Cómo gestionar la oficina online

Resumen: Afectadas por la epidemia de neumonía por el nuevo coronavirus, muchas empresas han iniciado la modalidad de oficina online. Sin embargo, muchas personas encontrarán que trabajar desde casa es mucho menos eficiente que trabajar en la oficina. ¿A qué habilidades o puntos clave se debe prestar atención en la tecnología de gestión empresarial? ¿Cómo mejorar la eficiencia laboral de los empleados y completar el trabajo con alta calidad y cantidad? El editor a continuación compartirá con usted cómo completar de manera eficiente el trabajo remoto cuando trabaja desde casa. 1. Cómo hacer más eficiente el trabajo online

1. Jornada laboral

El teletrabajo y el trabajo desde casa también son oficinas. Desde una perspectiva de colaboración, todos deben establecer estándares de tiempo para desplazarse hacia y desde el trabajo. Si uno está fuera de casa, hay todo tipo de tentaciones y es fácil distraerse de la comodidad del entorno.

Antes de implementar el trabajo remoto, las empresas deberían acordar horarios de trabajo uniformes con todos los miembros, y los miembros que no están en línea o en la oficina deberían aclarar su estado en las herramientas de mensajería instantánea. Todos los miembros del equipo deben ser disciplinados y decirles a los familiares que no interrumpan.

2. Respuesta laboral

En la oficina, si buscas a alguien, podrás verlo nada más levantar la vista, sin tener que preocuparte por la respuesta. La diferencia más obvia en el trabajo remoto es la incertidumbre sobre los tiempos de respuesta del trabajo, lo que hace que los empleados se muestren reacios a hacer preguntas y al mismo tiempo aumenta la ansiedad y la desconfianza entre las personas.

Antes de implementar el trabajo remoto, el equipo debe llegar a un consenso con todos los miembros: 1. Permanecer en línea, 2. Si es necesario discutir, se pueden iniciar videoconferencias presenciales en cualquier momento, 3. No asistir en horario de oficina Charlar dentro y no preguntar si hay alguien presente al enviar un mensaje. Si no necesita un chat grupal, elija el método individual.

3. Asignación de tareas

Cuando trabajamos en la oficina, primero debemos mencionar un objetivo de tarea vago y luego agregar y ajustar el contenido de la tarea en cualquier momento durante el proceso de ejecución de la tarea. Después de trabajar de forma remota, muchas tareas se dispersan en WeChat, DingTalk, Jira y Confluence. Como resultado, las personas con poca automotivación o capacidades de gestión de múltiples tareas no pueden priorizar las tareas y responder. a las tareas internas y externas de manera oportuna.

Antes de implementar el trabajo remoto, el equipo debe llegar a un acuerdo con todos los miembros: 1. La tarea debe iniciarse con un propósito claro, descripción de la tarea, tiempo de finalización, composición de los miembros y persona responsable clara. 2. Después de recibir la tarea, el responsable y los miembros relevantes deben: Se ha recibido la tarea de respuesta. 3. El responsable debe evaluar razonablemente cuánto tiempo se puede completar en función del plazo de finalización. 4. La comunicación del progreso de la tarea, los problemas y los planes debe basarse en este registro escrito y unificarse en un plan de tarea integral. 5. La persona a cargo o líder del proyecto capta los resultados de la ejecución de la tarea y rastrea los problemas en el plan de tarea.

2. Cómo gestionar la oficina en línea

1. Gestión de asistencia

1) Según el horario de oficina durante el período epidémico (09:00 ~ 17:00). 00), llame y la eficiencia de la respuesta debe ser la misma que la del trabajo de oficina. Durante el período de trabajo desde casa, la forma de registro es registrarse en el sistema DingTalk, una vez para ir al trabajo y salir del trabajo. No registrarse durante el horario laboral normal se considerará ausencia;

2) Durante el período de trabajo desde casa, la empresa cancela el subsidio para comidas;

3) Durante el período de trabajo desde casa, la aprobación de la licencia del empleado se puede completar en el sistema DingTalk si un empleado lo está. desafortunadamente infectado con neumonía u otras enfermedades y no puede realizar su trabajo de manera efectiva, la empresa tratará al empleado de manera uniforme como baja por enfermedad o aceptará el método de tratamiento estipulado por los departamentos nacionales pertinentes.

2. Disciplina laboral

1) Durante el período de trabajo desde casa, los colegas deben mantener sus teléfonos móviles abiertos y abrir herramientas de comunicación como WeChat y buzones de correo en línea. Si el empleado no responde a los mensajes de trabajo dentro de una hora y no participa a tiempo en las reuniones remotas, la empresa impondrá sanciones disciplinarias al empleado por abandonar el trabajo o dejar el trabajo sin motivo;

2) Los empleados deben mantener la red y las condiciones de llamadas disponibles en la oficina, y contestar el teléfono de la oficina de manera oportuna, responder correos electrónicos y responder a instrucciones de trabajo superiores.

3) Durante el horario de oficina, se requieren colegas; tener el mismo horario y estado de trabajo que de costumbre en la oficina. Deben mantener una actitud profesional autosuficiente para poder responder. El trabajo es la primera prioridad.

4) Trabajar desde casa debe cumplir con las normas; principios de integridad, autodisciplina y eficiencia para garantizar que las tareas laborales se completen con calidad y cantidad.

5) Los empleados deben asistir a tiempo a las conferencias telefónicas de la empresa y a las videoconferencias, si necesitan acceder al vídeo; , debes estar bien vestido y lucir digno.

3. Sistema de reporte de información

1) Los empleados que trabajan desde casa deben presentar el informe de trabajo del día y el plan de trabajo del día siguiente al jefe del departamento a las 16:00 todos los días;

2) Todos los mecanismos de reporte son los mismos que en días normales, no se permiten demoras a menos que existan circunstancias especiales y se implementa reporte + comunicación remota.

4. Consejos para trabajar desde casa

1) Prepare un ambiente que esté relativamente aislado, separado de la sala de estar y que tenga un ambiente de trabajo (como una sala de estudio/cerrada). balcón/habitación individual independiente, etc.);

2) Usar ropa de trabajo formal y estar bien arreglado; ropa cómoda para el hogar creará una sensación de pereza y será una falta de respeto hacia los demás cuando se requiera una videoconferencia;

3) En casa La red, la electricidad y las herramientas de oficina (hardware: computadoras, teléfonos móviles, bolígrafos y papel, etc.; software: WeChat, correo electrónico, herramientas de documentos de colaboración en línea, etc.) necesitan ser depurado y preparado con antelación.