Cómo realizar una reunión diaria de personal

Las reuniones diarias son una forma importante de promover la comunicación en equipo y lograr los objetivos del equipo. En sólo 15 minutos, los miembros del equipo pueden establecer nuevas metas y tareas y recibir el nuevo día con una actitud plena. Sin embargo, a menudo hay un problema que siempre nos molesta: ¡concentrarnos y mejorar la eficiencia de las reuniones! Hemos analizado muchos métodos y los hemos puesto en práctica. Aquí hay cinco pasos clave que hemos recopilado para ayudarlo a organizar reuniones periódicas. Todos podrían intentarlo.

Paso uno: deshazte del asiento cómodo.

Bueno, puede que no sea fácil. Pero la ironía es que cuando uno se sienta a asistir a una reunión, se producen algunos cambios fisiológicos que no favorecen el progreso de la reunión. Un estudio encontró que las personas que se sentaban en reuniones no eran muy buenas para almacenar información en su memoria sobre lo que se dijo o lo que sucedió 30 segundos antes.

Otro artículo sobre estar de pie en las reuniones muestra que este simple acto de estar de pie puede liberar nuestros músculos y activar la sangre y el oxígeno en el cuerpo, mejorando el suministro cerebral y el estado de ánimo. Por el contrario, sentarnos o estar de pie nos pone en un estado de relajación o incluso de pereza, ralentizando la función cerebral. Para mantener a los miembros del equipo de buen humor y con la mente despejada, manténgase alejado de las sillas y celebre reuniones de pie.

Paso 2: Haz que la conexión sea más rápida y cómoda.

A menudo nos encontramos con miembros del equipo que están dispersos en diferentes lugares y necesitan comunicarse de forma remota todos los días. Entonces debes asegurarte de que la comunicación diaria sea simple y rápida. Es muy importante elegir un sistema de videoconferencia adecuado. Por ejemplo, utilizamos 527 Light Conference porque cumple con nuestros requisitos de videoconferencia, ya sea que utilicemos una computadora o un dispositivo móvil, 527 Light Conference es fácil de operar y es una opción ideal. para nuestra empresa.

Avivar el ambiente de la reunión.

A menudo, cuando las personas saben lo que esperan, pierden el interés. De eso se trata el scrum diario. Por eso es necesario romper con esta rutina y animar el ambiente de la reunión. Por ejemplo, en una reunión normal, escuche las ideas de todos en el sentido de las agujas del reloj, o el líder del equipo toma la iniciativa y sostiene un sombrero. Después de expresar sus pensamientos, el sombrero se pasa a la siguiente persona, y esa persona tiene que hacerlo. compartir sus propias opiniones. En segundo lugar, incluso puedes estimular el interés de los empleados repartiendo premios, como tarjetas regalo de Starbucks u otros gadgets. Por supuesto, también puedes tomarte unos minutos para compartir algunas experiencias personales antes de la reunión diaria. ¡Todos estos son consejos que pueden ayudar a animar el ambiente de una reunión!

Paso 3: Céntrate en tres puntos clave.

Logros: ¿Qué lograste ayer?

Objetivo: ¿Qué harás hoy?

Obstáculos: ¿Qué factores te impedirían alcanzar tus objetivos hoy?

Normalmente, cuando te comunicas con los miembros del equipo, es posible que te induzcan a hablar sobre otros temas mientras chateas. Esta es una forma incorrecta de pensar y solo hará que el tema actual no esté disponible a tiempo. Cada vez que descubra que el tema de una reunión se desvía de su rumbo, lo primero que debe hacer es hacerle saber a esa persona que aprecia su presentación del "tema X", pero que es un tema que debe discutirse en otro momento. Para evitar relaciones incómodas entre colegas, debe informarles que está interesado en su "tema X" y que puede agregar este tema a los temas que se analizan más adelante. ¡Cumplir los objetivos de la reunión de hoy es la máxima prioridad!

Paso 4: Utiliza un cronómetro.

Existen innumerables estudios sobre cuánto tiempo debe dedicar cada miembro en reuniones periódicas a estos tres temas. Sin embargo, recomendamos comenzar con un minuto y experimentar hasta encontrar un momento que funcione. Lo ideal sería utilizar un cronómetro y un timbre fuerte para alertar a los empleados que se les acabó el tiempo. Si bien a algunos empleados les molesta la resistencia de ser presionados por tales cronómetros, el uso de cronómetros permite que todos puedan opinar y permanecer conversadores durante un período de tiempo determinado. Por supuesto, también puedes utilizar el método de recompensa en el tercer paso. ¡Lidiar con las condiciones locales hará que las cosas sean más efectivas con la mitad del esfuerzo!