¿Cómo lograr un control presupuestario y un reembolso de gastos razonables?

En una empresa, el equipo comercial pertenece al departamento de primera línea y los resultados del trabajo del equipo afectan directamente los ingresos de la empresa. En el proceso de desarrollo empresarial, habrá gastos como gastos de transporte, gastos de viaje y gastos de entretenimiento empresarial. El autor está acostumbrado a clasificarlos como gastos de desarrollo empresarial.

Definitivamente se incurrirá en gastos de desarrollo empresarial durante el proceso de desarrollo empresarial, pero los gastos de desarrollo empresarial no necesariamente conducirán a un aumento de los ingresos. Esto crea un problema: al formular presupuestos o indicadores relacionados con el desempeño, la cantidad de gastos de desarrollo empresarial es difícil de controlar; demasiado alta o demasiado baja tendrá un impacto negativo en el desarrollo empresarial.

A menudo nos encontramos con situaciones en las que hemos gastado todos nuestros gastos de desarrollo empresarial y no hemos obtenido resultados. Si acude al responsable de la unidad de negocio y le pregunta por qué, obtendrá todo tipo de razones. Pero por muy "razonable" que sea la explicación, los costes ya se han producido y los beneficios de la empresa inevitablemente se verán afectados.

Por lo tanto, desde la perspectiva de la gestión financiera y el control interno, debemos encontrar formas de evitar que los gastos de desarrollo empresarial se salgan de control, garantizar que los gastos sean suficientes para respaldar el desarrollo empresarial y, al mismo tiempo, evitar situaciones como la extravagancia y el despilfarro que tengan un impacto negativo en las ganancias.

Determinar el departamento de reembolso y los niveles de empleados

Determinar el departamento de reembolso es en realidad determinar el departamento responsable de los indicadores comerciales. La ocurrencia de gastos de desarrollo comercial está relacionada con los ingresos de la empresa, por lo que el departamento responsable de los indicadores de ingresos debe ser el principal departamento de generación y reembolso de gastos. Otros departamentos también incurrirán en ciertos gastos, pero el monto generalmente no es muy grande.

Para dar un ejemplo simple, en el proceso comercial, el entretenimiento comercial ocurrirá cuando el departamento comercial contacte a los clientes, y otros departamentos también tendrán ciertas necesidades comerciales, como el departamento de finanzas entretener a los auditores, etc. pero estos son gastos esporádicos que no excederán el reembolso total del departamento comercial. Algunos departamentos, como el departamento técnico, rara vez tienen contacto y comunicación externos y, por lo general, no reembolsan el entretenimiento comercial.

Por lo tanto, determinar el departamento de reembolso significa dividir las responsabilidades del departamento, y también es un proceso de asignación de recursos limitados de la empresa. Los departamentos responsables de los indicadores comerciales deberían asignar más recursos, mientras que algunos departamentos asignarán menos recursos o incluso. No se asignan recursos. Si la división de responsabilidades entre departamentos no está clara, el reembolso de gastos puede salirse de control, lo que resulta en un desperdicio de recursos y una reducción de las ganancias corporativas.

El siguiente paso es clasificar a los empleados en diferentes rangos. Dependiendo del tamaño de la empresa y de la situación real, la complejidad de la clasificación de rangos variará.

Las pequeñas y medianas empresas solo podrán dividirse en jefes de departamento, supervisores, especialistas, etc., mientras que las grandes empresas se dividirán en secuencia de gestión y secuencia profesional según la ruta de desarrollo, y se dividen en diferentes secuencias. Además, se divide en rangos según diferentes condiciones.

El contenido y el alcance del trabajo realizado por los diferentes niveles del personal comercial son diferentes. En el departamento comercial, el personal comercial de nivel superior será responsable de los clientes más importantes y del tiempo acumulado en la industria. Cuanto más largo sea, más recursos del cliente se ampliarán y mayores serán los gastos de desarrollo empresarial. Sin embargo, el personal empresarial de bajo nivel puede ser responsable de proyectos en la etapa final o de pequeños clientes. Los gastos de desarrollo empresarial serán limitados. Los gastos de desarrollo empresarial son limitados.

La clasificación de niveles puede ayudarnos aún más a asignar recursos y garantizar que los recursos se inclinen hacia áreas que pueden generar más ingresos y ganancias para la empresa.

Desarrollar estándares y procesos de reembolso

Dividir claramente las responsabilidades del departamento nos ayuda a desarrollar un proceso de reembolso claro: ¿quién reembolsará? ¿Quién lo aprobará? ¿Qué proceso sigue un documento de reembolso entre departamentos antes de finalizar?

Determinar qué departamentos y personal aprueban el proceso, y también es necesario aclarar qué proyectos aprueba específicamente cada departamento. El departamento comercial aprobará la necesidad y autenticidad del reembolso, y el departamento financiero revisará la integridad de los documentos y la exactitud de los datos para evaluar si excede el estándar. Si las responsabilidades de cada departamento en el proceso de aprobación no están claras, el proceso de aprobación se convertirá en una mera formalidad y no habrá forma de garantizar que el resultado final se base en hechos reales del negocio.

El ratio de reembolso se puede determinar en función de la situación empresarial y el rango del empleado.

Por ejemplo, puede establecer un límite superior para los gastos de transporte mensuales en función de diferentes departamentos y diferentes rangos. Por ejemplo, el límite superior de los gastos de transporte mensuales para los líderes empresariales es de 1.000 dólares estadounidenses, para el personal de ventas superior es de 800 dólares estadounidenses y para el personal de ventas superior es de 800 dólares estadounidenses. personal de ventas subalterno, cuesta 500 dólares estadounidenses. Los gastos de entretenimiento comercial se pueden controlar en función del monto mensual más un límite superior único. Por ejemplo, el límite de reembolso mensual de gastos de entretenimiento comercial para vendedores senior es de 4000 yuanes. Si un solo gasto de entretenimiento comercial excede los 2000 yuanes, se requerirá personal de aprobación adicional. . Los gastos de viaje se pueden controlar en función del tamaño de la ciudad a la que viajas. Existe una gran diferencia en los gastos de viaje y alojamiento entre las ciudades de primer y segundo nivel y las de tercer y cuarto nivel, y el límite superior de reembolso se puede determinar en función del nivel de consumo promedio de la ciudad.

Las normas de reembolso también pueden transmitir una cultura corporativa y guiar el trabajo diario de los empleados, pero la premisa es que la dirección debe predicar con el ejemplo. Si la gerencia puede mantener un estilo simple, no ser extravagante ni derrochador en viajes de negocios, y no elegir hoteles y boletos de avión caros, entonces esto se convertirá en un estándar implícito y se transmitirá a varios departamentos, formando un simple atmósfera dentro de la empresa, lo que afectará en gran medida a la empresa y evitará el desperdicio hasta cierto punto.

Evaluar la racionalidad del monto total de los gastos

El monto total de los gastos de desarrollo empresarial generalmente está controlado por el presupuesto. Los resultados de la ejecución presupuestaria estarán directamente vinculados a los indicadores de evaluación del desempeño. La ventaja de esto es que los intereses de la empresa están vinculados a los intereses personales. La mala ejecución del presupuesto significa que no se pueden alcanzar los objetivos de desempeño, lo que afecta el pago de bonificaciones personales y llama la atención de todos sobre la gestión del presupuesto y la evaluación del desempeño.

Si desea que su presupuesto se implemente sin problemas, debe evaluar si los montos del presupuesto son razonables, especialmente para los gastos de desarrollo comercial. Si el presupuesto es demasiado flexible y el monto de los gastos de desarrollo empresarial es demasiado alto, el monto restante generalmente no se trasladará al año siguiente y cada departamento intentará utilizar el monto del año en curso, lo que fácilmente puede generar desperdicio. y fraude. Cuando el presupuesto es demasiado ajustado, los departamentos comerciales se verán limitados a la hora de realizar actividades comerciales y se verán demasiado limitados por el presupuesto, lo que afectará el desarrollo empresarial y también enviará información negativa.

Que la cantidad sea razonable depende de la proporción de los diversos gastos en los ingresos. Esta proporción no será fija. Un aumento de los ingresos en un 15 no significa que los costos de desarrollo empresarial también aumentarán en un 15. La proporción debe ajustarse dentro de un cierto rango. El cálculo de este índice también se puede estructurar para dividir los ingresos, como los ingresos existentes y los ingresos incrementales. En términos generales, las tarifas de desarrollo empresarial gastadas en el mantenimiento del inventario serán menores que el costo de desarrollar nuevos clientes, por lo que el índice se puede establecer por separado. para controlar. También se puede dividir según diferentes líneas de negocio. Cada línea de negocio confirma la proporción según datos históricos y, finalmente, se obtiene la tarifa total de expansión del negocio.

También se puede determinar basándose en el promedio. Por ejemplo, si hay 10 vendedores senior, la tarifa promedio de desarrollo comercial es de 3000 yuanes al mes y hay 5 vendedores junior, la tarifa promedio de desarrollo comercial. es 1.000 yuanes/mes y el total es 35.000 yuanes/mes. Este sencillo método de cálculo es adecuado para empresas nuevas o de nueva creación que recién están comenzando, porque el negocio aún no se ha lanzado por completo y hay menos personas. Pero a medida que el negocio empezó a madurar, los resultados de este enfoque fueron demasiado crudos y difíciles de controlar.

Fortalecer la aprobación del reembolso de gastos

Sobre la base de determinar el proceso de reembolso de gastos y aclarar las responsabilidades y puntos de aprobación de cada departamento, el departamento financiero debe prestar más atención a la racionalidad de ocurrencia de gastos y la división de gastos por departamento y detalles del proyecto.

Lo más básico para el reembolso de gastos es revisar la autenticidad e integridad de los documentos adjuntos. Los asuntos mostrados en los documentos deben ser consistentes con los asuntos reembolsados. En circunstancias especiales, las facturas deben ser reemplazadas. como algunos gastos esporádicos, si no hay factura, se deben utilizar otras facturas al reembolsar. Este tipo de situación debe evitarse en la medida de lo posible. Si no se puede evitar, el monto debe controlarse y no puede ser demasiado grande. Se debe especificar el alcance de las facturas de reemplazo y se pueden utilizar facturas en su lugar. Los documentos que deben presentarse como archivos adjuntos al realizar el reembolso se pueden anunciar claramente directamente en el sistema de reembolso de gastos para facilitar las consultas de varios departamentos.

Quienes necesiten solicitar un reembolso deberán indicar los gastos incurridos durante el proceso de reembolso y atribuirlos claramente al proyecto o cliente. Si se trata de compartir entre dos departamentos, lo mejor es indicarlo directamente durante el proceso. proceso de reembolso para evitar Surgieron disputas posteriores entre departamentos sobre los montos de prorrateo.

Estas instrucciones afectarán la precisión y el refinamiento de la contabilidad financiera, lo que a su vez afectará la ejecución del control presupuestario y el desarrollo del análisis financiero.

En el desarrollo empresarial real, habrá algunas excepciones. No podemos evitar ni prohibir la ocurrencia de estos asuntos. Podemos estipular el proceso de aprobación de excepciones en el sistema, adoptar el método de una persona, una. Ordene y apruebe individualmente, confirme si se puede reembolsar.

Administre algunos gastos mediante cuentas separadas

En el control presupuestario, puede considerar usar la administración de cuentas separadas para delegar autoridad a los departamentos para crear supervisión y controles y equilibrios entre departamentos. Por ejemplo, parte de los gastos de entretenimiento empresarial será el costo de comprar obsequios para clientes importantes durante las vacaciones. En comparación con las compras dispersas por parte de varios departamentos, las compras unificadas por parte del departamento administrativo obtendrán precios más favorables debido a los efectos de escala. Al mismo tiempo, el departamento administrativo revisa y controla la cantidad y el precio unitario de los obsequios, lo que puede minimizar los riesgos y los costos de adquisición.

Además, existen algunas plataformas donde puedes abrir una cuenta comercial y lograr el control asignando cuotas a diferentes departamentos y personal. Por ejemplo, en la empresa Didi, el departamento administrativo configura y asigna cuentas y cuotas. Los empleados utilizan la empresa Didi para tomar taxis. El departamento administrativo solicita la facturación y exporta una lista de uso detallada cada mes para facilitar la contabilidad financiera. Esto no sólo facilita el departamento comercial, sino que también fortalece el control y gestión de los gastos de transporte.

Las cuotas de gastos se liberan por lotes

La situación más grave cuando los gastos están fuera de control es que en un determinado mes a mitad de año, la cuota de gastos se ha consumido, pero el desempeño está lejos de alcanzar el objetivo. Esta situación causará pérdidas a la empresa y también significará el fracaso de la gestión financiera.

Para evitar esta situación, puedes considerar liberar el límite de tarifas en lotes. Por ejemplo, algunos gastos se pueden reducir del control anual al control trimestral. Por ejemplo, los gastos de viaje, con un presupuesto anual de 500.000 RMB, originalmente se controlaban anualmente y podían reembolsarse siempre que no excedieran el monto presupuestado. Sin embargo, para evitar situaciones extremas, el control se puede realizar trimestralmente. El monto del presupuesto para cada trimestre es el monto acumulado del período actual. Esto puede evitar la situación en la que el monto del trimestre actual se adelanta al período. el próximo trimestre.

También puede considerar liberar gradualmente el monto del presupuesto de acuerdo con el estado de finalización del desempeño. Cuando se complete el desempeño trimestral, el monto del presupuesto de gastos de desarrollo comercial del siguiente trimestre se liberará en su totalidad si no se completa. En el trimestre actual, solo se puede liberar de acuerdo con el monto de finalización, lo que también puede evitar situaciones extremas.

Se pueden organizar métodos de control específicos según el modelo de negocio y las condiciones operativas de la empresa. El requisito previo para liberar cuotas en lotes es la necesidad de rastrear y comunicar el estado de ejecución del presupuesto. El Departamento de Finanzas necesita sincronizar la información de ejecución del presupuesto actual con los departamentos correspondientes para que cada departamento pueda comprender sus problemas actuales y mejorarlos. Al mismo tiempo, también es necesaria una revisión de mitad de año para considerar si la situación actual requiere ajustes en la estrategia presupuestaria general.

La gestión y el control de los departamentos industriales y comerciales no deben ser demasiado flexibles. Un entorno de gestión demasiado flexible generará comportamientos negativos que afecten las operaciones comerciales, mientras que una gestión demasiado estricta provocará un flujo de información lento. burocracia, mala comunicación, etc., que afectarán al desarrollo del negocio.

La gestión debe determinarse en función de la etapa de desarrollo actual de la empresa, las características de la industria y el modelo de negocio. Sin embargo, desde una perspectiva financiera, si la gestión es flexible o estricta, el resultado final de las finanzas, es decir, el resultado final. Se debe garantizar la estabilidad de los datos financieros, ser verdaderos, precisos, oportunos, completos y legales y conformes con las operaciones comerciales.

Algunas reflexiones después de fin de año: al formular el presupuesto cada año, siempre hay que negociar con el departamento comercial los gastos de viaje, transporte y entretenimiento comercial. Estos gastos son básicamente reembolsados ​​por los empleados, a diferencia de la comida y la bebida con fondos públicos, esta parte también es la que tiene más probabilidades de salirse de control. Por lo tanto, en la gestión, las finanzas deben controlar los riesgos clave y al mismo tiempo garantizar el buen desarrollo del negocio. Esto significa que no podemos utilizar un método único, un enfoque simple y tosco que sirva para todos, y necesitamos hacer ajustes más flexibles en función de la situación real.