Cómo ser director de proyectos (absolutamente clásico)

Cómo ser director de proyectos (absolutamente clásico)

He sido director de proyectos durante muchos años. Siento que lo más importante al hacer este trabajo es entender de qué se trata. Significa adaptarse a las condiciones locales y aprovechar al máximo la situación. Solo lo más adecuado. No hay nada bueno o malo. Lo más tabú para los gerentes de proyectos es el perfeccionismo, especialmente aquellos que son técnicos. Les gusta buscar respuestas estándar. , lo que retrasa el avance de la obra y se confunde. Las siguientes son algunas de mis experiencias personales al realizar proyectos. Están escritas para orientación de todos y podemos mejorar nuestras habilidades juntos durante la discusión.

El inicio del proyecto es la etapa más importante. Cuando un director de proyecto se hace cargo de un nuevo proyecto, primero debe aprender lo más posible sobre el proyecto en todos los aspectos, como por ejemplo:

1. Qué es este proyecto, de qué se trata y quién lo propone. ¿Qué problema viene a resolver? Cuando muchos clientes nacionales son muy inmaduros, no imagine los objetivos del proyecto basándose literalmente en el nombre del proyecto. Para un proyecto llamado "Oficina", es muy probable que recién al mes de ingresar al sitio descubras que lo que el cliente realmente necesita es un sistema informático auxiliar de información para la gestión de la producción. Cuanto más detallado sea el trabajo inicial para comprender la situación, menos sorpresas habrá después y menor será el riesgo del proyecto.

2. Quién está involucrado en este proyecto, como inversores, partes interesadas comerciales específicas, operadores una vez finalizado el proyecto, supervisores técnicos, etc. En muchos proyectos, aparte de la unidad propietaria, la estructura es muy complejo Además, también participarán otras unidades, como empresas supervisoras de proyectos, autoridades industriales de propietarios, etc. El director del proyecto debe comprender lo que todos los participantes piensan y esperan del mismo. Comprender de antemano las opiniones y expectativas de las distintas partes te permitirá analizar quién te apoyará en qué aspectos y quién se opondrá a ti con qué propósito cuando encuentres problemas en el proyecto, para prepararte de antemano para unirte con amigos. enemigo y hacer que las cosas salgan como tú quieres. No hay amigos permanentes ni enemigos permanentes, solo intereses consistentes. Como gerente de proyecto, debe recordar esta frase

3. Después de comprender básicamente la situación del cliente, lo siguiente es comprender los puntos de vista de varios aspectos; de su empresa en este proyecto. La primera es si los líderes superiores le prestan atención. Esto determina si la empresa brindará el apoyo más poderoso de acuerdo con sus requisitos cuando necesite recursos. El líder debe haberlo apoyado verbalmente. Lo que debe hacer es comprender las expectativas reales de la empresa para este proyecto. ¿Quiere hacer el proyecto más grande o ganar dinero? ¿Quiere hacer un proyecto modelo o simplemente quiere hacerlo? ¿Superficial? La actitud del líder de la empresa hacia el proyecto. Su actitud determina su estrategia para este proyecto, y este enfoque estratégico tendrá un impacto directo en su plan de proyecto.

4. Antes de elaborar el plan general del proyecto, debe; También calcule aproximadamente los recursos que tiene a mano. El primero es el tiempo. Hoy en día, el mercado es muy competitivo y muchos proyectos a menudo requieren su finalización en un plazo casi imposible. Para este punto, debes considerar esto completamente al realizar el plan de control de riesgos para el proyecto. Lo siguiente es el personal, según el presupuesto del proyecto y la experiencia pasada, calcule aproximadamente cuántos roles tendrá el futuro equipo del proyecto. Si hay personas actualmente en la empresa para cada rol, si este proyecto puede utilizarlo por completo. Es necesario contratar personal adicional y comenzar los preparativos para el reclutamiento lo antes posible. El último paso es preparar algunos equipos. El equipo grande y clave necesario para el proyecto debe reservarse lo antes posible, no importa si el equipo está esperando a la gente o si la gente está esperando el equipo, será una pérdida de tiempo; p>

5. Ahora es el momento. Es el momento de hacer una descripción del proyecto. Una buena descripción del proyecto no sólo describe claramente lo que se debe hacer (principalmente qué hacer, no cómo hacerlo), sino que también explica detalladamente cómo comprobarlo. En otras palabras, no sólo explica claramente lo que se debe hacer, sino que también permite que el personal comercial del cliente (que generalmente no entiende de tecnología) sepa cómo se completará el proyecto. En pocas palabras, una especificación de proyecto describe lo que hace el proyecto, qué tan bien hace cada cosa y cómo se verificará cada resultado.

6. ¿Es hora de hacer un plan maestro? No, ahora conoces los objetivos del cliente y los recursos que tienes, así que antes de hacer el plan, aún necesitas discutirlo con tu gerente y el cliente. Comunicar plenamente los problemas de recursos. Debido a que muchos recursos aún no están claros, es necesario redactar un informe para analizar en detalle los riesgos de este proyecto y la demanda de recursos.

Qué consecuencias se producirán si algunos problemas no se pueden resolver. Si los recursos son insuficientes, la alta dirección deberá cambiar de estrategia y aumentar la inversión en el proyecto. Incluso si las condiciones lo permiten, algunas empresas abandonarán el proyecto. En resumen, nadie puede completar una tarea imposible. Si el director del proyecto no puede detectar los riesgos lo antes posible, sólo puede convertirse en un mártir.

7. Ahora que comprende lo que se debe hacer, los chips que tiene y su estrategia general para este proyecto, es hora de formar un equipo de proyecto. Muchos directores de proyectos no tienen derecho a elegir ellos mismos a los miembros del equipo, así que intente utilizar su influencia para encontrar a las personas que desea. La composición de los miembros varía mucho según el proyecto. Es difícil tener requisitos específicos. Sin embargo, en muchos proyectos pequeños debe haber alguien que sea competente en el negocio del cliente, y en los grandes, esta persona. En los proyectos, habrá expertos de la industria (expertos de la industria), de modo que cuando se comunique con los clientes, no hablen al mismo tiempo y ambas partes puedan entenderse. Lo que veo a menudo es que nuestros técnicos utilizan una jerga profesional cuando hablan con los clientes. Como resultado, los clientes están confundidos y los acusan de no entender la tecnología. De hecho, los clientes que entienden lo que quieren hacer ya son muy buenos clientes. Los clientes que no saben lo que quieren hacer, y mucho menos cómo hacerlo, y aún así quieren señalar con el dedo están en todas partes. es el cliente quien te elige, no tú. Tú has elegido a los clientes. Sólo con los clientes puedes cobrar.

Para los clientes cuyas necesidades cambian cada día, se deben establecer reglas con antelación:

1. Unificar la persona de contacto El cliente designa una persona para comunicarse con el equipo del proyecto. Está permitido que los líderes y los líderes Wang digan algunas palabras. Si no están de acuerdo, entonces no tienen más remedio que ofender al líder. Por lo tanto, las reglas deben establecerse al comienzo del proyecto. Si hay algún requisito, primero debes unificarlo internamente. Habla conmigo nuevamente, no quiero involucrarme en conflictos entre tus departamentos comerciales internos;

2. Todos los cambios de demanda deben ser por escrito. , recuerda esto. Esto tiene muchos beneficios:

*Si hay evidencia escrita, él todavía querrá cambiarla en el futuro. Tienes la evidencia que solicitó antes, dígale: usted dijo. así que antes;

* Facilitará la gestión del cambio de la demanda, qué tan lenta es la demanda. La historia de la lenta evolución se puede ver claramente, para tener una comprensión más profunda del propósito del cliente;

*Para el cliente lo más conveniente es mover la boca. De todos modos, eres tú quien lo hace sin gastar sus recursos, entonces ¿es razonable la solicitud, es irresponsable si es consistente con el propósito del proyecto? Pero si se le pide que escriba una solicitud por escrito, la firme y la selle, tiene que ser mucho más cauteloso, y tan pronto como escriba algo, sus pensamientos serán más profundos y muchas solicitudes irrazonables serán abortadas;

8. Ahora tienes que enfrentarte a tres grupos de personas: tu líder, los miembros de tu equipo y tus clientes. Comunícate con estas personas y hazles saber lo que planeas hacer y cuándo les pedirás que se preparen para estas cosas. obra principal. Dado que la comunicación es tan importante, también es importante definir los principios de la comunicación de antemano. Muchos principios de comunicación son reglas ocultas. Si ha estado en un departamento durante mucho tiempo, la aplicación de estas reglas es algo natural. Sin embargo, ahora se enfrenta a varios departamentos o incluso a varias unidades. Estarás en desventaja en el futuro. Las siguientes cosas pueden parecer aburridas, pero en realidad son muy útiles:

La primera es especificar el método de flujo y el medio de información, ya sea push o pull. Impulsar significa que el director del proyecto divulgará información de forma proactiva, ya sea por teléfono, correo electrónico o por escrito, para garantizar que la información se transmita a todos. Esta situación es adecuada para proyectos pequeños con poca gente; La significa que el director del proyecto es como un servidor web y puedes pedirle cualquier información que necesites.

Por supuesto, ningún director de proyecto se cansa tanto. Publicará la información en el medio público. El más simple es la pizarra y el más complicado es el área de interacción de información pública del proyecto. La regla es que lo envié yo y si no lo leíste no digas que no te lo dije. Puede parecer aburrido decir esto, pero en realidad se trata de la cuestión de la responsabilidad por la transmisión incompleta de información. Por supuesto, estos son métodos generales y no deben ser absolutos. Generalmente, la comunicación activa y el acceso pasivo coexisten, especialmente para los líderes de proyectos que deben tomar la iniciativa de comunicarse con los líderes.

El segundo problema es la documentación. Mucha gente tiene miedo de escribir documentos, pero los responsables de proyectos deben tener presente el principio de que una buena memoria es peor que una mala redacción. ¿Por qué no puedes explicar por qué algo es razonable? Es porque no hay evidencia. Por lo tanto, el director del proyecto debe dejar claro al cliente al principio que algunos documentos deben firmarse, como el registro del proyecto del director del proyecto, que el cliente debe firmar al menos cada semana, y todas las demás cosas que logren el consenso. como actas de reuniones e incluso el discurso del líder. El acta debe quedar escrita en un documento y firmada por ambas partes, de modo que cuando haya una disputa en el futuro, quede bien documentada. Recuerda: Lo que se dice es lo mismo que lo que no se dice. Sólo cuando está escrito y firmado por todos sucede realmente. También hay algunos problemas, como el informe que envió y una pregunta de opción múltiple para los líderes (incluidos sus propios líderes y los líderes de los clientes). Como resultado, los líderes se negaron a aprobar, dejándolo sin saber qué hacer. hacer, lo que retrasó el progreso. En este momento puede esperar, pero tenga cuidado de llevar un registro para indicar quién es el responsable, además, si está de acuerdo con el líder al principio: si no recibe respuesta del líder tres días después de enviar las instrucciones; , se considerará acordado, por lo que serás más proactivo. Otro ejemplo es la cuestión del proceso de aprobación de diferentes eventos: qué nivel de asuntos se registra en el registro del proyecto, qué nivel de asuntos requiere que los gerentes de proyecto de ambas partes firmen un memorando especial, qué nivel de asuntos requiere que los líderes de ambas partes las partes se presenten para firmar los anexos del contrato, etc. Cuanto más reflexivo seas de antemano, más proactivo serás en el futuro.

9. Bien, he hecho mucho trabajo preliminar y he definido algunas reglas del juego. Ahora es el momento de sentarnos y hacer planes. En esta sección, si buscas algún libro sobre gestión de proyectos, será mejor que el mío, así que escribiré menos y hablaré de mi propia experiencia. El primer paso es encontrar algunos miembros clave del equipo, como expertos en negocios de clientes, analistas de sistemas, etc., para dividir el proyecto en módulos. El proyecto se divide en varias partes, qué se logra con cada parte, cómo intercambiar información entre módulos, etc. Los requisitos definen qué hacer y aquí hablamos de cómo hacerlo. Una cosa a destacar aquí:

Hay muchas formas de lograr un objetivo. Tienes que elegir la que te resulte más familiar, no la que parezca más perfecta. Esta idea reducirá mucho. riesgos en su proyecto. A veces, un cliente quedará impresionado por una determinada tecnología nueva e insistirá en que adopte esa nueva tecnología. Debe decirle: si me elige para hacer este proyecto, debe permitirme hacer las cosas de mi manera favorita. La tecnología es tentadora porque no mucha gente ha sufrido y no quiero que seas la primera víctima. Adoptar un plan hará que su trabajo sea más claro. Por ejemplo, utilizando el software Project de Microsoft, después de completar el formulario, podrá saber cuántas cosas se deben hacer en este proyecto, qué recursos requiere cada cosa y cuál es la relación. entre ellos, cuánto tiempo lleva, qué señales hay después de finalizar, etc. Todos los resultados se expresan finalmente en una forma llamada diagrama de Gantt. Después de terminar este diagrama, se sorprenderá al descubrir que la hora de finalización del proyecto en el diagrama de Gantt estará muy por detrás de la hora de finalización planificada (la persona que firma el contrato nunca le pedirá su opinión primero).

Por supuesto, las personas que han estudiado gestión de proyectos hablarán mucho sobre WBS, rutas de optimización y cosas por el estilo, pero mi experiencia es que no importa cuán optimizado estés, es imposible organizar estas cosas hasta que final del tiempo previsto. Si no se ha encontrado con este problema, antes de felicitarlo por elegir un trabajo fácil, asegúrese de haber enumerado todas las cosas que debe hacer y evaluado correctamente el tiempo que requieren. En este momento, debes considerar sacrificar algo de tiempo de tarea (lo que también significa calidad). ¿Sacrificio según qué criterios? ¡La estrategia de este proyecto! La estrategia que mencionamos en la Sección 3.

Mi experiencia es que si te apresuras todo, el resultado puede ser que no hagas bien ninguna de las diez cosas, piénsalo, que fracaso. Por lo tanto, invierte recursos en cosas que conoces y de las que estás seguro. El resultado final es diez cosas. Tres de ellas son excelentes, tres están completas y cuatro están retrasadas por alguna razón. ¿Cuánto cuesta la boleta de calificaciones? determina las prioridades, y priorizar correctamente las cosas es la principal manifestación de la capacidad de un director de proyectos.

Bien, ahora el proyecto completó el trabajo preliminar, entendió los objetivos del proyecto, aclaró los recursos disponibles, formuló la estrategia del proyecto y luego compiló el plan general del proyecto y el proyecto entró en la implementación. escenario. Al entrar en esta etapa, el director del proyecto es relativamente libre. A diferencia de la etapa inicial, el director del proyecto tenía que interactuar con diferentes personas, como periodistas, descubrir de qué estaban hablando y tratar de adivinar lo que estaban pensando y su verdadero propósito. Eso es lo más agotador. Por supuesto, el director de un proyecto pequeño suele ser un recurso en sí mismo y tiene que hacer muchas cosas. En este momento, es más difícil que cualquier otra persona. El trabajo principal del director de proyecto durante este período es mantener la comunicación con los líderes del cliente y sus propios líderes.

Preste especial atención al comunicarse con los líderes de los clientes. A menos que necesite que la otra parte le brinde apoyo, debe ser más específico. De lo contrario, simplemente dígale que todo es normal y que su actitud debe ser la misma. más positivo No hable de detalles que los líderes no entienden, como: Director Wang, el progreso reciente del proyecto es bastante normal, pero a menudo ocurren algunas pérdidas de memoria en la JVM. Director Wang: (*amp; $. @@?. Y su líder también debe prestar atención a este tema al informar, a menos que sea un experto técnico y necesite su experiencia técnica; de lo contrario, suele ser suficiente informar si el progreso es normal y sus contramedidas y planes cuando exista. Hay problemas. Algunas áreas requieren su apoyo, como los recursos. La convocatoria debe ser más detallada. Además de algunas reuniones de seguimiento del progreso del proyecto, también hay muchas discusiones en las que todos los participantes deben utilizar métodos de lluvia de ideas. Son personal técnico y se caracterizan por su atención a los detalles, falta de perspectiva general, un poco negativos y pesimistas, y tienen una alta autoestima (si el resumen es incorrecto, todos pueden criticar).

Entonces, como anfitrión de la reunión, usted solo debe ser responsable de plantear preguntas y registrar sus opiniones. Nunca juegue el papel de juez. Hay muchos aspectos de un problema y los fenómenos son completamente diferentes desde diferentes perspectivas. Piensa en la historia de los ciegos y el elefante. A menudo dominan un aspecto y hablan desde su propia perspectiva, a menos que existan circunstancias muy especiales, debes pensar que la solución que proponen es la más razonable desde su punto de vista. Tu punto fuerte es captar las prioridades de las cosas, evaluar las prioridades de todos los aspectos y luego basar tus esfuerzos en ellas. Por lo tanto, en la reunión debes respetar plenamente a todos y sus opiniones, elogiar a quienes presentan mejores opiniones. , y nunca lleves la reunión al caos (quieres que todos sepan que las cosas no son blancas y negras, sino diversas. Por desgracia, ¿tiene la culpa nuestra educación?) Después de la reunión, usted mismo escribe el documento y toma decisiones. Todos pierden la cara en la reunión. Si te cuidan, tendrás menos resistencia para implementarlo. Si aún tienes objeciones, puedes hablar con él en privado. Si aún no puedes convencerlo, debes dejarlo. Él entiende que debido a que usted es responsable de este proyecto y asume los riesgos, esta prioridad debe ser juzgada por usted. La alta dirección de la organización puede no necesariamente tener un nivel más alto que el miembro promedio, pero él tiene que asumir la responsabilidad. riesgos de la organización y la asimetría de la información, por lo que debe juzgar la prioridad de las cosas mejor que los subordinados.

En el proceso de desarrollo, una cosa a la que la gestión interna también debe prestar atención es enfatizar siempre el. idea de aceptación. El entregable final de cada tarea debe poder ser inspeccionado, por ejemplo, Requisitos de interfaz: hermoso, conciso y claro, no sé cómo verificar este requisito al asignar tareas. equipo, debe considerar cómo verificar los resultados. Por ejemplo, he visto un plan en el que un desarrollador de tareas está familiarizado con la programación EJB, excepto que estas personas toman algunos exámenes de certificación profesional, de lo contrario, los resultados. son difíciles de comprobar.

Por lo tanto, antes de la primera capacitación, si la interfaz del sistema está completa y correcta y si los documentos de capacitación están completos son factores muy críticos. Si la primera toma no tiene éxito, habrá muchos problemas en el futuro.

Como director de proyecto, en realidad tiene algunas cosas en mente: qué hacer, en qué medida, cómo entregarlo, los recursos disponibles y la prioridad de cada cosa. El llamado "más rápido, más económico" es el sueño del ser humano. Estos cuatro aspectos son contradictorios entre sí. Es un tipo típico de caballo que necesita correr y no comer hierba. Al considerar las prioridades de los problemas, la velocidad es a menudo la primera prioridad. Los líderes de todas las partes le darán una fecha límite, por lo que garantizar el progreso es la primera prioridad. El propósito fundamental de una empresa es obtener ganancias. los ingresos si no se pueden aumentar, al menos se deben controlar los costos; la tercera mejor opción es que no hay manera, todos quieren seguir mejorando, pero sin una fuerte garantía de recursos, primero hay que sacrificar la calidad, finalmente hay muchos; , los requisitos del cliente son infinitos, cómo hacerlo. También es trabajo del director del proyecto reducir las expectativas de los clientes y hacer que pasen de los ideales a la realidad.

Antes de la aceptación, además de completar el trabajo de documentación y entregar los resultados, es muy importante dedicar más tiempo a comprender el proceso de trabajo del cliente. Estos se han mencionado antes y no se discutirán aquí. más.

Mi mayor experiencia con la aceptación es la cuestión de la prueba. Es decir, nunca dejes que los clientes piensen de esta manera: debes tener pruebas que demuestren que tu sistema está bien. De esta manera no tienes suerte. Hay tantos genios en Microsoft que han creado XP y lo parchean todos los días. Es imposible que su programa sea perfecto y no tiene forma de proporcionar pruebas. Debe dejar que el cliente comprenda que la llamada aceptación significa que ejecuto el caso de prueba de acuerdo con el documento de prueba. Si el resultado es consistente con el resultado esperado, se debe considerar aprobado. Además, se permiten algunos errores menores. ser corregido después de la aceptación. Puede hacer sugerencias para el caso de prueba. Por lo tanto, ambas partes deben confirmar el plan de prueba y los casos de prueba antes de la aceptación. Si cree que el sistema no cumple con los requisitos, entonces debe presentar pruebas que demuestren que el sistema se desvía del diseño original. Por lo tanto, refiérase a conceptos legales y nunca invierta la evidencia. Además, es erróneo pensar que el sistema sólo puede ser aceptado después de que sea perfecto. El contrato de desarrollo de software debe indicar el costo del período de mantenimiento después de la aceptación. De lo contrario, los clientes se preocuparán de no recibir su soporte una vez finalizado. Se acepta la aceptación y, naturalmente, no cooperarán con la aceptación. Entonces, será difícil para usted, el director del proyecto, entregar su tarea. ;