¿Cuál es la diferencia entre Access y Excel?

Acesss (2003) tiene siete objetos: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos y páginas de datos.

Un libro de Excel puede tener varias hojas de trabajo. Las hojas de trabajo son básicamente independientes entre sí y tienen una correlación débil o nula.

Los objetos de acceso no son independientes entre sí, sino que están relacionados. También existen correlaciones entre múltiples subobjetos de un objeto, como tablas, consultas, formularios e informes. Esta correlación crea las poderosas capacidades de procesamiento de Access.

2. Diferentes métodos de uso

Access tiene capacidades más fuertes que Excel en el procesamiento de datos masivos. Sin embargo, utilizar Access para completar tareas de procesamiento de datos es mucho más complicado que Excel. La recompensa por esta complejidad es una mayor funcionalidad.

El acceso es una especificación y existen relaciones estrictas entre objetos. Esta normalización y correlación son la base de las poderosas capacidades de procesamiento de datos de Access. Por tanto, en el proceso de diseño de tablas se debe respetar esta normativa. El acceso se puede comparar con la forma en que las grandes empresas gestionan su procesamiento de datos.

Excel es una tabla gratuita y asociada de forma arbitraria. Puede comparar la forma en que Excel maneja los datos con la forma en que se administra una pequeña empresa.

El modelo de gestión de las pequeñas empresas no se puede aplicar directamente a la gestión de las grandes empresas. Por lo tanto, las tablas de Excel deben convertirse de acuerdo con el esquema canónico antes de poder usarlas en Access y completar las tareas previstas.

3. Tabla de Access y tabla de Excel

Desde la apariencia, la tabla de Access y la tabla de Excel parecen ser la misma, pero en realidad son muy diferentes.

1. Tema: Para un tema, Access tiene solo una tabla, mientras que Excel puede tener varias tablas. Por ejemplo, cuando utilizan Excel, mucho personal financiero crea tablas de salarios por mes, como la tabla de salarios de enero, la tabla de salarios de febrero, etc. Access, por otro lado, coloca la parte del salario de todos los meses en una tabla.

2. Relaciones entre varias tablas: existen correlaciones estrictas entre varias tablas en Access. Las relaciones entre tablas de Excel son arbitrarias.

3. Cálculo de datos: Las celdas de las tablas de Excel pueden almacenar datos, fórmulas y cálculos. Las tablas de Access sólo pueden almacenar datos, no fórmulas, y no tienen funciones de cálculo. Esta capacidad informática de Excel le brinda a Excel capacidades informáticas potentes y flexibles (pero las capacidades informáticas están limitadas por el tamaño de los datos de Access). Las funciones de cálculo se realizan mediante consultas y procedimientos. El acceso es tan poderoso como la potencia informática.

4. Capacidad de datos: las tablas de Excel tienen una capacidad de procesamiento de datos limitada y son más lentas cuando la cantidad de datos es grande; las tablas de Access pueden almacenar 2 GB de datos.

5. Índice: Las tablas de Access tienen índices, pero las de Excel no. Este índice permite a Access buscar y filtrar datos a una velocidad incomparable con Excel.

6. Tipo de datos: el tipo de datos se define primero al diseñar la tabla de Access, pero no existe tal requisito para la tabla Eexcel.

7. Formato de datos: Cada celda de la tabla de Excel puede definir su propio formato. El formato de datos de cada columna de la tabla de Access es coherente. Las características de visualización del formato de datos se implementan mediante tablas e informes.

8. Otras diferencias: existen grandes diferencias en la implementación en términos de filtrado y clasificación de datos.