¿Cómo utilizar el tiempo de manera eficiente?

¿Cómo utilizar el tiempo de manera eficiente? La gestión del tiempo es la clave para una carrera exitosa. El secreto del éxito profesional de una persona o de un equipo reside en la buena gestión del tiempo. Entonces, ¿cómo utilizar el tiempo de manera eficiente? Este artículo ha recopilado diez reglas para un uso eficiente del tiempo. Espero que te resulte útil.

Regla 1: Haz una cosa a la vez

En primer lugar, las personas altamente efectivas saben que la mejor manera de tomar el control de tu vida es descomponer lo que tienes que hacer. en muchas tareas pequeñas. De esta manera pueden concentrarse en completar una cosa a la vez.

Regla 2: Utiliza un sistema de planificación diaria basado en tu trabajo

Nunca intentes utilizar los sistemas de gestión del tiempo populares en el mercado para cambiar tu forma de trabajar. Creo que muchas personas han comprado sistemas costosos de gestión del tiempo porque no estaban organizados en el trabajo. Es posible que hayan pasado mucho tiempo aprendiendo a utilizar el sistema, sólo para descubrir que sólo les causó más problemas. Por eso, asegúrate de aprender a ordenar tu tiempo de acuerdo a tus características laborales.

Regla 3: Prioriza tu trabajo

Antes de hacer cualquier cosa, debes aprender a priorizar tu trabajo. Sólo así podrás obligarte a completar primero aquellos que son realmente importantes. . En general, la gente tiende a perder el tiempo en dos cosas:

◆?Sus cosas favoritas. "Voy a llamar a Mike para concertar una cita para jugar golf de todos modos, así que ¿por qué no hacerlo primero? Como te gusta hablar con Mike, te sientes más cómodo haciéndolo primero. Así que empiezas a hacer llamadas telefónicas una tras otra. y luego quizás unas cuantas letras. Y así, después de mucho tiempo, te das cuenta de que lo realmente importante aún no ha comenzado.

¿Lo que menos tiempo lleva, dirías? "Puede que solo te lleve un minuto leer estos correos electrónicos, así que hagamos esto primero". Luego, es posible que pases una hora leyendo estos correos electrónicos sin siquiera darte cuenta.

Regla 4: establece una fecha límite. . Fechas

Simplemente fíjese una fecha límite y descubrirá que puede hacer muchas cosas con ella, por ejemplo, si tiene que llegar al aeropuerto en una hora y no regresar hasta una semana. Más tarde renunciarás a mucho trabajo que podrías haber completado. La Ley de Parkinson nos dice: "La gente siempre ocupa todo su tiempo. Por lo tanto, una de las mejores maneras de aprovechar el tiempo al máximo es establecer una fecha límite". para usted. Si tiene muchos correos electrónicos que atender, reserve una hora para usted y recuérdese que si no completa el correo electrónico al final de la hora, tendrá que posponer los correos electrónicos restantes hasta mañana. Asegúrese de tener una reunión sin importar la hora. Al comienzo de la reunión, dígales a todos que la reunión es solo por una hora y que todos deben resolver todos los problemas dentro de esa hora, y luego regresen a la oficina. y continúa trabajando Una vez que te establezcas una fecha límite, te sentirás más productivo.

Regla 5: Evita que te interrumpan

No hay duda de que cuando una persona. Necesita concentrarse en algo, su mayor temor es que alguien lo interrumpa siempre. Casi todos los que vienen a uno de mis cursos de formación me dicen: "Administro bien mi tiempo siempre que nadie me interrumpa". Ésta es la mayor preocupación de los gerentes, porque en términos generales, a los gerentes siempre les gusta que sus subordinados les pidan consejo con frecuencia, de lo contrario se sentirán muy insatisfechos. A continuación, analizaremos algunos consejos para controlar las interrupciones.

◆? ¿Impedir que otras personas entren a su oficina? Reorganice su oficina para que los demás no lo vean directamente. Está bien mantener la puerta abierta a los compañeros de trabajo, pero una vez que todos puedan entrar a su oficina, su productividad se verá afectada.

◆? De vez en cuando cierras la puerta de tu oficina. Fíjese un tiempo para usted todos los días y hágales saber a todos que cerrar la puerta de su oficina durante este tiempo significa que no quiere que nadie lo moleste.

◆? Dale esta señal a tu secretaria cuando no quieras que te molesten. Cuando era presidente de una empresa de bienes raíces, mi secretaria sabía que cada vez que cerraba la puerta de mi oficina, estaba indicando que no quería que me molestaran, que no tuviera visitas o que no contestara el teléfono. A veces, incluso si hay visitantes en la oficina, siempre que la puerta de mi oficina esté abierta, ella puede llamar a mi oficina. En ese momento, le diré a la otra parte: "Lo siento, estoy recibiendo visitas ahora, vamos". "Mira qué pasa". Termínalo lo antes posible o te llamaré más tarde.

"En el 90% de los casos, la otra parte terminará lo que quiere decir en 30 segundos y el problema se resolverá inmediatamente.

Regla 6: Lee el archivo solo una vez

Asegúrese de adquirir el hábito de leer los documentos solo una vez. Por lo general, cuando ingresa a la oficina por la mañana, su secretaria le traerá una pila de documentos que incluirá cartas de las empresas clientes pidiéndole que tome medidas. Me ocuparé de esto más tarde" y lo puso en su carpeta "Tareas pendientes". Después de un rato, revisó la carpeta "Tareas pendientes", leyó la carta nuevamente y dijo: "¿Es esto realmente urgente? "Así que vuelves a leer la carta y, para entonces, es posible que hayas planeado alguna acción positiva. Pero en muchos casos, te encontrarás leyendo una carta tres o cuatro veces.

Tengo un truco para ayudarte Deshazte de este mal hábito. Cada vez que termines de leer un documento, arranca una esquina. Pronto descubrirás que has arrancado las cuatro esquinas antes de actuar de esta manera. Tome una decisión tan pronto como termine de leer la carta. Pronto descubrirá que este método puede ahorrarle mucho tiempo. Fuente: Lean Manufacturing Consulting Company

Regla 7: Escalonar los horarios del almuerzo

Si es posible, almuerce entre las 11 a. m. y las 12 a. m. o entre la 1 p. m. y las 2 p. m. No solo obtendrá un servicio más rápido, sino que también obtendrá un servicio más rápido que la hora que pasa en la oficina cuando todos los demás salen a almorzar. estar solo en el trabajo probablemente sea el momento más productivo de tu día

Regla 8: Intenta hacer lo mejor que puedas para resolver el problema por teléfono

Si puedes. Si desea pedirle a alguien en el mismo edificio que lo ayude a resolver el problema, intente hacerlo por teléfono. También puede ir a su oficina en persona, pero eso generalmente le hará perder mucho tiempo cuando una persona lo reciba. una llamada, procesará inmediatamente lo que le dice la persona que llama, incluso si estás parado frente a él, te pedirá que esperes un rato. En ese caso, ¿por qué no intentas llamar? /p>

Regla 9: Piensa Rápido

Antes de discutir un problema, siempre trata de reunir toda la información necesaria. Winning at Decision Power habla de la importancia de la información, para poder tomar una decisión informada. Para tomar una decisión, primero debe recopilar suficiente información. Si no lo hace, no le pida a la otra parte que le dé más tiempo para pensar en el problema. Puede recopilar la información en el momento y luego tomar una decisión. decisión.

Regla 10: Crea un sistema de planificación que funcione para ti

◆ Planifica las cosas que debes hacer y las llamadas que debes realizar todos los días. /p>

◆ Escriba sus citas para el día. Las personas que necesita conocer y las cosas que prometió a otros hacer en un momento específico.

◆ Enumere lo que tiene. He estado haciendo recientemente.

Lo anterior es un uso eficiente del tiempo. De acuerdo con estas 10 reglas, nuestra eficiencia en el trabajo se puede mejorar enormemente planificando nuestro tiempo.