¿Cómo gestionar archivos?
1. Gestión de archivos
(1) Todos los documentos, materiales, audio y video e informes que puedan reflejar con precisión las actividades comerciales de la empresa deben presentarse de manera oportuna para garantizar su integridad. .
(2) El administrador de documentos debe cumplir con el sistema de archivo de documentos en cualquier momento, clasificarlos en categorías y hacer un buen trabajo de recopilación, clasificación, archivo y archivo.
(3) El contenido de los archivos incluye documentos y materiales que se generan en el trabajo de operación y gestión o producidos y emitidos por la empresa todos los años a partir de la fecha de constitución y deben archivarse.
2. Gestión de documentos y archivos
(1) Alcance del archivo
1. Categoría administrativa integral: incluye documentos importantes de reuniones y reglamentos internos; ; reformas organizativas, cambios, eventos importantes, informes anuales y otros documentos y materiales, informes resumidos de trabajo emitidos por agencias gubernamentales;
2. Personal de la organización\educación y formación: lista de cambios de empleados, plantilla, tarjeta de educación y formación.
3. Estadísticas contables: planes anuales, estados estadísticos, estados presupuestarios contables financieros y sus explicaciones, estados financieros diversos, estados mensuales y documentos y materiales relevantes emitidos por los departamentos gubernamentales competentes.
4. Gestión de la calidad: sistema de gestión de la calidad.
5. Categoría técnica: documentos técnicos sobre productos y producción.
6. Crónicas de Ventas: Crónicas de las actividades comerciales a gran escala de la empresa.
(2) Archivo de documentos
1. Deberán estar completos los tipos de documentos y materiales presentados, el número de copias y el número de páginas de cada documento.
2. Entre los documentos y materiales archivados, el original y copia, copia impresa y versión final, solicitud de instrucciones y aprobación de cada documento deben ordenarse juntos en categorías y no deben separarse.
3. Por lo general, no se permite presentar juntos documentos de diferentes años. Sin embargo, las solicitudes de instrucciones y respuestas que abarquen varios años se presentarán en el año de la respuesta; se presentarán en el año de solicitud de instrucciones; los planes que abarquen varios años se presentarán en el año de solicitud de instrucciones; los documentos se presentarán en el primer año en que se presenten los resúmenes de documentos que abarquen varios años; el último año en el que se presenta el documento; los documentos de la reunión que abarcan varios años se presentan en el año en que se celebra la reunión.
3. Tiempo de presentación
Los diversos contratos e informes periódicos de las actividades comerciales y de gestión de la empresa deben presentarse al director general y al departamento de recursos humanos en el momento oportuno según su tiempo respectivo. límites; otros tipos de archivos, como archivos de audio y video, archivos de actividades, archivos de proyectos, etc., son conservados temporalmente por cada departamento y se consolidarán en el Departamento de Recursos Humanos a fin de mes. Los archivos contables los lleva el propio Departamento de Finanzas.
IV. Préstamo y destrucción de archivos
(1) Los archivos de préstamo deben pasar por los procedimientos de préstamo de acuerdo con la normativa y ser revisados dentro del alcance prescrito. Los archivos no deben modificarse ni romperse y deben devolverse lo antes posible.
(2) No se permite el préstamo de archivos contables. La revisión interna debe ser aprobada por el director financiero. Cuando las unidades externas revisan archivos contables relevantes debido a necesidades especiales, deben tener documentos oficiales y obtener la aprobación de los líderes de la empresa. En la revisión de expedientes contables no se permite sacar los mismos de la empresa; si se requieren extractos o copias, estos deben ser aprobados por el responsable financiero.
(3) Evaluar periódicamente los archivos, formular con precisión una lista de destrucción de archivos, registrar los archivos que han perdido su valor de conservación, revisarlos por parte del responsable del departamento de recursos humanos e informarlos al líder de la compañía para su aprobación antes de que puedan ser destruidos. Más de dos personas deben participar en la destrucción y firmar la lista de destrucción.