¿Cómo promover la integración de la gestión de procesos, la gestión del conocimiento y las TI?

Desde la Revolución Industrial, el tema de la gestión de procesos ha sido ampliamente elaborado desde diversas perspectivas (economía, sociología, gestión, psicología). La gestión del conocimiento se ha convertido gradualmente en un tema candente desde mediados de los años noventa. Con el rápido desarrollo de la economía y la sociedad, la tecnología y la gestión de TI, los conceptos de estos dos se están volviendo cada vez más populares en China. La gestión de procesos y la gestión del conocimiento parecen haberse convertido cada vez más en un requisito inevitable para la gestión científica de las empresas modernas. empresas Los intentos y prácticas de gestión de procesos y gestión del conocimiento se han realizado o están por realizarse. Sin embargo, los resultados de la implementación de la gestión de procesos y la gestión del conocimiento en la mayoría de las empresas no son ideales. Muchas empresas gastan mucho dinero en contratar empresas de consultoría o autoorganizaciones internas para llevar a cabo la construcción del sistema de procesos, la clasificación y optimización de procesos, etc., pero el resultado a menudo es solo una pila de documentos de proceso que quedan en el estante, o " hay un proceso, pero no se ejecuta ", o Es porque el efecto de implementación es pobre; y la gestión del conocimiento de la mayoría de las empresas todavía se encuentra en el nivel de gestión de documentos. Algunas empresas estaban muy entusiasmadas cuando comenzaron a implementar la gestión del conocimiento. sistemas, pero luego gradualmente se volvieron menos populares. Nadie en el área ya usará el sistema construido. El sistema de TI no es poderoso y no puede respaldar bien el negocio. La razón es que, de hecho, la mayoría de las empresas han separado la relación entre gestión de procesos, gestión del conocimiento y TI, y no han integrado sistemáticamente las tres en los niveles de diseño y aplicación del sistema. El significado de gestión de procesos, gestión del conocimiento y proceso de negocio es una actividad que transforma una o más entradas en salidas que son valiosas para los clientes (Michael Hamer). La gestión de procesos es un enfoque sistemático centrado en la construcción estandarizada de excelentes procesos comerciales de extremo a extremo y el propósito de mejorar continuamente el desempeño comercial organizacional. La gestión de procesos incluye tres niveles de contenido, a saber, especificación de procesos de negocio, optimización de procesos de negocio y reorganización de procesos de negocio. La especificación de procesos comerciales consiste en clasificar los procesos existentes y escribir documentos de procesos estándar, y lograr un entendimiento común dentro de un cierto rango. La optimización de los procesos comerciales consiste en reestructurar ciertos vínculos mediante el análisis y la evaluación de los procesos existentes para ahorrar más costos o lograr mejores resultados; La reingeniería de procesos de negocios es un replanteamiento fundamental y un rediseño exhaustivo de los procesos de negocios de una empresa para lograr mejoras dramáticas en el desempeño en costos, calidad, servicio y velocidad. La mejora permite a las empresas adaptarse al entorno empresarial moderno caracterizado por "clientes, competencia y cambio". en mayor medida (Hammer y Ciampi). Por lo tanto, en esencia, el propósito de la gestión de procesos es permitir que las personas "hagan lo correcto" siguiendo los procesos unificados de la empresa. El significado de gestión del conocimiento es "la colección total de conocimientos, experiencias y procesos correctos y auténticos que se cree que guían el pensamiento, el comportamiento y la comunicación". La gestión del conocimiento tiene como objetivo ayudar a las organizaciones empresariales y a los individuos a utilizar la tecnología de la información para realizar la producción, el intercambio, la aplicación y la innovación del conocimiento basado en el contenido del conocimiento de diversas fuentes, y para formar conocimiento en diversos aspectos, como los individuos de la empresa, las operaciones organizacionales y el valor para el cliente. y desempeño económico. Ventajas y procesos que generan valor. El contenido del conocimiento no solo se limita a los documentos de conocimiento existentes, sino que también fortalece el refinamiento y procesamiento del conocimiento existente. El conocimiento sólo puede generar valor si se aplica. En esencia, la gestión del conocimiento es ayudar a las empresas a establecer un mecanismo para la acumulación y aplicación compartida del conocimiento. Su propósito es permitir que las personas adquieran y utilicen "correctamente" el conocimiento en el proceso de ejecución de procesos y hacer cosas y promover la mejora. del desempeño organizacional. El significado de TI TI se refiere al uso de computadoras, equipos de comunicación de red y software de gestión y otros medios técnicos avanzados para almacenar, procesar, transmitir y aplicar información para realizar la informatización de la gestión y la automatización del trabajo, cambiando así los métodos de gestión y Métodos de comunicación de información, mejorando así la eficiencia del trabajo. La informatización en sí misma no es un objetivo, es simplemente un mejor medio para lograrlo en la era actual. Por tanto, las TI son esencialmente un medio y una herramienta de comunicación. La relación entre gestión de procesos, gestión del conocimiento y TI 1. La relación entre gestión de procesos y gestión del conocimiento. (1) La estandarización de procesos es un conocimiento importante. La estandarización de procesos incluye dos niveles: la relación entre las actividades del proceso y los estándares de trabajo de cada actividad. La relación entre las actividades del proceso generalmente se expresa en forma de diagrama de flujo. Los estándares de trabajo de cada actividad están formados por la acumulación de experiencia. como manuales de operación, Listas de Verificación, instrucciones de trabajo, plantillas de informes, etc. (2) El conocimiento debe adquirirse y aplicarse en el proceso para lograr "el proceso y el conocimiento fluyen como agua".

La ejecución del proceso va acompañada de la adquisición, aplicación y creación de conocimiento. Por ejemplo, en el desarrollo de proyectos, los documentos técnicos y la experiencia de proyectos anteriores del mismo tipo son conocimientos importantes si el conocimiento existente (incluidos los entregables y la experiencia laboral en diferentes etapas, etc. en diferentes etapas) se puede obtener y aplicar fácilmente durante. la ejecución del proceso de desarrollo del proyecto, ), y almacenar el nuevo conocimiento generado de manera oportuna como referencia en proyectos futuros, lo que permitirá efectivamente la reutilización continua del conocimiento, continuará mejorando la eficiencia del desarrollo del proyecto y evitará "reinventar la rueda". " Clasifique el conocimiento según el proceso, aclare el conocimiento de entrada, salida y referencia de cada enlace del proceso y aclare la ubicación de almacenamiento del conocimiento. Durante la auditoría de gestión del conocimiento, puede supervisar si cada enlace del proceso carga el conocimiento. conocimiento que debe transmitirse al conocimiento a nivel de la empresa de manera oportuna para facilitar la adquisición de conocimientos pasados ​​durante la ejecución del proceso. 2. La relación entre la gestión de procesos y TI. (1) Mejorar la rigidez de la ejecución de procesos y promover la estandarización de las operaciones de procesos a través de procesos de solidificación de TI. Sin el soporte del sistema de TI, la ejecución del proceso también depende de la comprensión del proceso por parte del ejecutor del proceso, y no hay garantía de que el proceso se ejecute en su totalidad. Con el apoyo del sistema de TI, el personal de ejecución de procesos debe seguir los procedimientos y reglas acordados en el sistema de TI para mejorar la rigidez de la ejecución del proceso y promover la estandarización de las operaciones del proceso. Por ejemplo, al enviar una solicitud de reembolso de gastos, el sistema puede leer automáticamente los datos del objetivo presupuestario relevante y los datos de ejecución del presupuesto durante la ejecución del proceso, y comparar si excede el presupuesto. Una vez que se excede el presupuesto, el sistema de información puede haber informado un. error o lo rechazó sin que los superiores tuvieran que descubrirlo. Una obligación "dura". Por lo tanto, cuando los sistemas de TI se conviertan en una plataforma para las operaciones de procesos de negocios, especialmente cuando se integren con las reglas corporativas, tendrán un gran valor de aplicación para promover una gestión estandarizada. (2) Utilizar medios de TI para lograr la evaluación del desempeño del proceso. Si el proceso se ejecuta en el sistema de información, será fácil recolectar datos e indicadores de la operación del proceso, resolviendo los problemas de conveniencia y precisión de la recolección manual de datos. 3. La relación entre la gestión del conocimiento y las TI. Los sistemas de TI son una herramienta importante para la gestión del conocimiento. Incluso sin el apoyo de los sistemas de TI, las empresas aún pueden llevar a cabo el trabajo de gestión del conocimiento de acuerdo con sus respectivas necesidades comerciales. Sin embargo, con los sistemas de TI, las empresas a menudo pueden obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. a la hora de realizar la gestión del conocimiento. (1) El almacenamiento y el intercambio de conocimientos requieren soporte de TI. La gestión del conocimiento incluye dos aspectos, a saber, la gestión del conocimiento explícito y la gestión del conocimiento tácito. La gestión del conocimiento explícito se centra en la gestión de documentos y su objetivo principal es lograr el almacenamiento centralizado, el intercambio, la clasificación ordenada y la recuperación rápida de documentos. sobre comunicación, y su objetivo principal es lograr una comunicación oportuna y conveniente al tiempo que hace que el contenido de la comunicación sea registrable y consultable. Los sistemas de TI brindan un soporte eficaz para la gestión del conocimiento, y la gestión del conocimiento debe implementarse a través de sistemas de TI. Por ejemplo, el sistema de gestión del conocimiento puede realizar el almacenamiento centralizado y la gestión ordenada de documentos, y puede acumular y gestionar de forma eficaz información diversa, como políticas y regulaciones nacionales, análisis de la industria, dinámica de la competencia, etc., de modo que los documentos de conocimiento relevantes internos y externos , documentos de trabajo internos, etc. se pueden obtener Disfrute de inmediato. Por otro lado, el uso de herramientas de chat, BBS, sistemas de conferencias en línea, etc. puede promover el intercambio de conocimientos y experiencias y garantizar una buena comunicación. (2) El conocimiento se puede enviar a los sistemas empresariales para lograr que "el conocimiento correcto aparezca en el momento correcto y en el lugar correcto". Lleve a cabo una gestión del conocimiento basada en el negocio y realice la integración del sistema de gestión del conocimiento y el sistema comercial, es decir, incorpore el conocimiento en el sistema comercial. Durante el proceso de ejecución, el conocimiento relevante se enviará automáticamente al enlace del proceso, o el conocimiento se puede enviar. convenientemente actualizado durante la ejecución del proceso, ver y aplicar, permitiendo a los empleados absorber continuamente los nutrientes del sistema de gestión del conocimiento en las operaciones comerciales, permitiendo que el conocimiento respalde las decisiones del proceso, logrando así que "el conocimiento correcto aparezca en el momento correcto, en el lugar correcto". " (3) Reducir el umbral para utilizar el conocimiento mediante la aplicación de plataformas y herramientas de diseño. En el diseño de productos o de ingeniería de empresas basadas en el conocimiento, incorporar conocimientos estandarizados en la plataforma de diseño y las herramientas de diseño puede permitir a los empleados llevar a cabo el diseño de productos o de ingeniería de acuerdo con procedimientos de trabajo estándar sin tener que dominar el conocimiento de los principios de diseño, lo que puede Mejore eficazmente la eficiencia del trabajo y reduzca el umbral para utilizar el conocimiento. Por ejemplo, en el desarrollo de software basado en componentes, las empresas pueden convertir módulos funcionales comunes en componentes estándar, y los desarrolladores de programas pueden hacer referencia directa a los componentes sin saber cómo programarlos. Cómo promover la integración de la gestión de procesos, la gestión del conocimiento y la TI, según el análisis anterior, ya sea gestión de procesos, gestión del conocimiento o TI, todos son componentes inseparables del sistema de gestión organizacional de la empresa (capital estructural). interconectados y complementarios entre sí.

El proceso es para "hacer lo correcto", el conocimiento es para "hacer lo correcto" y la TI es la "herramienta" necesaria para la operación y aplicación efectivas de procesos y conocimientos. Sólo cuando los tres se integran correctamente para lograr la sinergia. Sólo entonces podremos realmente crear valor corporativo. En el diseño de la organización empresarial, se puede establecer un departamento para asumir las tres funciones de gestión de procesos, gestión del conocimiento y gestión de TI, lo que puede promover mejor la integración y construcción efectiva de las tres, y promover mejor la mejora de la gestión empresarial y el desarrollo empresarial. . La integración de la gestión de procesos, la gestión del conocimiento y la TI también debe promoverse paso a paso, pasando generalmente por las siguientes cuatro etapas: Surgimiento del proceso: se refiere a la descripción explícita de los procesos detrás de la organización a través de documentos de proceso. Proceso de solidificación: se refiere al proceso de solidificación a través del sistema de información para asegurar la ejecución rígida del proceso. Proceso basado en el conocimiento: recopile y aplique conocimientos en el proceso de ejecución del proceso y cultive las capacidades de ejecución de procesos de los empleados. Proceso inteligente: incorpore el conocimiento en el sistema empresarial y el conocimiento relevante se enviará automáticamente durante el proceso de ejecución. Al mismo tiempo, el conocimiento se solidifica en la plataforma de diseño y las herramientas de diseño para reducir la dificultad de ejecución del proceso.