Qué hacer con archivos personales cuando se trabaja en una empresa privada
Cuando se trabaja en una empresa privada, el tratamiento de ficheros personales implica muchos aspectos como la creación, gestión, mantenimiento, actualización, revisión, uso y confidencialidad.
1. Creación y gestión de archivos personales
Cuando se trabaja en una empresa privada, el establecimiento y gestión de archivos personales es generalmente responsabilidad de la empresa. La empresa establecerá archivos personales de los empleados de acuerdo con las leyes, reglamentos y normas internas pertinentes, y los conservará adecuadamente. Cuando los empleados se incorporan a la empresa, normalmente se les exige que presenten cierta información básica, como documentos de identidad, certificados académicos, experiencia laboral, etc. Esta información se convertirá en una parte importante de sus expedientes personales.
2. Mantenimiento y actualización de archivos personales
A medida que la experiencia laboral de los empleados en empresas privadas continúa enriqueciéndose, los archivos personales también deben mantenerse y actualizarse continuamente. Por ejemplo, los ascensos, recompensas y castigos, capacitación, etc. de los empleados deben registrarse en archivos de manera oportuna. Los empleados también son responsables de garantizar la exactitud de sus archivos personales y, si hay algún cambio, deben notificar de inmediato a la empresa para actualizar los archivos.
3. Acceso y uso de archivos personales
En las empresas privadas, el acceso y uso de archivos personales suele requerir ciertos procedimientos y permisos. En circunstancias normales, los empleados pueden acceder a sus propios archivos, pero el proceso de acceso puede requerir la aprobación de los departamentos pertinentes. Además, las empresas también pueden consultar los expedientes personales de los empleados en términos de contratación, ascensos, recompensas y castigos, etc., para comprender la situación básica y el desempeño laboral de los empleados.
4. Confidencialidad y protección de archivos personales
Los archivos personales contienen información personal y privacidad de los empleados, por lo que la confidencialidad y la protección son cruciales. Las empresas deben establecer un sistema completo de gestión de archivos para garantizar la seguridad y confidencialidad de los archivos personales. Al mismo tiempo, los empleados también tienen derecho a solicitar a la empresa que mantenga la confidencialidad de la información de sus archivos para evitar la filtración y el abuso de información.
En resumen:
Cuando se trabaja en una empresa privada, el tratamiento de ficheros personales implica muchos aspectos como la creación, gestión, mantenimiento, actualización, revisión, uso y confidencialidad. Las empresas deben gestionar archivos de acuerdo con las leyes y reglamentos para garantizar la seguridad de la información personal de los empleados y la protección de sus derechos e intereses legítimos. Los empleados también deben comprender sus propios archivos y participar activamente en el mantenimiento y actualización de los archivos para garantizar la exactitud e integridad de la información personal.
Base jurídica:
"Ley de Archivos de la República Popular China"
El artículo 7 estipula:
Organizaciones y grupos, Archivos Las agencias o el personal de archivos de empresas, instituciones y otras organizaciones son responsables de mantener los archivos de sus propias unidades y de supervisar y guiar el trabajo de archivos de sus instituciones afiliadas.
El artículo 15 estipula:
Los gobiernos, grupos, empresas, instituciones y otras organizaciones deberán, de conformidad con las regulaciones nacionales pertinentes, transferir archivos a los archivos de forma regular, y los archivos no se negará a aceptarlos.
Si un archivo se entrega a los archivos para su custodia por adelantado con el consentimiento de los archivos, antes de que expire el período de transferencia especificado por el estado, los asuntos de divulgación de información gubernamental involucrados en los archivos aún ser responsabilidad de la entidad gubernamental de divulgación de información que originalmente los produjo o conservó. Cuando expire el período de transferencia, los archivos que involucren asuntos de divulgación de información gubernamental se manejarán de acuerdo con las normas de utilización de archivos.