El mayor coste de la comunicación es el tiempo

En primer lugar es necesario aclarar el propósito de la comunicación; en segundo lugar, conocer las diversas formas de lograr el propósito y cuál es el rango aceptable, finalmente, si la comunicación no logra el propósito; ¿Cuáles son las medidas para compensarlo? Todo lo que haces tiene un costo, y la comunicación también.

Costo de tiempo Shi Min, director financiero de Bailian Group Real Estate Co., Ltd., cree que el mayor costo de la comunicación es el costo de tiempo. Presentó su horario de trabajo diario. En promedio, pasó 1 hora ocupándose de asuntos, 4 horas reuniéndose, discutiendo, organizando el trabajo y escuchando informes, y 1 hora explorando periódicos y revistas financieras durante media hora. Se puede observar que más de la mitad de las seis horas y media de tiempo de trabajo se dedican a la comunicación, incluidas reuniones, debates, asignaciones de trabajo, escucha de informes, etc.

En cuanto a cómo acortar el tiempo de comunicación, reducir los costos de comunicación y mejorar la eficiencia de la comunicación, Shi Min resumió sus tres ideas: una es ser bueno aprendiendo; la otra es hacer la tarea antes de comunicarse; Es tener presente “La carencia es bella”.

En cuanto a la tarea antes de la comunicación, Shi Min cree que lo primero que hay que hacer es aclarar el propósito de la comunicación; en segundo lugar, conocer las diversas formas de lograr el propósito y, en tercer lugar, cuál es el rango aceptable; , si la comunicación no logra el objetivo, ¿cuáles son el propósito y las medidas correctivas? "Sin embargo, esto es fácil de decir pero no necesariamente fácil de hacer, porque requiere mucho esfuerzo. Pero si no haces la tarea antes de comunicarte, pisas la cáscara de la sandía y te deslizas dondequiera que vayas, el costo Naturalmente será extremadamente alto ", enfatizó Shi Min.

Aunque la tarea antes de la comunicación es importante, no se puede ignorar la comprensión específica durante la comunicación.

“Lo más importante en la comunicación es si has dicho claramente lo que quieres decir y si los demás entienden lo que quieres decir. Del mismo modo, si entiendes los puntos clave de lo que otros dicen no depende de lo que dices. cantidad de palabras ". Shi Min cree que hablar de manera larga y elocuente no es un reflejo de una gran capacidad de comunicación.

Por supuesto, el estilo de gestión y la estructura de una empresa también afectarán el coste de tiempo de esta comunicación. Según Shi Min, al comienzo de la fusión de Bailian Group, había más de 900 empresas en todos los niveles. Después de cuatro años de reorganización, actualmente hay más de 400 empresas. De esta forma, a través de la integración, se reducen los niveles de gestión y se acortan los canales de comunicación, reduciendo con ello en gran medida el coste de tiempo de la comunicación.

Posibles ganancias y pérdidas “Cuando se trata de comunicarse con el departamento de impuestos, pensamos que es una actividad similar a la de establecer relaciones. De hecho, este es un malentendido típico cuando se habla de problemas de comunicación con el impuesto”. departamento, señaló Amway Cai Lei, gerente de impuestos de (China) Daily Necessities Co., Ltd.

Cai Lei analizó para nosotros el problema de evasión fiscal ocurrido en Microsoft China para ilustrar las pérdidas causadas por una mala comunicación fiscal.

En 2002, hubo informes en los medios de comunicación de que la Oficina Municipal de Impuestos Locales de Beijing investigó a hogares con fuentes de impuestos clave, como empresas con financiación extranjera, incluido el caso del impuesto sobre la renta personal que debía ser deducido por Microsoft China, y el El pago total de impuestos fue de 51 millones de yuanes. En ese momento, el portavoz de Microsoft China, Zhang Saying, director senior de relaciones públicas de Microsoft, explicó en una entrevista con periodistas: "No es que Microsoft no quiera pagar impuestos, sino que algunos de los empleados de la empresa no han pagado el impuesto sobre la renta personal". sobre los ingresos diferenciales por opciones sobre acciones que recibieron del extranjero. Esto se debe a que las opciones sobre acciones son algo nuevo y la gente no lo entiende lo suficiente. Microsoft pagó un impuesto de 51 millones de yuanes de una sola vez ". Cai Lei cree que Microsoft. China evadió impuestos en este incidente, no solo aumentó considerablemente la carga de trabajo del departamento financiero y otros departamentos, sino que también causó enormes pérdidas de reputación.

En cuanto a las razones de la evasión fiscal en Microsoft China, Cai Lei cree que, por un lado, se trata de una desviación en la comprensión de las normas fiscales y, por el otro, de una comunicación insuficiente con el impuesto; autoridades.

“Por supuesto, el pago atrasado final de los impuestos sin penalización se debió a la comunicación efectiva con las autoridades fiscales y a la comprensión de la otra parte, lo que demostró la importancia de la comunicación”, añadió Cai Lei.

Si el caso de Microsoft nos muestra el papel de la comunicación para evitar pérdidas, entonces la comunicación en el proceso de planificación fiscal es más constructiva y prospectiva.

Cai Lei cree que la comunicación con el departamento fiscal es la clave para la planificación fiscal. El propósito de la planificación es ponerlo en práctica. Por muy bueno que sea el plan, será inútil si no se puede implementar. Esto requiere que no se descuide la comunicación y coordinación con las autoridades tributarias durante todo el proceso de planificación fiscal, de modo de obtener la comprensión y el apoyo de la otra parte.

“Las ventajas de esto son dobles. En primer lugar, facilita la mejora de los planes de planificación. Por ejemplo, algunas políticas tienen cláusulas ambiguas y, mediante una comunicación oportuna, se pueden modificar las deficiencias; implementación y recopilación de información con la aprobación del departamento de impuestos, obtendrá su apoyo y comprensión, y la tasa de éxito del plan será naturalmente alta", enfatizó Cai Lei.

De hecho, la comunicación con el departamento fiscal es sólo un aspecto de la comunicación externa a nivel financiero de una empresa. Los inversores, acreedores y otras partes interesadas relevantes de la empresa también están muy preocupados por los beneficios económicos de la empresa, y también existe la necesidad de comunicación y margen de mejora.

Un banquero que ha sido responsable de los préstamos a empresas industriales durante muchos años cree que las empresas a menudo toman la iniciativa de comunicarse con los bancos sobre sus operaciones de producción y el uso de los fondos, e incluso discutir los problemas que surgen en la producción y funcionamiento de las empresas, lo que va en detrimento del trabajo de los bancos, al mismo tiempo que se respeta y se envía una señal sutil a la otra parte: las empresas que a menudo toman la iniciativa y están dispuestas a comunicar información son más honestas y en general. no tienen mayores problemas. Incluso si hay problemas, son más fáciles de investigar y resolver.

Oportunidades profesionales Un gerente financiero se quejó: “A juzgar por la situación en mi empresa, las habilidades de comunicación y expresión del personal financiero no son muy buenas. Otros departamentos también dicen que somos el departamento menos bueno en comunicación. Incluso nos resulta difícil comunicarnos con nuestro jefe inmediato, el director financiero. Quizás el director financiero es demasiado duro y a menudo nos critica más de lo que nos alienta, lo que resulta en la incapacidad de establecer una atmósfera fácil dentro del departamento. ”

Cabe decir que, en cierto sentido, el personal financiero en el trabajo real a menudo trabaja horas extras y está inmerso en reembolsos, contabilidad, ingreso de comprobantes, preparación de diversos informes, análisis financieros y presupuestos financieros en el trabajo transaccional. Como en el trabajo, la gente rara vez se da cuenta de la importancia de la comunicación. Sin embargo, personalmente, la comunicación es un tema importante relacionado con mi desarrollo profesional.

Existe tal caso. El departamento de finanzas de la sede asignó a un miembro del personal de contabilidad para trabajar en una unidad secundaria debido a necesidades laborales. A final de mes, la sede emite un formulario de evaluación al gerente de la unidad de segundo nivel y el trabajo del contador debe ser calificado y evaluado. Entonces, el gerente de la unidad de segundo nivel se acercó al contador con el formulario de evaluación y le dijo: "No sé en qué está ocupado todo el día, ¿cómo puedo calificarlo? De hecho, este tipo de contador es dedicado". a su trabajo, trabajador y sin quejas, pero le falta una comunicación efectiva con el liderazgo.

También hay un colega financiero que era el jefe de contabilidad de la empresa. Más tarde, un lego fue reemplazado como jefe de la sección financiera y se convirtió en su jefe inmediato. Debido a que este colega creía que el jefe de la sección de finanzas no tenía experiencia profesional en contabilidad, se olvidó de comunicarse y pedir instrucciones, y manejó muchas tareas directamente por sí mismo. Poco a poco, el jefe de la sección de finanzas sintió que su colega era arrogante y arrogante, y se sintió insatisfecho. Posteriormente, el jefe de la sección de finanzas aprovechó la rotación laboral para relevar a este colega del puesto de contador responsable.

Todo el mundo desea el éxito en el lugar de trabajo, al igual que muchos trabajadores contables. Comprender correctamente la relación entre superiores y subordinados y luego corregir muchos de sus propios hábitos de comunicación se ha convertido en un curso obligatorio en el camino hacia el avance profesional.

Cabe destacar que, si bien los trabajadores contables mejoran su profesionalismo financiero, amplían sus conocimientos y manejan todos los aspectos de los asuntos, también deben establecer una personalidad capaz de resolver problemas de forma independiente. El proceso de establecimiento es a menudo un proceso de comunicación.

Por ejemplo, el personal de contabilidad a menudo presta atención a algunas lagunas o errores en la gestión de fondos, operaciones de activos, control interno, etc., y emite rápidamente advertencias de peligro a sus superiores. Sin embargo, es importante descubrir el problema y aún más importante solucionarlo. Si se apresura a informar a sus superiores cuando descubre un problema pero no logra encontrar una solución, incluso si informa los problemas relevantes, con el tiempo su nombre se asociará naturalmente con "problemas" en la mente de sus superiores.

En otras palabras, explorar y tener el coraje de resolver problemas, en lugar de simplemente descubrirlos, puede mejorar el reconocimiento de uno mismo por parte de los externos. Y este reconocimiento es la escalera del desarrollo profesional.