Cómo tomar el control de tu tiempo y de tu vida pdf
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Por qué necesitas aprender a controlar tu tiempo (1)
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El tiempo es vida; es irreversible e irremplazable. Una pérdida de tiempo es una pérdida de vida. Una vez que dominas el tiempo, dominas tu vida y maximizas su valor.
Como consultor de planificación del tiempo y objetivos de vida, he creado un nuevo sistema que ha ayudado a millones de personas a utilizar instantáneamente los minutos de sus vidas de manera más efectiva, para que puedan tomar el control de su vida mejor.
No soy un experto en organización de "tiempo y acción", ni intento decirle a la gente cómo reducir acciones innecesarias y cómo completar el trabajo en el menor tiempo con el proceso más simplificado. Esto significa que debes pensar cada movimiento de antemano y luego reducirlo a una serie de movimientos mecánicos. Esto sólo hará que tu vida sea aburrida. Incluso puedes decir que este comportamiento extremo de "precaución" hará que toda actividad humana sea aburrida, porque no necesitan pensar en absoluto.
Por el contrario, el sistema que creé animó a las personas a pensar más en sus acciones. Si sigues mi consejo, probablemente empezarás a pensar más en cómo utilizas tu tiempo, no tendrás que trabajar tan duro, podrás hacer más de las cosas que siempre has querido hacer y Podrás disfrutar mejor de la vida.
Así que no me llames experto en productividad. Sólo estoy hablando de eficiencia. Una persona eficiente selecciona la tarea más importante de todas las tareas posibles y la completa de la manera más eficiente. Cómo elegir el momento adecuado es más importante que completar el trabajo más rápido y mejor. La eficiencia en sí misma es algo bueno. Pero en mi opinión, la eficacia es mucho más importante que la eficiencia.
Algunas de las técnicas de las que hablo en este libro pueden sorprenderte. Por ejemplo, digamos que tienes diez minutos antes de ir al dentista. Si eres como la mayoría de las personas, probablemente estés buscando formas de ocupar este tiempo. Pero puedo decirte cómo usar esos diez minutos para comenzar con esa tarea que has estado postergando, como redecorar tu casa o analizar los costos de producción. Al mismo tiempo, también te ayudaré a deshacerte por completo del hábito de procrastinar y a mantener tu moral alta durante todo el proceso hasta completar la tarea.
En este libro, aprenderá sobre algunas de mis experiencias de clientes, de mi familia y mías propias al aplicar estas técnicas. Descubrirás que mi sistema no es tan rígido, mecánico ni aburrido como mucha gente piensa. ¡de nada! De hecho, todas estas técnicas le resultarán tan divertidas que se alegrará de haberlas probado. Estas técnicas le darán resultados inmediatos que durarán.
Mi sistema ha ayudado con éxito a muchas grandes corporaciones como A.T.&T., Bank of America, IBM, Lever Brothers, Standard Oil of California y otras; también ha ayudado a muchas organizaciones regionales y agencias federales. Personas ocupadas como el cantante Neil Diamond, la feminista y autora Gloria Steinem, el diseñador Milton Glaser, el director ejecutivo del Sierra Club Mike McCloskey, William Ball, director general del American Conservatory Theatre, Mike Murphy, presidente de Esalen Agency, Michael Butler, productor de "Hair" Michael Butler) y otros. Michael Butler, junto con miles de otros ejecutivos, profesionales, empresarios, amas de casa, estudiantes y todos los que han acudido a mí en seminarios o en privado para pedirme consejo, también ha utilizado con éxito este sistema para cambiar su propia vida.
Confío en mi sistema porque me ha ayudado exitosamente a tomar el control de mi vida. Creo que también puede ayudarte a tomar el control de tu vida y ayudarte a conseguir lo que realmente quieres de la vida. No necesariamente estoy tratando de enseñarle cómo convertirse en presidente de una empresa o ayudarlo a conciliar mejor los conflictos entre sus roles profesionales y familiares.
Ciertamente puedes lograr estos objetivos a través de este sistema, si son realmente tus objetivos. Pero este sistema también puede ayudarle a convertirse en un estudiante universitario, un jugador de ajedrez, un fabricante de velas o un atleta internacional más eficaz. Todo depende de ti.
Por cierto: no existe el "no tiempo". Si usted es como muchas personas que están "demasiado ocupadas" para hacer su trabajo, recuerde que hay muchas personas que están más ocupadas que usted y que hacen más trabajo. Esta gente no tiene más tiempo que tú. ¡Acaban de aprender a utilizar mejor su tiempo! Usar el tiempo de manera efectiva es una habilidad que cualquiera puede dominar (al igual que conducir un automóvil) y, a lo largo de este libro, le brindaré todas las herramientas que necesita para dominarla. Te contaré un método razonable y práctico que te ayudará a controlar mejor tu tiempo para que puedas alcanzar tus objetivos de vida en lugar de convertirte en un esclavo del tiempo.
En una palabra, nada en este mundo es más importante para ti que el tiempo. Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, cada uno de nosotros solo tenemos 168 horas a la semana, no puedo darte más que eso. Pero puedo ayudarte a utilizar tu tiempo de manera más eficiente.
Cuando te enfrentes a dos objetivos en conflicto y tengas que tomar una decisión, recuerda: siempre puedes ajustar tus prioridades. Simplemente estás escribiendo tus objetivos en papel, no grabándolos en mármol.
Si no estás dispuesto a priorizar un objetivo (como volver a la escuela) o dejar otro objetivo (como pasar más tiempo con tu familia) en un segundo plano, entonces podrías considerar darle a ambos objetivos la misma importancia. Incluso si dedicas dos horas más a un objetivo que a otro, aún puedes decirte a ti mismo que ambos objetivos están en el mismo lugar. Incluso si los dos objetivos entran en conflicto entre sí o deben lograrse al mismo tiempo, puedes sentirte cómodo renunciando a uno de ellos, temporalmente, por supuesto. Espera hasta la próxima semana o el próximo año y podrás optar por darle más peso a ese objetivo nuevamente.
Debes afrontar el reto de determinar qué es realmente importante y priorizar en consecuencia. Para filtrar estos objetivos, te recomiendo utilizar una lista de tres objetivos que ya tengas preparados.
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Cómo clasificar
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Saca tu lista de objetivos de vida y tómate un minuto para seleccionar los tres objetivos de vida más importantes. Enumere el más importante de estos tres objetivos como A-1, el segundo más importante como A-2 y luego A-3. Haga el mismo filtrado en sus listas de objetivos de tres años y de seis meses.
Hasta ahora, has seleccionado nueve objetivos de estas tres listas. Para ir un paso más allá y seleccionar tus tres objetivos más importantes, toma una hoja de papel limpia y escribe en él: "Mis tres objetivos más importantes a largo plazo son..." Luego, escribe estos tres objetivos en orden: A -1, A-2 y A-3.
Bien, ahora que has completado tu declaración preliminar de objetivos de vida, tienes una idea aproximada de lo que quieres obtener de la vida.
Cuando trabajo con clientes individuales, a menudo paso mucho tiempo discutiendo con ellos sus declaraciones de propósito de vida. Esta discusión puede durar unas dos semanas y normalmente la revisamos seis o siete veces antes de finalmente escribir una meta de vida que realmente represente las necesidades del cliente. También puedes intentar revisar tus objetivos de vida una y otra vez; esto puede resultarte realmente útil.
Así como un fotógrafo profesional toma fotografías una y otra vez hasta lograr el efecto deseado, tú también puedes lograr los resultados más claros revisando repetidamente tus objetivos de vida. Por tanto, te sugiero que repitas el ejercicio de hoy mañana y compares los resultados de los dos ejercicios. Puedo garantizarle que nunca obtendrá exactamente el mismo resultado y probablemente agregará información nueva en su segunda revisión. Así funciona el cerebro humano.
Debido a que la declaración de objetivos de vida no es estática, debe actualizarse continuamente por etapas. Cada cumpleaños es el momento perfecto para reevaluar su declaración de propósito. Incluso si creó una gran lista de metas para usted el año pasado, las cosas serán diferentes este año, por lo que es posible que la lista del año pasado ya no sea representativa de lo que imaginó para este año. A medida que siga creciendo, su lista de objetivos debería seguir actualizándose.
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*El capítulo 6 comienza ahora
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No tengas miedo de enumerar ciertas actividades por miedo a la responsabilidad; nadie te obligará a realizar las actividades de tu lista. Al priorizar, puedes juzgar si implementar cada actividad en función del tiempo y esfuerzo que requiere. Pero incluso esos sueños aparentemente imposibles podrían ayudarte.
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Planifica bien
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El ejercicio de declaración de objetivos de vida puede ayudarte a ver tu futuro ideal con mayor claridad, lo que puede ayudarte a traer tu futuro al presente. Luego, un segundo ejercicio de planificación puede ayudarle a determinar qué acciones específicas tomar para lograr sus objetivos a largo plazo.
Para participar en la planificación y el establecimiento de objetivos a largo plazo, primero debe realizar una serie de planificación a corto plazo, que requiere que identifique actividades específicas. Puedes ir y completar una actividad. Y estas actividades son peldaños en el proceso de alcanzar sus objetivos. Digamos que su objetivo es la seguridad financiera. Para lograr este objetivo, puede optar por ahorrar $10 por día o discutir sus planes de inversión con su asesor de inversiones, que son acciones específicas que puede tomar para lograr su objetivo.
Una vez que tengas un plan para tus objetivos a corto y largo plazo, tus objetivos y actividades encajarán muy bien. La mayoría, si no todas, las actividades de la planificación a corto plazo le ayudarán a lograr sus planes a largo plazo.
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Cómo enumerar actividades según tus objetivos de nivel A (1)
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Si quieres alcanzar algún objetivo abstracto, como la felicidad, el éxito o la independencia financiera, es posible que tengas que tomar algunas medidas diferentes. Digamos que quieres pasar una buena noche de fiesta, y te garantizo que hay al menos 25 o 50 maneras de lograrlo (sin engordar ni hacer nada ilegal). Esto es válido para cualquier objetivo, sin importar cuán grande o pequeño sea.
Para determinar qué acciones debe tomar para lograr sus objetivos de nivel A, debe: (1) enumerar todas las actividades posibles para cada objetivo de nivel A (2) determinar las prioridades adecuadas para que pueda elegir; la actividad más efectiva en este momento.
Al enumerar actividades, asegúrese de llevar su imaginación lo más posible. Escribir tantas respuestas como sea posible lo más rápido posible es una de las mejores formas de usar la imaginación. Aprovecha tu intuición. No sólo eso, sino que cuando estás bajo mucho estrés, es probable que se te ocurran nuevas ideas. La velocidad te permite superar tus propias limitaciones sin siquiera darte cuenta, porque nunca tienen tiempo de surtir efecto. Un elemento clave en el proceso de enumerar actividades es seguir escribiendo. Nunca dejes que la punta del lápiz se levante de la página o perderás el tiempo.
No te hagas ilusiones sobre tus propias ideas. No eres responsable ante nadie de lo que está en tu lista. Si intentas ocultar algo, te estás mintiendo a ti mismo. Nunca etiquetes ninguna actividad como "buena", "mala" o "frívola", al menos no cuando la enumeres. No evalúe las actividades mientras las enumera. Recuerde, puede eliminar actividades sin importancia si revisa estas decisiones más adelante.
Además, no te limites porque te preocupa no poder completar una actividad. Porque tras un análisis más detallado, probablemente descubrirá que las actividades que pueden parecer difíciles al principio no lo son en absoluto. De todos modos, no hagas ningún juicio al hacer tu lista.
No tengas miedo de enumerar ciertas actividades por miedo a la responsabilidad; nadie te obliga a hacer las cosas de tu lista. Al priorizar, puedes juzgar si implementar cada actividad en función del tiempo y esfuerzo que requiere. Pero incluso esos sueños aparentemente imposibles podrían ayudarte.
Si crees que no hay actividades para listar, puedes intentar repetir el ejercicio anterior, como modificar el contenido listado anteriormente, agregar nueva información, ampliar, agregar contenido, agregar detalles, etc. La clave es seguir escribiendo.
Supongamos que tu objetivo es convertirte en un alpinista profesional. Puedes hacer una lista de todas las montañas que planeas escalar, incluidas aquellas que parecen imposibles, como el Monte Everest.
¿Quizás simplemente quieras conquistar los picos de América del Norte? ¿Quizás una montaña europea? ¿Picos montañosos en Asia? Puede dividir estos objetivos en categorías y luego desglosarlos aún más, hasta la actividad más específica. La clave es seguir escribiendo.
Aunque te animo a que enumeres tantas actividades como puedas sin pensar, me gustaría recordarte: no confundas objetivos y actividades. Recuerde, las actividades son acciones concretas que se pueden implementar. Tu objetivo puede ser vivir más sano. Las actividades específicas podrían incluir saltarse el postre esta noche, hacer ejercicio tres veces esta semana y no fumar durante 24 horas.
Bien, estás listo para hacer tu lista. Saque tres hojas de papel blanco y escriba las tres metas de nivel A que seleccionó anteriormente en cada una de las tres hojas de papel. Vamos a dividir sus objetivos en actividades realizables. Con el consejo anterior en mente, tómate tres minutos para enumerar tantas actividades como puedas que te ayudarán a alcanzar tu primer objetivo de nivel A. Luego utilice el mismo método para enumerar las actividades correspondientes a los otros dos objetivos de nivel A. Luego puede regresar y dedicar al menos tres minutos a revisar el contenido de cada lista; puede agregar nuevas actividades, eliminar algunas, consolidar algunas e incluso proponer algunas actividades nuevas.
Pongamos el ejemplo de un estudiante de secundaria. Su objetivo es convertirse en un jugador de softbol profesional, que es su objetivo de nivel A. Pero también quiere ir a la universidad, otro de sus objetivos de nivel A. Y su tercer objetivo de Clase A es más apremiante: quiere ser lanzador abridor en un equipo de softbol universitario. Evidentemente, el tercer objetivo es el más urgente. Para lograr este objetivo, deberá mantenerse en forma durante todo el invierno, corriendo una milla por día y yendo al gimnasio tres veces por semana para estar listo cuando llegue la primavera. Tuvo que estudiar mucho para ser aceptado en los equipos de softbol de las universidades a las que postuló, como la Universidad del Sur de California, que tenía uno de los mejores equipos de softbol. También tiene que prepararse para un importante examen de matemáticas dentro de una semana. Además de eso, tiene que hacer todo lo posible para competir en este campeonato, que es un evento de nivel A para él.
Otro ejemplo clásico proviene de una mujer que empezó a trabajar de nuevo. Sus tres hijos estaban en la escuela y ella empezaba a tener algo de tiempo libre. Ha estado casada durante doce años y anteriormente trabajó como enfermera. Para lograr su objetivo de nivel A (regresar al trabajo), debe completar una serie de actividades de nivel A: tomar los cursos necesarios para conocer los últimos avances en la industria de la salud, establecer contactos con otras enfermeras y asegurarse de tener lo que se necesita para regresar al trabajo. Todo lo que necesita mientras busca constantemente oportunidades que se adapten a ella.
Una vez conocí a un graduado universitario. Su objetivo a largo plazo es ganar un salario alto y vivir una vida feliz. Pero primero tenía que alcanzar un objetivo relativamente a corto plazo: elegir la carrera adecuada. Para ello, primero debe encontrar un trabajo. Por lo tanto, las actividades de nivel A que debe completar en este momento incluyen: decidir sobre qué industria necesita aprender, comunicarse con profesionales de la industria que le interesa, preparar un currículum, preparar una carta de presentación, elegir entre muchas oportunidades profesionales. y organizar su tiempo Asistir a una entrevista.
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Cómo hacer una lista de actividades basada en tus objetivos de nivel A (2)
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Uno de mis clientes siempre sintió que perdía demasiado tiempo. Me dijo: "No me gusta mi trabajo actual. Soy vendedor de seguros, pero lo que realmente me gusta es trabajar en relaciones públicas. Busco oportunidades todos los días, cada vez que tomo un café o almuerzo estoy ocupado contactando a la gente y diciéndoles que quería trabajar en relaciones públicas "
Pero me di cuenta de que en los últimos dos meses, solo había hablado con cinco personas. En otras palabras, aunque está ocupado buscando. Nuevas oportunidades cada día, su alcance de búsqueda todavía se limita a un pequeño círculo. En otras palabras, no hizo ningún nuevo progreso. De hecho, el sentido común nos dice que para encontrar trabajo en una industria altamente competitiva como las relaciones públicas, un solicitante de empleo debe contactar al menos a 50 personas por mes. Cuando se da cuenta de que las personas con las que acaba de empezar a contactar no le están haciendo ningún bien, debería intentar contactar a más personas; esta debería convertirse en su actividad de nivel A en este momento.
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Eliminar tareas sin importancia
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Cuando enumeras cuidadosamente todas las posibles actividades de nivel A, descubrirás que tienes demasiado que hacer y poco tiempo. En este punto, debes priorizar tus actividades: si lo único que necesitabas hacer cuando enumeraste estas actividades era crear e imaginar, ahora necesitas volver de lleno a la realidad. Para hacer esto, primero necesita identificar aquellas actividades sin importancia y detenerlas inmediatamente.
Saca la lista de actividades que acabas de realizar, analízalas una por una y pregúntate: "¿Estoy preparado para dedicar al menos 5 minutos de mi tiempo? ¿Estoy preparado para comprometerme con esta actividad durante más tiempo?". ¿los próximos siete días?" ¿Dedicar al menos cinco minutos a la actividad (aunque algunas actividades pueden no requerir tanto tiempo)? Si tu respuesta es "No", te recomiendo que marques la actividad inmediatamente.
No es necesario que dé un cheque. Razones específicas para una actividad: es posible que simplemente no quiera realizarla, que no pueda obtener la ayuda que necesita, que la actividad sea demasiado difícil para usted o que pueda hacerlo. estar demasiado ocupado…. >
Si por cualquier motivo sientes que no puedes dedicar el tiempo necesario para completar una actividad, debes marcarla. Si no puedes dedicar el tiempo necesario para completarla, puedes marcarla. Cierra sesión inmediatamente.
Si al final del día te encuentras marcando casi todas tus actividades, comienza desde cero y haz una lista de cuatro actividades en las que consideres significativas o en las que valga la pena invertir tiempo. .
No hagas algo sólo porque es importante (como conseguir un nuevo trabajo). Si no estás dispuesto a hacerlo ahora, márcalo de inmediato, después de todo. Exagere esperando hasta la próxima semana.
Después de revisar las tres actividades de nivel A, puede combinar los resultados de las tres listas en una lista de tareas pendientes. Esta lista puede contener una docena de actividades que son muy. importante para usted y que está dispuesto a dedicar tiempo a completar durante la próxima semana. A continuación, comenzará a clasificar todas las actividades y escribirá una A- después de las actividades más importantes 1. Luego escriba A-2, A-3. y A-4 después de las otras actividades. Después de determinar el orden, puede establecer una fecha límite para cada actividad y comenzar a programar el tiempo de finalización. Establezca una fecha límite y comience a planificar un tiempo específico para completar la actividad. Considera cuidadosamente qué tiempo puedes dedicar a la nueva tarea. Si tomas clases nocturnas tres días a la semana, en realidad solo tienes dos noches durante la semana. Domina, supongamos que tu tarea actual es salir a cenar con amigos****. , entonces ¿qué día piensas empezar a leer "Guerra y Paz", cuándo piensas empezar? En el camino. Una vez que tomes una decisión, escríbela
Elige una prioridad y hazlo ahora. !
¿Cómo acercarte a tus objetivos de vida? Cada día es una nueva oportunidad. Comienza eligiendo al menos una de tus actividades de nivel A y hazla de inmediato. un paso hacia tus objetivos de vida.
Cuando comienzas a elegir tus actividades de nivel A, debes prestar atención a elegir aquellas que sean más cortas y más fáciles de lograr. Si eliges una actividad más difícil, lo será. Se recomienda que lo divida en varias secciones más pequeñas y luego comience con la actividad más fácil, la menos complicada o la que más valore.
Una vez elegida una actividad, el enfoque del día queda claro. Siempre puedes encontrar unos minutos en las próximas 16 horas aproximadamente para dar un paso más hacia tus objetivos de vida. ¡Empiece ahora!
El material cubierto en el Capítulo 5 y en este capítulo es la parte más básica e importante de la gestión del tiempo. Enumero los puntos clave de estos dos capítulos aquí para ayudar a los lectores a revisar: (1) Enumerar posibles objetivos a largo plazo (2) Tomar medidas inmediatas, priorizar objetivos y determinar objetivos de nivel A (3) Enumerar las actividades de implementación que pueden; ser requerido para las metas de nivel A; (4) Priorizar actividades y determinar actividades de nivel A (5) Organizar un cronograma específico para completar las actividades de nivel A; (6) Completar las actividades correspondientes de acuerdo con el cronograma;
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*Capítulo 7 El papel de la programación
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También necesita tiempo para completar las tareas habituales: despertarse, leer el periódico, consultar el correo electrónico, asistir a reuniones de trabajo periódicas, mantener ordenada el área de su oficina, mirar televisión, lavarse. platos, conducir Envía a los niños…. La cantidad de esta carga de trabajo depende completamente de dónde se encuentre en su organización, familia y círculo social.