Una breve discusión sobre el papel para la gestión de expedientes inmobiliarios
Gestión de archivos inmobiliarios Muestra 1: Investigación sobre gestión de archivos inmobiliarios Resumen: ¿Investigación sobre gestión de archivos inmobiliarios? Un proyecto de cooperación entre la Escuela de Ciencias y Artes Aplicadas de la Universidad Unión de Beijing y Beijing BBMG Group Co., Ltd. (en adelante, ¿Grupo Jinyu?). Centrándonos en estandarizar la gestión de archivos de propiedad, a través de una investigación en profundidad sobre la gestión de archivos de propiedad del Grupo Jinyu y otras empresas, hemos comprendido la situación actual, la experiencia y los problemas existentes de la gestión de archivos de propiedad, y los combinamos con los requisitos para mejorar A nivel de gestión de propiedades, hemos propuesto un conjunto de métodos de gestión de archivos de propiedad para exponer sistemáticamente la necesidad y los métodos para fortalecer la gestión de archivos de propiedad.
Palabras clave: gestión inmobiliaria, gestión estandarizada de expedientes inmobiliarios
1. La necesidad de estandarizar la gestión de expedientes inmobiliarios
Los expedientes inmobiliarios son cuando las empresas inmobiliarias se dedican a la gestión inmobiliaria. actividades, diversos registros históricos que son valiosos para la preservación y revisión por parte del país, la sociedad y los propietarios. La gestión de archivos de propiedad es la formación, recopilación, clasificación, archivo, suministro y utilización oportuna de documentos y archivos de propiedad en el proceso de gestión de propiedades para promover la mejora de los niveles y la eficiencia del servicio de propiedad.
La gestión de expedientes inmobiliarios es una de las tareas básicas de una empresa inmobiliaria. El nivel de gestión integral de las empresas inmobiliarias restringe la gestión de archivos de propiedad, y la estandarización de la gestión de archivos de propiedad juega un papel importante en la mejora del nivel general de gestión de propiedades. Los dos se complementan.
2. Composición de los archivos de propiedad
Los componentes básicos de los archivos de propiedad son los siguientes:
1. áreas comunes y propiedad. Incluyendo el número de casas, número de hogares, área, estructura, condición intacta, propiedad de los derechos de propiedad, naturaleza del uso, etc. ;
2. Expedientes de alquiler y venta de inmuebles: incluidos contratos de alquiler y compraventa, certificados de propiedad, materiales de tasación de seguridad de la construcción, documentos de acuerdo de alquiler (subarrendamiento), certificados notariales, etc.
3. Ficheros de propietarios e inquilinos: reflejan la situación de los propietarios e inquilinos de cada unidad. Incluya el tipo de jefe de hogar, nombre, edad, ocupación, tamaño y estructura del hogar, número de contacto y aviso de mudanza.
4. Archivos de mantenimiento de la propiedad: incluido el plan de mantenimiento, el formulario de aprobación de mantenimiento, los planos de mantenimiento, el formulario de aceptación, el permiso del proyecto de mantenimiento, el formulario de presupuesto del proyecto y la lista de materiales.
5. Ficheros de servicios inmobiliarios: ficheros formados por el departamento de la propiedad en la realización de servicios públicos y especiales. Incluyendo: archivos generados por ecologización, saneamiento, seguridad, gestión de vehículos, agencia de alquiler, etc.
6. Cuenta de cuota de propiedad (volumen): Es un documento listado de pago por parte de los propietarios y residentes de cada unidad de la propiedad.
7. Ficheros de gestión inmobiliaria: ficheros que se constituyen cuando las empresas inmobiliarias realizan operaciones y servicios de ampliación de inmuebles.
Entre los archivos mencionados anteriormente, los archivos especiales de propiedades son exclusivos de la industria de administración de propiedades y son la dirección principal de la gestión estandarizada de archivos de propiedades. Pueden brindar garantía para mejorar el nivel de administración de propiedades y la calidad del servicio. y se le debe prestar especial atención.
3. Gestión estandarizada de expedientes de propiedad
Requisitos básicos y métodos de implementación
A través de la investigación, encontramos que los problemas existentes en la gestión de expedientes de propiedad actual son :
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En primer lugar, faltan sistemas y estándares de gestión unificados, el trabajo básico no está estandarizado (la clasificación no está unificada, el formato de archivo no está unificado, el almacenamiento el período no está claro) y la operación es aleatoria. Incluso las filiales dentro del mismo grupo inmobiliario son iguales.
En segundo lugar, los archivos de la mayoría de las empresas de administración de propiedades no se administran de manera centralizada, sino que se almacenan por separado según las divisiones de las organizaciones internas. No se puede garantizar la integridad y seguridad de los archivos. Por ejemplo, algunas empresas inmobiliarias colocan los archivos de ventas de viviendas en la empresa matriz, los archivos de infraestructura y los archivos administrativos en la oficina de la empresa, los archivos del propietario y los archivos de mantenimiento en el departamento de gestión de la vivienda, y los archivos financieros son gestionados por separado por el departamento de finanzas.
En tercer lugar, la asimetría de información entre la empresa administradora de propiedades y los propietarios y la divulgación insuficiente de la información de los archivos son una de las principales razones de los conflictos entre administradores y propietarios (clientes).
En cuarto lugar, los archiveros a tiempo parcial carecen de formación profesional en archivos y no dominan las habilidades básicas de gestión de archivos, lo que afecta el nivel de gestión de archivos de propiedad.
A través de una investigación profunda y detallada, Jinyu Group formuló las "Medidas provisionales para la gestión de archivos en empresas inmobiliarias" basadas en la teoría y las especificaciones operativas de la gestión de archivos y combinadas con las características de la gestión de propiedades. Las ideas principales y los puntos clave para implementar el control son los siguientes:
1. Para estandarizar la gestión de archivos de propiedad, primero debemos establecer un sistema y especificaciones de gestión de archivos de propiedad y aclarar las responsabilidades de los administradores de archivos de propiedad.
? ¿Desarrollar un conjunto de estándares e identificar una persona responsable de la gestión? Y hacer que el sistema sea compatible, altamente operable y con responsabilidades claras. Este es el primer punto para estandarizar la gestión de archivos de propiedad.
El sistema de gestión de archivos es una parte integral del sistema de gestión de propiedades. El establecimiento del sistema de gestión de archivos de propiedad tiene como objetivo mejorar el mecanismo de supervisión de la gestión de bienes y aprovechar plenamente el papel de los archivos de propiedad en la mejora del nivel de gestión de bienes; en segundo lugar, aclarar las responsabilidades de la gestión de archivos de propiedad en forma de un sistema de gestión de archivos de propiedad; sistema, para limitar y estandarizar el comportamiento de gestión de archivos y para mejorar el nivel de gestión de archivos de propiedad.
El sistema de archivos de propiedad y la construcción estándar incluyen: alcance comercial de gestión de archivos de propiedad, estándares de clasificación de archivos de propiedad, sistema de archivo de archivos de propiedad, métodos de organización de archivos de propiedad, sistema de almacenamiento de archivos de propiedad, sistema de utilización abierta de archivos de propiedad, archivos de propiedad Gestión Responsabilidades del personal, etc.
Entre las empresas inmobiliarias afiliadas al Grupo BBMG, 65.438.000 cuentan con sistemas de gestión de archivos inmobiliarios y personal de gestión de archivos a tiempo completo (tiempo parcial). Al mismo tiempo, mediante orientación y formación especializadas, mejoraremos la calidad del personal de archivos y estandarizaremos el trabajo archivístico, promoviendo así la gestión de los archivos inmobiliarios.
2. Hacer un buen trabajo en la formación y archivo de documentos de propiedad no es solo el punto de partida de la gestión de archivos de propiedad, sino también un trabajo básico importante de propiedad.
La estandarización de los expedientes de propiedad debe comenzar desde el trabajo básico: formar expedientes de propiedad según las especificaciones, archivar expedientes de propiedad, organizar y conservar expedientes de propiedad, abrir los expedientes de propiedad al público, analizar e investigar la información de los expedientes, etc. Teniendo en cuenta la situación actual de la gestión de expedientes inmobiliarios, ponemos especial énfasis en la formación y archivo de expedientes inmobiliarios.
(1) Deje que todo el personal de administración y servicio de la propiedad formule documentos de manera consciente y de acuerdo con las regulaciones, y preste atención a la acumulación.
Para mejorar la calidad de la administración y el servicio de la propiedad, cada persona de negocios debe seguir de manera consciente y estándar los procesos comerciales al realizar diversas tareas y elaborar documentos como base de trabajo y certificado de desempeño.
¿Verdad? ¿Formación de archivos? El control tiene dos aspectos: primero, en el sistema de gestión de propiedades, estipular claramente los documentos formados en cada enlace de administración de propiedades; segundo, aclarar el contenido y la calidad de cada documento de propiedad (qué completar el documento y cómo completarlo); Sólo cuando se cumplen estos dos requisitos se le puede denominar documento normativo de propiedad.
②Implementar estrictamente el sistema de archivo.
El archivado es una parte importante del proceso empresarial, que requiere que el personal de administración y servicios de la propiedad lo implemente conscientemente, y considera el archivado como el fin de todo negocio de servicios y administración de propiedades. Para implementar verdaderamente este concepto, es necesario contar con especificaciones de respaldo en el sistema de propiedad, incluida la aceptación, inspección y evaluación del desempeño detalladas o periódicas después de la finalización de cada servicio, así como la inspección de la calidad de los documentos que deben formarse.
3. Destacar las características de la industria y centrarse en la construcción de archivos especiales para la gestión de propiedades; mejorar la forma de gestión de un hogar y un archivo.
Los archivos de las empresas inmobiliarias suelen estar bien gestionados, como los archivos administrativos, los archivos de infraestructura, etc., pero los archivos profesionales de las empresas inmobiliarias son en su mayoría vagos y desordenados, con varios tipos de archivos.
Los archivos de propiedades especiales son exclusivos de la industria de administración de propiedades. De hecho, una vez que la propiedad se ponga en uso, la importancia de dichos archivos superará con creces la de otros archivos, y su número también aumentará año tras año, por lo que, naturalmente, deberían convertirse en el centro de la gestión.
? ¿Un hogar por puesto? El formulario de gestión está destinado principalmente a la parte orientada al usuario de los archivos especiales de propiedades. Aunque el 90% de las empresas tienen gestión uno a uno, diferentes empresas adoptan diferentes métodos de gestión uno a uno. Algunos usan los archivos de cada propietario como un volumen, otros usan los archivos de todos los propietarios en todo el edificio como un solo volumen y luego usan los archivos de cada propietario como un solo volumen.
¿No conviene sólo implementar una gestión de hogar y de archivos? ¿Uso doméstico? La gestión dirigida también favorece la prestación de servicios personalizados a los propietarios y la promoción de la calidad de la gestión y el nivel de servicio de las empresas de administración de propiedades. Es una buena manera de reflejar las características de la industria inmobiliaria y proteger los derechos e intereses legítimos de los propietarios y las empresas de administración de propiedades. . Dentro del alcance permitido por la ley, también deberíamos intentar enriquecer el contenido de cada hogar, incluida la recopilación de información personal como aficiones, hábitos e información de contacto de propietarios e inquilinos.
4. Aprovechar la intervención temprana en la gestión inmobiliaria como una oportunidad para consolidar la base de los expedientes inmobiliarios e implementar una gestión dinámica.
Antes de que el comité de propietarios y la empresa administradora de la propiedad firmen un encargo formal de administración, la empresa administradora de la propiedad es un acuerdo temporal firmado entre el desarrollador y la empresa administradora de la propiedad para realizar las responsabilidades de administración de la propiedad. Este tipo de encomienda suele ser una intervención temprana en la gestión de la propiedad antes de que la propiedad entre en uso oficialmente. Puede comprender mejor los aspectos del diseño y la construcción de la propiedad, fortalecer la comprensión integral de la propiedad y facilitar la gestión futura de la propiedad.
En la etapa inicial de la intervención de la propiedad, el personal de gestión de archivos hace un buen trabajo principalmente en la supervisión de calidad y la recopilación de archivos de aceptación de infraestructura y archivos de finalización. Todas las empresas de administración de propiedades y empresas de desarrollo inmobiliario deben coordinarse oportunamente para aumentar la participación del personal de archivos y asumir eficazmente las responsabilidades de inspección, supervisión y orientación.
Después de que la inmobiliaria se hace cargo de la propiedad, otro objetivo del trabajo de archivos es hacer un buen trabajo en la gestión dinámica. Como las propiedades no son estáticas, los archivos de propiedades son muy dinámicos. Los propietarios pueden cambiar debido a la venta, permuta y herencia de bienes inmuebles, y los bienes inmuebles en sí también requieren mantenimiento y reparaciones constantes, lo que requiere que los archivos inmobiliarios correspondientes se modifiquen de manera oportuna para mantenerlos consistentes con la realidad. Durante el proceso de gestión, las empresas de administración de propiedades deben adoptar inspecciones periódicas, mantenimiento diario y proyectos de seguimiento para garantizar que la información dinámica se complete de manera oportuna, sin omisiones, y para mantener la validez real de los archivos. Los archiveros recogen rápidamente los documentos de propiedad modificados.
Además, las empresas inmobiliarias también publicitan la apertura de los archivos de propiedad a los propietarios, les facilitan el uso de los archivos y divulgan de forma proactiva información importante de los archivos públicos; hacen pleno uso de la información de los archivos de propiedad para satisfacer las necesidades de servicio de los residentes; y realizar servicios inmobiliarios ampliados según las condiciones locales.
En resumen, la gestión de archivos de propiedad recorre todo el proceso de gestión de la propiedad. Mejorar el nivel de gestión de archivos de propiedad es mejorar el nivel general de gestión de la propiedad. Las empresas inmobiliarias deberían ser conscientes de ello y proporcionar apoyo espiritual y material para el trabajo de los archivos inmobiliarios, lo que beneficiará enormemente el nivel general de la gestión inmobiliaria a un nuevo nivel.
Resumen: Con el continuo desarrollo de la gestión inmobiliaria en mi país, la importancia de la gestión de archivos inmobiliarios se ha vuelto cada vez más evidente. Este artículo explica la importancia de fortalecer la gestión de archivos de propiedad desde tres aspectos: las características, situación actual y sugerencias de mejora de los archivos de propiedad.
Palabras clave: gestión de archivos de propiedad, fortalecimiento de la gestión de propiedades
Número de clasificación de la Biblioteca de China: G271 Código de identificación del documento: a.
Número de artículo: 1004-4914(2011)09-263-02.
Los ficheros de propiedad se crearon con la aparición de la gestión de propiedades. La gestión de propiedades sólo tiene una historia de más de 100 años y se introdujo en China hace sólo más de 20 años. En este corto período de tiempo, aunque la gestión de archivos no es una parte importante de la gestión de la propiedad, no se puede ignorar su importante posición. Después del desarrollo formal de la gestión inmobiliaria, casi todos los vínculos son inseparables de los expedientes, ya sea el mantenimiento de las instalaciones inmobiliarias, la comprensión de la situación de los propietarios y usuarios de la propiedad, el cobro de tasas de gestión, la realización de actividades comerciales, etc. , se deben utilizar archivos de propiedades. Por ejemplo, una familia planea renovar la casa antes de mudarse después de hacerse cargo del edificio. Debido a que el plan de renovación incluye cambiar los intervalos de la casa original, primero debe comprender qué paredes de la casa original son muros de carga y cuáles son tabiques. El plan de renovación también incluye cambiar el diseño del cableado original, por lo que debe comprender. la ubicación del cableado del circuito en la casa original. Esta información consta en varios planos de la casa y forma parte del archivo de la propiedad. Si la gestión del expediente de propiedad no es buena. Incluso si no está ordenado, para comprender la información necesaria, es necesario buscarla en otros lugares donde la información pueda guardarse, o incluso volver a medirse, lo que provocará un desperdicio innecesario. Por tanto, la gestión de la propiedad debe realizarse de forma estandarizada y ordenada. Reviste especial importancia reforzar la gestión de los expedientes inmobiliarios.
1. Características de la gestión de ficheros inmobiliarios.
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Por otro lado, los requisitos de los documentos que deben recopilarse en los expedientes de propiedad no están claros, por ejemplo, el contenido de decoración en el formulario de solicitud de decoración está incompleto. A veces los propietarios no entregan la información y los archiveros no la recopilan a tiempo. Los retrasos pueden provocar la pérdida de archivos, lo que da lugar a una recopilación de datos desigual.
4. El sistema de gestión de archivos de propiedad no es sólido. ¿Como dice el dicho? ¿Sin reglas no habría radio? . El sistema de gestión de archivos de muchas empresas de gestión de propiedades está incompleto y mal implementado, y el trabajo con archivos carece de procedimientos de gestión institucionalizados. Primero, la disposición de los archivos no está estandarizada: durante el proceso de disposición, algunos administradores de archivos no ordenaron los archivos según el orden del directorio de archivos y el directorio del archivo no coincidía con el archivo real. Las violaciones de datos en grandes volúmenes son comunes. Además, no cumple con los requisitos y no favorece la búsqueda y el uso; en segundo lugar, la gestión integral de los archivos es insuficiente; en tercer lugar, el uso de los archivos no está estandarizado; El archivero está relajado por dentro y apretado por fuera, y los archivos prestados no se devuelven a tiempo. Si bien se han formulado algunos sistemas, no pueden implementarse en el trabajo debido a una gestión irregular, lo que afecta gravemente el desarrollo institucionalizado y estandarizado de la gestión de archivos.
Tres. Sugerencias para mejorar el nivel de gestión de archivos de propiedad
1. Los líderes deben prestar atención y mejorar la conciencia de gestión de archivos de todos los empleados. (1) Los líderes deben prestar atención a la gestión de archivos de propiedad, establecer y mejorar sistemas de gestión de archivos de propiedad, implementar responsabilidades, fortalecer la gestión y utilizar eficazmente los archivos de propiedad como una base de evaluación importante para la gestión de la calidad de la propiedad y la gestión de objetivos. (2) Organizar a todos los empleados para que estudien seriamente la Ley de Archivos y las Medidas de Implementación de la Ley de Archivos. Fortalecer el trabajo de publicidad sobre la gestión y protección de archivos, fortalecer continuamente la construcción del sistema legal de archivos, crear conciencia sobre la importancia del trabajo de archivos y mejorar la conciencia de todo el personal sobre los archivos. (3) Equipar a archiveros profesionales, fortalecer la formación de los archiveros y cultivar su sentido de responsabilidad, actitud de trabajo serio y servicio incondicional.
2. Mejorar integralmente la calidad del personal de gestión de expedientes inmobiliarios. La gestión de expedientes inmobiliarios es una tarea de largo plazo que requiere paciencia y un trabajo minucioso. La base es mejorar el nivel de gestión de archivos de propiedad y mejorar la calidad del personal de gestión de archivos de propiedad. (1) ¿Los archiveros deben establecer conscientemente el espíritu de amor y dedicación a su trabajo y respetarlo fervientemente? ¿Dedicado al deber, al trabajo duro y al servicio de calidad? La ética profesional de los archivos se basa en la diligencia. Dedicación desinteresada y cultivo continuo del espíritu de trabajo duro y un estilo de trabajo riguroso, meticuloso y serio. Es necesario aclarar las responsabilidades y tareas de los archiveros, no sólo para hacer un buen trabajo en la recopilación y el almacenamiento de archivos, sino también para fortalecer continuamente la conciencia sobre el Estado de derecho.
Conciencia documental. (2) El personal de archivos debe estar familiarizado con los procedimientos, métodos y requisitos para clasificar, recopilar, clasificar, identificar, conservar, tomar prestado y destruir archivos, y prestar más atención a recibir orientación durante la recopilación, clasificación y conservación y participar activamente en diversos asuntos; formaciones, Intercambiar métodos de trabajo y experiencias con personal de gestión de archivos de otras unidades para aprender y mejorar continuamente.
3. Recoge toda la información y organízala. (1) Los archivos deben tener argumentos lógicos. La calidad de la gestión de archivos determina y afecta directamente la calidad de la colección de archivos y la integridad de los documentos entregados por los distintos departamentos. El contenido del archivo proviene de diversas fuentes y la forma no es consistente. Por tanto, la recopilación, el archivo, la organización y el registro deben seguir especificaciones. Sea científico y conciso y desempeñe un papel importante. (2) Darse cuenta de la originalidad de los archivos. La característica esencial de los archivos es la unidad de originalidad y registrabilidad. Originalidad absoluta significa que el archivo sólo puede ser el manuscrito original, mientras que originalidad relativa significa que además del manuscrito original, ciertas copias de archivos, libros y materiales también son archivos. Estas materias primas son muy importantes para lograr los objetivos comerciales. ¿Comprobemos el género del otro? Desempeña un papel clave en la estrategia de desarrollo de las empresas inmobiliarias. (3) Haga que el archivo sea fácil de entender. Para que las personas comprendan completamente un archivo, es necesario guardar información útil relacionada con el contenido del archivo. La información recopilada del archivo de propiedad se entregará al archivero para su clasificación centralizada. En el proceso de clasificación, la atención se centra en clasificar según el contenido y las fuentes para que quede claro de un vistazo y sea fácil de consultar. En el proceso de clasificación, los archivos se pueden convertir en dibujos, archivos, tarjetas, volúmenes y tablas estandarizados.
4. Mejorar las normas y reglamentos y gestionar los expedientes conforme a la ley.
(1) Las empresas de administración de propiedades deben establecer, mejorar e implementar concienzudamente diversas reglas y regulaciones para la gestión de archivos de las empresas de administración de propiedades, y establecer regulaciones claras y estrictas sobre el sistema de archivo, el sistema de utilización, el sistema de confidencialidad, el sistema de custodia y el sistema de posición de la administración de propiedades. personal de archivos de la empresa Establecer un mecanismo de gestión dinámico para hacer que el trabajo de gestión de archivos siga las reglas, garantizar actualizaciones oportunas de la gestión de archivos y promover el desarrollo institucionalizado y estandarizado de la gestión de archivos. (2) El personal de gestión de archivos debe estandarizar estrictamente la gestión de archivos de acuerdo con las normas y reglamentos. En primer lugar, la gestión de la utilización de archivos es estricta. Al pedir dinero prestado, debe registrarse antes de desembolsarlo. Al devolverlo deberá devolverlo y firmarlo personalmente. Los archiveros inspeccionan los materiales y, si están dañados, los reparan inmediatamente. Si las circunstancias son graves, el personal pertinente debe rendir cuentas; en segundo lugar, el almacenamiento de archivos debe ser a prueba de fuego, humedad y polillas. Cuando utilice el archivado de archivos electrónicos, tenga cuidado de mantener copias de seguridad para evitar ser infectado por virus informáticos y no dejar archivos. Pinggang necesita tomar una serie de medidas preventivas.
5. Mejorar vigorosamente el nivel de modernización de la gestión de expedientes inmobiliarios. Con el desarrollo de la tecnología de la información, los métodos de gestión inmobiliaria son cada vez más avanzados. ¿En la actualidad muchas empresas inmobiliarias implementan esto en su trabajo diario? ¿Oficina sin papeles? modo, es decir, trabajar a través del software del sistema. Mediante la aplicación de la tecnología de la información en la gestión de archivos de propiedad, se puede completar sistemáticamente la redacción, modificación, eliminación, recuperación, impresión y recopilación de materiales documentales, de modo que la formación y el funcionamiento de los documentos estén vinculados orgánicamente al trabajo de oficina; Para organizar archivos, no solo puede reducir el impacto de los factores humanos en el archivo, sino que también puede aprovechar al máximo las ventajas de las computadoras, reducir las operaciones manuales, mejorar la eficiencia del trabajo y obtener el doble de resultado con la mitad del esfuerzo.