¡¡¡Alguien sabe cómo escribir un plan de planificación de exposiciones!!!
Proceso de planificación y diseño de la exposición
1: realizar una investigación de mercado específica sobre las empresas
Recopilar varios Materiales relacionados con el proyecto, incluidos textos, imágenes, vídeos y otros materiales de actividad. La información recopilada debe clasificarse, resumirse y archivarse.
Dos: Desarrollar un plan de planificación de exposición detallado y completo.
Determine el mercado objetivo de la exposición, la escala de la exposición, la selección de la exposición, evalúe el número de visitantes y el área de exposición y el presupuesto de los gastos de la exposición.
Tres: Formación previa a la implementación.
Deje que todo el personal de implementación comprenda el espíritu del plan de planificación, esté familiarizado con los requisitos del plan de planificación y domine el contenido del trabajo, los métodos, los pasos y las técnicas de implementación del plan.
El cuarto es el diseño y producción de impresos.
Utilice revistas de exposición, boletines informativos previos a la exposición, informes de prensa y otros medios para realizar publicidad preliminar, ampliar la influencia corporativa y atraer más clientes objetivo.
Cinco: Distribución y exposición del stand.
Depuración e instalación de equipos, dotación de personal en stand.
Seis: Servicios expositivos relacionados.
Organizar los vehículos correspondientes según la situación específica y el número de participantes; reservar diversas formas de catering y recomendar diferentes lugares para cenar según las preferencias de los participantes; brindarle servicios basados en las preferencias de los participantes; Diseñar diferentes lugares de ocio; métodos, diseñar rutas de viaje especiales e introducir instalaciones de entretenimiento cerca del hotel.
Siete: Hacer un buen trabajo en la evaluación de actividades.
Celebre una buena reunión resumen y haga un buen trabajo en relaciones públicas para el período posterior.
Servicios de exposición:
Alquiler de equipos audiovisuales, producción de accesorios de exhibición, decoración de salas de exposiciones, diseño de escenarios, espectáculo de iluminación, alquiler de flores, retratos, rotulación de espuma, rotulación de snowboard y otras artes. producción, desmontaje, transporte, almacenamiento a gran escala, eventos a gran escala. Organizar y proporcionar etiqueta, recorrido local del maestro de ceremonias, producción y alquiler de escenarios en T.
Detalles de planificación de convenciones y exposiciones
Invitación
No importa qué tipo de conferencia o exposición, el organizador definitivamente espera tener objetos adecuados (clientes) para participar. Como anfitrión, la forma en que invitas es muy importante. Por lo general, una invitación incluye tres procedimientos: divulgación de información, procesamiento de respuesta y notificación de confirmación.
Divulgación de información: existen muchos medios de comunicación, incluidos materiales impresos (incluidas cartas de invitación, documentos organizativos, avisos de reuniones, etc.), correos electrónicos, anuncios en medios impresos, anuncios en medios electrónicos, etc. La divulgación de información generalmente incluye el tema de la reunión, la hora, el lugar (provisional o candidato), la agenda principal y los arreglos, tarifas y estándares, etc. Algunos también incluyen planes de conferencia (exposición) para que los asistentes comprendan la importancia de asistir a la conferencia y sus expectativas para la exposición.
Recepción de artículos--Para los organizadores, la recepción de artículos es uno de los signos que determinan el éxito de las actividades de planificación de exposiciones. Después de recibir el recibo, generalmente es necesario realizar un inventario (antes de esto, es importante recordar que el diseño del recibo debe ser razonable y completo, y debe incluir la siguiente información: número claro de personas, cargo, sexo, información de contacto, hora prevista de llegada, requisitos de recogida y devolución, etc.), confirmar la validez del recibo (normalmente en forma de pago de las tarifas de la conferencia), confirmar la validez del recibo (normalmente en forma de pago de las tarifas de la conferencia) y luego pagar las tarifas de la conferencia. Lo siguiente que hay que hacer es asignar recursos, principalmente arreglos para stands y alojamiento en hoteles, y confirmar los recibos. Una vez completado esto, se pueden enviar notificaciones de confirmación.
La confirmación puede presentarse de muchas formas: fax, carta, correo electrónico, Internet o teléfono. Cabe señalar que si la temática de la conferencia lo permite, se deben considerar los requerimientos especiales de los asistentes, como familiares, acompañantes, requerimientos de atención médica, agentes de transporte, hábitos alimentarios, requerimientos de alojamiento, etc. Si la confirmación es clara, desempeñará un papel importante en la organización ordenada de la reunión. Aviso de confirmación: si se ha confirmado la tarifa de la conferencia o existen otros métodos de confirmación, se puede enviar un aviso de confirmación. Al mismo tiempo, se deberá incluir el lugar exacto, hora, agenda, procedimientos de inscripción y precauciones de exposición.
Disposiciones de registro e inicio de sesión
Si se trata de una reunión de pequeñas empresas, el registro es relativamente sencillo y solo requiere registrarse en el directorio. Pero si se trata de un gran congreso o exposición, el trabajo de inscripción será más complicado. Normalmente, la inscripción a una conferencia está ligada a los arreglos de alojamiento.
Si desea evitar el caos en el proceso de check-in para reuniones grandes, son necesarios los procesos y preparativos necesarios: tablas de estadísticas de recibos, tablas de check-in, guías y asistentes, el número exacto de habitaciones de hotel y su número de habitación, tabla de asignación de habitaciones, llaves, un pequeño sobre marcado con el nombre del huésped y su número de habitación (que contiene la llave de la habitación, que generalmente la proporciona el hotel. La mayoría de los hoteles pueden proporcionarla), instrucciones de ruta relativamente obvias en el hotel, instrucciones de la conferencia (exposición), cronograma detallado de las conferencias (exposiciones), rutas de inspección y estado de participación, instrucciones de apertura y cierre de funciones del hotel y estándares de pago, reserva y confirmación de regreso, métodos de transporte de la conferencia y estándares de pago, etc. Si es posible, intente utilizar una computadora para registrarse. Generalmente hay no menos de 6 personas en el servicio de check-in; las horas de trabajo se asignarán razonablemente de acuerdo con la hora de llegada de los participantes. En cuanto a los arreglos de check-in y salida, lo mejor es tener un plan de salida completo.
Disposiciones de catering
En términos generales, el catering no se organiza de manera uniforme para las exposiciones (excepto para invitados especiales o clientes importantes), pero generalmente se organiza el catering para las conferencias.
El catering generalmente incluye buffets y mesas redondas. Dividido en series chinas, occidentales y halal.
La organización uniforme del catering para las reuniones es muy importante para el control de costes. Los buffets generalmente se pueden controlar mediante la emisión de cupones (muchos hoteles tienen requisitos mínimos para el número de personas que pueden abrir los buffets y se pueden formular menús). con anticipación para distinguir estrictamente entre representantes formales y Los acompañantes y familiares pueden negociar con el restaurante si tienen requisitos especiales. Los arreglos para cenar en una mesa redonda son más complicados, especialmente para reuniones grandes. Las cuestiones que deben considerarse en la organización del catering de una mesa redonda incluyen: hora de inicio, número de personas por mesa, vales de entrada, disposición de las personas en la misma mesa, hábitos alimentarios especiales de las personas, tipos de bebidas y métodos de pago. Cabe señalar que la inspección previa a la reunión debe prestar atención a la higiene del restaurante y sus utensilios para evitar problemas de salud a los comensales. Si los comensales no pueden reunirse a tiempo para cenar, se puede adoptar el método de abrir una mesa con suficientes personas en esa mesa para garantizar los derechos e intereses de los comensales.
Servicios de secretaría
Los llamados servicios de secretaría se refieren a la prestación de diversos servicios de secretaría, tareas domésticas, adquisiciones temporales, conductores temporales, guías turísticos y otros servicios a los organizadores de exposiciones. Estos servicios a menudo se brindan ad hoc o de manera oportuna y a menudo se resumen por categoría en lugar de desglosarse al elaborar el presupuesto, ya sea como gastos imprevistos o por otras categorías.
Si realiza negocios a través de una agencia, debe informar a la agencia que está lista para brindar servicios en cualquier momento. La contabilidad final de costos del servicio entre la agencia y el organizador deberá ser firmada y aprobada conjuntamente por el personal financiero o afín de ambas partes, y firmada por la persona de contacto designada por ambas partes.
Pausa para el café
Las reuniones generales a gran escala pueden no requerir una pausa para el café. Las pausas para el café son muy importantes para reuniones pequeñas y medianas, especialmente reuniones de alto nivel de empresas u organizaciones. . La definición de pausa para el té es organizar una pequeña fiesta de té entre reuniones para descansar y ajustar la atmósfera. Por supuesto, las bebidas proporcionadas pueden no limitarse al té chino y los refrigerios no se limitan a los refrigerios chinos. Normalmente, los preparativos de la pausa para el café incluyen requisitos para refrigerios, bebidas, decoraciones, servicios y horarios de apertura de la pausa para el café. En general, se pueden cambiar diferentes combinaciones de bebidas y snacks en diferentes momentos. En términos generales, las pausas para el té se dividen en estilo chino y estilo occidental. Las bebidas chinas incluyen agua mineral, agua hervida, té verde, té negro, té con leche, té de frutas, bebidas enlatadas, bebidas ligeramente alcohólicas, etc. Los postres generalmente incluyen pasteles variados, galletas, alimentos en bolsas, frutas de temporada, platos de frutas elegantes, etc. Las bebidas para la pausa del té al estilo occidental generalmente incluyen varios cafés, agua mineral, bebidas bajas en alcohol, bebidas enlatadas, té negro, té de frutas, leche, jugo, etc. Los postres incluyen pasteles, postres variados, pasteles, frutas, platos de frutas elegantes, etc. ., y a veces hay pasteles chinos.
Traducción
Algunas personas pueden pensar que la traducción es solo un micrófono y una herramienta, por lo que la organización de la traducción de la conferencia es tan simple como otros accesorios, y solo es necesario "comprarla". ". De hecho, es cierto que los intérpretes son herramientas, pero los intérpretes son una herramienta especial, encargada de transmitir ideas y formas de pensar (a veces también son el lubricante o amortiguador de los puntos muertos en la conversación). Por lo tanto, los traductores, especialmente los contratados temporalmente, merecen que se les tome en serio. Muchos de los llamados intérpretes no son generalistas (en otras palabras, es posible que no tengan ningún concepto de ningún otro campo excepto el conocimiento que el intérprete ya domina), y las reuniones a menudo involucran muchos términos profesionales, que a menudo son palabras muy desconocidas. o combinaciones de palabras, por lo que la comunicación previa es muy necesaria.
Además, el intérprete también debe ser informado de la velocidad habitual de conversación del orador. Si es posible, puede familiarizar al intérprete con materiales de vídeo anteriores y explicarle la situación general del seminario o el contenido. de la reunión. Por supuesto, para proteger los secretos comerciales, los intérpretes deben estar sujetos a las restricciones necesarias: normalmente se acuerda por escrito que el intérprete que tiene acceso al secreto no debe revelarlo al mundo exterior dentro de un cierto período de tiempo, y el empleador tiene derecho a exigir al intérprete que mantenga el secreto durante este período, y tiene derecho a exigir al intérprete que compense las pérdidas causadas por la filtración de la confidencialidad.
Programación de vehículos
A las conferencias internacionales importantes, conferencias industriales y conferencias globales o regionales de empresas conocidas generalmente asistirán muchas personas con un estatus superior si es en el lugar. del organizador Si el evento se lleva a cabo en un lugar remoto, la programación de vehículos puede no ser un problema, pero si se lleva a cabo en un lugar remoto, vale la pena estudiar el despacho de vehículos. En circunstancias normales, las reuniones fuera del sitio se confían básicamente a organizaciones profesionales locales. La programación de vehículos implica no sólo la comunicación entre el organizador y la organización, sino también la fuente de vehículos en el lugar donde se lleva a cabo la reunión. Para el organizador, generalmente solo presenta requisitos de disposición y uso de los vehículos, mientras que la agencia debe considerar la disposición de horarios, un número razonable de vehículos reservados, el tiempo y las rutas de viaje, etc. Por lo tanto, el organizador debe informar a la agencia con anticipación sobre la hora de llegada relativamente precisa y el número de participantes, la identidad de los invitados que llegan durante este período y los estándares de uso del vehículo, e informar a la agencia si hay alguna discrepancia con el aviso. Tome medidas correctivas y esté dispuesto a asumir los costos resultantes.
Protección de la salud
Generalmente, no es necesario incluir la protección de la salud en la planificación de una conferencia o exposición. Sin embargo, si se trata de una reunión especial, como una reunión a la que asisten expertos en geriatría, expertos con discapacidades físicas o funcionarios gubernamentales, la protección de la salud debe incluirse en la planificación de la reunión. Los contenidos principales incluyen: recopilación de información médica, asignación de experiencia, llamadas de emergencia a ambulancias y métodos de pago, compra de una pequeña cantidad de medicamentos de uso común, acceso sin barreras y renovación de equipos sanitarios para baños, etc.
Conocimientos sobre seguros
Se requiere seguro para realizar una exposición. El organizador de la exposición generalmente no asume responsabilidad si las exhibiciones de un expositor se pierden o dañan, o si ocurren accidentes, o si un tercero sufre accidentes en el stand. Por lo tanto, los expositores deben contratar su propio seguro.
El seguro implica cuestiones como el tipo de seguro, el monto del seguro y el período del seguro. El seguro cubre no sólo las exposiciones y el transporte, sino también al personal del stand y a los visitantes. Las exposiciones implican más tipos de seguros de los que la mayoría de la gente imagina, incluido el seguro de cancelación de la exposición, el seguro de extensión de la exposición, el seguro político, el seguro de responsabilidad de los empleados, el seguro de transporte, el seguro contra riesgos de guerra, el seguro contra incendios, el seguro contra robo, el seguro contra daños, el seguro contra lesiones personales y el seguro de salud pública. , etc. Hay muchos tipos de seguro de responsabilidad, seguro de lesiones personales, seguro de daños a la propiedad personal, seguro médico, etc. Uno de los tipos de seguro menos comunes es el seguro de no presentación del orador del seminario adjunto a la exposición. Sin embargo, no es necesario que los expositores aseguren todos los tipos de seguros y deberán elegir el tipo de seguro de acuerdo con la normativa y necesidades. El seguro básico incluye seguro de exhibiciones, seguro de transporte, seguro personal y seguro de responsabilidad civil. Los organizadores de exposiciones, las empresas de transporte, los directores de construcción, etc. estipularán algunos requisitos de seguro obligatorios, y estas regulaciones deben implementarse.
Además, los expositores también podrán solicitar otros tipos de seguros según las necesidades reales. Para los expositores, al comprar y solicitar un seguro, se debe prestar atención a los siguientes puntos: el seguro para exhibiciones y accesorios, y el período del seguro debe incluir el transporte y los procesos de exhibición. La cobertura del seguro incluye seguro contra robo de exhibición, seguro contra incendio de utilería, etc.
Etiqueta y Bienvenida
Para las reuniones, la etiqueta necesaria es muy cálida. El trabajo de etiqueta generalmente incluye llamada de modelo, desglose del programa, capacitación simple, preparación de vestuario y accesorios, implementación de etiqueta, etc. Vale la pena señalar que el trabajo de etiqueta debe examinar la calidad cultural y las habilidades básicas en idiomas extranjeros, en lugar de simplemente mirar el formulario para decidir si se contrata. Otro punto es si la personalidad del personal de etiqueta cumple con los requisitos del trabajo. Las conferencias con diversos temas también tienen diferentes requisitos de etiqueta. Las conferencias académicas y las conferencias gubernamentales requieren que los modelos sean más sofisticados en su vestimenta, para no robar la imagen de los expertos y las exhibiciones de ventas requieren que los modelos agreguen belleza a la empresa y a los productos. y vestirse lo más vistosamente posible, acorde con la calidad de la empresa o los requisitos de imagen del producto.
Capacitación del personal del stand
Para garantizar una buena eficiencia y efecto de exhibición, una vez que el personal del stand esté equipado, debe recibir capacitación. Ya sea que sean contratados de forma temporal o permanente, incluido el personal directivo de la empresa, deben recibir formación. El propósito de la capacitación es permitir que el personal del stand comprenda el propósito de participar en la exposición, domine las habilidades de trabajo en el stand y cultive un espíritu de cooperación y colectivismo.
Si las condiciones lo permiten, se debe organizar una capacitación más formal, al menos con una breve explicación del trabajo y orientación técnica antes de la apertura. La capacitación puede comenzar inmediatamente después de seleccionar el personal del stand. Una formación más formal puede adoptar la forma de cursos preparatorios o de formación, que duran entre medio día y dos días, pero que se llevan a cabo en un lugar especialmente acordado. Siempre que sea posible, se deben utilizar medios didácticos como proyectores y folletos.
Los métodos de formación deben ser lo más formales posible. Cuanto más formal sea, más reflejará la importancia del organizador y mejor será el efecto del entrenamiento. Si hay una persona a cargo de la exposición, también deberá participar en la formación, lo que ayudará a mejorar el efecto de la formación. El contenido de la formación debe ser sistemático y los materiales de formación deben compilarse e imprimirse en juegos completos. Las asociaciones de la industria de convenciones y exposiciones, las instituciones de investigación de convenciones y exposiciones y las empresas consultoras de convenciones y exposiciones de algunos países europeos y americanos organizan capacitaciones especiales para exhibiciones. Tienen materiales especiales de capacitación para el trabajo en stands, cintas de video, etc., que se pueden comprar como referencia. Los materiales de capacitación deben indicar el nivel de confidencialidad, y el contenido y los pasos de la capacitación se pueden dividir en tres partes:
1 Introducción: incluida la introducción del personal, la introducción a la preparación, la introducción a los arreglos de la exhibición, etc. El objetivo de la presentación es hacer más eficiente el trabajo en el stand. El propósito de la reunión introductoria es familiarizar al personal del stand con los antecedentes, el entorno y las condiciones de la exposición. El primer paso es presentarse entre sí. Los formadores y alumnos deben presentarse, no sólo sus nombres y puestos de trabajo, sino también sus conocimientos y experiencia en exposiciones. Introducción a la exposición, incluido el estado de la exposición y el estado del stand. Información de la exposición, incluido el nombre, la ubicación, la fecha de la exposición, la hora de apertura, el plano del sitio, la ubicación de la sala de exposiciones, la ubicación de entrada y salida, la oficina, el restaurante, la ubicación del baño, etc. Información del stand, incluida la intención de la exposición, el propósito de la exposición, los expositores , ubicación del stand, número de serie del stand, diseño del stand, disposición general del trabajo de exposición, etc. Introducción a las actividades de exposición, incluidas conferencias de prensa, ceremonias de inauguración, actividades del día de la exposición, actividades de recepción VIP, etc., y presenta los requisitos laborales correspondientes para el personal del stand. Introducción a la exposición, detallando las prestaciones, datos, uso, finalidad, etc. de cada exposición. Introducción al mercado, incluida escala de ventas, canales de venta, normas y regulaciones, características y hábitos, precio de venta, etc.
2. Organización del trabajo: organizar el stand, presentar requisitos y estándares para el personal del stand y asegurarse de que todos en el stand conozcan y comprendan el propósito de participar en la organización del stand, incluida la audiencia; recepción y negociación comercial, divulgación de información, trabajo de relaciones públicas, trabajo de noticias y trabajo de seguimiento, etc., y dividir el trabajo y presentar requisitos de gestión, incluidos horarios de trabajo, organización de turnos, reuniones diarias de stand, gestión de registros, etc. Arreglos administrativos, incluyendo horarios de trabajo, arreglos de turnos, reuniones diarias de stand, gestión de registros, etc. Arreglos de gestión, incluidos horarios de trabajo, arreglos de turnos, reuniones diarias de stand, gestión de registros, etc., arreglos administrativos, incluido alojamiento, comidas, transporte, horarios, etc. para el personal de stand.
2. El objetivo principal de participar en una exposición es cerrar un trato, y la preparación del stand también se centra en este centro, incluida la investigación de mercado, la preparación de suministros, la preparación de información del producto y la preparación de términos comerciales. , etc.
3. Formación técnica: principalmente formación en recepción de stands y habilidades de marketing. El trabajo en stand es diferente del trabajo en otros entornos, e incluso los vendedores experimentados deben recibir capacitación en habilidades de stand. Se puede utilizar la simulación y se deben preparar materiales de capacitación completos y sistemáticos. Además, si es posible, se debe capacitar al personal del stand para que cultive su actitud de trabajo serio, su espíritu cooperativo y su conciencia colectiva.
Mantener el orden
Para una conferencia o exposición, siempre se espera un buen orden. Básicamente, no hay necesidad de controlar el orden del lugar en reuniones pequeñas (especialmente reuniones de negocios), pero para conferencias y exposiciones grandes, el control del orden del lugar es muy importante. Las conferencias a gran escala se pueden controlar con tarjetas de representante o boletos de entrada. Si se requiere confidencialidad, la tarjeta de representante se puede hacer especialmente con la foto de identidad digital del representante impresa y se debe establecer seguridad en la entrada del lugar; El control de las exposiciones es más complicado debido a la organización de la exposición. Los objetivos en los que se centran los visitantes y los expositores son diferentes.
Los organizadores de la exposición deben controlar el orden, mientras que los expositores deben maximizar el acceso a la información y la conveniencia del acceso a la información. Algunas exposiciones están adjuntas a la exposición y algunas tienen reuniones o foros de intercambio técnico. Por lo tanto, generalmente es necesario clasificar las identidades y niveles de todos los expositores o expositores para garantizar que las reuniones o foros de intercambio técnico no se vean afectados por personas externas o no relacionadas. expositores. Los medios de control incluyen credenciales de expositor con código de barras (con lector de código de barras) o credenciales magnéticas de delegado. Para satisfacer simultáneamente las necesidades de los expositores de maximizar la información, los países extranjeros también están comenzando a introducir la gestión de tarjetas de presentación electrónicas.
Recopile información rápidamente: tarjetas de presentación electrónicas
Las tarjetas de presentación están en todas partes en las exposiciones tradicionales todos los días, después de la exposición, los expositores siempre dedican una o dos horas a clasificarlas.
Puede reemplazar estas molestias con tarjetas de presentación electrónicas. Las llamadas tarjetas de visita electrónicas suelen estar hechas de tarjetas magnéticas o materiales con códigos de barras. Se pueden decir que son tarjetas de exposición especiales para expositores y visitantes. Antes de emitir la tarjeta, el comité organizador solicitará a los expositores o visitantes que ingresen información personal, incluido el nombre de la empresa, información de contacto, cargo personal, naturaleza de la empresa y alcance comercial, etc., y luego imprimir esta información en la tarjeta. Al mismo tiempo, el comité organizador adquirirá para alquiler dichos equipos de lectura de tarjetas magnéticas o códigos de barras, pudiendo los expositores elegir libremente si alquilarlos. Después de alquilar el equipo, los expositores simplemente conectan el equipo a su computadora para comenzar. Cuando los compradores necesitan entregar sus tarjetas de presentación a los expositores, sólo necesitan pasar su pase por el lector de tarjetas y toda la información se transferirá a la computadora del expositor. Los expositores también pueden registrar los puntos de conversación en la columna de notas correspondiente para gestionar la información del comprador de forma ordenada. Aunque estos equipos son relativamente caros, el comité organizador de la exposición puede comprarlos y reutilizarlos. Los expositores solo necesitan pagar un precio más bajo para alquilarlos al comité organizador, lo cual es muy asequible y conveniente. Si cada expositor y comprador utiliza una tarjeta de visita electrónica, la exposición se puede gestionar incluso como una entrada de metro, registrando con precisión el número de visitantes.
Inspecciones/visitas guiadas a exposiciones
De hecho, la mayoría de las inspecciones o visitas guiadas a exposiciones se organizan especialmente para los invitados y tienen un carácter de relaciones públicas. Por supuesto, no se descarta que algunas de ellas. Las actividades son inspecciones comerciales reales (actividades de investigación de mercado realizadas para obtener información sobre esta industria o industrias relacionadas).
1. Inspección comercial real: este tipo de inspección comercial en realidad ha sido organizada por el organizador. Los servicios requeridos por la agencia de exhibición no son más que reserva y organización de alojamiento y catering en el destino, transporte, Conductor y guía turístico Si es posible, se necesitará una empresa intermediaria para ayudar en las invitaciones a los medios y la filmación del material de video. Las funciones de la empresa intermediaria son aproximadamente equivalentes a las del departamento de servicio front-end y soporte logístico del organizador.
2. Turismo de convenciones y exposiciones: Por lo general, el turismo de convenciones y exposiciones son básicamente viajes de corta distancia que parten del recinto donde se celebra la exposición, el recorrido rara vez supera los 500 kilómetros y el tiempo no excede. 48 horas (la mayoría no supera las 24 horas). Algunos viajes pueden superar los 1.000 kilómetros o más, durar hasta una semana e incluso atravesar el país. En este momento, el papel de la agencia de viajes es equivalente al de una agencia de viajes, que brindará servicios tales como consulta de rutas, compra de paquetes de rutas, guías turísticos, venta de entradas para atracciones, vehículos, gestión de alojamiento y restauración, compra de viajes. seguros y tramitación de billetes de vuelta a otros lugares.
Diseño de la exposición
Si la exposición es una obra de teatro, entonces el diseño de la exposición es el tema de la obra. A veces, el expositor puede presentar los requisitos generales por sí mismo y, a veces, es posible que aún no los haya detallado y debe formularlos después de comunicarse con la empresa intermediaria. En la actualidad, el diseño de exposiciones nacionales se encuentra básicamente en la etapa de copiar el diseño de exposiciones extranjeras. Existe una gran brecha entre los materiales disponibles y el costo que los expositores están dispuestos a soportar a nivel internacional. Por lo tanto, generalmente al diseñar, el costo debe considerarse primero. , seguido de Creatividad. El marco básico del diseño debe establecerse de acuerdo con los atributos industriales de los expositores, el grupo de audiencia, el fondo y el espacio de la sala de exposiciones, y también se deben considerar los factores climáticos y de seguridad al seleccionar materiales para exposiciones al aire libre. Las opciones en el diseño de exposiciones son casi ilimitadas. Aquí hay algunas experiencias:
1. El diseño debe considerar maximizar la utilización del stand.
2. Psicología y dirección del flujo;
3. La forma debe ajustarse a la orientación estética de los visitantes;
4. La forma debe considerar la dificultad y el costo de la construcción;
5. El diseño también debe considerar la seguridad de la exposición.
6. La seguridad también debe tenerse en cuenta en el estilismo.
El uso y selección de materiales también son claves en el diseño expositivo. Algunas categorías de exposiciones deben ser tranquilas, algunas exposiciones deben ser animadas, algunas deben mostrar tecnología, algunas deben mostrar la protección del medio ambiente y otras deben mostrar arte, humanidades o bienestar social. Prueba de elección de materiales En este sentido, los intermediarios de exposiciones tienen más ventajas profesionales que los expositores. En este sentido, los intermediarios de exposiciones tienen una ventaja profesional sobre los expositores. Con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología modernas, están surgiendo uno tras otro nuevos materiales, nuevas fuentes de luz y nuevos medios. Además de brindar a los expositores orientación estética sobre las tendencias y objetos de diseño de exposiciones, los intermediarios también pueden brindarles información sobre costos. métodos de ahorro.
Decoración del stand de productos y uso de exhibiciones
Aunque los productos chinos siempre han sido famosos por ser baratos y de alta calidad, es innegable que todavía existe una brecha en la imagen general.
Además del diseño y la decoración del producto, muchos fabricantes tienden a ignorar el diseño del stand durante la exposición; esto también tendrá un impacto en la imagen del producto. En algunas exposiciones conocidas, los stands de muchas empresas nacionales todavía se mantienen en el nivel de "tres tableros, una mesa y dos taburetes", que son aburridos y carecen de nuevas ideas. Según las estadísticas, en las grandes exposiciones más de la mitad de los compradores visitantes permanecen en la sala de exposición menos de 8 horas. Sin embargo, muchas empresas extranjeras pueden atraer eficazmente a estos compradores e impresionarlos con sus productos en un corto período de tiempo. Esto no sólo se debe a los productos de alta calidad y los diseños novedosos, sino también al ingenioso diseño y decoración del stand. Hay tres categorías principales de herramientas de visualización populares hoy en día: herramientas de visualización desechables, herramientas de visualización portátiles y herramientas de visualización de alquiler recurrente.
Las exhibiciones desechables generalmente son hechas a medida para los clientes por empresas de ingeniería de exhibiciones más poderosas y creativas. La mayoría de los materiales seleccionados son productos de madera. La ventaja es que se pueden adaptar a las condiciones locales e incluso se pueden cambiar. más allá de la imaginación. La forma refleja plenamente la imagen de la empresa y los productos, y puede diseñarse como se desee. Sin embargo, la desventaja es que una vez formado, no es fácil de cambiar, el precio de un solo uso es alto y, por lo general, no se puede usar varias veces.
El alquiler de equipos de exhibición redondos suele ser costoso debido a los costosos materiales. Los usuarios no necesitan poseer los derechos materiales del equipo y pueden alquilarlo a una empresa de ingeniería de exhibición profesional. La ventaja es que la estructura es sólida y el equipo duradero. La forma se ensambla mediante soportes de acero, la visión tridimensional es rica y cambiante y se puede reemplazar en cualquier momento, incluso en la misma exposición. Se reemplaza todos los días. La desventaja es que el precio es más alto y no es fácil de transportar.
El uso de equipos expositivos portátiles circulantes es el más habitual. Este tipo de expositor suele utilizar soportes plegables y se complementa con imágenes promocionales bellamente impresas. Tiene líneas generales suaves y no necesita adherirse a la estructura tradicional de tres paneles, y puede reflejar de manera más destacada la imagen de la empresa y transmitir información del producto. La ventaja de este tipo de expositor es que es económico y fácil de transportar. Una vez desmontado y plegado el expositor estándar, puede ser transportado por una sola persona, lo que lo hace muy adecuado para el transporte a larga distancia. En términos de apariencia, también se puede cambiar dentro del alcance de la estructura de apertura y las imágenes promocionales se pueden actualizar para que coincidan con los nuevos productos. La desventaja es que las variaciones no son tan variadas como en las otras dos categorías de dispositivos. En general, el tercer tipo de herramienta de visualización portátil es más adecuado para que los fabricantes nacionales comunes participen en exposiciones. Solo requiere una pequeña inversión para romper con el método tradicional de promoción de imágenes y resultar útil.
¿A qué debo prestar atención a la hora de montar un stand de exposición?
Miles de espectadores acudieron en masa a la exposición para observar los stands de varios fabricantes con diferentes estilos. La escena colorida era a menudo deslumbrante. Les resultaba difícil imaginar que justo antes de que comenzara la exposición se había producido un caos "planificado y organizado", los vehículos de transporte estaban dispersos por todas partes, los camioneros estaban ocupados comprobando los asientos y los expositores esperaban la llegada de sus mercancías. . Lo más destacado del transporte de carga de la exposición es, en primer lugar, la construcción y el desmontaje oportunos del stand, que es un trabajo que los no profesionales no pueden realizar. Varias exposiciones tienen diferentes objetos móviles que vuelan en el cielo, en helicópteros y en tierra pueden ingresar a la sala de exposiciones principal, por lo que el transporte de mercancías de la exposición también tiene diferentes requisitos. Los expositores deberán decidir si utilizan ellos mismos o alquilan el equipo de transporte y manipulación en función del contenido y cantidad de la mercancía, o simplemente confían en una empresa de mudanzas. Los expositores pueden obtener muchos consejos útiles de los agentes profesionales de la exposición, porque los agentes profesionales son responsables del proceso de construcción y del trabajo de coordinación, como la disposición de la secuencia cuando varios proveedores ingresan al lugar al mismo tiempo, y también son responsables. para el alquiler de mano de obra y equipos. Generalmente existen dos posibilidades para las cabinas de carga y descarga. La primera es la carga y descarga directa, es decir, el camión es conducido directamente a la sala de exposiciones según la fecha de construcción, y el agente de exposición es responsable de la descarga y el almacenamiento intermedio. Dado que los expositores no necesitan preocuparse por este aspecto, pueden ahorrar algunos costes correspondientes. Además, los elementos frágiles, como losas de vidrio o mármol, solo necesitan moverse una vez. Por lo tanto, los presupuestos de tiempo deben ser flexibles, teniendo en cuenta posibles retrasos como atascos o accidentes. Para cantidades pequeñas o entrega anticipada, lo mejor es concentrar el envío. Antes de que comience la construcción, los productos deben ser transportados a la agencia de exhibición, almacenados temporalmente por la agencia y transportados a la ubicación del stand dentro del tiempo especificado. Cabe señalar que es mejor transportar primero al sitio los artículos que son grandes, pesados y que ocupan mucho espacio. En términos generales, se pueden disponer camiones grúa en la sala de exposiciones para izar y descargar estas exhibiciones, pero si el stand está a medio montar, será difícil que el camión grúa desempeñe su función.
Cómo llamar la atención con un stand pequeño
Debido a las limitaciones de escala y capacidad económica del propio expositor, en ocasiones el expositor sólo puede adquirir un stand pequeño. No es fácil llamar la atención en un stand pequeño.
Entonces, ¿cómo atraer la atención del público hacia un stand pequeño?
Utiliza luces para que el stand sea lo más "brillante" posible. La mayoría de los centros de exposiciones proporcionarán a los expositores focos de techo o alquilarán sistemas de iluminación portátiles. Según encuestas del sector, la iluminación puede aumentar la visibilidad de las exposiciones entre un 30% y un 50%.
Énfasis en diseño y efectos visuales. Las grandes empresas suelen exhibir de forma tradicional y dependen de espacios grandes, por lo que las pequeñas empresas deben enfatizar diseños innovadores para sus stands pequeños.
Según el tamaño del stand, seleccione los exhibidores adecuados y productos representativos para evitar aglomeraciones o escasez.
Sea bueno en el uso de combinaciones de equipos de exhibición, evite el uso de accesorios de exhibición baratos, brinde a las personas una sensación de "pequeño pero exquisito" y organice el stand con buen gusto.
Utilice una pequeña cantidad de imágenes grandes para crear un fuerte efecto visual: las imágenes deben ser hermosas, la composición debe ser cómoda pero llamativa, creativa pero no abarrotada, imágenes demasiado densas o demasiado pequeñas. Son difíciles de leer. También limite el uso de texto. Y la imagen debe colocarse por encima del nivel de los ojos, y el punto de partida de la imagen debe colocarse a más de 120 cm del panel de la pared.
Bajo el principio de fidelizar al VI corporativo, los colores de la decoración del stand deben ser atrevidos y llamativos. Esto hará que se destaque desde la distancia y evitará el uso de colores neutros que se mezclan fácilmente con el fondo.
Instala un stand de servicio completo para recibir a los visitantes y responder a sus preguntas. Si simplemente coloca folletos, folletos, obsequios y muestras sobre la mesa y deja que los visitantes los soliciten sin tomar la iniciativa de hacer preguntas, no sólo será imposible lograr la interacción entre la empresa y el público, sino que tampoco se logrará lograr el propósito de participar en la exposición.
El uso y selección de materiales también son claves en el diseño expositivo. Algunas categorías de exposición deben ser tranquilas, algunas exposiciones deben ser animadas, algunas deben mostrar tecnología, algunas deben mostrar la protección del medio ambiente y otras deben mostrar arte, humanidades o bienestar social. En resumen, la elección de materiales para expresar el. El tema es una prueba, en este sentido los intermediarios de exposiciones tienen más ventajas profesionales que los expositores. En este sentido, los intermediarios de exposiciones tienen más ventajas profesionales que los expositores. Con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología modernas, están surgiendo uno tras otro nuevos materiales, nuevas fuentes de luz y nuevos medios. Además de brindar a los expositores orientación estética sobre las tendencias y objetos de diseño de exposiciones, los intermediarios también pueden brindarles información sobre costos. métodos de ahorro.
Recepción social/recepción
La recepción social generalmente requiere una planificación cuidadosa. El propósito de un cóctel es mejorar las relaciones públicas y el contacto con el cliente, por eso el ambiente es muy importante. Las recepciones suelen realizarse en un ambiente relativamente cerrado y tienen características propias. Los enlaces involucrados son: banda (o audio, efectos de sonido), programa y actores, lista de programas, bebidas, frutas, snacks, comida para barbacoa, utilería, equipo para barbacoa, maestro de ceremonias, transporte, pronóstico del tiempo, segunda lista de programas, técnico electricista, seguridad. Personal, parejas temporales de baile, fuegos artificiales, chefs, personal de servicio, etc. Puntos clave: lugar, programa, maestro de ceremonias, seguridad, procedimientos de servicio.
Debido a la diferente escala y propósito de la recepción, no existe un modelo de recepción estándar completo, y solo podemos aprender de algunos ejemplos de recepción que se han realizado.
Rueda de prensa
Los formatos de ruedas de prensa incluyen ruedas de prensa, ruedas de prensa, cócteles, etc. En general, los cócteles son más libres, más informales, más informales y el ambiente es relativamente relajado. Pueden celebrarse solos o acompañados de otras formas, por ejemplo, algunos organizan un cóctel o una merienda después del cóctel. Las conferencias de prensa generalmente se centran en temas especiales y se centran en "preguntas y respuestas". Además, las conferencias de prensa pueden ser organizadas por personal de relaciones públicas, mientras que a las conferencias de prensa generalmente asisten funcionarios de nivel superior. Entre estas formas, la más común es la rueda de prensa. Elementos de una conferencia de prensa:
Propósito
Público objetivo para publicar información
Invitaciones
Escala de la reunión
El contenido de una conferencia de prensa es más o menos el mismo y generalmente incluye las siguientes partes principales:
1. Planificación del evento y determinación del tema
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3. Planificación de eventos y disposición de la agenda
2. Planificación del programa y disposición de la agenda
3.
3. Preparación de materiales
4. Invitación, comunicación y determinación de los participantes
5. Implementación de horario, lugar y disposición del sitio
6. Exhibición de productos, demostración y divulgación de información
7. Control de la atmósfera en el sitio
7.