Cómo hacer documentos de actas de reuniones
1. El significado, función y características de las actas de las reuniones
(1) El significado de las actas de las reuniones
Las actas de las reuniones son registradas de forma veraz y precisa por una persona designado por el organizador de la reunión. Un documento organizacional que registra con precisión la organización y el contenido de una reunión. Las actas de las reuniones se utilizan generalmente para reuniones más importantes o reuniones formales. Se requiere que reflejen de manera verdadera y completa la apariencia original de la reunión.
(2) El papel de las actas de reuniones
Las características de las actas de reuniones se reflejan en tres aspectos:
1. Según la función
Las actas de la reunión registran fielmente toda la reunión. El espíritu de la reunión, las decisiones y resoluciones tomadas en la reunión y los arreglos para los temas importantes hechos por la reunión. Si es necesario formar documentos más adelante en la reunión, deben basarse en las actas de la reunión si no hay documentos; formado, los participantes comunicarán después de la reunión si implementarán el espíritu de la reunión y decidirán si la precisión también debe verificarse basándose en las actas de la reunión.
2． El papel de los materiales
Los informes de la reunión que se compilan y distribuyen continuamente durante la reunión, así como las actas de la reunión producidas después de la reunión, deben utilizar las actas de la reunión como materiales importantes. Las sesiones informativas y las actas de las reuniones pueden proporcionar una cierta síntesis y resumen de las actas de la reunión, pero el contenido confirmado en las actas de la reunión no debe distorsionarse ni editarse. Se puede decir que las actas de las reuniones son la base para la elaboración de informes y actas de reuniones.
3. Función de notas
Las actas de las reuniones pueden servir como prueba original del estado y el contenido de la reunión. A medida que pasa el tiempo, es posible que el contenido y las circunstancias de la reunión no se reproduzcan en la memoria, e incluso las decisiones importantes tomadas en ese momento pueden no recordarse con claridad. En este caso, es posible que desee consultar las actas de la reunión. Las actas de las reuniones también pueden convertirse en datos históricos de un departamento y unidad. Unos años más tarde, a través de una gran cantidad de actas de reuniones, se puede comprender el proceso histórico y el desarrollo de esta unidad.
(3) Características del acta de reunión
1. Autenticidad
Existe una diferencia importante entre el redactor de actas de reuniones y los redactores de otros artículos, es decir, sólo tiene derecho a registrar pero no a transformar. La reunión debe grabarse tal como fue, y solo se debe registrar lo que los participantes dijeron durante sus discursos. El registrador no puede procesar ni refinar, agregar, eliminar, agregar a la reunión ni darlo por sentado.
2． Forma primitiva
Las actas de las reuniones son registros originales de la situación y el contenido de la reunión. El llamado primitivo significa que no ha sido clasificado ni sintetizado. En este punto, es muy diferente de las sesiones informativas y las actas de las reuniones. Las sesiones informativas y las actas de las reuniones también son auténticas, pero no originales. Aunque puede que no haya mucha diferencia en el contenido, en términos de existencia, las actas de las reuniones son muy diferentes de las sesiones informativas y de las actas de las reuniones.
3. Exhaustividad
Las actas de la reunión contienen información básica como la hora, el lugar, los asistentes, el moderador, la agenda, etc. de la reunión, así como el discurso del líder, los discursos de los participantes, las discusiones y disputas, y las resoluciones. y decisiones tomadas, etc. Todo tiene que quedar registrado, generalmente no hay muchas opciones.
2. Cómo redactar actas de reuniones
(1) Título
El título consta del nombre de la reunión más el nombre estilístico, que es "××× × Acta de la reunión". Si está utilizando un libro de actas de reuniones especial, puede incluso omitir la palabra "registro" y simplemente escribir el nombre de la reunión.
(2) Descripción general de la organización de la conferencia
1. Hora de reunión
Por favor escriba el año, mes, día, mañana, tarde o noche, de × hora × minuto a × hora × minuto.
2． Lugar de reunión
Por ejemplo: "XX sala de conferencias", "XX auditorio", "XX sitio", etc.
3. El cargo y el nombre del anfitrión
Por ejemplo: "Secretario del comité del partido escolar ×××", "Director general de la empresa ×××".
4. Asistentes
Dependiendo de la naturaleza, escala e importancia de la reunión, los detalles de los asistentes variarán.
A veces solo se puede mostrar la identidad y el número de personas, como "31 secretarios de la rama general del partido de cada departamento y secretarios de las ramas del partido directamente afiliadas", "gerentes de cada departamento", " todos los representantes asistentes a la reunión”, etc.
Si las identidades de los asistentes son complejas, como líderes superiores, líderes principales de varios departamentos de la unidad y personal relacionado, lo mejor es enumerar los puestos y nombres del personal principal uno por uno. uno. Otro personal relevante se enumera por categoría.
5． Asistentes
Incluyendo la identidad y el nombre de los asistentes, consulte el método de grabación de los asistentes.
6． Personas Ausentes
Si una persona importante está ausente, se debe hacer un registro.
7． Registrador
Incluya el nombre y departamento del registrador. Por ejemplo: ××(××Secretaria de oficina).
(3) Contenido de la reunión
Esta parte se completará paso a paso a medida que avance la reunión y no existe un patrón fijo específico. Generalmente incluyen los siguientes aspectos: el tema, objeto y objeto de la reunión; el orden del día de la reunión; el informe y discurso de la reunión; el estado de las votaciones de la reunión; la reunión; los asuntos restantes de la reunión.
Son puntos que se incluyen en las juntas generales, pero el enfoque será diferente y el orden será diferente.
(4) Finalización
Puedes grabar el final de la reunión anunciado por el anfitrión o puedes omitir el final de la reunión.
Finalmente, después de que el presentador y el registrador revisan cuidadosamente el registro, firman con sus nombres para mostrar su responsabilidad.