¿Cuáles son los requisitos funcionales del sistema de gestión de archivos, como por ejemplo quiénes son los participantes en el sistema?
1 Cumplir con las normas y estándares de la industria
Durante los últimos 20 años desde su lanzamiento. , 3Hmis ha prestado servicios al país, provincia, ciudad. Se ha rastreado y respondido a muchos documentos y gestión integral de archivos de los estándares de gestión de la industria. Cada versión lanzada se esfuerza por cumplir con las normas y estándares actuales, así como con los hábitos de gestión y operación de varios. industrias, y ha sido verificado por miles de clientes.
2. En línea con la tendencia de funcionamiento del software informático
El funcionamiento de 3Hmis es básicamente el mismo que el de otros sitios web y software, siempre que tenga conocimientos básicos de informática. y gestión de documentos, después de un simple aprendizaje, podrá utilizar 3Hmis cómodamente.
3. Conveniente plataforma de archivado y edición
Proporciona una plataforma de archivado y edición de documentos. La entrada completa de archivos, la importación de archivos escaneados en papel, la importación de archivos electrónicos, la entrada y modificación de lotes, la impresión completa de formularios de archivos, etc., se pueden realizar en una sola interfaz.
4. Admite múltiples formatos de archivos digitales
3Hmis puede administrar una variedad de formatos de datos de archivos digitales de uso común, como documentos de Office, documentos PDF, sonidos, gráficos, imágenes y archivos de video. , etc. Es posible la gestión, visualización, impresión y reproducción en línea.
5. Gestión síncrona en tiempo real de archivos físicos y archivos digitales
3Hmis permite gestionar de forma sincronizada archivos en papel, archivos físicos y archivos digitales en el mismo sistema, y puede proporcionar almacenamiento. Ubicaciones de archivos físicos El mapa se muestra para facilitar su gestión y uso. Los archivos digitales se gestionan de forma centralizada y unificada, mientras que los archivos físicos en papel se pueden gestionar de forma distribuida según sea necesario y los almacenes de archivos se pueden configurar en diferentes ubicaciones para su gestión.
6. Se puede procesar la digitalización de archivos físicos
El módulo de proceso integrado 3Hmis puede procesar la inspección de calidad, aprobación y otros trabajos de archivos digitales.
El propósito de iniciar el proceso de aprobación digital de archivos es garantizar la exactitud, claridad y seguridad de los resultados digitales de los archivos a través de la revisión, revisión, aprobación y otros procedimientos. Para el proceso de aprobación, las plantillas y formularios de proceso se pueden prediseñar para su uso cuando sea necesario, y el remitente puede configurarlos o modificarlos en el sitio al enviar el proceso de aprobación.
La función de registro de 3Hmis es como una caja negra en un avión, que puede registrar de forma silenciosa y automática el proceso de digitalización de datos de archivo.
7. Puedes enviar archivos electrónicos a discos, crear CD, etc.
Los datos de archivos electrónicos se pueden enviar al disco según la clasificación de la estructura según los permisos para crear CD u otros fines.
8. Proporcionar una gestión integral de préstamo, devolución y emisión de archivos.
Las funciones de préstamo, devolución y emisión proporcionadas por 3Hmis pueden gestionar varios documentos uno por uno. Puede enviar una solicitud de préstamo sin papel. a la sala de archivos autorizada Después de la aprobación, puede leer los archivos electrónicos o programar una cita para leer los materiales de archivo en papel en la sala de archivos.
Esta función también se puede utilizar para la gestión de libros, ya que se puede gestionar por copias.
9. Tiene funciones completas de diseño e impresión de formularios de archivo.
La herramienta de diseño de formularios proporcionada por 3Hmis utiliza el formato Excel como formato de formulario para materiales de archivo y puede combinar el formato de formulario con Se conectan materiales de archivo del tipo correspondiente y se pueden imprimir varios formularios de material de archivo según sea necesario.
10. Función de recordatorio de trabajo periódico
La función de recordatorio incorporada de 3Hmis se puede utilizar para recordar el trabajo temporal o periódico por día, semana, mes, año, etc., como como recordatorios de reuniones, recordatorios de ejecución de contratos, recordatorios de tiempo de inspección anual de documentos, etc. El método de recordatorio puede ser correos electrónicos internos o mensajes de texto.
11. Puede realizar una gestión integral de archivos sin papel y puede realizar anotaciones y firmas manuscritas.
El módulo de gestión de procesos integrado 3Hmis se puede utilizar para operaciones de procesos de gestión de datos de archivos y, En Durante el proceso de procesamiento, se pueden realizar comentarios y firmas manuscritas para facilitar que los líderes que están acostumbrados a las operaciones de escritura a mano realicen comentarios y firmas manuscritas.
12. La plataforma de SMS integrada mejora la flexibilidad y la eficiencia de la gestión integral de archivos.
La plataforma de SMS integrada de 3Hmis también se puede utilizar para recordar el vencimiento del préstamo de material de archivo y recordatorios del proceso de gestión de material de archivo. Además de enviar mensajes de texto al personal relevante, mejora en gran medida la movilidad de la gestión de datos de archivos y mejora la eficiencia de la gestión de datos de archivos.
13. Las etiquetas electrónicas y las tecnologías de códigos de barras se pueden utilizar para administrar archivos.
3Hmis integra códigos de barras, etiquetas electrónicas y otras tecnologías de Internet de las cosas en la administración de archivos, mejorando aún más el nivel tecnológico y la tecnología. de contenidos de gestión.
14. Gestión integral de cancelación y destrucción de archivos
Puedes utilizar lenguaje natural para buscar información de archivos caducados o casi caducados. Por ejemplo, ingresa "Buscar archivos caducados: caducados" en. En el cuadro de entrada de la condición de consulta "Más de 1 año", puede descubrir que el período de almacenamiento ha expirado por más de 1 año. Si necesita cancelar, ¡puede cancelarlo!
El sistema de gestión de archivos debe ser administrado por el departamento de archivos y estar abierto a todos los miembros de la empresa. Los usuarios pueden consultar archivos electrónicos según sus permisos y también pueden tomar prestados archivos.