Solicitar un método de gestión de archivos personales para estandarizar la gestión de archivos (incluida la gestión de archivos electrónicos)
Reglamento de Gestión de Documentos y Archivos
Capítulo 1 Disposiciones Generales
Con el fin de fortalecer la labor de gestión documental y de archivos de la empresa, este reglamento está especialmente formulado.
Los documentos y materiales archivados deberán archivarse anualmente. Los diversos documentos y materiales con valor de conservación generados por los departamentos internos del departamento durante sus actividades laborales deberán archivarse por separado de acuerdo con lo establecido en este reglamento. .
El departamento o personal responsable del manejo de documentos oficiales debe garantizar que el sistema para el manejo de documentos esté completo (no se permite retirar ni almacenar todos los archivos adjuntos de los documentos oficiales). Una vez cerrado el caso, debe enviarse al archivero de tiempo completo (tiempo parcial) para que lo presente de manera oportuna. Cuando cambie de trabajo o se vaya por cualquier motivo, los documentos y materiales que maneje deben ser entregados claramente a la persona que toma el relevo, y no deben ser sustraídos ni destruidos sin autorización.
Capítulo 2 Recolección y Gestión de Documentos y Materiales
Adherirse al sistema de recolección y gestión departamental de documentos y materiales. Cada departamento debe designar un archivero de tiempo completo (tiempo parcial) para que sea responsable de administrar los documentos y materiales del departamento y mantenerlos relativamente estables. Los cambios de personal deben notificarse con prontitud al archivero de la oficina del director general.
Todos los documentos oficiales impresos y emitidos por la empresa (incluida la versión final y dos originales impresos y anexos, solicitudes de aprobación, documentos de reenvío, incluidos los originales reenviados) serán recopilados y gestionados por la oficina del director general.
Un trabajo es manejado por varios departamentos, y los documentos y materiales generados durante las actividades laborales son recopilados y archivados por el departamento patrocinador. Los documentos de la conferencia serán recopilados y archivados por el departamento patrocinador de la conferencia.
1. Cuando el personal de la empresa sale a estudiar, inspeccionar, investigar e investigar, participar en actividades oficiales como reuniones celebradas por autoridades superiores, y cuando el personal relevante compra materiales técnicos, libros de referencia y compra de equipos y instrumentos, deben presentar los gastos de viaje correspondientes. Los documentos y la información deben archivarse con el archivero en la oficina del gerente general. Solo después de que el archivero firme y apruebe, el departamento de finanzas aprueba los gastos de viaje.
2. Cuando la empresa celebra una reunión, el departamento patrocinador de la reunión designará a una persona especial para que archive los materiales de la reunión, los archivos de audio y video, etc. al archivero. El departamento financiero reembolsará la tarifa de la reunión. sólo después de que el archivero firme y apruebe.
Los archivos técnicos almacenados deben ser tasados al final de cada año. El trabajo de tasación es realizado por un equipo de tasación compuesto por supervisores, personal técnico y de ingeniería y personal de archivos. Los materiales que hayan perdido su valor de referencia y no tengan importancia para su conservación deben limpiarse de manera oportuna y se debe designar a una persona dedicada a supervisar la venta después de la aprobación del equipo de tasación.
De acuerdo con las normas pertinentes sobre clasificación de confidencialidad, el archivero de la Oficina del Gerente General debe clasificar con prontitud y precisión los materiales técnicos en clasificaciones y realizar estrictamente los procedimientos de inspección y préstamo de acuerdo con el sistema de confidencialidad.
Responsabilidades de los archiveros de tiempo completo (tiempo parcial) en cada departamento:
1. Comprender el trabajo y los negocios del departamento, dominar el alcance del archivo de los documentos y materiales del departamento. , y recoger y gestionar el material documental del departamento.
2. Implementar con seriedad el sistema de archivo habitual, recopilar y archivar los documentos y materiales manejados por el departamento de manera oportuna. El archivo de documentos y materiales debe completarse antes de marzo de cada año, y la entrega y. El recibo deberá completarse ante el archivero de la Gerencia General.
3. Al tomar prestado documentos y materiales, los organizadores deben brindar servicio activamente y seguir los procedimientos de registro para el préstamo temporal de documentos y materiales.
Capítulo 3 Alcance del archivo
Materiales importantes de las reuniones, incluidos avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos de los líderes, discursos típicos, informes de reuniones, actas de reuniones, etc.
Decisiones, resoluciones, instrucciones, órdenes, reglamentos, reglamentos, planos y demás documentos relacionados con la empresa emitidos por autoridades superiores.
Los documentos oficiales de la empresa al exterior y los documentos relacionados con las unidades correspondientes.
La solicitud de instrucciones por parte de la empresa y la aprobación de la autoridad superior.
Informes y resúmenes que reflejan las principales actividades funcionales de la empresa.
Los distintos planes de trabajo de la empresa, resúmenes, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, actas de reuniones, informes estadísticos y briefings.
Petición de materiales de trabajo.
Los contratos, convenios y demás documentos suscritos entre la empresa y las unidades relevantes.
Documentos y materiales sobre el nombramiento y remoción de cuadros de la empresa así como documentos y materiales sobre premios y castigos a los empleados.
Documentos y materiales sobre trabajo, salarios y bienestar de los empleados de la empresa.
La historia de la empresa, los principales acontecimientos y recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio y vídeo que reflejan las actividades importantes de la empresa.
Documentos técnicos conservables, dibujos, información, personal, información financiera, materiales de marketing, etc. que reflejan las actividades productivas, tecnológicas y de investigación científica de la empresa.
Capítulo 4: Archivo regular
Todos los departamentos deben establecer y mejorar el sistema de archivo diario. Los archiveros de tiempo completo (tiempo parcial) conservarán de manera centralizada y uniforme los documentos y materiales que hayan sido procesados o agrupados.
Cada departamento debe preparar "categorías de expedientes de casos" para el archivo habitual de documentos y materiales en función del alcance comercial del departamento y las tareas laborales del año. Los términos de la “Categoría de Expediente” deben ser concisos, claros y numerados.
El encargado oficial de la documentación debe recopilar rápidamente todos los documentos y materiales que hayan sido procesados o aprobados por los líderes, organizarlos y enviarlos al archivero de tiempo completo (tiempo parcial) del departamento para su archivo.
Los archiveros de tiempo completo (tiempo parcial) deben colocar oportunamente los documentos y materiales archivados en la carpeta de archivos habitual de acuerdo con las cláusulas "Categoría de archivo de caso" y "verificar los números" en el libro de registro para envío y recepción de documentos indicados en.
Capítulo 5 Archivado de archivos (Requisitos de calidad del expediente)
Para unificar las especificaciones de archivo de archivos y garantizar la calidad del archivo, el trabajo de archivo es coordinado por archiveros a tiempo parcial de departamentos pertinentes y archiveros de la dirección general Responsables de la organización y catalogación.
Los requisitos generales para la calidad de los archivos son: seguir las reglas y características de formación de documentos, mantener la conexión orgánica entre documentos, distinguir diferentes valores y facilitar el almacenamiento y uso.
El número de documentos y materiales archivados, el número de copias y el número de páginas de cada documento deben estar completos.
En los documentos y materiales archivados, el original y anexos de cada documento, la copia impresa y la versión final, la solicitud de instrucciones y la contestación, el documento remitido y el original, y el mismo documento en varios idiomas deben mantenerse juntos, no deben separarse, los documentos y mensajes deben combinarse en un solo archivo; los documentos y mensajes ultrasecretos deben guardarse en un archivo separado. archivados junto con los documentos y mensajes de alto secreto si están estrechamente relacionados con los documentos y mensajes de alto secreto.
Por lo general, no se permite presentar juntos documentos de diferentes años, pero las solicitudes de instrucciones y respuestas que abarquen varios años se presentarán en el año de respuesta; si no hay respuesta, se presentarán en; el año de solicitud de instrucciones los planes que abarquen varios años se archivarán en el mismo año; los expedientes se archivarán en el primer año de la reunión; Los documentos de las reuniones plurianuales se archivarán en el año de apertura de la reunión y los demás documentos se archivarán de conformidad con las reglamentaciones pertinentes.
Los documentos y materiales del volumen deben ordenarse de acuerdo con diferentes situaciones. Los documentos y materiales inseparables deben ordenarse en orden, es decir, la aprobación está al frente y la solicitud de instrucciones está al final. ; el original está al frente, el archivo adjunto está al frente; y la copia impresa está al frente, la versión final viene después, los demás documentos y materiales deben estar estrechamente relacionados entre sí y ordenados sistemáticamente de acuerdo con su formación; reglas o características.
Los documentos y materiales del volumen deben estar numerados en orden sin columnas, con los números de página escritos secuencialmente. El expediente encuadernado debe tener el número de página impreso en la esquina superior derecha del frente y en la esquina superior izquierda del reverso de cada página de material con texto.
Los expedientes permanentes, de larga duración y de corta duración deberán rellenar el directorio de expedientes uno a uno en el formato prescrito. Las palabras que complete también deben estar claras. La tabla de contenidos dentro del volumen se coloca al principio del volumen.
La descripción de los documentos y materiales del examen debe completarse punto por punto en el formulario de preparación del examen. Si no hay circunstancias que explicar, también se deben completar los nombres y fechas del creador y examinador del archivo para demostrar responsabilidad, y el formulario de preparación debe colocarse al final del trabajo.
La portada del expediente deberá escribirse punto por punto con bolígrafo según normativa, y la letra deberá ser pulcra y clara.
La encuadernación del expediente y el formato de disposición de cada parte del expediente:
Antes de encuadernar el expediente, los objetos metálicos de los documentos y los materiales del expediente Se debe retirar y enmarcar los documentos y materiales dañados de acuerdo con los requisitos técnicos del montaje. Si la escritura se ha extendido, se debe copiar y archivar junto con el original. El expediente del caso debe encuadernarse con tres agujeros. , contraportada de una línea y nudo corredizo.
El formato de disposición de cada parte del expediente del caso: una cubierta blanda de volumen (incluido el directorio de documentos del volumen), una cubierta de documento (incluida una hoja de referencia), colóquelo en una caja en el orden del número de expediente y guárdelo en un archivador.
Capítulo 6 Confidencialidad de archivos
Consulte el sistema de confidencialidad para obtener más detalles
Capítulo 7 Préstamo de archivos
Implementar estrictamente el sistema de gestión de préstamos y cumplir los trámites de requisitos de endeudamiento.
Los empleados de la empresa pueden tomar prestado material técnico por necesidades laborales, pero deben realizar los trámites de préstamo.
Cualquier unidad externa que tome prestada información técnica relevante debe presentar una carta de presentación de la unidad y ser aprobada por el supervisor antes de que pueda ser verificada. Sin embargo, se deben seguir los requisitos del sistema de confidencialidad de la información anterior. No se permite comprobar ni tomar prestado el nivel confidencial.
El plazo de préstamo de los datos técnicos no será superior a dos semanas, no estando previsto ningún trámite de renovación.
Cualquier información técnica ultrasecreta o confidencial que no tenga nada que ver con mi trabajo no puede ser verificada ni prestada debido a necesidades laborales, debe ser aprobada por el supervisor antes de poder ser verificada.
Quienes participan directamente en el trabajo pueden acceder a la información ultrasecreta y confidencial. El personal involucrado en el trabajo solo puede acceder a las partes relevantes. La información ultrasecreta y confidencial no puede extraerse de los archivos.
Debes registrarte para acceder a archivos confidenciales y ultrasecretos.
Está estrictamente prohibida la copia privada o extractos de información técnica secreta.
Toda la información técnica confidencial debe verificarse y tomarse prestada estrictamente de acuerdo con la clasificación. Nadie puede tomar prestado o tomar prestado sin autorización, y nadie puede verificar o tomar prestado información técnica que no esté relacionada con. su trabajo.
Se deben seguir estrictamente los procedimientos de aprobación al destruir información técnica confidencial caducada y no se permite ninguna destrucción no autorizada.
Los datos técnicos confidenciales deben verificarse y corregirse una vez al mes. Cualquier problema encontrado debe informarse al supervisor de manera oportuna y se deben tomar medidas correctivas.
Todo tipo de personal que verifique y tome prestada información técnica y utilice documentos técnicos relevantes debe cumplir estrictamente con la política de "mantener la confidencialidad con el debido cuidado" y no perder ni filtrar la confidencialidad.
Aquellos que pierdan datos técnicos deben notificarlo inmediatamente por escrito a la oficina de archivos y al supervisor y tomar las medidas correctivas correspondientes, y suspender el acceso a los datos técnicos relevantes antes de su manipulación.
Cualquier empleado que sea transferido de la empresa deberá devolver toda la información técnica antes de realizar los trámites de traslado.
No se permite el préstamo o préstamo de materiales del expediente técnico por cuenta ajena. Los materiales prestados sólo podrán llevarse al lugar de trabajo y conservarse adecuadamente. Está estrictamente prohibido sacarlos de la empresa sin autorización. .
Todos los dibujos y materiales prestados no deben dañarse, eliminarse, borrarse, cortarse y pegarse ni desmantelarse.
Capítulo 8 Disposiciones Complementarias
Este reglamento es formulado por la Oficina del Gerente General y presentado al Gerente General para su aprobación y luego promulgado e implementado por la Oficina del Gerente General. Lo mismo se aplica a. modificaciones.
El presente reglamento entrará en vigor el día, mes, año.