Plan de recepción de conferencias a gran escala

Plan de recepción de conferencias grandes (1)

1. Preparación antes de la reunión

1. Organizar el equipo de la conferencia y aclarar las responsabilidades laborales. Para reuniones a gran escala, se deben desarrollar planes de trabajo detallados de la conferencia.

2. Emitir aviso de reunión. Incluyendo el nombre de la reunión, el contenido, la fecha, la hora, la ubicación y el rango de participantes de la reunión.

3. Imprima la agenda de la reunión, organice los procedimientos de la reunión y formule precauciones.

4. Se deben organizar reuniones a gran escala y proponer el convocante del grupo y el lugar de discusión.

5. Para reuniones a gran escala, se deben imprimir los vales de reunión. Como certificado de asistencia, certificado de asistencia, certificado de trabajo, invitaciones, etc.

6. El diseño del lugar y la distribución del lugar deben reflejar plenamente el ambiente de la reunión.

(1) Cuelga el monograma, el emblema y la bandera.

(2) Instalar la tribuna, implementar el liderazgo de la tribuna, organizar los asientos, instalar los asientos para hablar, visitar los asientos, los micrófonos y garantizar los efectos de sonido.

(3) Determine el diseño de la mesa de conferencias, divida claramente las áreas secundarias y déjelo claro a los participantes.

(4) Garantizar que los equipos de iluminación, ventilación, audio, vídeo y aire acondicionado sean completos y eficaces.

(5) Colocar flores adecuadas.

7. Trabajo post-servicio. Las reuniones a gran escala deben hacer arreglos detallados para el alojamiento, el transporte, la atención médica, la cultura y el entretenimiento y la seguridad de los participantes.

8. Haga preparativos para discursos de reuniones, votaciones, distribución de premios, fotografías grupales, etc.

9. Realizar inspecciones previas a la reunión o informar los preparativos a los líderes.

2. Organización de la conferencia y trabajo de servicio.

1. El personal de la conferencia debe llegar al lugar de celebración con una hora de antelación y comprobar repetidamente la preparación del lugar.

2. Realizar el registro de entrada a la reunión y la distribución del material.

3. Asegurar que todos los líderes y portavoces en la tribuna estén presentes.

4. Según el plan de reserva, organiza a los participantes para que se sienten de adelante hacia atrás.

5. Mantener el orden en el recinto. Cinco minutos antes del inicio de la reunión, la puerta del lugar debe estar cerrada, todos los participantes deben estar sentados y el personal irrelevante debe abandonar el lugar los teléfonos móviles deben estar apagados durante la reunión; generalmente no se permite buscar personas; y no se permite la entrada al recinto a personas irrelevantes.

6. Lleve actas de las reuniones y redacte resúmenes de las mismas.

7. Organizar la fotografía.

8. Reserva de coches, barcos, billetes de avión, etc. para los participantes.

3. Después de la reunión

1. Después de la reunión, verifique el lugar y traiga los materiales restantes, firmas, etc.

2.Organizar la entrega a la estación. Organice los vehículos, el personal de entrega, etc. con antelación según la hora de salida de los participantes.

3. Haga un buen trabajo limpiando, recopilando y archivando los documentos de las reuniones.

4. Hacer un buen trabajo en la presentación de informes sobre reuniones.

Plan de recepción de conferencias grandes (2)

Dependiendo del número de personas que asistan a la conferencia, el contenido de los preparativos para la recepción de la conferencia y los diferentes métodos de recepción de la conferencia, la organización método y etiqueta de la conferencia Los requisitos también son diferentes.

La primera es la preparación de la reunión.

Determinar las especificaciones de recepción en función del tamaño de la reunión.

Distribuir avisos de reuniones y horarios de reuniones.

El aviso de la reunión debe indicar el nombre del convocante o el nombre de la organización o unidad, la hora, el lugar, el tema de la reunión, los participantes de la reunión, las tarifas de la conferencia, los materiales que se traerán, la información de contacto, etc. Preste atención a adjuntar un recibo después de la notificación, para determinar si las personas invitadas participarán en la reunión y si quienes planean asistir a la reunión tienen otros requisitos. Para los participantes de la conferencia que viven fuera de la ciudad, también se debe adjuntar un mapa de ruta al lugar de la conferencia y al hotel. Esta hoja de ruta evita muchos problemas a los forasteros que piden direcciones.

El calendario de reuniones es la disposición específica de las actividades de la reunión para cada día dentro del período de la reunión. Es una base importante para que las personas comprendan la situación de la reunión. Su forma puede ser textual o tabular. Puede emitirse junto con el aviso de reunión.

Selecciona un lugar.

Elija un lugar en función del número de personas que asistirán a la reunión y del contenido de la misma. Lo mejor es cumplir con los siguientes estándares:

Primero: el tamaño debe ser moderado. El lugar es demasiado grande, el número de personas es demasiado pequeño y hay demasiados asientos vacíos, que están sueltos y dispersos, lo que da a los participantes una sensación de depresión, el lugar es demasiado pequeño y el número de personas es demasiado; y están apiñados, como gente del campo yendo al mercado, lo cual no sólo parece tacaño, sino que fue imposible llevar a cabo la reunión con éxito. Por eso, el primer ministro británico Churchill dijo una vez: "No es necesaria una habitación demasiado grande, sino una habitación del tamaño adecuado".

Segundo: la ubicación debe ser razonable. Las reuniones convocadas por la historia se disolverán en una o dos horas. El lugar podrá fijarse en un lugar donde se concentren los participantes. Para reuniones que duren más de un día, el lugar debe estar lo más cerca posible de las residencias de los participantes para evitar que los participantes viajen de un lado a otro.

Tercero: Las instalaciones auxiliares deben estar completas. El personal del congreso deberá comprobar la iluminación, ventilación, saneamiento, servicios, teléfonos, altavoces, grabaciones, etc. del lugar. No pueden suponer precipitadamente que "la última reunión se celebró desde aquí y no hubo problemas al regresar". liso." De lo contrario, pueden ocurrir pérdidas.

Cuarto: Debe haber un estacionamiento. En la sociedad moderna, cuando se convoca una reunión, no son muchas las personas que acuden a la reunión con "un par de sandalias de paja y un paraguas". Los coches y las motos deben disponer de plazas de aparcamiento para circular con éxito.

La distribución del recinto.

La distribución del recinto incluye la decoración del recinto y la configuración de las butacas.

Generalmente, para reuniones a gran escala, se cuelgan pancartas en el lugar de celebración de acuerdo con el contenido de la reunión. En la puerta hay carteles de bienvenida y celebración. Se pueden colocar bonsáis relajados y flores en macetas en el lugar; para hacerlo más solemne, se puede colgar la bandera nacional, la bandera del partido o el emblema o emblema nacional en la tribuna. Si es necesario colocar tazas de té y bebidas sobre la mesa, deben limpiarse con un paño y colocarse de forma bonita y uniforme.

La configuración de los asientos debe ser acorde al estilo y ambiente de la reunión, y prestar atención al orden del conserje. Existen principalmente los siguientes métodos de configuración:

① Tipo mesa redonda. . Si utiliza una mesa redonda o una mesa ovalada. Esta disposición permite a los asistentes sentarse alrededor de la mesa con los líderes, eliminando así cualquier sensación de desigualdad. Además, los participantes pueden ver claramente las caras de otras personas, lo que facilita el intercambio de opiniones. Este formato es adecuado para reuniones de entre 10 y 20 personas. En la disposición de los asientos se debe prestar atención a que los invitados o superiores estén frente a frente con los jefes de la empresa y sus acompañantes. El jefe superior de los invitados debe sentarse en el centro de la sala, mirando hacia el sur o hacia la puerta. y el máximo líder de la empresa debe sentarse frente al líder superior. Las diagonales del mismo nivel se encuentran una frente a la otra.

② Forma de la boca. Si utiliza una mesa cuadrada rectangular. Esta forma es más adecuada para reuniones con mayor número de personas que el tipo de mesa redonda.

③Tipo de aula. Esta es la forma más utilizada. Es adecuada para reuniones con el propósito de transmitir información e instrucciones. En este momento, hay un gran número de participantes y no hay necesidad de discutir o intercambiar opiniones entre los participantes. De esta forma, la tribuna y el auditorio se encuentran uno frente al otro. Los asientos en la tribuna están ordenados según la posición y el estatus social del personal. El asiento del presidente está en el medio de la primera fila y el resto está dispuesto en orden de izquierda a abajo y de derecha a arriba.

Preparar los materiales de la reunión.

El equipo de asuntos de la conferencia debe preparar la información necesaria sobre los temas de la reunión. Estos materiales deben clasificarse y colocarse en carpetas y distribuirse a los participantes para facilitar su lectura y preparación para hablar.

Etiqueta de recepción antes de la reunión.

Inspección previa a la reunión.

Esto tiene como objetivo remediar áreas que fueron mal consideradas o implementadas durante la fase de preparación. Por ejemplo, compruebe si el audio, el vídeo, los documentos, los carteles, etc. están listos.

Ingrese la posición de recepción con anticipación.

El personal de recepción deberá introducir sus respectivos puestos con antelación y entrar en estado de trabajo antes de la llegada de los asistentes. El trabajo de recepción general se divide en los siguientes puestos.

① Inicia sesión. Configure una mesa de firmas con 1 o 2 miembros del personal. Si se requiere un nivel más alto de recepción, se puede asignar a una señora de etiqueta para que se haga cargo. Signature Taipei viene con un pincel, un bolígrafo y un libro de registro. Al entregar un bolígrafo a un invitado, debe quitar la tapa del bolígrafo, apuntar la punta del bolígrafo hacia usted y entregárselo con ambas manos. Si se trata de un pincel para escribir, conviene mojarlo en tinta antes de entregárselo. El inicio de sesión debería ser más refinado para que se pueda guardar. Si necesita entregar información, debe hacerlo cortésmente con ambas manos. El personal de recepción siempre debe informar los números de asistencia al organizador de la reunión.

②Asiento de introducción. Después de iniciar sesión.

El personal de recepción de la conferencia debe presentar cortésmente a los asistentes el lugar y tomar asiento. Los líderes importantes deben ser presentados primero al salón, acompañados personalmente por líderes empresariales, y sentarse en la tribuna unos minutos antes de que comience la reunión.

③Recepción. Después de que los asistentes se sienten, el personal de recepción debe entregar té, toallas o frutas, responder con entusiasmo varias preguntas, cumplir diversos requisitos y brindar el servicio más considerado posible.

Etiqueta de servicio durante las reuniones

El servicio durante las reuniones debe ser constante, generoso, ágil y oportuno.

El personal de servicio de té prestará atención a cada participante para que el té se pueda servir en el momento oportuno. Cuyos movimientos son ligeros, rápidos y estandarizados. La boca interior de la tapa de la taza no puede tocar la mesa y sus dedos no deben estar en la boca norte. No debe escucharse ningún sonido de colisión de la tapa de la taza. Generalmente, la mano izquierda se usa para abrir la tapa trasera y la mano derecha para verter el agua caliente en la taza con precisión, sin dejar que el té se vea sobre la mesa o sobre los participantes. La copa se coloca en la parte superior derecha de la mesa de participantes. Si no tiene cuidado y algo sale mal, debe solucionarlo lo más rápido posible sin molestar a los demás. No debe entrar en pánico, correr de un lado a otro y llamar la atención de los participantes. De lo contrario, será un gran problema. Errores.

Otras reuniones de servicio deben llevarse a cabo de acuerdo con los procedimientos planificados y deben ser compactas y evitar quedarse en el frío. Esto requiere que todo el personal esté "listo" y haga varios preparativos. Por ejemplo, el primer punto de la reunión: todos se ponen de pie y tocan el himno nacional. Este sonido debería reproducir inmediatamente el himno nacional. Por ejemplo, cuando la conferencia anuncia los certificados honoríficos, los organizadores deben alinear rápidamente a los destinatarios. La dama de etiqueta saca a los líderes del asiento del presidente. Otra dama de etiqueta entrega los certificados uno por uno y los líderes se los entregan. los destinatarios. Para mantener ordenadas las actividades en el lugar de celebración, se debe organizar al personal pertinente para realizar entrenamiento de simulación cuando sea necesario para evitar el caos en el lugar.

Si un participante recibe una llamada telefónica o alguien quiere contarle a alguien algo particularmente importante, el personal de servicio debe acercarse a él y decírselo en voz baja. Si desea notificar al líder en la tribuna, lo mejor es utilizar una nota para entregar el aviso para evitar que personal irrelevante camine y susurre con frecuencia en el escenario, distrayendo la atención de los participantes.

Esté preparado para el servicio posterior a la reunión. Mientras se desarrolla la reunión, se deben hacer preparativos para los servicios posteriores a la reunión. Por ejemplo, si desea tomar fotografías después de la reunión, debe organizar el lugar, las sillas, etc. con anticipación, y el fotógrafo debe estar preparado para tomar fotografías. Además, el uso del coche después de la reunión también debe organizarse adecuadamente antes de que finalice la misma.

Servicio posterior a la reunión

Después de la reunión, todo el personal de recepción debe dividir claramente sus responsabilidades y encargarse de las consecuencias.

Después de la reunión de organización, en ocasiones se concertarán algunas actividades. Como fiestas, cenas, visitas, fotografías, etc. Estas tareas son muy tediosas y deben ser dirigidas y coordinadas por un líder, y este líder debe tener fuertes habilidades organizativas para ser competente. Al mismo tiempo, el resto del personal de recepción debe cooperar activamente. y desempeñar sus respectivas responsabilidades y hacer su parte del trabajo para garantizar la implementación fluida del plan de actividades.

Despedida Organizar el transporte de los participantes según la situación para que puedan regresar a casa felices y a tiempo.

Limpiar los documentos de la reunión ① Recicle la información y los documentos relevantes de acuerdo con el principio de confidencialidad. ②Recopilar actas de la reunión. ③Reportes de noticias. ④ Archivado de volumen primario. ⑤ Resumen de la reunión

Plan de recepción de la conferencia grande (3)

1. Antes de la reunión

1. Negociar con el organizador de la conferencia para comprender los requisitos y requisitos de la conferencia proyecto de servicios.

2. Proporcione vuelo, boleto, hotel, lugar de la conferencia, transporte y otra información necesaria para la reunión, y formule un plan de reunión completo para las partes de la reunión.

3. Enviar una persona dedicada para ayudar al cliente en la inspección in situ de la comida, el alojamiento, el lugar de la conferencia, los viajes, el entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar de la conferencia.

4. Determinar el plan, firmar el contrato y pagar el depósito por adelantado.

2. Durante la reunión

1. Recepción de la reunión: Una persona dedicada es responsable de la etiqueta, la recogida, las relaciones públicas y otros servicios en el aeropuerto y la estación. Coloque el AM de bienvenida, el cartel de bienvenida, el mostrador de registro, los carteles, etc. en el hotel y en la sala de conferencias con antelación.

2. Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.

3. Lugar de reunión: Personal especial se desplazará a la sala de reuniones para comprobar los carteles de la sala de reuniones, iluminación, sonido, té, etc.

4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.

5. Catering para conferencias: Horarios de comida, estándares de comida y confirmación de invitados especiales (musulmanes).

6. Turismo de congresos: Confirma el itinerario de viaje, el uso del coche, si el guía turístico añadirá atracciones, etc.

7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.

8. Servicios de conferencia: tome fotografías grupales de los delegados de la conferencia, proporcione servicios de secretaría y servicios relacionados a los delegados.

3. Después de la reunión

1. Liquidación: proporcione detalles detallados y explicaciones de los gastos incurridos durante la reunión, y haga que una persona dedicada consulte con el cliente y liquide la cuenta.

2. Información: Recopile información después de la reunión y cree una libreta o lista de direcciones de la reunión según los requisitos del cliente.

3. Foto de grupo: Durante la reunión, todos los participantes se tomaron una foto de grupo antes de la reunión, esta fue impresa y distribuida a cada participante como recuerdo.