¿Qué son los sistemas de gestión de archivos? Sistema de gestión de archivos docentes
El sistema de gestión de archivos está diseñado para establecer y mejorar el trabajo de archivos de la empresa, fortalecer la gestión científica de los archivos de la empresa y proteger y utilizar los archivos de forma eficaz.
1. Ámbito del fichero de la empresa 1. Documentos y expedientes administrativos corporativos. Incluyendo documentos reglamentarios; diversos contratos y acuerdos; documentos de reuniones;
, planificación y
; nombramiento y destitución de cuadros relevantes, recompensas y castigos, y despliegue de materiales de personal;
, expedientes de personal, etc. 2. Expedientes de gestión empresarial. Incluyendo planes de producción y operación de la empresa, diversos indicadores y documentos de cuotas, diversa información de mercado sobre la gestión empresarial, archivos de salarios laborales, listas de activos fijos y suministros de oficina, calidad del producto, archivos de usuarios, etc. 3. Archivos técnicos empresariales. Incluyendo expedientes de investigación técnica, expedientes de productos, etc. 4.
Archivos. Incluyendo
ficheros, ficheros de libros contables,
expedientes, etc. 5. Perfil empresarial corporativo. Incluyendo correspondencia con clientes (incluidos faxes, correos electrónicos, etc.), informes comerciales, documentos comerciales, etc. 6. Archivo Audiovisual Corporativo. Incluyendo fotografías, grabaciones de audio, archivos de vídeo, etc.
2. Sistema de gestión de archivos de la empresa 1. Organización de gestión de archivos de la empresa: El Departamento de Administración gestiona todo tipo de archivos de la empresa (excepto
). 2. La empresa designa a una persona dedicada a estar a cargo de los archivos de la empresa. El custodio debe mantener la integridad y seguridad de los archivos y recibir la capacitación necesaria. 3. Sistema de archivo de archivos 1. Colección de archivos: El trabajo de colección se basa en el sistema de archivo. Cada departamento comercial seleccionará los documentos y materiales completos, los archivará y los transferirá periódicamente a cada sala de archivo para su almacenamiento centralizado. 2. Alcance del archivo: Todos los documentos y materiales que son valiosos para el examen y utilización por parte de la unidad. Esto incluye correspondencia con clientes (incluidos faxes, correos electrónicos, etc.), informes comerciales, documentos comerciales, así como diarios de trabajo, fotografías y otros documentos en diversas formas y soportes. 3. Tiempo de presentación: Los documentos completos se archivarán según etapas de trabajo: 3.1. Los documentos elaborados anualmente se archivan en la primera mitad del segundo año. 3.2. Todos los documentos y materiales legalmente válidos serán archivados tan pronto como entren en vigor. 3.3. Todos los documentos confidenciales se pueden crear y archivar en cualquier momento. 3.4. Los proyectos de ingeniería, proyectos de investigación científica, tasaciones,
se presentarán en el plazo de tres meses. 4. Requisitos de archivo 4.1. Los materiales están completos y completos. 4.2. Sea sistemático, organizado y mantenga conexiones orgánicas. Todos los documentos y materiales archivados deben organizarse según sus diferentes características, intentar mantener sus conexiones internas y distinguir sus diferentes valores de conservación. La clasificación de los documentos es precisa y el archivo es razonable. 4.3． Al constituir el expediente, se requiere que el documento original y sus anexos, la copia impresa y la copia final, la solicitud de instrucciones y la aprobación, etc., estén unificados y constituyan en un archivo unificado, no pudiendo ser disperso. 4.4. Al organizar los documentos en el volumen, el orden de los documentos debe ser razonable y ordenado según el tiempo. Para un mismo documento sobre el mismo tema, se deben utilizar reglas unificadas, por ejemplo, el documento principal y los archivos adjuntos deben estar en primer lugar, y los archivos adjuntos al final, etc. 4.5． El departamento de archivos proporciona orientación a los departamentos comerciales y los ayuda a organizar archivos antiguos. Para realizar los procedimientos de entrega, ambas partes firman la lista de verificación de entrega. 5. Requisitos de presentación del departamento 5.1. Prepare el proyecto de presentación del expediente y coloque los documentos completos en el expediente de acuerdo con las disposiciones pertinentes para facilitar la presentación del expediente el año siguiente. 5.2． Los archivos están ordenados cronológicamente, con los más recientes arriba. 5.3. Un cliente tiene un archivo y un cuadro de archivo. 5.4. Los expedientes comerciales y la correspondencia se abren por separado y los expedientes comerciales se colocan en bolsas para documentos según sus respectivos números de serie de factura. 5.5. Presentar a los archivos periódicamente: Si la cantidad de documentos es pequeña, presentarlos una vez al año y recogerlos en el primer semestre del año siguiente. Si la cantidad de documentos es grande, se presentará dos veces al año, una vez en el primer semestre del año siguiente y otra en el segundo semestre del año siguiente. 6. Después de recibir los archivos y diversos documentos de los departamentos comerciales, la oficina de archivos los clasificará y organizará para su posterior clasificación y ajuste parcial. 7． Los registros de documentos de archivo deben escribirse con bolígrafo de carbón. Salvo circunstancias especiales, se deberá utilizar papel A4. 4. Trabajo de gestión de archivos 1. Gestión de archivos: Distinguir todo el expediente y establecer correctamente la unidad de archivo; clasificar, dividir los archivos en varios niveles y categorías según los archivos, fuente, tiempo, contenido y forma y preparar un directorio de archivos; 2. Almacenamiento de archivos:
Una biblioteca de archivos dedicada para guardar archivos.
3. Identificación de archivos: a partir del contenido, la fuente, la hora, los procedimientos confiables, la identificación del nombre y el valor del archivo de los archivos, se determina el período de almacenamiento de varios archivos y se compila en una tabla. 4. Para la destrucción de archivos, se debe preparar un inventario de destrucción; los procedimientos de destrucción deben ser completados y aprobados por el director general antes de que la destrucción sea supervisada por dos o más personas que deben firmar en el inventario. 5. Trabajo de utilización de archivos 1. Cualquiera que necesite acceder a los archivos debe completar el formulario de préstamo de archivos. Según la autoridad de préstamo y el archivo
, solo se puede tomar prestado después de haber sido firmado y aprobado por los líderes de todos los niveles. Los archivos prestados deberán registrarse en el "Registro de Préstamo de Archivos", indicando el nombre,
del archivo prestado, método de préstamo, cantidad y período. 2. Las formas de utilizar los archivos incluyen: proporcionar archivos originales; proporcionar copias de archivos; proporcionar información sobre índices de literatura. 3. El departamento de gestión de archivos debe proporcionar de forma proactiva servicios de recopilación de información de investigación y recopilación de archivos de la empresa a los empleados del departamento, incluyendo principalmente información de políticas, información de gestión, información de productos, información de mercado, etc. 4. Preparar archivos corporativos de acuerdo con las estadísticas nacionales y las leyes y regulaciones pertinentes