¿Cómo organiza bien una secretaria el lugar de celebración?

El diseño del lugar también es una gran pregunta. Como secretaria, ¿entiendes? Este artículo es una guía que compilé para todos sobre cómo las secretarias pueden decorar el lugar.

El diseño debe basarse en el tamaño, la naturaleza y las necesidades de la reunión. Diferentes formas de diseño tienen diferentes significados, atmósferas y efectos.

1. Disposición del recinto

1) Estilo opuesto

La tribuna y los asientos representativos están frente a frente, resaltando la posición de la tribuna. Se divide en forma de auditorio, forma de aula y forma de media luna.

2) Tipo círculo completo.

No hay un podio especial y todos los participantes se sientan juntos. Dividido en círculos, óvalos, rectángulos y polígonos.

3) Tipo semicerrado

Entre el tipo relativo y el tipo completamente cerrado, hay una tribuna, pero en el frente y los lados de la misma se disponen asientos representativos, que No sólo destaca el estatus del podio y el ambiente armonioso que lo hace más adecuado para reuniones de trabajo pequeñas y medianas. Se divide en forma de herradura, forma de T y forma de puente de arco.

4) Descentralizado

Divida el lugar en varios centros, y cada centro tiene una mesa principal. Hasta cierto punto, no solo puede resaltar el estado y el papel de la mesa principal. , pero también brinda múltiples oportunidades para que los participantes se comuniquen, y el ambiente es relativamente relajado y armonioso. Se divide en forma de mesa redonda, forma de mesa cuadrada y forma de V.

Entre ellos, la tribuna es el centro del lugar, y generalmente las reuniones grandes y medianas deben tener una tribuna. Al organizar la tribuna, la primera fila debe ser una cerca, y la última fila se puede organizar con una cerca o columnas divididas según sea necesario, se puede instalar un podio en la tribuna para resaltar la importancia del discurso; También será un salón junto a la tribuna para conferencias importantes.

2. Disposición de los asientos para las reuniones

Organizar los asientos para las reuniones con antelación ayudará a que las reuniones y diversas actividades se desarrollen de manera ordenada. La disposición de los asientos en la tribuna no es sólo una tarea técnica, sino también una tarea política seria, y los secretarios deben abordarla con extrema seriedad y responsabilidad.

En primer lugar, pídale al líder que determine la lista exacta de personas sentadas en la tribuna; en segundo lugar, asegúrese de que la persona con el estatus más alto entre ellas se siente en el centro de la primera fila de la tribuna; Y el resto del personal se sienta en orden de izquierda a derecha, uno de izquierda y otro de izquierda. Organícese en el orden correcto.

La disposición de los asientos del personal del lugar: disposición horizontal, es decir, según la lista del personal de la reunión, en orden de los trazos del apellido o los trazos del nombre de la unidad, dispuestos horizontalmente de izquierda a disposición vertical, es decir, en la disposición horizontal, de izquierda a derecha se cambia a la disposición longitudinal de adelante hacia atrás; el método de disposición izquierda y derecha es cambiar la disposición horizontal de izquierda a derecha a la tribuna; el centro y disposición escalonada hacia los lados izquierdo y derecho.

3. Creación de la atmósfera del lugar

La atmósfera del lugar afecta directamente las emociones de los participantes, lo que se relaciona con la efectividad de la reunión. Crear un buen ambiente en el lugar es una manifestación importante de la creatividad y la imaginación del personal de secretaría.

(1) Monograma. Cuelga el nombre completo de la reunión en un eslogan llamativo sobre la tribuna, que es el monograma. El monograma puede reflejar la solemnidad de la reunión e inspirar a los participantes a participar activamente.

(2) Emblema. Es un logotipo gráfico que puede encarnar o simbolizar el espíritu de la reunión. Generalmente se cuelga en la posición superior y central frente al lugar. El emblema puede ser un logotipo predeterminado de la organización, como el emblema del partido, el emblema nacional, el emblema de la liga, el emblema de la policía, etc., o puede ser recogido del público, como el emblema de los Juegos Olímpicos de Beijing "Sello de China".

(3) Otros. En cuanto a la iluminación, debes prestar atención al brillo de la luz. Generalmente, las luces en la tribuna son más brillantes que las luces en los asientos representativos debajo del escenario. En cuanto al color, debes prestar atención a las diferencias. Tonos de colores que estimularán los diferentes sentidos de los participantes, como el rojo, el rosa, el amarillo y el naranja, que son brillantes y brillantes. Hace que la gente se sienta cálida y brillante, adecuados para reuniones de celebración. El azul, el verde y el morado son solemnes y elegantes. , hacer que la gente se sienta seria y recta, adecuada para reuniones de trabajo generales. Para reuniones importantes, se deben colocar algunas banderas dentro y fuera del lugar para realzar la atmósfera, los lemas concisos y brillantes pueden inspirar el espíritu de los participantes; fortalecer el tema de la reunión; las flores apropiadas pueden brindar a las personas una sensación fresca y animada, que no solo puede embellecer la atmósfera de la reunión, sino también reducir la fatiga de los participantes durante mucho tiempo.

Cómo hacer un buen trabajo de secretaria en la oficina

Las secretarias son una parte importante de la oficina Las secretarias juegan un papel clave en la calidad del trabajo de oficina. A los ojos de muchas personas, la secretaria sigue siendo una profesión a la vez familiar y desconocida.

La función auxiliar y asesora de las secretarias es la más representativa de esta característica profesional. Son la mano derecha del líder y el puente entre éste y la empresa, para ello deben brindar apoyo y servicios de manera sincera y precisa. reflejando así su propio valor. Las excelentes secretarias harán que la gente piense en su estilo capaz y astuto de hacer las cosas, así como en sus modales educados al tratar con los demás; en cualquier caso, la palabra secretaria hará que muchas personas se estén preparando. trabajar La gente en esta profesión tiene demasiada imaginación. Sin embargo, muchas personas ignoran qué incluye el trabajo de la secretaria y qué hay detrás del trabajo de la secretaria. El autor habla con todos basándose en su experiencia y habilidades en los últimos años y espera aprovechar esta oportunidad para obtener orientación de líderes y expertos sobre nuestro trabajo para identificar problemas y compensar nuestras deficiencias.

1. Ética profesional y cualidades que deben poseer las secretarias

Las secretarias son el cuerpo principal del trabajo secretarial. Que puedan hacer un buen trabajo en el trabajo de secretaria depende en gran medida de la Habilidades que deben tener las secretarias. Tener un alto nivel de cultivo de calidad y ética profesional. Este cultivo de la calidad y el cultivo de la ética profesional son requeridos por la naturaleza, tareas y características del trabajo de secretaría. El cultivo de la calidad se refiere a la calidad integral de las secretarias en política, ideología, estilo, calidad moral, conocimiento, comprensión y psicología. El cultivo de la ética profesional se refiere principalmente al cultivo de responsabilidades profesionales, disciplina profesional, emociones profesionales, habilidades profesionales, imagen profesional, palabras y hechos profesionales, etc. Estos se pueden lograr mediante la práctica y la acumulación. La cultivación es el propósito y la práctica es el proceso. Como dice el viejo refrán: "Hay belleza en el libro como el jade" y "después de aprender, conocerás tus deficiencias". Por lo tanto, las secretarias pueden enriquecer sus cualidades integrales y su ética profesional a través del estudio y la práctica a largo plazo, así como de la formación para la vida.

La ética profesional es un término popular que está estrechamente relacionado con la actividad profesional de las personas. Es la suma de los principios morales y las normas de comportamiento que las personas acatan en el ámbito del desempeño de sus funciones. Cada ámbito de la vida tiene su propia ética profesional. Cuando eres persona, necesitas hablar de tu carácter. Cuando eres profesional, necesitas hablar de ética profesional. En comparación con otras profesiones, la ética profesional de las secretarias es particularmente importante. La razón principal es que esta profesión está más cerca de los niveles de toma de decisiones y de liderazgo, e incluso conoce muchos secretos, los conoce temprano y los conoce profundamente. Los principales requisitos de la ética profesional incluyen: ser leal a sus deberes y desempeñar conscientemente diversas responsabilidades; obedecer al liderazgo y ser un buen consultor; ser concienzudo y dispuesto a ser un héroe anónimo, actuar con justicia y cumplir con entusiasmo; leyes y regulaciones, ser honesto y honesto, y no buscar ganancias personales con poder en nombre del liderazgo; respetar la credibilidad y mantener estrictamente la confidencialidad; buscar la verdad en los hechos y tener el coraje de innovar y esforzarse por mejorar; cualidades científicas y culturales; estudiar negocios y dominar diversas habilidades del trabajo de secretaría.

La calidad es la base del éxito y la clave para establecerse. En las nuevas condiciones históricas, el trabajo de liderazgo ha planteado requisitos nuevos y más altos para las secretarias en términos de alfabetización política, conocimiento profesional, capacidad integral, calidad psicológica, relaciones interpersonales y conceptos ideológicos. Alfabetización política que debe poseer una secretaria. Dirección política firme y correcta, pensamiento agudo; fuerte sentido de profesionalismo; alto nivel teórico y político; estilo ideológico práctico y realista, dispuesto a contribuir; Alfabetización de conocimientos que debe poseer una secretaria. Como secretaria, usted debe poseer principalmente los siguientes aspectos de conocimientos: conocimientos culturales básicos (incluidos idiomas extranjeros, informática, conocimientos de humanidades, etc.) conocimientos profesionales relevantes (política, economía, derecho, gestión financiera, etc.); (documentos, expedientes, etc.) Conocimiento de reuniones, cartas y visitas, redacción de documentos oficiales, trabajos de asuntos de agencias, etc.).

2. Manejo de los asuntos diarios

La oficina es el centro que conecta lo anterior y lo siguiente, el personal que lidera la toma de decisiones, el asistente que impulsa el trabajo y la logística del departamento de servicio. Es un centro para coordinar varios departamentos y conectar a los líderes y las bases. Es el centro de información, el centro de servicios, el centro de personal, el centro de operaciones y el centro de comando de una unidad. Tiene seis funciones principales: consultor, asistente, coordinación, servicio, control y supervisión. Ya sea redactar documentos, hacer recados, realizar reuniones o gestión, servicio o coordinación, los problemas en cualquier vínculo tendrán un gran impacto, e incluso traerán pasividad o pérdidas al trabajo de toda la unidad. Qué tan bien se lleve a cabo restringe y afecta directamente el desarrollo general de diversas tareas y la realización de diversas tareas.

De manera general, las tareas diarias de las secretarias de oficina se pueden dividir en:

1. Trabajo escrito.

El trabajo escrito habitual incluye redacción, redacción de documentos formales, informes, resúmenes, discursos, informes informativos diversos, cartas generales, cartas de agradecimiento, invitaciones y creación de PPT, etc. Antes de hacer un buen trabajo escrito, primero debe comprender el propósito de la escritura, el destinatario del artículo y el contenido principal. Durante la comunicación mutua con el líder, debe comprender con precisión la intención del líder y escribir en consecuencia. Luego determine el tema. El tema generalmente es explicar cosas, informar el trabajo y aclarar las opiniones y propuestas básicas expresadas en las políticas. Luego elija el idioma correcto. Si solicita instrucciones o aprobación de sus superiores, debe utilizar "solicitar" en lugar de "informar", porque "informar" no requiere aprobación y solo es adecuado para comentarios, información y referencia a los líderes. Luego, recopile material, realice una investigación en profundidad sobre el tema de escritura y recopile materiales icónicos. Nuevamente, organizar racionalmente el orden de presentación del texto puede hacer que el contenido del documento sea compacto y ordenado, con un esquema claro y una conexión estrecha, lo que facilita que el destinatario lo lea y comprenda correctamente. Una vez preparado el documento, debe revisarse cuidadosa y seriamente y revisarse repetidamente. Finalmente, se presenta al liderazgo para su revisión, aprobación y emisión.

2. Asuntos del Congreso. Las reuniones son un proceso de discusión colectiva y un método de trabajo para que los líderes de todos los niveles formulen directrices y políticas, decidan asuntos importantes, implementen instrucciones superiores e inspeccionen y desplieguen el trabajo. La organización, disposición y diversos servicios transaccionales relacionados con las reuniones se denominan asuntos de conferencias. El trabajo de conferencia es un trabajo de servicio que recorre todo el proceso de la conferencia. Si la conferencia puede lograr los resultados esperados y si tiene éxito o no tiene una relación importante con el trabajo de servicio de conferencia. Si desea brindar buenos servicios de conferencias, debe prestar atención a las siguientes tareas: 1. Preparativos previos a la reunión. Organizar un equipo de asuntos de conferencias, aclarar responsabilidades laborales y formular planes de trabajo detallados de asuntos de conferencias. Emitir avisos de reuniones según sea necesario, incluido el nombre de la reunión, el contenido, la fecha, la hora, la ubicación y el alcance de los participantes. Organizar procedimientos de reuniones y formular notas. Si es una reunión numerosa se deberá imprimir el bono de reunión. Como certificados de asistencia, certificados de asistencia, invitaciones, etc. Haga los arreglos necesarios para el lugar con anticipación. colgar el logotipo, el emblema, la bandera, etc.; configurar la tribuna, implementar el liderazgo de la tribuna, organizar los asientos, instalar los asientos para hablar, colocar los carteles en los asientos, los micrófonos y determinar el efecto de sonido de la mesa de conferencias; , dividir claramente el área del lugar y dejar claro a los asistentes garantizar que los equipos de iluminación, ventilación, audio, video y aire acondicionado sean completos y efectivos; Los servicios de logística deben organizarse adecuadamente. Para reuniones grandes, se deben hacer arreglos detallados para la comida y el alojamiento, el transporte, la atención médica, la cultura y el entretenimiento, y la seguridad de los participantes. 2. Organización entre reuniones y trabajo de servicio. Llegue al lugar con anticipación y verifique los preparativos del lugar repetidamente. Realizar el registro de reuniones y la distribución de materiales. Organice a los participantes para que se sienten en orden, de adelante hacia atrás, según el plan predeterminado. Llevar actas durante la reunión.

3. Trabajos de seguimiento de la reunión. Después de la reunión, verifique el lugar y traiga los materiales restantes, firmas, etc. Organizar las entregas. Organice los vehículos y el personal de entrega con antelación según la hora de salida de los participantes. Haga un buen trabajo limpiando, recopilando y archivando los documentos de las reuniones. Al mismo tiempo, organice el acta de la reunión de acuerdo con el acta de la reunión.

3. Horario. "Programa" se refiere al plan de trabajo del líder programado por tiempo. Es un reflejo de la carga de trabajo, la eficiencia del trabajo y los resultados del trabajo del líder, y es una expresión concentrada del arte de administrar el tiempo. El deber del secretario es ser un buen "ama de llaves" y hacer todos los preparativos necesarios para el líder de acuerdo con el cronograma y recordarle al líder que los implemente. Este trabajo puede parecer simple, pero es muy importante. Es la base para que el secretario ayude al líder. Organizar el horario del líder significa que el secretario trabajará con el líder de manera ordenada. Como secretaria, debe observar cuidadosamente los hábitos y el estilo de trabajo del líder, ajustar sus propios métodos de trabajo y adaptarse activamente al ritmo de trabajo del líder. En ausencia de un entendimiento tácito, es mejor tener una comunicación profunda con el líder al comienzo de la cooperación para comprender con precisión los requisitos y necesidades del líder y alcanzar una comprensión clara de los principios para manejar algunas situaciones que que se puedan encontrar, a fin de preparar el trabajo futuro para allanar el camino para su desarrollo sin problemas. Además, es muy necesario pensar con diligencia y hacer más resúmenes para mejorar la eficiencia del trabajo diario de la secretaria. Haz una nota de las experiencias, lecciones, consejos, etc. que puedas ver, y léela con frecuencia para compensar. sus defectos y hacer un buen uso de sus fortalezas. Esto no solo mejora los propios estándares laborales, sino que también promueve indirectamente la eficiencia laboral del líder. Al organizar el cronograma, las cosas planificadas se deben escribir en el cronograma con anticipación; por otro lado, se debe organizar el cronograma a tiempo para evitar conflictos de programación, aclarar la prioridad de las cosas y prestar atención a la clasificación y clasificación al manejar los asuntos; distinguir las prioridades, y ordenarlas y manejarlas según corresponda.

4. Procesamiento de archivos.

La tramitación de documentos incluye generalmente la recepción, circulación, envío, supervisión, archivo, etc. Por tanto, primero debemos controlar estrictamente el registro de documentos. El registro de documentos es un registro del origen, destino, título, número y otros elementos importantes de los documentos, así como su estado de operación y gestión. El registro adecuado de documentos no sólo ayuda a gestionar y conservar los documentos, sino que también facilita la búsqueda, las estadísticas y la agilización de los documentos. También es una base importante para comprobar y entregar los documentos. El registro de documentos debe ser oportuno, de modo que el registro y procesamiento pueda realizarse en cualquier momento. Los procedimientos de registro deben ser concisos y estrictos, y la escritura debe ser clara. En segundo lugar, debemos controlar estrictamente la circulación de documentos. La circulación de documentos es la tarea de hacer que un documento satisfaga las necesidades de lectura de todas las partes en el menor tiempo y hacer que el documento sea efectivo. Para realizar un buen trabajo en la circulación de documentos, se debe programar razonablemente y administrar estrictamente para garantizar la conveniencia de la lectura de los documentos y el procesamiento oportuno del trabajo, y se debe prohibir estrictamente la pérdida y la confusión. En el proceso de circulación de documentos, es necesario distinguir la prioridad de los objetos a circular; insistir en circular los documentos según el alcance del documento, y no circular el documento indiscriminadamente ni ampliar el alcance del documento en orden; Para evitar lecturas perdidas y responsabilidades poco claras, el lector debe leer el documento después de leerlo. La hora y el nombre completo deben escribirse en la documentación. Para hacer un buen trabajo, debemos controlar estrictamente el préstamo de documentos. Algunos documentos deben consultarse con frecuencia antes de archivarse. Algunos líderes o personal a menudo quieren prestarlos por conveniencia. Para garantizar que los documentos no se pierdan, falten, se pierdan o se filtren durante el proceso de préstamo, se utiliza un sistema de préstamo estandarizado. Debe establecerse y controlarse estrictamente con respecto al préstamo de documentos, no se deben tomar prestados documentos confidenciales. Los documentos ordinarios deben tomarse prestados dentro del rango de lectura prescrito, y deben adoptarse los procedimientos de registro y préstamo después de la lectura, y deben recogerse de manera oportuna. al tiempo prescrito.

5. Contacto externo. El trabajo de contacto externo se refleja principalmente en la atención y realización de llamadas telefónicas. Al contestar el teléfono, debe preparar una grabadora y un bolígrafo. Simplemente enumere las cosas y los contenidos explicados por la otra parte en el bloc de notas y revíselos uno por uno para asegurarse de que no haya omisiones. Si el contenido de la llamada es complicado o poco claro, los puntos clave deben repetirse al final para evitar omisiones o desviaciones. Antes de realizar una llamada, prepare los documentos necesarios para la llamada. Simplemente enumere las cosas que desea explicarle a la otra parte y el orden de los contenidos en un bloc de notas. Durante la llamada, debes tener cuidado de ser simple y claro, y tratar de expresar tu significado lo más claramente posible. La dificultad para hablar y la enunciación poco clara pueden impacientar fácilmente a la persona a la que llama. En particular, no se lleve comida u otras cosas a la boca mientras habla por teléfono.

3. Cosas a tener en cuenta al realizar trabajos de secretariado

Primero, guarda los secretos. Guarde estrictamente los secretos, no difunda rumores ni chismes, no cotillee ni discuta el bien y el mal; cierre la puerta con llave en todo momento al salir, guarde documentos e información importantes en los cajones y ciérrelos con llave, y no hable sobre personas y cosas específicas. en el chat diario.

En segundo lugar, hay que hablar de unidad. Primero, en el trabajo debemos tratar a los demás con sinceridad sin ser hipócritas, tratar a los demás con tolerancia sin ser exigentes, apoyarnos, ayudarnos, comprendernos y comunicarnos unos con otros; En segundo lugar, cuando se producen errores y conflictos en el trabajo, debe buscar las razones en usted mismo en lugar de culpar a los demás. En tercer lugar, cuando se trata de errores y errores cometidos por compañeros, debe señalarlos de buena fe y evitar hablar y culpar a sus espaldas; espalda, cuarto, observar más las fortalezas de las personas y cometer más errores. Aprender de las fortalezas de los demás es tener en cuenta la situación general, complementarse, hablar juntos y manejar las cosas juntos.

En tercer lugar, debes tener sentido de responsabilidad. El trabajo debe enfatizar la eficiencia y la calidad. Todas las tareas asignadas por los líderes deben completarse dentro del tiempo y plazo especificados; el trabajo debe ser meticuloso, desarrollar un estilo riguroso y meticuloso, estar motivado y esforzarse por sobresalir en el puesto. más destacados. No importa qué tipo de trabajo hagas, debes considerarlo detenidamente de antemano y esforzarte por alcanzar la excelencia al hacer las cosas. En particular, revise el texto cuidadosamente. Minimiza los errores de texto.

El cuarto paso es organizarse. Familiarícese con las responsabilidades laborales y los requisitos de responsabilidad, conozca sus tareas laborales en una etapa y año y preste atención a cultivar buenos hábitos de tener metas y planes en su trabajo. Preste atención a desarrollar el hábito de pensar de dedicar unos minutos todos los días a resumir y resumir todos los lunes. Al resumir y comunicar las ganancias y pérdidas en el trabajo y tratar con los demás, puede mejorar continuamente sus habilidades y su cultivo personal.

En quinto lugar, debes “recargar” frecuentemente. Desarrolla el hábito de tomar notas con frecuencia, anotar experiencias y pensar con frecuencia. Aprenda en la práctica laboral, mejore continuamente la amplitud de la calidad, domine tantas habilidades laborales necesarias como sea posible, aprenda tanto conocimiento relacionado con el trabajo como sea posible y familiarícese con todos los aspectos y niveles de la industria del transporte tanto como sea posible, situación y tienda. tanta información relacionada con el trabajo como sea posible. En particular, debe estar familiarizado y dominar el conocimiento de las aplicaciones de red y aprovechar al máximo el correo electrónico.

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