 3. El diseño debe estar limpio y ordenado. En el OE, se debe establecer la fuente y el tamaño de fuente (10-12 es mejor). no utilice fuentes grandes por un tiempo y fuentes pequeñas por un tiempo; no use colores coloridos, especialmente no use letras mayúsculas en todo el texto, ya que esto hará que la lectura sea más difícil y desagradable.
A menos que haya algunas áreas que requieran una atención especial por parte de los clientes, se pueden resaltar con letras mayúsculas, negritas, colores especiales, etc. 4. La ortografía es correcta. Antes de enviar cada correo electrónico, debe utilizar la herramienta de revisión ortográfica para comprobar si toda la ortografía es correcta. 5. La expresión es precisa y puede expresar con precisión nuestras opiniones. Para evitar palabras o frases ambiguas, trate de evitar el uso de jerga, etc. 6. Detallado, capaz de brindar a los clientes información muy detallada, responder sus preguntas y hacer preguntas que no ha hecho. A veces las preguntas que haces hacen que tus clientes piensen que eres atento, confiable y profesional. Por supuesto, ser detallado no significa enumerarlo todo de una vez. Debes aprender a hablar de las cosas correctas en el momento adecuado. 7. Sea organizado para que los clientes puedan entender claramente el contenido del correo electrónico. Después de hablar de una cosa, hablar de otra mezclarlas mareará a la gente. Muchas veces es muy útil marcar lo que quieres decir con 1, 2, 3, 4, etc., para que los clientes sepan exactamente lo que quieres decir o preguntar. 8. Existen varios métodos, como instrucciones de dibujo, instrucciones fotográficas, etc. Muchas cosas suelen ser difíciles de explicar claramente con palabras, pero si das un dibujo o una foto, quedará claro de un vistazo. Por ejemplo, si hablas de cómo puedes hacer que un hermoso árbol se alce con el viento, no importa cuánto hables de ello, no sirve de nada si se te ocurre un PP, lo entenderás, ¿verdad? 9. Sea puntual y responda los correos electrónicos el mismo día. Después de recibir el correo electrónico, debe solucionar inmediatamente los problemas técnicos que no puede resolver, comunicárselos al departamento técnico o a los proveedores de manera oportuna y solicitarles una respuesta. respuesta detallada cuando. Desarrolle un buen hábito después de recibir correos electrónicos por la mañana, clasifique lo que se debe preguntar a los técnicos o proveedores, déles las preguntas y luego responda los correos electrónicos que puedan responderse. Si no puede responder el mismo día, explique al cliente por qué no puede responder y prometa una hora clara. 10. Haga un seguimiento oportuno. Generalmente, los clientes preguntan sobre muchos proveedores al mismo tiempo, así que recuérdeles que los tiene en cuenta y hágales saber que está esperando. Por ejemplo, si la empresa tiene alguna mejora técnica o desarrollo de nuevos productos, puede enviarlo a muchos clientes. Quizás las oportunidades estén ahí. 11. Aprenda a mantener relaciones con los clientes. Este es el punto más difícil, pero también el más importante. Debes experimentarlo tú mismo. Ser honesto con la gente y no engañar, eso es lo básico. Los elogios apropiados también pueden ser de gran ayuda. Cómo administrar bien los correos electrónicos y cómo guardarlos: Básicamente, usamos más OE. Hay demasiados correos electrónicos y, a menudo, lleva mucho tiempo encontrar algo. Además, tal vez después de reinstalar la computadora, todo desaparezca. Entonces, aprende a administrar tu correo electrónico. 1. En OE, la dirección de la carpeta de correo electrónico predeterminada está en el disco del sistema. Es fácil perderla al reinstalar la computadora, por lo que puede cambiarla a un disco que no sea del sistema. Haga clic en Herramientas-Opciones-Mantenimiento-Carpeta de almacenamiento para cambiarla. carpeta en un disco que no sea del sistema. 2. En OE, cree nuevas carpetas según el nombre o la región del cliente y almacene los correos electrónicos relevantes en las carpetas correspondientes. Por ejemplo, cree una carpeta con el nombre del cliente y almacene todos los correos electrónicos enviados por él en su carpeta. 3. Los correos electrónicos importantes de clientes importantes deben guardarse en un lugar seguro de manera oportuna. Simplemente guarde un solo correo electrónico como. Si hay varios correos electrónicos, puede seleccionarlos todos, reenviarlos como archivos adjuntos y almacenar el nuevo correo electrónico. La información que desea guardar está toda en el archivo adjunto. 4. Parte de la información formateada o aplicable a diferentes clientes se puede guardar por separado. Por ejemplo, una presentación de empresa. Además, por ejemplo, si le das a un cliente una SOLUCIÓN, tal vez otros clientes te pidan lo mismo o cosas relacionadas en el futuro. Si la guardas, puedes copiarla inmediatamente. No tienes que pensar mucho en cuál. cliente al que se lo envié en ese momento. Me lleva mucho tiempo encontrarlo o rehacerlo. 5. Clasifique periódicamente el contenido de los correos electrónicos de los clientes y utilice una tabla EXCEL para contar la información enviada a un cliente. De un vistazo queda claro qué se envió, qué día y qué precio se cotizó. La información importante del cliente se puede imprimir y guardar para máxima seguridad.