Cómo fusionar y enviar correos electrónicos usando Word

1. Crea una lista de destinatarios

Supongamos que el documento principal que contiene el contenido de la carta ha sido preparado. Seleccione "Herramientas/Combinar correspondencia", aparece la ventana "Ayudante de combinación de correspondencia", haga clic en "Crear", seleccione "Carta modelo" y seleccione "Ventana activa" en el siguiente cuadro de diálogo.

Ahora estás de vuelta en la ventana del Asistente para combinar correspondencia. Haga clic en el botón Obtener datos y seleccione Crear fuente de datos para definir la información del destinatario. En el cuadro de diálogo "Crear fuente de datos", el sistema ha creado automáticamente muchos campos y también podemos eliminar y agregar campos. Después de completar la definición del nombre de dominio, haga clic en "Aceptar", ingrese el nombre del archivo de la lista de destinatarios y seleccione "Guardar".

Después de regresar a la ventana "Ayuda para combinar correspondencia", haga clic en "Editar fuente de datos" e ingrese los datos del primer destinatario en el cuadro de diálogo. Haga clic en "Agregar" y luego ingrese la información del siguiente destinatario. Repita el proceso anterior hasta ingresar la información de todos los destinatarios.

2. Insertar campos de combinación

Después de regresar a la interfaz del documento principal, la siguiente tarea es insertar los campos de combinación (como nombre o título, etc.) en la posición adecuada. del documento principal. Mueva el cursor de inserción a la posición donde debería aparecer el contenido del campo, haga clic en "Insertar campo de combinación" en la barra de herramientas "Combinar correspondencia" y seleccione el campo apropiado en el cuadro de lista desplegable. Por ejemplo, cuando se encuentre el cursor, la ubicación donde debe estar el cursor debe ser donde desea que esté el destinatario. Cuando desee llamar a alguien, seleccione el campo "Nombre". Repita el proceso anterior hasta que se hayan agregado todos los dominios.

Si desea ver el efecto combinado, haga clic en el botón "Ver datos combinados" en la barra de herramientas "Combinar correspondencia" y el primer registro de la lista de destinatarios se combinará en el correo electrónico. texto después del cuerpo, puede utilizar los botones "Registro anterior" y "Registro siguiente" para cambiar el registro del destinatario combinado. Si desea realizar modificaciones, haga clic en el botón "Ver datos combinados", modifique el intervalo o la posición y luego verifique el efecto combinado.

3. Realice la operación de fusión

Después de editar el documento principal que desea fusionar, seleccione "Herramientas/Combinar correspondencia" para abrir el cuadro de diálogo "Ayudante de combinación de correspondencia".

Seleccione "Combinar", seleccione "Nuevo documento" en el cuadro de lista "Combinar con" y marque "Cuando el campo de datos esté vacío, no imprima líneas en blanco" para asegurarse de que los campos vacíos no aparecen como líneas en blanco en el documento final. En el documento, haga clic en el botón "Combinar" al final para combinar el documento principal y la lista de destinatarios.

Los resultados combinados aparecerán en la pantalla y los correos electrónicos escritos a cada destinatario estarán ordenados. Es mejor verificar nuevamente en este momento y luego imprimir o guardar el documento combinado.

Cuando desees realizar la combinación nuevamente en el futuro, simplemente abre el documento principal, luego selecciona "Herramientas/Combinar correspondencia" y haz clic en "Combinar". Al salir de Word, se le pedirá que guarde el documento de la lista de destinatarios. Seleccione "Sí"; de lo contrario, se perderán los datos de la lista de destinatarios.

4. Usar la información de contacto de Outlook

Si la información del destinatario ya está en la lista de contactos de Outlook, copie la información del contacto a una nueva carpeta de contactos. Puede usarse como lista de destinatarios. Combinación de correspondencia de Word. El método es, en Outlook, seleccionar "Archivo/Nuevo/Carpeta" para crear una nueva carpeta para la lista de contactos, ingresar el nombre de la nueva carpeta en el cuadro "Nombre" (por ejemplo, "Contacto del cliente") y seleccionar Seleccione "Elementos de contacto" de la lista "La carpeta contiene", luego seleccione la ubicación de una carpeta y haga clic en "Aceptar". Si se le pregunta si desea crear un acceso directo a la barra de herramientas, seleccione "No". (A menos que crea que es realmente necesario).

Ahora puede copiar los datos de la lista de contactos de Outlook a esta nueva carpeta. Los pasos son: abra la carpeta de origen, mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar varias. Información de contacto, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre el contenido seleccionado a la carpeta de destino "Contacto del cliente".

Para configurar esta nueva carpeta como una libreta de direcciones de correo electrónico, haga clic derecho en el nombre de la carpeta, seleccione "Propiedades", luego seleccione "Libreta de direcciones de Outlook" y marque "Mostrar esta carpeta como una libreta de direcciones de correo electrónico". , haga clic en "Aplicar" y finalmente haga clic en "Confirmar".

En este punto, se ha creado la lista de destinatarios en Outlook.

Abre el documento principal en Word. Abra el Asistente para combinar correspondencia, seleccione Obtener datos/Usar libreta de direcciones en el cuadro de diálogo, seleccione la carpeta Contactos del cliente y haga clic en Aceptar. A continuación, puede insertar el dominio de combinación y realizar la operación de combinación de acuerdo con el método introducido anteriormente.

Cabe señalar que después de especificar la carpeta "Contacto del cliente" como fuente de datos del destinatario para la operación de combinación de correspondencia, si se agrega o cambia información de contacto en la carpeta "Contacto del cliente" más adelante, estos cambios se no se refleja automáticamente en la operación de fusión. Para resolver este problema, puede seleccionar "Herramientas/Combinar correspondencia" en Word, hacer clic en "Obtener datos" y seguir los pasos descritos anteriormente para definir la fuente de los datos nuevamente. En este momento, Word volverá a leer el contenido de. la carpeta y agregue el nuevo O el contenido modificado se reflejará en operaciones posteriores de combinación de correspondencia.

5. Generar correos electrónicos

Envía los resultados de la combinación de correspondencia a Outlook como correos electrónicos. En el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia, seleccione Combinar y seleccione Correo electrónico en la lista Combinar con. Haga clic en "Configuración" y seleccione "Correo electrónico" en "Campo de datos con dirección de correo/fax".

En Línea de asunto del mensaje de correo electrónico, ingrese un asunto para el correo electrónico. Si es necesario, marque "Enviar documento como archivo adjunto".

Vuelva al cuadro de diálogo "Fusionar" y haga clic en "Fusionar". El correo electrónico recién generado se coloca en la bandeja de salida de Outlook. Antes de enviar un correo electrónico, es una buena idea revisar aleatoriamente algunos correos electrónicos para verificar el efecto de fusión.

6. Otros

Si especifica datos existentes como fuente de datos del destinatario en la operación de combinación de correspondencia, cuando el número de destinatarios en la fuente de datos es mucho mayor que esta combinación. En función del número de destinatarios, puede utilizar consultas para limitar los destinatarios objetivo. El método es: después de abrir el documento principal, seleccione el menú "Herramientas/Combinar correspondencia" y haga clic en el botón "Opciones de consulta". Seleccione el dominio de consulta y sus condiciones en el cuadro de diálogo Opciones de consulta. Si especifica varias filas de condiciones de consulta, utilice "Y" u "O" para conectar cada fila según la situación real. Al realizar una operación de fusión en el futuro, solo participarán en la fusión aquellos datos de la fuente de datos que cumplan las condiciones especificadas.

Word también puede leer la información del destinatario desde Excel. El método es: primero seleccione "Obtener datos" en el cuadro de diálogo "Ayuda para combinar correspondencia", luego seleccione "Abrir fuente de datos", seleccione el tipo de archivo como libro de Excel en el cuadro de diálogo "Abrir fuente de datos" y seleccione el archivo de Excel. Haga clic en el botón "Abrir" y seleccione "Hoja de cálculo completa" o especifique un área determinada dentro de la hoja de cálculo en el cuadro de diálogo de Excel.