Cómo el personal de compras puede llevar a cabo negociaciones de adquisiciones de manera efectiva: métodos y habilidades de negociación_negociación y negociación

Cómo el personal de compras puede llevar a cabo eficazmente las negociaciones de adquisiciones: métodos y habilidades de negociación

Una negociación exitosa debe consistir en dos partes, la primera parte es comprender el proceso de negociación, la segunda parte es preparación para la negociación. El proceso de negociación incluye comprender la definición y el propósito de la negociación, cuándo negociar, cuáles son las barreras para una negociación efectiva, las características de los negociadores exitosos, las técnicas para facilitar la negociación y los conocimientos en la negociación. La preparación para la negociación incluye comprender las intenciones de la otra parte, establecer su posición y la de su oponente, identificar cuestiones clave, formular estrategias y tácticas de negociación y organizarse adecuadamente. La negociación es cuando ambas partes llegan a un entendimiento mutuamente satisfactorio, por lo que una situación en la que todos ganen se convierte en el propósito de la negociación.

Desde la perspectiva del comprador, los siguientes cinco factores conducirán a las negociaciones.

(1) Al menos dos proveedores

(2) El vendedor tiene intención de intervenir

(3) Especificaciones claras

(4 ) Existen diferencias entre los postores

(5) El monto de la compra es lo suficientemente grande como para cubrir los costos de la licitación. Obstáculos para una negociación exitosa.

Las características de los negociadores exitosos incluyen capacidad de planificación, pensamiento claro y ágil, fuerte impulso hacia el éxito, capacidad de adoptar las opiniones de otras personas, autocontrol, comprensión de la naturaleza humana, buena escucha, etc. Pero todo esto requiere formación y práctica continua, así como que los miembros del equipo se complementen entre sí.

Técnicas para facilitar las negociaciones. La primera es aprender las lecciones del pasado y resumir las negociaciones que acaban de completarse, qué tuvo éxito, qué salió mal, qué es necesario cambiar y cómo le está yendo a la otra parte. Esto será útil en el futuro. La segunda es la reunión de grupo, que puede utilizarse para resolver diferencias dentro del equipo de negociación y revisar estrategias y tácticas. Si se trata de una negociación unipersonal, puede hacer arreglos para que alguien lo llame para contestar el teléfono o decirle a la otra parte que el tiempo es limitado y que responderá más tarde.

Preparación para la negociación

Cabe señalar aquí que los contactos pasados ​​con la otra parte y las perspectivas futuras de cooperación son consideraciones importantes. Además, si no está completamente preparado, incluso si es articulado y elocuente, tendrá poco efecto. A continuación se enumeran ocho pasos para prepararse para una negociación.

1. Analizar el plan de la otra parte. Evaluar precio, envío, especificaciones, pago y cualquier discrepancia con sus requerimientos. Recuerde que el plan de la otra persona suele ser ventajoso para ella.

2. Establece tus propios objetivos. Establezca su precio, calidad, servicio, entrega, especificaciones, pago y otros requisitos en detalle y anótelos en un papel en lugar de decirle a la otra parte "¿Hará lo mejor que pueda?".

3. Haz un plan. Determinar la mejor solución, la solución objetivo y la solución en el peor de los casos para cada problema puede ayudarle a desarrollar la estrategia correspondiente.

4. Analiza la posición de la otra parte. También puede estimar la posición probable de la otra parte, lo que facilita predecir su estrategia de negociación. En este punto se puede sentir aproximadamente el alcance de la negociación. 5. Identificar y organizar el problema. Ahora es posible organizar las preguntas y enumerar las similitudes y diferencias entre las partes en cada tema. Recuerde que todo argumento debe estar respaldado por datos fiables.

6. Planifica tu estrategia y tácticas. Tres estrategias prácticas son: A) Evite hablar sobre la propia posición y pruebe primero el punto de vista de la otra parte. Esto se utiliza a menudo cuando la otra parte quiere llegar a un acuerdo pero carece de suficiente información. B) Habla directamente de tu solución ideal. Esto suele usarse en escenarios en los que ya conoces a la otra persona. C) Cuéntenos su solución ideal, seguida de su solución objetivo. Esto se utiliza a menudo cuando se encuentra en una posición débil pero tiene la capacidad de persuadir a la otra parte. El uso razonable de tácticas puede hacer que el plan se implemente con éxito. Estas tácticas incluyen:

1) Priorizar las preguntas 2) Hacer preguntas inteligentes para obtener la mayor cantidad de información posible en lugar de respuestas de "sí" o "no" 3) Escuchar con eficacia 4) Mantenerse concentrado Tomar la iniciativa 5) Utilice información confiable 6) Utilice el silencio, lo que puede hacer que la otra parte se sienta nerviosa por una mayor discusión 7) Evite ser emocional, lo que hará que la negociación se centre en las personas en lugar de las cosas 8) Utilice los vacíos en las negociaciones para repensar y evitar dar comentarios negativos Mantener la otra parte bajo control 8) No se preocupe por decir “no” 9) Sea claro acerca de los plazos 10) Preste atención al lenguaje corporal 11) Piense de manera amplia y no se deje limitar creativamente por planes preconcebidos 12) Registre el contenido de la negociación de manera que que pueda convertirse en un contrato definitivo.

7. Seleccione un equipo de negociación. Se elige un capitán y los demás miembros deben aclarar sus tareas y apoyar al capitán.

8. Establecer la agenda de la negociación. Los temas que se discutirán, quién los discutirá y el desarrollo de la reunión deben determinarse de antemano.

Recuerda que siempre es ventajoso tener al equipo local de tu lado. Además, es necesario determinar si la parte negociadora tiene derecho a tomar decisiones. Si es necesario, puede preguntar directamente a la otra parte sobre su autoridad.

La discusión anterior es una revisión para expertos en negociación y un punto de partida para principiantes. La aplicación de las habilidades anteriores dependerá del estilo personal y de las circunstancias específicas. Ya sea una negociación formal o informal, el contenido proporcionado en este artículo puede ayudarlo a mejorar la efectividad de su negociación.

Negociar con un vendedor sin experiencia

Para negociar con un vendedor sin experiencia, encontrar un tercero experto puede ser una forma eficaz. Cuando negocia con un vendedor enviado por un proveedor importante, rápidamente se dará cuenta de que este vendedor no sólo sabe muy poco sobre su producto, sino que también es un lego en negociaciones profesionales, y mucho menos en lo que es una negociación en la que todos ganan. Lo peor es que no tiene preparación previa ni conocimiento de su empresa. Si la relación entre sus dos empresas es muy buena y tiene muchos temas importantes que necesita discutir con él, ¿qué debe hacer? ¿Explotarás sus debilidades a tu favor? Por supuesto que no. Porque una vez que su dirección considere que el acuerdo no es razonable, pedirá la reapertura de las negociaciones.

No es prudente simplemente pedirle a la otra parte que envíe a alguien nuevamente. La mejor manera es enfrentar la realidad. Puede enseñarle y ayudarlo con el conocimiento del producto, las normas de la industria, las negociaciones en las que todos ganan y otras teorías. En concreto, podemos partir de los siguientes aspectos. Calidad: Basándose en hechos y expresando objetivamente los estándares de calidad que se desean, al vendedor le resultará difícil seguir discutiendo. Envío: Enumere los hechos que otros proveedores pueden hacer para que al vendedor le resulte difícil discutir. Precio: Si realizas una encuesta de precios y costes, también debes aportar pruebas suficientes. Incluso si el vendedor inexperto es muy emocional, le resultará difícil revertir los hechos.

¿Qué pasa si la otra parte sigue siendo muy terca? Luego puede utilizar los métodos de expertos externos. Hágale saber a la otra parte que esto se hace para que las dos partes trabajen mejor juntas, ya que el tercero puede brindar retroalimentación frente a ambas partes después de la negociación. El tercero puede provenir de una institución de arbitraje, una asociación industrial o una organización reconocida por ambas partes, o puede pedirle al vendedor que designe a un profesional de su propia empresa para que actúe como tercero. En definitiva, el propósito es involucrar a un tercero objetivo en la negociación.

Finalmente, hay dos puntos para recordar: primero, culpar no tiene sentido y el vendedor de repente no conocerá muy bien el producto debido a culpar; segundo, no tendrá un sentimiento de emoción y fracaso, el El vendedor no es razonable, pero usted debe ser razonable. Por supuesto, es más fácil decirlo que hacerlo, pero aquí es donde su sabiduría para la negociación resulta útil.

Cómo realizar una consulta correcta (1)

La "Solicitud de Cotización" es una etapa necesaria en el proceso de contratación. Después de recibir la solicitud de compra y comprender el estado actual del inventario y el presupuesto de adquisiciones, la reacción más directa suele ser contactar al proveedor de inmediato. Si se trata de una compra habitual y la demanda es en forma de piezas estándar, no habrá ningún problema para el proveedor. Sin embargo, en el desarrollo de nuevos productos, para aquellas piezas que no sean productos estándar, al realizar consultas se debe prestar especial atención a si el proveedor ha proporcionado información suficiente para facilitar el proceso de cotización. Para evitar que futuras adquisiciones y proveedores tengan opiniones diferentes y diferencias en la percepción de la calidad, no debemos ser descuidados al preparar la información que se debe proporcionar durante la consulta. Porque unos documentos de consulta completos y correctos pueden ayudar a los proveedores a presentar cotizaciones correctas y efectivas en el menor tiempo posible. Un documento de consulta completo debe considerar al menos incluir las siguientes partes principales.

1. El "nombre del producto" y el "número de material" del artículo de la consulta.

En primer lugar, el "nombre del producto" y el "número de material" del artículo de la consulta son los los que deben especificarse en el formulario de consulta La información más básica para comparar. El proveedor debe saber cómo llamar al producto cotizado, que se llama

2. La "cantidad" del artículo de la consulta

Por lo general, el proveedor necesita conocer al comprador al cotizar La demanda Esto se debe a que la cantidad de compra afectará el cálculo del precio. La información sobre la cantidad proporcionada generalmente incluye "demanda anual", "demanda trimestral" o incluso "demanda mensual"; "cantidades de demanda en diferentes niveles", como cantidades de 500K, 1M, 3M, etc., cada pedido es aproximadamente "cantidad de pedido"; ; o "Demanda total para el ciclo de vida del producto". Además de permitir a los proveedores comprender la demanda y los patrones de adquisición, también les permite analizar si su propia capacidad de producción puede satisfacer las necesidades del comprador.

Los compradores suelen tener un problema común a la hora de realizar consultas, es decir, tienen miedo de que la cantidad sea pequeña y no puedan conseguir un buen precio, por lo que inflan la demanda o cantidad de compra.

En este momento, aunque la compra puede obtener beneficios a corto plazo, incluso si se obtiene el precio de producción en masa, si no se puede lograr la cantidad esperada de la cotización después de realizar la compra real, el proveedor aumentará el precio o reducirá los servicios. a los clientes en otros aspectos, o cortar el suministro, al final eres tú quien perderá más de lo que gana. Por lo tanto, la información sobre la demanda debe comunicarse a los proveedores de manera práctica. Al mismo tiempo, las compras también pueden generar pronósticos de mercado para convencer a los proveedores. Sólo así se puede lograr una cooperación a largo plazo y un suministro continuo.

3. "Libro de especificaciones" del proyecto de consulta

El libro de especificaciones es una herramienta para describir la calidad del producto adquirido. Debe incluir la última versión de los planos de ingeniería y las pruebas. especificaciones, especificaciones de materiales, muestras, muestras de color y todo lo que ayude a los proveedores a cotizar. Los planos de ingeniería deben ser la última versión si los planos sólo se pueden utilizar para la estimación, esto también se debe indicar en la consulta. Para adquisiciones internacionales, si los planos de ingeniería originales están en un idioma distinto del inglés, como alemán, francés, japonés, etc., también se debe adjuntar una traducción al inglés, un idioma internacional común, y presentarse en forma bilingüe para facilitar comunicación. Si los planos de ingeniería se pueden proporcionar utilizando archivos electrónicos, debe preguntar al proveedor sobre su nivel de aceptación. Al realizar la entrega, se debe prestar atención al uso de formatos de archivo aceptados internacionalmente, como DWG, IGES, DXF, PRO/E, etc., para que sean convenientes. para que los proveedores conviertan archivos de dibujo. Sin embargo, al transferir archivos por correo electrónico, es mejor incluir también un dibujo de ingeniería claramente dibujado en el dibujo para evitar errores de datos que puedan ocurrir durante la transferencia de archivos.

4. Requisitos de “calidad” de los artículos de consulta Hay muchas formas de expresar los requisitos de especificación de calidad de los artículos de consulta y, por lo general, se pueden presentar de las siguientes maneras. Es difícil para el personal de compras expresar plenamente los requisitos de calidad de los productos o servicios utilizando un solo método. Deben utilizar una combinación de varios métodos según las diferentes características del producto o servicio.

1. Marca (BrandorTradeNames): en términos generales, usar productos de marca es la forma más fácil de comprar. No solo puede ahorrar tiempo de compra y reducir los costos de compra, sino que también reduce los procedimientos de inspección de calidad, porque solo necesita. para confirmar el etiquetado del producto. Sin embargo, el precio de los productos de marca suele ser relativamente alto cuando la cantidad de compra no es grande, es más ventajoso comprar por marca.

2. O productos equivalentes ("OrEqual"): Se refiere a productos que pueden lograr la misma función. Para decidir si se permite el uso de productos equivalentes alternativos, la cotización también debe anotarse durante la consulta. Cabe señalar que el usuario debe aceptar el uso confirmado de productos del mismo grado.

3. Estándar Comercial: El Estándar Comercial tiene una descripción universal y completa del tamaño, materiales, composición química, métodos de fabricación, etc. del producto. Para piezas estándar generales como tornillos, tuercas y componentes electrónicos, el uso de estándares comerciales puede evitar malentendidos sobre la calidad.

4. Especificación de materiales o métodos de fabricación: Cuando existan requisitos específicos para materiales o métodos de fabricación, se deberán indicar las normas aplicables. Si se requiere indicar la normativa europea DIN, lo mejor es indicar las especificaciones CNS o JIS correspondientes.

5. Especificación de desempeño o función): este tipo de especificación se utiliza más comúnmente en la adquisición de productos de alta tecnología y en la participación temprana de proveedores (Early Supplier Involvement, ESI). A los proveedores solo se les informa del desempeño o funciones que el producto debe lograr. En cuanto a los detalles de cómo hacerlo para cumplir con los requisitos, queda a criterio del proveedor resolverlos.

6. Dibujo de ingeniería: los dibujos de ingeniería se utilizan mejor para describir la calidad requerida del producto. Además de que el contenido debe ser claro, no se puede ignorar la precisión de las tolerancias dimensionales.

7. Grado de mercado: generalmente se utiliza para los requisitos de calidad de productos básicos como madera, productos agrícolas, tabaco, alimentos, etc. Dado que la gente común no puede identificar claramente los límites del grado de mercado, el personal de compras generalmente es Se requiere tener la capacidad de identificar el grado del producto comprado.

8. Muestra: este es un enfoque lento. Proporcionar muestras es muy útil para que los proveedores comprendan las necesidades del comprador, especialmente en cuanto al color, la impresión y la calidad del mercado. Se utiliza más comúnmente en los requisitos.

9. Declaración de trabajo (SOW): Se utiliza principalmente para proyectos de servicios de adquisición, como seguridad central, limpieza de edificios, eliminación de residuos, contratación de proyectos, etc. Una declaración de trabajo completa debe ser simple y clara, la La evaluación del desempeño de la calidad del trabajo que se debe lograr también debe estandarizarse de manera cuantitativa tanto como sea posible. El contenido de la declaración de trabajo debe poder garantizar que el comprador pueda obtener servicios satisfactorios y, al mismo tiempo, debe conservar suficiente flexibilidad para permitir que el proveedor cree valor agregado en el trabajo.

Cómo realizar una consulta correcta (2)

La "Solicitud de Cotización" es una etapa necesaria en el proceso de contratación. Después de recibir la solicitud de compra y comprender el estado actual del inventario y el presupuesto de adquisiciones, la reacción más directa suele ser contactar al proveedor de inmediato. Si se trata de una compra habitual y la demanda es en forma de piezas estándar, no habrá ningún problema para el proveedor. Sin embargo, en el desarrollo de nuevos productos, para aquellas piezas que no sean productos estándar, al realizar consultas se debe prestar especial atención a si el proveedor ha proporcionado información suficiente para facilitar el proceso de cotización. Para evitar que futuras adquisiciones y proveedores tengan opiniones diferentes y diferencias en la percepción de la calidad, no debemos ser descuidados al preparar la información que se debe proporcionar durante la consulta. Porque unos documentos de consulta completos y correctos pueden ayudar a los proveedores a presentar cotizaciones correctas y efectivas en el menor tiempo posible. Un documento de consulta completo debe considerar al menos incluir las siguientes partes principales.

5. Requisitos de "base de cotización" para los artículos de consulta La "base de cotización" generalmente incluye el "valor de moneda" y los "términos comerciales" de la cotización. Las ventas nacionales son relativamente simples y generalmente se negocian en RMB. Los términos comerciales no están en RMB. El "precio en fábrica" ​​se calcula en función del "precio de fábrica (es negociable si el flete está incluido o no)". El comercio internacional es más complicado. La mayoría de los proveedores utilizan dólares estadounidenses como base para cotizar la moneda. En cuanto a si fijar el precio en la moneda local de compra, depende de si el tipo de cambio es estable o flexible.

Los términos comerciales habituales del comercio internacional incluyen Ex-Work (entrega desde fábrica), FOB (libre a bordo), FAS (libre al costado del barco) o CIF (entrega con flete incluido), etc. , en En diferentes condiciones, los riesgos de responsabilidad asumidos por compradores y vendedores son diferentes. En condiciones FOB, la responsabilidad del vendedor es hasta que la mercancía sea cargada en el barco. Por lo tanto, el vendedor debe asumir el riesgo del envío, pero el comprador es responsable del envío, el seguro marítimo y otros costos. En condiciones CIF, el vendedor no sólo debe asumir el riesgo del envío, sino también el flete y el seguro necesarios para transportar la mercancía hasta el puerto de destino designado. Por lo tanto, en la transacción de los mismos bienes, la cotización basada en términos CIF es naturalmente mayor que la cotización basada en términos FOB, y el comprador debe indicarlo detalladamente al realizar una consulta.

6. Las "condiciones de pago" del comprador En cuanto a las condiciones de pago, aunque tanto el comprador como el vendedor tienen sus propias políticas de empresa, el comprador espera que el tiempo de pago sea lo más tardío posible. Al contrario, el vendedor cree firmemente que cuanto antes, mejor. El comprador está obligado a informar al vendedor las condiciones de pago estándar dentro de su empresa (cuando se compran moldes, suele haber un método de "pago por etapas", como un depósito del 30%, un 30% para la primera prueba del molde y un 40% para la aceptación). ). El vendedor también puede presentar diferentes requisitos al cotizar, y el comprador y el vendedor deben determinar las condiciones de pago finales después de un acuerdo. Cuando la situación es un mercado de compradores, la oferta excede la demanda en un mercado competitivo, los bienes y/o servicios pueden obtenerse fácilmente, el poder económico de las empresas tiende a dar como resultado precios cercanos al valor estimado de la compra, y el comprador normalmente puede Obtenga una mejor oferta. El vendedor debe cooperar con las condiciones de pago, como "método de contabilidad (O/A)", T/T de 60 días o incluso 90 días. Pero en un mercado de vendedores, donde la demanda supera con creces la oferta, la situación es exactamente la opuesta. Los vendedores generalmente eligen un período de pago más corto para exigir a los compradores, como "contra reembolso (COD)" o "T/Tinadvance". Además, las condiciones de pago deben indicarse claramente y los proveedores nacionales en el comercio internacional suelen calcular el momento de cálculo de la "fecha de inicio del pago" en función de la fecha de envío (ShippingDate), la fecha de la factura (InvoiceDate) o la fecha de envío ( OnBoardDate). El momento del vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de pago.

En este momento, si el comprador extranjero determina la fecha de llegada (ArrivalDate) o incluso la fecha de fábrica (ReceivingDate) como fecha de inicio, puede haber una diferencia de un mes, y tanto compradores como vendedores no deben tener cuidado. La especificación es una herramienta que describe la calidad de los productos comprados. Debe incluir la última versión de los dibujos de ingeniería, especificaciones de prueba, especificaciones de materiales, muestras, muestras de color y otra información que sea útil para la cotización del proveedor. Los planos de ingeniería deben ser la última versión si los planos sólo se pueden utilizar para la estimación, esto también se debe indicar en la consulta. Para adquisiciones internacionales, si los planos de ingeniería originales están en un idioma distinto del inglés, como alemán, francés, japonés, etc., también se debe adjuntar una traducción al inglés, un idioma internacional común, y presentarse en forma bilingüe para facilitar comunicación. Si los planos de ingeniería se pueden proporcionar utilizando archivos electrónicos, debe preguntar al proveedor sobre su nivel de aceptación. Al realizar la entrega, se debe prestar atención al uso de formatos de archivo aceptados internacionalmente, como DWG, IGES, DXF, PRO/E, etc., para que sean convenientes. para que los proveedores conviertan archivos de dibujo. Sin embargo, al transferir archivos por correo electrónico, es mejor incluir también un dibujo de ingeniería claramente dibujado en el dibujo para evitar errores de datos que puedan ocurrir durante la transferencia de archivos.

7. Requisitos de "tiempo de entrega" para proyectos de consulta

Los requisitos de tiempo de entrega incluyen el tiempo que el comprador necesita para comprar el producto y cuánto tiempo necesita el vendedor para preparar muestras y el primer lote. Producción en pequeñas cantidades y el tiempo necesario para la producción del pedido en tiempos normales. Aunque los proveedores pueden cooperar según los requisitos del comprador, la duración de la entrega está relacionada con el precio de los productos adquiridos. El comprador debe formular los requisitos en función de las necesidades reales, en lugar de buscar ciegamente el suministro justo a tiempo (Justin Time, JIT).

8. Requisitos de "embalaje" para los artículos de consulta

El embalaje desempeña un papel importante en las estimaciones de precios de los proveedores, excepto en el caso de los productos pedidos por los clientes con formas especiales o grandes volúmenes, como lo tienen los proveedores. sus propios cartones estándar, cartones, paletas y otros materiales de embalaje utilizados para el embalaje. Se deberá informar claramente al proveedor el país, ciudad, dirección, número de contacto y fax del lugar de envío. Los métodos de entrega para las ventas nacionales suelen ser principalmente ferrocarriles y carreteras, mientras que el lugar de transporte y el método de entrega en las adquisiciones internacionales determinan el cálculo del precio. Si se requiere que el vendedor cotice en CIF, independientemente del transporte marítimo o aéreo, los costos de transporte y seguro correrán por supuesto a cargo del vendedor. Habrá diferentes métodos de facturación según la distancia del transporte, a menos que el comprador especifique el transporte aéreo, los proveedores suelen cotizar en función del transporte marítimo, porque el transporte marítimo es el método de entrega más económico.

10. Requisitos de "servicio posventa" y "período de garantía" para proyectos de consulta

Al comprar maquinaria y equipos como punzonadoras, máquinas de inyección de plástico, instrumentos de prueba, semiconductores equipos de embalaje, etc., los proveedores generalmente brindan servicio posventa básico y períodos de garantía. Si existen requisitos especiales en este momento, como solicitar extender el período de garantía, o cambiar el contenido del servicio postventa, etc., implicará el "Costo Total de Propiedad (TCO)" de la compra. Las negociaciones deben centrarse en los costos y no en los precios. Las negociaciones basadas en los costos producen mejores acuerdos. La preparación antes de negociar es la clave del éxito.