¿Cómo controlar los costos y gastos del hotel? 1. Fortalecer la gestión financiera y establecer un sistema científico de control de la contabilidad financiera. \La gestión hotelera debe centrarse en la gestión financiera, para luego impulsar y potenciar otras labores de gestión del hotel. Generalmente hay dos formas de establecer instituciones financieras en la industria hotelera: una es incorporar adquisiciones al departamento de finanzas, que consta de cinco partes: contabilidad, auditoría interna, caja, gestión de almacenes y adquisiciones; la otra es gestionar adquisiciones; como departamento independiente. El autor cree que las adquisiciones deberían integrarse en el Ministerio de Finanzas y ser administradas directamente por el Director de Finanzas. El director financiero debe ser miembro del equipo de liderazgo del hotel, y su estatus e importancia son superados solo por el gerente general. Los principales beneficios de esta configuración son los siguientes: Primero, el director financiero puede coordinar directamente la relación interna y externa. el hotel y entre varios departamentos organizar y participar en la operación y gestión diaria del hotel, la regulación y movilización unificadas, favorece el ahorro de mano de obra, recursos materiales y financieros, acelera la rotación de capital y fortalece los costos. ahorrar mano de obra, recursos materiales y financieros, acelerar la rotación de capital, fortalecer el control de costos y dar pleno juego a la reflexión financiera y las funciones de supervisión. El Departamento de Finanzas gestiona directamente la contabilidad de almacén y restauración. El almacén también cuenta con jefes de almacén de alimentos, jefes de almacén de bebidas, tabaco y alcohol, y jefes de almacén de suministro de materiales, quienes están obligados a desempeñar sus funciones y ser responsables de los proyectos y negocios a su cargo. Es beneficioso supervisar y controlar el almacenamiento y uso de los artículos. \ En segundo lugar, el departamento de compras y el almacén están directamente bajo el departamento de finanzas, y el departamento de finanzas está administrado directamente por el director financiero. Esto le permite al director financiero comprender la situación del mercado de manera oportuna, reducir los costos operativos del hotel y ajustar el. tipos y proporciones de compras de manera oportuna, y evitar el mal uso de fondos y materiales atrasados. Sus ventajas son: \x0d\ ① Es beneficioso para el control de los costos de adquisición del hotel. El costo de adquisición generalmente es investigado y confirmado conjuntamente por el departamento de compras y el departamento de finanzas. Cualquier solicitud de compra debe ser investigada en profundidad, comparada y finalmente coordinada y decidida por el director financiero. \Conducente al ajuste de las tarifas de los costos de catering. Las tarifas en el sentido de catering pueden ser altas o bajas, y su forma de cambio está estrechamente relacionada con los cambios en el precio de compra del departamento de compras. Si la tarifa de catering es anormal, el departamento de finanzas puede responder de inmediato. anormalidad en la tasa de rotación del inventario y si la cantidad del inventario es anormal. Científicamente, el segundo es analizar si el costo de compra es razonable, si es necesario, se puede reducir la variedad y la cantidad de compra, a fin de ajustar el precio de compra y la tarifa de catering. a un nivel apropiado. \En tercer lugar, los cajeros son administrados por el departamento de finanzas. Los cajeros no tienen contacto directo con los clientes, sino que deben pasar por un "intermediario" llamado camarero. Esto está más estandarizado, evita errores innecesarios de cajeros y camareros y facilita la supervisión y el control mutuo de los ingresos y costes del restaurante. \2. Desarrollar presupuestos de costos y establecer un sistema completo de evaluación y análisis de costos. \Esta es la clave para el control de costos. Sólo estableciendo indicadores presupuestarios específicos para cada elemento de coste del hotel y evaluándolos estrictamente en consecuencia, el control de costes puede desempeñar realmente su papel. Al formular presupuestos de costos, debemos adherirnos a los principios de integridad, relevancia y racionalidad. El presupuesto debe basarse en las características de cada departamento y de cada proyecto, y proporcionar los indicadores presupuestarios de costos correspondientes dentro del rango controlable. Por ejemplo, en el Hotel XX, al comienzo de cada año, el director financiero toma la iniciativa, con la participación del departamento de finanzas y varios departamentos operativos, y adopta un enfoque de "dos arriba, dos abajo" para formular el presupuesto de costos anual. y cuota de consumo, incluido el costo total del hotel, el costo de adquisiciones, el costo de catering, el presupuesto de flujo de efectivo y el presupuesto de costos de mantenimiento de ingeniería, así como los gastos de oficina, gastos de viaje, gastos de automóvil, planes de uso de gastos de entretenimiento comercial, etc., y asignarlos a cada mes, determine la persona responsable específica, asuma la responsabilidad paso a paso e impleméntela capa por capa. Al final de cada mes, se lleva a cabo una reunión de análisis de costos a la que asisten los departamentos de finanzas, mano de obra y control de calidad para evaluar estrictamente la implementación del presupuesto de costos de cada departamento operativo para el mes, realizar análisis detallados de proyectos que difieren mucho de el presupuesto de costos, descubrir las razones y realizar ajustes oportunos al control de costos. Mejorar las áreas débiles. \3. Fortalecer el control interno e incrementar los esfuerzos de supervisión e inspección. \1) Incrementar el control de costos de adquisiciones. \La adquisición de materiales es la primera etapa del ciclo de capital del hotel y también es un eslabón clave. La calidad del control es muy importante para el hotel. Primero, se debe establecer un sistema de gestión de adquisiciones para estipular la autoridad de los solicitantes y personas autorizadas para la adquisición de materiales, el proceso de adquisición de materiales, las responsabilidades y relaciones de los departamentos relevantes, los métodos de adquisición, las cotizaciones y aprobaciones de precios, etc.
Por ejemplo, XX Hotel estipula en su reglamento de adquisiciones que la solicitud de compra debe ser presentada por el departamento usuario, y la solicitud de compra debe ser firmada por el gerente del departamento usuario e informada al director financiero El director financiero revisará si el. Los materiales se necesitan con urgencia para la compra, si hay stock en el almacén y si Después de revisar los sustitutos y otros contenidos, si se considera necesario comprar, será firmado y aprobado por el gerente general para su emisión final. Los enlaces son indispensables. El departamento de compras desarrolla un plan de compras basado en la orden de compra aprobada, consulta, compara y negocia precios con los proveedores, luego selecciona al proveedor y completa el proveedor seleccionado y su cotización en la orden de compra. Las órdenes de compra que exceden una determinada cantidad. Adjunte cotizaciones escritas de más de tres proveedores para que las revise el director financiero (o gerente financiero). Los puestos incompatibles deben separarse durante el proceso de adquisición: ① Las órdenes de compra las envía el departamento operativo o el departamento usuario. El departamento de compras es responsable de la ejecución. \El personal de compras no podrá desempeñarse simultáneamente como personal de aceptación de mercancías. \Los aprobadores y ejecutores de pagos no pueden ser responsables de encontrar proveedores y realizar consultas. \ ④ El personal que compra, almacena y utiliza bienes no puede realizar trabajos de contabilidad. \Las posiciones de Revisor de Pagos y Pagador están separadas. \(2) Fortalecer el control de costos de catering. \Los costes de catering son la mayor parte de los costes variables de un hotel, lo que afecta directamente a la rentabilidad de la empresa y son la máxima prioridad de Caodian. El control de los costos de catering no consiste en reducir la tasa de costos de catering sin límite, sino en reducir el consumo de materias primas garantizando al mismo tiempo la calidad de los servicios de catering. Generalmente, la tasa de costos de catering se establece entre 45 y 48. Por convención, el departamento de catering debe tener una hoja de contabilidad de costos estándar para cada elemento del menú de cada restaurante. Desarrollar una hoja de cálculo de costos estándar es una tarea enorme y tediosa. Se deben calcular y registrar las cantidades y los precios unitarios de todas las materias primas y accesorios de cada plato. Este trabajo lo completan el contador de costos, el contador de catering y el chef ***, y la "receta de menú estándar" final es la muestra de operación diaria de cada chef de restaurante. Teniendo en cuenta el objetivo de control de costes, el director de catering, como principal responsable, debe comprobar con frecuencia la cocina y señalar rápidamente los fenómenos de desperdicio durante la operación del chef, como si los rincones y las esquinas se utilizan al máximo, si hay desperdicio comida en botes de basura y alcantarillas, etc. En su trabajo diario, los chefs deben controlar los procedimientos operativos y formular procedimientos y estándares operativos razonables para aumentar la tasa de producción y reducir el desperdicio tanto como sea posible. El Departamento de Finanzas ha contratado un contador de catering a tiempo completo para calcular, supervisar e inspeccionar los costos de catering todos los días, comprender la situación y proporcionar comentarios de manera oportuna. Durante la evaluación de fin de mes, la tasa de costo de catering mensual se vinculará a los salarios de los gerentes de catering, chefs, gerentes de compras y contadores de catering. \3) Incrementar el control del consumo de energía. \El consumo de energía es otro gasto importante para los hoteles. Por ejemplo, debido a que el Hotel XX se construyó antes y su equipamiento está relativamente obsoleto y obsoleto, su consumo de energía representa más del 20% de su facturación, lo que es mucho más alto que los estándares de consumo de energía de hoteles similares (10). En los últimos años, con el fin de ahorrar energía, XX Hotel ha establecido un grupo de liderazgo en ahorro de energía, liderado por el director financiero y el vicepresidente a cargo de ingeniería, para fortalecer la gestión y control del consumo energético diario. En primer lugar, se han instalado contadores de agua y de electricidad en los departamentos que consumen energía, como el departamento de catering y la lavandería, y se han asignado responsabilidades a cada persona que se controlan y evalúan estrictamente de acuerdo con las cuotas de consumo emitidas cada mes. El segundo es investigar el uso de energía de todo el hotel y encontrar otras medidas específicas que puedan ahorrar energía. Por ejemplo: la lavandería y el departamento de catering ajustan el tiempo de suministro de aire, implementan un suministro de aire centralizado, unificado, cronometrado y de punto fijo para reducir el tiempo de combustión de la caldera, miden periódicamente la temperatura del piso y ajustan el tiempo de encendido del aire acondicionado en consecuencia; a la temperatura; ajustar el aire acondicionado fuera del hotel según las condiciones climáticas y los cambios estacionales; encender las luces de la calle y las luces de neón. Se espera que todo esto ahorre más de 100.000 yuanes al año en el consumo de energía. \4) Incrementar la gestión y control diario de los equipos. \ Los equipos del hotel, como sistemas centrales de aire acondicionado, calderas, ascensores, equipos de lavandería, etc., la inversión en equipos, la transformación y las reparaciones y mantenimiento diarios son un gran gasto, por lo que se debe establecer un sistema de "mantenimiento preventivo" en la gestión de equipos. \En primer lugar, al invertir en equipos, debemos considerar la vida útil, el ahorro de energía y la conveniencia del equipo para evitar modificar el equipo para ahorrar energía en el futuro. Por ejemplo, XX Hotel. Debido al equipo atrasado y la baja utilización de energía, a menudo se producen fallas, lo que resulta en un alto consumo de energía y altos costos de mantenimiento del equipo.