Cómo imprimir expedientes académicos de estudiantes usando Excel

Cree una transcripción vacía antes de presentar el proceso de producción. Para facilitar la explicación del problema, la hoja de trabajo de muestra de Excel utilizada aquí se denomina "Transcripción del estudiante" y el contenido se encuentra en "Uso de Access para crear". Transcripciones de estudiantes" "Sobre la base de, para que pueda ver de manera muy intuitiva si hay un error en el uso real, solo necesita reemplazarlo con el contenido real correspondiente. Después de preparar los datos originales, el trabajo final de hacer la tabla de desempeño de cada estudiante es convertir cada fila de contenido en la hoja de trabajo "Tabla de desempeño de los estudiantes" en una tabla separada con un elemento en cada fila. El proceso de operación específico es el siguiente: En. el libro de trabajo Inserte una hoja de trabajo en blanco en la hoja de trabajo y todo el trabajo siguiente se realizará en esta hoja de trabajo. El nombre de esta hoja de trabajo se puede personalizar y no afecta los resultados. Usemos aquí el nombre de Excel "Hoja1". El primer paso es fusionar las dos celdas A1 y B1 y completar el encabezado. Los caracteres chinos que se deben completar aquí son "transcripción del estudiante", que también se pueden cambiar según las necesidades reales. Luego complete el nombre del primer elemento en la celda A2. Para garantizar versatilidad y conveniencia, en lugar de completar el carácter chino "número de estudiante" directamente, complete la fórmula "=OFFSET(¡Tabla de puntuación del estudiante!$A$1, 0, MOD(ROW(),11)-2)", permita que Excel recupere el contenido de la celda A1 en la "Tabla de puntuación del estudiante". Explique las tres funciones utilizadas aquí: ROW () devuelve el número de fila de la celda actual, la función MOD devuelve el resto después de dividir los dos parámetros y la función OFFSET utiliza la referencia especificada como sistema de referencia, a través del desplazamiento dado. Aquí, la celda A1 de la hoja de trabajo "Tabla de calificaciones del estudiante" se usa como sistema de referencia fijo, por lo que se usa el método de escritura de dirección absoluta "$A$1". Dado que todos los nombres de los proyectos están en la fila 1, El desplazamiento de fila en relación con la celda A1 es 0 y el desplazamiento de columna debe determinarse de acuerdo con la ubicación. Como se muestra en la Figura 2, el contenido del expediente académico de cada estudiante tiene 10 filas, más dos filas adyacentes. Una fila en blanco entre las tablas es *. ** 11 filas, así que use la función MOD para calcular el resto del número de fila hasta 11 y luego reste 2 para compensar el desplazamiento causado por agregar encabezados de tabla y otras razones. Después de completar la celda A2, complete la fórmula "=OFFSET(Student Score Table!$A$1,INT(ROW()/11)+1,MOD(ROW(),11)-2)" en la celda B2. Esta fórmula es muy similar a la de la celda A2. Déjame explicarte la diferencia: La función INT es la misma en muchos lenguajes de programación de computadoras. Su función es redondear el valor al número entero más cercano. La razón es que, como se mencionó anteriormente, cada estudiante ocupa 11 filas. Aquí, el contenido correspondiente se obtiene según el número de fila. Debido a la existencia de la fila 1, no olvide agregar 1. Copiar y pegar las puntuaciones de los estudiantes. El principal trabajo restante es simplemente copiar y pegar. Es más conveniente utilizar el "controlador de relleno" de Excel. Como me he encontrado con algunos usuarios que no comprenden la poderosa función de "controlador de relleno" en Excel, la presentaré aquí: el "controlador de relleno" es el pequeño cuadrado negro ubicado en la esquina inferior derecha del área seleccionada cuando se mueve el mouse. apunta al "controlador de relleno", el puntero del mouse cambia a una cruz negra. En este momento, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse, arrastre el mouse a través del área de la celda que debe llenarse con datos y luego suelte el botón izquierdo del mouse. para completar la copia rápidamente, lo cual es más eficiente que las operaciones clásicas de copiar y pegar. Si no puede encontrar el "Control de relleno", haga clic en "Opciones" en el menú "Herramientas" y en la pestaña "Edición", verifique si la casilla de verificación "Función de arrastrar y soltar celdas" está seleccionada. haga clic en Seleccionarlo. Antes de copiar, seleccione las celdas A2 y B2 y use "Borde" en la barra de herramientas "Formato" para seleccionar el borde de la celda para que se pueda copiar junto con el formato del borde de la celda, y luego use el controlador de relleno para arrastrarlo. hasta el décimo OK, por lo que se completan las celdas A2 a B10. El número 11 aparece muchas veces en la fórmula anterior. La fila 11 se usa como una fila en blanco sin completar el contenido. Tenga cuidado de no copiar a esta fila cuando use el "controlador de relleno" para copiar.

Ahora, el área entre las celdas A1 y B11 es el contenido del expediente académico del primer estudiante. Seleccione esta área y tenga cuidado de no perderse la fila 11. Luego use el "controlador de relleno" para arrastrar hacia abajo y copiar a cada estudiante en 11 líneas. unidades, arrastre tantas filas como estudiantes haya en el "expediente académico del estudiante". Si arrastra demasiadas filas, el contenido adicional del expediente académico estará en blanco y podrá eliminarse. Imprima la transcripción Una vez que la transcripción esté lista, se imprimirá la siguiente pregunta. Para ahorrar papel, a menudo es necesario imprimir varias columnas una al lado de la otra en una hoja de papel y luego cortarlas. Una forma fácil es seleccionar el contenido efectivo de la hoja de trabajo obtenida anteriormente, copiarla, pegarla en Word, establecer el número requerido de columnas a través de la función "Columna" del menú "Formato" de Word y luego ajustar los márgenes de la página. y otros valores para Al asegurarse de que el contenido de la transcripción no esté desconectado, puede imprimir varias columnas de contenido en una página. La desventaja de este método es que usar dos softwares es un poco engorroso, y la impresión de columnas de Word es primero vertical y luego horizontal, lo que no va acorde con nuestros hábitos, por lo que no es recomendable por el momento. Usemos Excel para resolverlo. Después de comprender la fórmula anterior, no es más que realizar algunos cambios. Tomemos el ejemplo de imprimir una boleta de calificaciones con 4 columnas en cada hoja de papel, como se muestra en la Figura 3. Dado que no importa cuántas columnas de expedientes académicos se impriman en cada hoja de papel, el nombre del proyecto siempre permanece sin cambios en la primera fila de la "Tabla de calificaciones de los estudiantes", la fórmula en la celda A1 permanece sin cambios. Tenga en cuenta que la fórmula en la celda B2 ha cambiado. La nueva fórmula es "=OFFSET(Tabla de puntuación del estudiante!$A$1,INT(ROW()/11)*4+INT(COLUMN()/3)+1,MOD(. FILA(),11)-2)", hay una parte extra de "INT(COLUMNA()/3)", donde la función COLUMNA() es opuesta a la función FILA() y devuelve el número de columna de la columna actual celúla. Dividido por 3 porque la transcripción tiene 2 columnas, más una columna vacía en el medio, se convierte en 3. Multiplicar por 4 corresponde a imprimir transcripciones de 4 columnas en cada hoja de papel. Si desea imprimir transcripciones de 8 columnas, debe multiplicar por 8, y así sucesivamente. Al copiar una fila o columna completa, Excel muestra un "controlador de relleno" al principio de la fila o columna. Para imprimir una transcripción de 4 columnas en cada hoja de papel, debe copiar el contenido de las columnas A a C en la columna L. El método consiste en seleccionar las columnas A a C y arrastrar el "controlador de relleno" hacia la derecha. Al completar todo el trabajo de copia, no hay ningún orden de copia hacia abajo y hacia la derecha, siempre y cuando copie lo suficiente para no perderse nada. Ahora tiene una boleta de calificaciones como la Figura 3. Puede imprimir ajustando los parámetros de impresión, como los márgenes de la página. La escritura de fórmulas es la clave. El punto clave del método presentado en este artículo es la escritura de la fórmula. Después de comprender la fórmula, la fórmula se puede modificar para adaptarse a los cambios en la demanda. La fórmula en la celda A2 es siempre "=OFFSET(Tabla de puntuación del estudiante!$A$1,0,MOD(ROW(),11)-2)". Echemos un vistazo a la fórmula en la celda B2: Imprima 1 columna por hoja. de papel La fórmula para la transcripción (en lo sucesivo, "Fórmula 1") es "=OFFSET(Transcripción del estudiante!$A$1,INT(ROW()/11)+1,MOD(ROW(),11)-2 )", la fórmula al imprimir expedientes académicos de 4 columnas en cada hoja de papel (en lo sucesivo, "Fórmula 2") es "=OFFSET(Transcripción del estudiante!$A$1,INT(ROW()/11)*4+INT (COLUMN() /3)+1,MOD(ROW(),11)-2)", cuando el número de columnas de transcripción sea otros números, simplemente modifique "4" en la fórmula en consecuencia. Se puede observar que la fórmula 1 es un caso especial de la fórmula 2. Las funciones de Excel que pueden realizar la función de referencia incluyen ÍNDICE e INDIRECTO además de DESPLAZAMIENTO. Por ejemplo, la fórmula 2 se puede cambiar a "=ÍNDICE(Tabla de puntuación del estudiante!$1:$65536,INT(ROW()/11)*4+INT. (COLUMNA( )/3)+2,MOD(ROW(),11)-1)” o “=INDIRECT("Tabla de puntuación del estudiante!R" && INT(ROW()/11)*4+INT(COLUMN( )/3 )+2 && "C" && MOD(ROW(),11)-1,FALSE)", tenga en cuenta que la función OFFSET usa compensaciones y las funciones INDICE e INDIRECTO usan filas y columnas específicas, por lo que el ajuste más La diferencia entre los valores restados es 1, por lo que se recomienda utilizar la función OFFSET.

El método anterior, sin importar cuántas columnas de expedientes académicos se impriman en cada documento, las dos hojas de trabajo "Tabla de expedientes académicos del estudiante" y la hoja de trabajo "Hoja 1" que contiene los expedientes académicos de los estudiantes se guardan en el mismo archivo de libro de Excel, que es fácil de encontrar y usar. Guardar y gestionar. Otra ventaja de este método es que si necesita modificar el contenido de la hoja de trabajo "Transcripción del estudiante", independientemente de su nombre de tabla, nombre del proyecto o datos, los cambios correspondientes se completarán automáticamente en la hoja de trabajo del Transcripción del estudiante de inmediato, sin necesidad. para ajustar manualmente las dos Sincronización manual de modificaciones entre hojas de trabajo (excepto en el caso especial de cambiar el nombre de la hoja de trabajo "Tabla de calificaciones del estudiante" cuando se usa la función INDIRECTA), esto es incomparable con el método de importar datos de Excel a Word, Acceso y otro software de. Por lo tanto, luego de copiar y abrir el archivo Excel preparado en el semestre anterior, solo necesita completar los datos de este semestre en la hoja de trabajo "Tabla de calificaciones del estudiante" para imprimir el expediente académico del estudiante.