Cómo gestionar bien los documentos y archivos escolares

Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de documentos y archivos escolares

1. Problemas en la gestión de documentos y archivos en colegios y universidades

1. La calidad del archivo de documentos no es alta

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El propósito de cotejar los archivos universitarios es preservar los registros originales de documentos y materiales con valor de preservación formados por la escuela en diversos trabajos y actividades. que puede proporcionar a las generaciones futuras experiencia de referencia y comprobantes de verificación, y también proporcionar una base para escribir documentos escolares. Los registros y otros registros brindan información valiosa, por lo que la autenticidad, la integridad y la integridad de todos los archivos son extremadamente importantes. Si los archivos están completamente recopilados, pueden reflejar de manera precisa y sistemática la apariencia histórica original del trabajo de la escuela; por el contrario, si los archivos están incompletos, no podrán reflejar bien la apariencia original del trabajo de la escuela. Los archivos están gravemente incompletos, la reflexión quedará fragmentada. Esta situación afectará directamente a trabajos futuros como la recopilación de historia y crónicas.

2. No existen medidas de archivo para materiales de archivo

En los últimos años, con la aceleración del progreso científico y tecnológico, el grado de automatización de oficinas en colegios y universidades ha seguido aumentando. aumentar. La rápida difusión de productos tecnológicos como computadoras, fotocopiadoras y escáneres ha mejorado enormemente la eficiencia en la recopilación y el procesamiento de documentos y materiales de archivo. Sin embargo, algunos materiales documentales y de archivo elaborados con equipos de oficina modernos entran en conflicto con la forma tradicional de archivar archivos. En la actualidad, existen dos tendencias en el archivo de documentos y archivos en colegios y universidades: una es almacenarlos únicamente en disquetes, discos duros y CD-ROM sin imprimir materiales textuales para su preservación, lo cual es difícil de lograr el propósito de larga duración. preservación del término; el otro es almacenarlos únicamente en Tampoco es propicio para la preservación de documentos y archivos importantes si los materiales textuales no se almacenan en versiones electrónicas como disquetes y discos duros.

3. El personal de gestión no está muy motivado

Algunos miembros del personal de gestión de archivos universitarios carecen de conciencia y responsabilidad sobre los archivos, o carecen de conocimientos sobre la gestión de documentos y archivos, lo que provoca que los documentos se archiven en el proceso. No se siguieron los principios, requisitos y métodos durante el proceso, lo que resultó en confusión en la división de los períodos de almacenamiento de los archivos o en la recopilación incompleta de todos los archivos. Por ejemplo, algunos miembros del personal administrativo creen que una vez que se completa un trabajo, termina y los datos en el trabajo se desecharán una vez finalizado el trabajo. Piensan que no es necesario conservarlo. La colección es asunto del personal de los archivos y no tiene nada que ver con ellos.

3. Medidas para solucionar los problemas de gestión de documentos y archivos en colegios y universidades

Ante los problemas existentes en la gestión de documentos y archivos en colegios y universidades, el autor hablará sobre algunos de sus puntos de vista sobre las estrategias de gestión de documentos y archivos en colegios y universidades.

1. Fortalecer la conexión entre el trabajo administrativo y los estándares de trabajo de gestión de archivos en colegios y universidades.

Los documentos son el predecesor de los archivos. La calidad de los documentos afecta directamente la calidad de los archivos. No hay archivos de alta calidad sin documentos. La gestión de archivos de alto nivel se basa en el procesamiento estandarizado de documentos por parte del departamento administrativo de la universidad. El personal administrativo debe tener un gran conocimiento de los archivos y hacer un buen trabajo en el archivo de documentos y materiales. A la hora de procesar documentos, siempre debemos pensar en el trabajo de archivo y lograr la integración del papeleo y el trabajo de archivo. Esto requiere personal administrativo para garantizar la calidad de los documentos y materiales. Por ejemplo, el tamaño del papel y el formato de estilo deben estar estandarizados y estandarizados, y no deben variarse; están estrictamente prohibidos bolígrafos, tinta roja, lápices, papel carbón, etc. para redactar, revisar, revisar documentos, etc. Además, fortalecer el trabajo de "archivar expedientes en el departamento administrativo" es también un vínculo importante en la gestión de documentos y archivos. "Archivar expedientes en el departamento administrativo" es un sistema básico que está claramente establecido desde hace mucho tiempo en la Ley de Archivos. de la República Popular China. No sólo es el último eslabón del trámite y el inicio del trabajo archivístico, sino que se convierte en el verdadero punto de conexión. Por lo tanto, una vez procesados ​​los documentos oficiales, el departamento administrativo o el departamento comercial debe organizarlos y archivarlos de manera oportuna. Sólo así se podrá lograr la mejor conexión entre el papeleo y la gestión de archivos en colegios y universidades.

2. Hacer un buen trabajo en la modernización y el archivado de documentos y archivos en colegios y universidades, y eliminar tendencias erróneas.

La modernización de las oficinas es una tendencia inevitable en el desarrollo de la sociedad actual.

Debido al uso generalizado y al rápido desarrollo de las computadoras y la tecnología de redes en el trabajo, inevitablemente aparecerá una gran cantidad de documentos electrónicos en los documentos oficiales. Para archivar estos nuevos tipos de documentos, se debe utilizar una plataforma de gestión moderna para crear un nuevo documento electrónico. Al mismo tiempo, este sistema puede realizar la configuración óptima y el intercambio de información con otros sistemas de gestión de información, de modo que el trabajo de gestión de documentos y archivos de las universidades pueda integrarse en todo el trabajo de gestión de la información. Cuando las instalaciones de oficina modernas entran en conflicto con los modelos tradicionales de gestión de archivos, el personal administrativo o los archiveros deben trabajar duro para mejorar su propia comprensión, actualizar conceptos antiguos y estudiar y explorar constantemente el uso de los archivos administrativos en nuevas situaciones y nuevas condiciones. La gestión ha llevado al desarrollo continuo del trabajo de gestión de documentos y archivos en campos profundos. No solo debemos heredar las excelentes prácticas tradicionales, sino también ser pioneros y emprendedores y seguir el ritmo de los tiempos.

3. Mejorar las habilidades profesionales del personal de gestión de documentos y archivos de la universidad

El personal de gestión de documentos y archivos de la universidad debe seguir fortaleciendo sus estudios, enriqueciendo y mejorando su negocio de gestión de archivos y su aplicación informática. capacidades, es necesario participar activamente en la capacitación empresarial de archivos y aprender los conocimientos y la teoría profesionales de los archivos. Además, el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología, especialmente la tecnología de la información, también ha planteado requisitos nuevos y más elevados para la gestión de documentos y archivos. El personal de gestión debe aprovechar al máximo su entusiasmo e iniciativa para aceptar nuevos conocimientos y aprender nuevos negocios. a una educación de calidad y mantener el concepto de aprendizaje durante toda la vida, mejorar constantemente nuevos objetivos, tareas y requisitos de aprendizaje, aprender activamente tecnología de la información, gestión moderna y otros conocimientos profesionales relacionados, dominar y mejorar la capacidad y el nivel de aplicación de computadoras, idiomas extranjeros, redes tecnología, y aspirar a convertirse en una persona directiva, técnica y profesional compleja.

4. Mejorar el entusiasmo del personal de gestión de documentos

Las escuelas primero deben dar importancia a la gestión de archivos, establecer y mejorar reglas y regulaciones, fortalecer la inspección y supervisión del trabajo de organización de archivos y hacer un buen trabajo en publicidad, mejorar integralmente la comprensión ideológica y promover la recopilación de documentos y materiales, en segundo lugar, es necesario mejorar el sentido de responsabilidad del personal de gestión de documentos y archivos y controlar los cambios y transferencias de personal; Es necesario cultivar el entusiasmo laboral del personal administrativo y de archivos, mejorar su estilo y actitud de trabajo realistas y con los pies en la tierra, y garantizar que sus habilidades comerciales se mantengan bien. Es necesario brindar rápidamente capacitación empresarial de archivos a tiempo completo. y personal a tiempo parcial dedicado a la gestión de archivos.