¿Cuál es la diferencia entre armarios compactos y archivadores?
Armarios compactos y archivadores
En el proceso de gestión de archivos diario, el tipo más común es el gabinete compacto móvil. El uso de gabinetes compactos se puede distribuir razonablemente según las características. del almacén y muy utilizado, el espacio utiliza múltiples secciones y múltiples juntas colocadas sobre rieles fijos para formar un todo, y cada columna se mueve manualmente o mecánicamente para acceder a los documentos, en comparación con las antiguas estanterías y archivadores de hace muchos años. , tiene una gran capacidad de almacenamiento y ahorra espacio. La operación simple y el acceso conveniente mejoran la administración de archivos.
Todavía existen ciertos "umbrales" para el almacenamiento en gabinetes densos. En primer lugar, debido a su gran peso, los gabinetes densos tienen requisitos de carga muy altos para el piso de archivos. Los gabinetes son más de 1 tonelada por metro cuadrado. La capacidad de carga de un edificio de oficinas ordinario es de solo unos 500 kilogramos. Si se utiliza un gabinete compacto, se debe reforzar todo el piso. Este gasto no es un gasto pequeño para un edificio ordinario. Además, el precio de compra del gabinete compacto aumenta con el aumento. El precio del acero también es alto, por lo que si desea utilizar gabinetes densos, debe considerar si el presupuesto de la unidad es suficiente.
Además, ingresar a un gabinete de alta densidad no significa ingresar a una caja fuerte. Algunas unidades que usan gabinetes de alta densidad desafortunadamente tienen almacenamiento a largo plazo de materiales de archivo que han sido mordidos por ratas y apolillados. y húmedo Para los archivos que deben almacenarse durante quince o tres años, para diez años de archivos, existen riesgos de seguridad muy grandes. Como recurso no renovable, los archivos desempeñan un papel muy importante en el desarrollo de empresas e instituciones. Si los archivos sufren graves daños, tendrán un impacto negativo en el desarrollo estable de la organización. Entonces, en la gestión de datos de archivo, ¿existen métodos nuevos, científicos y modernos para proteger las entidades de archivo y la seguridad de la información?
La diferencia entre los gabinetes densos tipo caja y móviles no es solo la forma de almacenamiento, sino que también se refleja en la integridad y seguridad de los materiales de archivo. Colocan cuidadosamente los materiales de archivo en cajas de almacenamiento y las sellan completamente. , se utilizaron estantes tipo caja para el almacenamiento. Antes del almacenamiento, los archivos de papel almacenados se desinfectaron con superóxido y se ajustó la humedad, lo que mejoró enormemente el entorno físico para el almacenamiento de archivos de papel. La temperatura y la humedad del espacio de almacenamiento de archivos se controlan durante todo el año para cumplir con los "diez requisitos de diseño de prevención" para el almacenamiento de archivos profesional: protección contra incendios, protección contra robo, a prueba de humedad, a prueba de moho, impermeable, a prueba de insectos, a prueba de roedores. Resistente a la luz, al polvo y a la contaminación, maximizando la vida útil del material de archivo.
En general, los gabinetes móviles densos y las cajas de almacenamiento tienen sus propias ventajas. Puede tomar las decisiones correspondientes según sus propias necesidades de almacenamiento de archivos y su presupuesto. Por ejemplo, aún puede utilizar materiales de archivo a los que se accede con frecuencia. Los gabinetes compactos mantienen los materiales de archivo cerca de usted. Además, para los archivos que han estado almacenados durante mucho tiempo, a los que rara vez se accede o que están a punto de ser destruidos, puede elegir una empresa de subcontratación de servicios de archivo con calificaciones profesionales y amplia experiencia en gestión de almacenamiento de cajas; . Esto no sólo satisfará su necesidad de acceso en cualquier momento, sino que también garantizará la integridad y seguridad de los materiales de archivo que necesita almacenar durante mucho tiempo. Al mismo tiempo, también puede liberar una gran cantidad de espacio de trabajo para su unidad, ahorrar costos de refuerzo del piso y costos de compra de gabinetes densos, y mejorar integralmente la eficiencia de la gestión de archivos al tiempo que reduce los costos y aumenta la eficiencia de la unidad. Por lo tanto, al combinar las ventajas de los dos métodos de almacenamiento, definitivamente elegirá el método de almacenamiento más sensato y eficaz.