¿Qué es el flujo de trabajo? ¿Qué empresas pueden realizar flujos de trabajo?
El flujo de trabajo se originó en el campo de la organización de la producción y la ofimática. Es un concepto propuesto para las actividades de procesos de negocio en el trabajo diario. Con base en tareas o roles, estas tareas se realizan y monitorean de acuerdo con ciertos principios y procesos, de manera de lograr el propósito efectivo de mejorar la eficiencia, controlar los procesos, mejorar el servicio al cliente y fortalecer la gestión de procesos de negocio.
Para lograr mejor ciertos objetivos comerciales, las computadoras se pueden utilizar para transferir automáticamente documentos, contenido de información o tareas entre muchos participantes de acuerdo con ciertos principios establecidos.
Por lo tanto, se deben construir flujos de trabajo cada vez que se pasa información entre personas, personas y sistemas, o sistemas. ¿Qué tipos de flujos de trabajo existen?
Los flujos de trabajo aparecen en todo el espacio de trabajo, algunos están estructurados y otros no estructurados. El flujo de trabajo ocurre cuando los datos pasan de una tarea a otra. Sin embargo, sin flujo de datos, no hay flujo de trabajo. Por ejemplo, pasear al perro, hacer la compra y recoger la ropa de la tintorería no son flujos de trabajo, sino gestión de tareas.
Los tres tipos principales de flujos de trabajo incluyen:
1. Flujos de trabajo de procesos
Los flujos de trabajo de procesos ocurren dentro de un conjunto de tareas predecibles y repetitivas. Es decir, antes de iniciar el flujo de trabajo del proyecto, ya tienes una idea clara de hacia dónde fluirán tus datos. Por ejemplo, en el flujo de trabajo de aprobación de solicitudes de compra, una vez enviada la solicitud, cada paso del procesamiento es relativamente fijo y el flujo de trabajo rara vez cambia.
2. Flujo de trabajo del proyecto (Flujo de trabajo del proyecto)
La ruta estructurada del proyecto es similar al proceso, pero puede haber más flexibilidad en el proceso. El flujo de trabajo del proyecto solo es aplicable. a un proyecto. Por ejemplo, al lanzar una nueva versión de un sitio web, puede predecir con precisión el flujo de tareas para un proyecto, pero el flujo de tareas no se aplicará al lanzamiento de otro sitio web.
3. Flujo de trabajo del caso
En el flujo de trabajo del caso, la dirección del flujo de datos no está clara. Sólo después de recopilar grandes cantidades de datos se hará más evidente la dirección del flujo de datos. Por ejemplo, inicialmente no está claro cómo se manejará una reclamación de seguro y sólo queda claro después de algunas investigaciones. Flujo de trabajo automatizado versus manual
En un flujo de trabajo manual, las solicitudes siempre deben ser seguidas por una persona dedicada y enviadas manualmente a cada solicitante. Por ejemplo, cuando un empleado completa un formulario de reembolso, debe enviarlo por correo electrónico a su gerente para su aprobación. Una vez que el gerente lo apruebe, debe enviarlo por correo electrónico al departamento de finanzas. Una vez recibido por el Departamento de Finanzas, se requiere el pago y se notifica al empleado por correo electrónico que se ha realizado el pago.
En un flujo de trabajo automatizado, cuando un humano completa una tarea, no es responsable de pasar los datos a la siguiente persona. El sistema gestiona automáticamente el flujo de tareas, incluidas notificaciones, plazos y recordatorios, y finalmente los envía al departamento de finanzas para su procesamiento.
En un flujo de trabajo manual, las hojas de cálculo deben actualizarse manualmente y deben enviarse numerosos mensajes y correos electrónicos para comprender el estado de los proyectos. En los flujos de trabajo automatizados, el seguimiento del proyecto se puede ver directamente en el sistema. Por lo tanto, los flujos de trabajo automatizados pueden ahorrarles a los empleados mucho tiempo y errores manuales y aumentar significativamente la productividad.
Las empresas que valoran la gestión del flujo de trabajo utilizarán software de gestión del flujo de trabajo. Para utilizar PowerSoft para la gestión del flujo de trabajo, necesita crear un formulario completo y establecer un proceso claro basado en sus necesidades. Luego, el solicitante completa el formulario inicial y el software procesará automáticamente los datos de la solicitud hasta que se complete la solicitud. Finalmente, habrá informes visuales que mostrarán los datos. Ventajas de la automatización del flujo de trabajo
1. Elimine tareas redundantes y mejore la eficiencia
La recopilación de información a través del flujo de trabajo de PowerSoft puede evitar el uso de Excel para completar y organizar datos automáticamente. Chatea en línea a través del flujo de trabajo de PowerSoft, eliminando la necesidad de usar WeChat, QQ, etc. para comunicarse. Finalmente, realice análisis de datos a través de flujos de trabajo de PowerSoft, eliminando la necesidad de crear informes de datos manualmente.
Los tres enlaces eliminan tareas redundantes y aumentan la eficiencia.
2. Mayor visualización
La poderosa función de informes de ForceSoft le permite analizar datos rápidamente y realizar un seguimiento claro de la implementación del proyecto.
3. Aclarar las responsabilidades del responsable de cada nodo
No importa qué tipo de flujo de trabajo se utilice, el trabajo se puede asignar al responsable de cada nodo, y cada paso de la operación se puede visualizar a través del registro del proceso, para facilitar la posterior confirmación y seguimiento de la responsabilidad.