Cómo utilizar métodos de proceso en sistemas de gestión de calidad Zhihu
Método de procesos y método sistemático de gestión
1. Método de procesos Al desarrollar el "método de procesos", es necesario hablar primero de la connotación amplia y de gran alcance de " proceso". Todo el trabajo se puede analizar a partir del proceso. Por ejemplo: los cambios en el universo y la sociedad, los fenómenos naturales, los fenómenos físicos, químicos y biológicos ocurren y se desarrollan en un determinado proceso. Una vez que las personas dominan las leyes del proceso, pueden controlar la naturaleza y transformar la sociedad.
Por lo tanto, "proceso" es la esencia de las cosas, la base común para los métodos de proceso y los métodos sistemáticos de gestión, y la base para establecer, implementar y evaluar sistemas de gestión de calidad para todo tipo de organizaciones *. *Mismo fundamento y enfoque.
La particularidad del proceso incluye dos aspectos: primero, diferentes productos tienen diferentes procesos de implementación, y el proceso de implementación de un mismo producto en diferentes organizaciones no será exactamente el mismo; segundo, el resultado del proceso; es el producto, las características inherentes al producto se obtienen durante el proceso de formación del producto, estableciendo así la relación entre el proceso y las características inherentes del producto, es decir, la relación entre el proceso y la calidad del producto. Por lo tanto, la calidad del proceso determina la calidad del producto. Cuando la organización controla el proceso, controla las características inherentes del producto y también controla la satisfacción del cliente. Al planificar y establecer un sistema de gestión de la calidad, las organizaciones deben utilizar conocimientos científicos y tecnológicos modernos e identificar sus propios "procesos" basándose en la experiencia adquirida y las reglas de proceso. Esta identificación incluye actividades como comprensión, determinación, comparación, análisis y optimización. Luego, se estudia el control del proceso a partir de la identificación. En términos generales, determinar los objetivos del proceso y la secuencia y responsabilidades de las entradas, salidas, recursos, actividades, métodos y enfoques de control de procesos, monitoreo y medición de procesos, efectos de procesos y mejora de procesos son todas actividades de control de procesos. Los resultados de estas actividades deben permitir controlar el proceso y lograr de manera efectiva los resultados del proceso planificados.
Por lo tanto, cuando las organizaciones aplican el "método del proceso", deben prestar atención a los siguientes aspectos para poder controlar eficazmente el proceso.
① Comprender y determinar los requisitos específicos del proceso específico y las características inherentes del producto, así como el proceso de formación de las características inherentes del producto.
② Evaluar las capacidades del proceso para hacer coincidir las capacidades del proceso con los objetivos del proceso.
③Busque factores sistemáticos y factores accidentales que afecten las capacidades del proceso y controle estos factores de acuerdo con las reglas del proceso para garantizar las capacidades del proceso.
④ Estudiar la correlación e interacción del proceso y controlar la interfaz del proceso.
⑤ El proceso es dinámico y la eficacia del proceso debe mejorarse continuamente para adaptarse a los cambios en los requisitos. Cuando se habla del "método del proceso", es inevitable hablar del método PDCA. El método PDCA puede entenderse como la encarnación del "método de proceso", es decir, el proceso se expande a un proceso cíclico de planificación (P), implementación (D), inspección (C) y mejora (A). PDCA no es una simple repetición de proceso. Cada ciclo es una mejora sobre una nueva base. El uso del "método PDCA" y el "método de proceso" son los mismos.
2. Enfoque sistemático de la gestión Utilizar el "enfoque de procesos" para gestionar actividades y recursos relacionados como procesos puede lograr eficientemente los resultados esperados del proceso. Combinar estos procesos en un sistema que logre efectiva y eficientemente sus objetivos es el enfoque sistémico de la gestión. La versión 2000 de la familia de normas ISO9000 alienta a las organizaciones a utilizar un enfoque sistemático en la gestión de la calidad. Al establecer un sistema de gestión de la calidad, la relación entre los insumos (recursos), los resultados y las actividades del proceso puede entenderse como una relación de causa y efecto, que es relativamente simple y clara. En el sistema, las relaciones entre procesos, las correlaciones e interacciones entre procesos son todas relaciones relacionadas entre procesos. En esta relación, muchos elementos se entrecruzan verticalmente, horizontalmente, en diferentes niveles y desde diferentes ángulos, afectando el funcionamiento del sistema.
Por lo tanto, se debe optimizar el proceso para construir un sistema eficaz y ordenado en su conjunto. Es necesario utilizar métodos sistemáticos para construir el sistema desde los aspectos de funciones, objetivos, efectividad y eficiencia del sistema. El enfoque de sistemas incluye tres vínculos principales: análisis de sistemas, ingeniería de sistemas y gestión de sistemas. La aplicación específica del método sistemático de gestión en el sistema de gestión de la calidad son los ocho pasos especificados en la cláusula 2.3 de la versión 2000 de la norma ISO9000.
Al utilizar el método sistemático de gestión, podemos construir un sistema de gestión de la calidad que optimice las funciones del sistema, se adapte para lograr las metas organizacionales, mejore el desempeño organizacional y haga que la organización sea exitosa.
2. Auditoría del sistema de gestión de la calidad La auditoría del sistema de gestión de la calidad es el proceso de evaluación de la eficacia del sistema de gestión de la calidad de una organización. Al realizar la auditoría, es apropiado utilizar métodos de proceso y métodos sistemáticos de gestión. Sus ventajas son las siguientes:
① Unificar los procesos de auditoría y establecimiento del sistema de gestión de calidad. Utilizando el método de procesos para auditoría, se pueden formular cuatro preguntas básicas sobre cada proceso evaluado de la organización y realizar una evaluación objetiva de acuerdo con los requisitos de la Cláusula 2.8.1 de la versión 2000 de la norma ISO9000. Aplicando el enfoque sistemático de gestión para auditoría, el sistema de gestión de calidad de la organización puede evaluarse de acuerdo con los ocho pasos propuestos en la Cláusula 2.3 de la versión 2000 de la norma ISO9000 para determinar su efectividad y eficiencia.
②Hacer que la auditoría sea coherente con la aplicación real del sistema de gestión de calidad de la organización. Tomar el proceso como ruta de auditoría conduce a utilizar el proceso como una pista para encontrar evidencia durante el proceso de auditoría, lo cual es consistente con las características del proceso y conduce a mejorar la profundidad de la auditoría e identificar las relaciones e interacciones; entre procesos; es propicio para la auditoría de las interfaces de procesos.
③Ser capaz de determinar la capacidad, estabilidad, repetibilidad, integridad y capacidades de coincidencia del proceso a través de auditorías. La auditoría según el método sistemático de gestión conduce a determinar las funciones del sistema, la coordinación, el orden, las capacidades de respuesta y las capacidades de mejora personal del sistema de gestión de la calidad a un nivel sistemático, mejorando así la eficacia y eficiencia de la auditoría.
1. Ideas de auditoría El autor formó la siguiente auditoría basándose en los ocho pasos estipulados en la cláusula 2.3 de la versión 2000 de la norma ISO9000 y las cuatro preguntas básicas planteadas en la cláusula 2.8.1, así como las requisitos de la cláusula 4.1 de la versión 2000 de la norma ISO9001. Ideas: ①Identificar el proceso a auditar; ②Las responsabilidades del proceso
③Los requisitos y objetivos del proceso; ④La entrada, salida y recursos del proceso;
⑤Actividades necesarias para completar el proceso
⑥Medidas para controlar el proceso (personas, máquinas, materiales, métodos, medio ambiente, pruebas)
⑦Implementación de medidas de control de procesos (debe prestar especial atención a los procesos clave y procesos importantes);
⑧Monitoreo y medición de procesos
⑨Comunicación e intercambio de información; de los resultados de monitoreo y medición
⑩ Eliminación de no conformidades (incluidas las medidas correctivas y preventivas tomadas
⑾Capacidades del proceso y realización de los requisitos y objetivos del proceso
> ⑿La necesidad de mejorar los procesos;
Al realizar una auditoría a partir de los 12 aspectos anteriores, concéntrese en obtener la siguiente evidencia:
① Función de liderazgo
②; Cumplimiento de documentos;
③ Política, idoneidad y consecución de objetivos
④ Control de procesos clave e importantes y logro de resultados esperados
⑤ productos
⑥Opiniones de los clientes (satisfacción del cliente);
⑦Mecanismo de mejora personal
⑧Cuando los requisitos cambian, la capacidad de respuesta del sistema
⑩Cultura corporativa (conciencia y espíritu de los empleados).
Las ideas de auditoría anteriores se aplican a todos los procesos y la evidencia obtenida es relativamente amplia y completa. Sin embargo, la aplicación de métodos de proceso y métodos sistemáticos de gestión para la auditoría también debe incorporar el siguiente contenido en función de circunstancias específicas.
① Los requisitos del sistema de gestión de calidad son un complemento de los requisitos del producto. Es difícil obtener evidencia de la eficacia del sistema mediante auditorías sin requisitos del producto. Por lo tanto, es posible integrar los requisitos del producto en el proceso de auditoría y convertirlos en requisitos de proceso específicos para la auditoría.
②La calidad del producto (es decir, las características inherentes del producto) se logra durante el proceso de formación del producto. Durante la auditoría, se debe prestar gran atención al control por parte de la organización de los procesos que crean las características inherentes del producto.
③La aplicación del mismo producto y el mismo proceso en diferentes organizaciones tendrá diferentes características, y debemos ser buenos para captar sus particularidades y obtener evidencia de auditoría efectiva.
④En la versión 2000 de la norma ISO9001, cláusulas 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.4.1, 5.5.3, 6.2, 6.3, 8.1, 8.2.3, 8.5.1, etc. son requisitos unificados para los procesos del sistema. La integración de estos requisitos en el proceso de revisión ayudará a obtener evidencia completa y suficiente. 2. Evaluación del sistema de gestión de calidad La evaluación del sistema de gestión de calidad de la organización es una continuación de la auditoría in situ. Los auditores deben comparar la evidencia de auditoría recopilada en el sitio con los criterios de auditoría para evaluar si el sistema de gestión de calidad de la organización cumple con los requisitos y opera de manera efectiva.
①Evaluar la efectividad del proceso. El proceso de producción de productos de cualquier organización consiste en repetir continuamente el mismo proceso durante todo el ciclo de producción del producto. Cuando las capacidades del proceso están garantizadas y las fluctuaciones del proceso se controlan dentro de un cierto rango, se pueden producir productos que cumplan con los requisitos. Si las capacidades de los procesos de la organización son adecuadas y los procesos coinciden entre sí, el proceso agregará valor. Según esta idea, la capacidad del proceso, la estabilidad del proceso, la repetibilidad del proceso, la integridad del proceso y la capacidad de coincidencia pueden usarse como indicadores para la evaluación de la efectividad del proceso.
② De acuerdo con la idea de evaluar la efectividad del proceso, las funciones del sistema, la coordinación y el orden del sistema, las capacidades de respuesta del sistema y los mecanismos de automejora del sistema se pueden utilizar como indicadores para evaluar la efectividad del proceso. efectividad del sistema.
A continuación se toma la auditoría del proceso de adquisiciones como ejemplo para un análisis más detallado. El proceso de adquisiciones es el proceso que forma el primer nivel del sistema de gestión de calidad de una organización. Al identificar total y completamente el proceso de contratación, éste puede descomponerse en segundo, tercer o más niveles.
El contenido y requisitos del control de procesos de primer nivel, segundo nivel y tercer nivel
Compras
1. Tipo y grado de control sobre proveedores y compras. Proceso de identificación de productos Identificar todos los productos comprados, piezas subcontratadas y procesos de subcontratación requeridos por la organización Identificar los requisitos de la organización para los productos comprados Calidad, tecnología, requisitos de control especiales del proveedor aplicables Identificar el impacto de los productos comprados en la realización del producto Importante, general, especial y clave Procesos de adquisición. Documentos y materiales que expresan los requisitos de los productos adquiridos, incluyendo embalaje, etiquetado, protección y otros requisitos.
2. Criterios para la selección y evaluación de proveedores en el proceso de control de proveedores. , métodos de certificación de precios y reputación del servicio. Se deben mantener registros de implementación de la evaluación de proveedores. Lista de proveedores calificados, revisión y aprobación de métodos de seguimiento de proveedores, registros y registros de reevaluación.
3. Comunicar los requisitos de adquisición de productos durante el proceso de implementación de adquisiciones con los departamentos pertinentes. Los planes de adquisiciones garantizan que los requisitos de adquisiciones especificados sean suficientes y apropiados. La implementación de adquisiciones controla los acuerdos de adquisiciones y la comunicación con los proveedores, incluido el manejo de personas no calificadas.
4. Verificación del proceso de verificación del producto de adquisición, verificación del método, inspección y verificación del cliente y criterios de verificación de requisitos verificados en el proveedor. Requisitos de verificación o registros de verificación de especificaciones de inspección para demostrar que el producto cumple con los requisitos.
5. y medición del proceso de adquisiciones. Objetivos y requisitos de adquisiciones. Capacidad para lograr objetivos y requisitos. Desviación del proceso de adquisiciones. La capacidad de respuesta del proceso de control. Corrección y prevención de procesos de adquisiciones no calificados. Mejora del proceso Sobre la base de identificar completamente el proceso de adquisiciones, enfóquese en revisar si las responsabilidades de cada proceso en la Tabla 1 están aclaradas. Se determinan las entradas y salidas de cada proceso. Los auditores pueden obtener evidencia de si el proceso de adquisición es efectivo mediante conversación, verificación y observación. En base a esto se evalúa la efectividad del control del proceso de adquisiciones.