Práctica estandarizada de gestión de datos de archivos geológicos

Li Hui

(Instituto de Investigación de Exploración y Desarrollo Geológico de la Sucursal de Campos de Petróleo y Gas del Suroeste, Chengdu 610051)

Resumen: Estandarización de la gestión de datos de archivos geológicos, la atención del liderazgo es la clave, el fortalecimiento de la construcción del sistema es el requisito previo para la estandarización de la gestión de archivos. Promover la estandarización de la gestión de archivos a través de la informatización y mejorar la calidad del personal de archivos.

Palabras clave gestión de archivos; informatización; estandarización

Los datos de archivos geológicos son un dato básico indispensable e importante en el proceso de exploración y desarrollo geológico. Después de varios años de arduo trabajo y práctica en el trabajo de archivo del Instituto de Investigación de Exploración y Desarrollo Geológico de la Rama de Campos de Petróleo y Gas del Suroeste (en adelante, el Instituto de Exploración e Investigación), el nivel de gestión de datos de archivos geológicos, especialmente la estandarización de gestión de archivos, ha mejorado considerablemente.

1 Mejorar el conocimiento de los archivos y fortalecer el liderazgo

La atención del liderazgo es la clave. Si el líder no presta atención a ningún trabajo y no lo apoya, muchas tareas específicas serán difíciles. Pero en una empresa, el negocio principal suele recibir más atención por parte de los líderes. La conciencia de los dirigentes sobre los archivos y la importancia que conceden al trabajo con ellos determinan su actitud hacia el trabajo con los archivos. Si se quiere que los líderes se lo tomen en serio y incluyan el trabajo con archivos en su agenda, además de dar a conocer la importancia de los archivos, la actitud laboral, la eficiencia en el trabajo, la calidad del trabajo y los resultados del trabajo de los archiveros también son factores decisivos. Sólo mejorando continuamente la conciencia sobre los archivos, estando dedicados y dedicados a brindar buenos servicios y aprovechando plenamente el papel de los archivos geológicos en la investigación y producción científica podremos ganar la atención de los líderes.

El Instituto de Estudios e Investigación cuenta actualmente con un subdirector a cargo del trabajo de archivos. Él visita periódicamente el departamento de archivos para comprender el progreso del trabajo de archivos y resolver los problemas que surgen en el trabajo de archivos de manera oportuna. . El estado de la gestión de archivos no solo se ha incluido en las actas de las reuniones de producción mensuales del Instituto, sino que también se ha incorporado en el plan de desarrollo a medio y largo plazo del Instituto de Estudios e Investigación de 2008 a 2015, formando un buen mecanismo de gestión. En los últimos dos años, con el fuerte apoyo de la dirección del instituto, se ha invertido una gran cantidad de mano de obra y recursos materiales en la gestión estandarizada de los archivos geológicos. El departamento de archivos del Instituto de Estudios e Investigación ha pasado de ser una computadora en la década de 1990 a la actualidad. Cada personal de gestión de archivos tiene una microcomputadora y también está equipado con una máquina de consultas y algunos acondicionadores de aire y deshumidificadores necesarios para el almacenamiento de archivos; se han actualizado y también se han enriquecido los gabinetes de cintas y CD adicionales, y la atención de los líderes ha creado un buen ambiente de desarrollo para la estandarización de los archivos geológicos.

2 Fortalecer la construcción del sistema y fortalecer la gestión básica

Fortalecer la construcción del sistema es el requisito previo para la estandarización de la gestión de archivos. En los últimos años, el Instituto de Investigación y Encuestas ha establecido sucesivamente el sistema de gestión de calidad y el sistema de control interno ISO9001. Los archiveros aprovechan esta oportunidad para centrarse en el trabajo básico de gestión estableciendo reglas y regulaciones y promoviendo la estandarización de la gestión de archivos. Se han limpiado y mejorado los sistemas de gestión de archivos originales y diversas listas de registros, y el "Sistema de gestión de almacenes", el "Sistema de recepción y archivo de materiales de archivo", las "Reglas de gestión de archivos del Instituto de Investigación" y el "Sistema de utilización y préstamo de materiales de archivo". Se han formulado "Medidas para la Gestión de Archivos Confidenciales", etc., y se han mejorado los registros de control de calidad como el "Formulario de Solicitud de Préstamo de Archivos Importantes del Instituto de Exploración e Investigación", la "Carta de Compromiso de Confidencialidad", " Registro de Recepción y Corrección de Datos de Exploración Geofísica", para que los archivos geológicos puedan almacenarse en los archivos, recepción y almacén. La gestión, el préstamo y la utilización se ajustan a las normas y registros. En 2008, el Instituto de Exploración e Investigación lanzó el "Sistema de gestión de salud, seguridad y medio ambiente HSE", compiló un "Procedimiento de gestión de archivos" para cuestiones de seguridad de datos en la gestión de archivos geológicos y llevó a cabo una revisión de factores peligrosos y ambientales. existentes en el proceso de gestión de archivos. A través de la evaluación de riesgos, se identifican los factores de peligro potenciales y los archivos geológicos se gestionan de manera estandarizada desde una perspectiva de seguridad para evitar daños a los archivos geológicos durante el archivo, la compilación, el almacenamiento y la utilización.

A través del trabajo de “Limpieza Nacional de Datos Geológicos Confidenciales” de 2007, nos dimos cuenta profundamente de la importancia de la gestión de archivos estandarizada. Dado que los administradores de archivos suelen estar ocupados con el trabajo de gestión diario, es difícil informar con precisión información detallada sobre sus propios "bienes familiares". Deben limpiar las enormes colecciones en un corto período de tiempo, verificar el nivel de confidencialidad uno por uno y informar todos los archivos geológicos de las colecciones es difícil catalogar electrónicamente los materiales.

Durante el proceso de limpieza, gracias a nuestro sólido trabajo básico, ahorramos mucho tiempo y energía y completamos la tarea "integral, veraz, precisa y oportuna".

3 Promover la estandarización de la gestión de archivos a través de la informatización

Sonificar y mejorar la red de gestión de archivos e impulsar la estandarización de la gestión de archivos a través de la informatización. La digitalización y la informatización de la gestión de archivos son requisitos de la sociedad de la información para el trabajo de archivos, y también son la dirección de desarrollo del trabajo de archivos. Hacer un buen trabajo en el ingreso de datos básicos y al mismo tiempo hacer un buen trabajo en la construcción de hardware es una tarea básica importante a realizar. la informatización del trabajo de archivos. En el proceso de construcción de informatización de archivos, es necesario ingresar decenas de miles de entradas de archivo de varios tipos. La dificultad del trabajo de entrada es universal. Se deben asignar responsabilidades a cada puesto, todos los participantes deben participar y el efecto de vinculación general debe ser. Se ha hecho todo lo posible para garantizar que el catálogo de datos de archivos geológicos legibles por máquina se complete con éxito.

En los últimos años, el Instituto de Exploración e Investigación ha utilizado sucesivamente el "Sistema de gestión de archivos del Instituto", el "Sistema de gestión de archivos CNPC V2.0" y el "Sistema de gestión de información de archivos" para mejorar gradualmente el nivel. de informatización de archivos. Desde el "Sistema de gestión de archivos del Instituto" original desarrollado por nosotros mismos, que sólo podía operarse y consultarse en una sola computadora, hasta la conexión en red parcial del "Sistema de gestión de archivos CNPC V2.0" y el "Sistema de gestión de información de archivos" actual. La gestión integral de archivos de una sucursal de Southwest Oil and Gas Field utiliza la misma plataforma operativa y consulta general de la red. Crea condiciones para compartir recursos dentro de la sucursal y lleva la estandarización de la gestión de archivos a un nuevo nivel.

A finales de 2007, *** había ingresado casi 20.000 elementos a nivel de archivo y más de 80.000 elementos a nivel de archivo de varios archivos geológicos, realizando básicamente la catalogación electrónica de todos los archivos geológicos de la colección. El alcance de entrada también se ha ampliado desde los datos del archivo de resultados geológicos parciales originales hasta los datos actuales de un solo pozo, datos geológicos completos, datos geofísicos y otra cobertura que alcanza 100. Ha sentado una buena base para la consulta en línea del catálogo legible por máquina de datos de archivos geológicos.

4 Mejorar la calidad del personal de archivos y fortalecer continuamente la estandarización de la gestión de archivos

En el siglo XXI, a medida que las reformas continúan profundizándose, el trabajo de los archivos también ha cambiado. Los soportes de archivo están cambiando: los archivos electrónicos que utilizan CD y cintas como soportes están reemplazando gradualmente a los métodos de gestión de archivos en papel: con la promoción de oficinas sin papel, el archivo, la compilación y el préstamo de archivos geológicos se están realizando a través de Internet. Cómo los gestores de archivos se adaptan a estos cambios, cómo afrontan las necesidades del trabajo de los archivos en la nueva era, cómo mejorar el nivel de gestión de los archivos geológicos, cómo estandarizar la gestión de archivos y la mejora de la calidad general del personal de los archivos son factores que no pueden ignorado.

La gestión de archivos es un trabajo altamente profesional que requiere que los directivos tengan una buena ética profesional, sólidos conocimientos en gestión de archivos y ciertos conocimientos de aplicaciones informáticas. Por lo tanto, los trabajadores de la gestión de archivos sólo pueden adaptarse a las necesidades de la gestión de archivos moderna fortaleciendo su conciencia de gestión, dominando las habilidades de gestión modernas, comprendiendo ciertos conocimientos profesionales, como la exploración geológica, la prospección geofísica, el inglés, etc., estableciendo un concepto de aprendizaje permanente. y convertirse en un talento integral.

Aunque el grado de estandarización de la gestión de datos de archivos geológicos del Instituto de Exploración e Investigación ha mejorado mucho en comparación con antes, todavía está muy por detrás de los requisitos de la gestión de archivos modernizada y no puede satisfacer plenamente la creciente situación. de las necesidades de exploración y desarrollo geológico. Especialmente en los últimos dos años, con el establecimiento de grandes áreas de gas en los yacimientos de petróleo y gas del suroeste, el número y los tipos de portadores de archivos geológicos del Instituto de Exploración e Investigación han seguido aumentando. En 2007, el volumen archivado de cintas de datos geofísicos brutos para un solo proyecto fue mayor que el de todos los proyectos de 2006 combinados. Se puede observar que para adaptarse al rápido desarrollo de la exploración y el desarrollo geológico, es necesario mejorar continuamente el nivel de gestión de los archivos geológicos. Merece la pena seguir debatiendo cómo resolver los problemas de estandarización causados ​​por los archivos electrónicos, la seguridad de la utilización de la red de archivos electrónicos, la protección de los derechos de propiedad intelectual y el intercambio de datos.