Plan de operación de la empresa publicitaria
La estructura organizativa y la división funcional del trabajo de una empresa de publicidad
Una empresa de publicidad de cierta escala debe crear un departamento administrativo además del departamento de atención al cliente, el departamento creativo y el de medios. departamento y departamento de investigación. La oficina sirve como centro de gestión de la empresa. La estructura organizativa de una empresa de publicidad es la siguiente:
Sobre la base de una estructura organizativa sólida, también es necesario dividir claramente las funciones de los departamentos relevantes y asignar responsabilidades, derechos y beneficios a departamentos específicos. . De esta manera, sobre la base de una clara división del trabajo, cada uno puede asumir sus propias responsabilidades, coordinar operaciones, restringirse mutuamente y promoverse mutuamente.
(Nota: El siguiente es el modelo de dotación de personal y división de responsabilidades de varios departamentos en empresas de publicidad extranjeras. Muchas divisiones actuales del trabajo y métodos de establecimiento de puestos en las empresas de publicidad nacionales son diferentes de esto. Algunas divisiones de La mano de obra y la configuración de puestos no son adecuadas para el desarrollo de las empresas de publicidad nacionales. La industria de la publicidad nacional aún se encuentra en la etapa de desarrollo y la estructura organizativa y la división del trabajo de cada empresa de publicidad son diferentes según las necesidades de la situación específica.
(1) Funciones y dotación de personal del Departamento de Atención al Cliente
La tarea principal del Departamento de Atención al Cliente es desarrollar clientes y mantener un estrecho contacto con otros departamentos de la empresa. El Departamento de Cuentas es un departamento dedicado que tiene contacto directo con los clientes y es responsable de contactar a los clientes y coordinar la relación entre los anunciantes y las empresas de publicidad. Cuando una empresa de publicidad contacta a un cliente, el departamento de atención al cliente primero debe establecer un contacto preliminar con el anunciante y extraer la información necesaria del anunciante, como conocimiento del producto, condiciones del mercado, presupuesto publicitario y plan de marketing, etc. Después de clasificar la información, el departamento de atención al cliente trabajará con otros departamentos relevantes para estudiar la información y formular un plan de publicidad preliminar y un cronograma de trabajo, que será implementado por cada departamento. Durante la campaña publicitaria, el departamento de atención al cliente también es responsable de contactar y proporcionar información a los anunciantes, e informarles sobre los resultados de las encuestas de mercado y el progreso de la campaña publicitaria. Al mismo tiempo, también es responsable de supervisar el proceso de diseño, producción e implementación de la publicidad por parte del cliente. Por lo tanto, las funciones del departamento de clientes de la empresa de publicidad son duales: representan los intereses generales de la empresa de publicidad externamente y representan los intereses de los anunciantes internamente. Además, dentro de la agencia de publicidad, el departamento de cuentas también debe ser responsable del trabajo de relaciones públicas de la empresa (en ausencia de un departamento de relaciones públicas).
La dotación de personal y la división de responsabilidades del departamento de atención al cliente están diseñadas para completar las tareas anteriores. El diagrama de bloques del modelo se muestra en la figura de la página 345. Las responsabilidades laborales de los empleados del Departamento de Atención al Cliente son las siguientes:
1. Director de Departamento
Plenamente responsable de la gestión administrativa y comercial del Departamento de Atención al Cliente, así como de la gestión del servicio de atención al cliente. En la parte superior responde directamente ante el director general o subdirector general e informa sobre el trabajo; en la parte inferior inspecciona el trabajo del director del grupo empresarial o director comercial y es responsable de mantener el contacto y el contacto con; , negociando y presentando clientes más importantes. Responsable de la selección, designación y evaluación del personal de atención al cliente.
2. Supervisor empresarial o supervisor empresarial
Ser plenamente responsable de las labores comerciales y del trabajo administrativo diario del grupo empresarial o grupo empresarial. En la parte superior, es responsable ante el director del departamento e informa sobre el trabajo; en la parte inferior, inspecciona el trabajo del director de cuentas. Al mismo tiempo, es responsable de mantener el contacto con personal de mayor nivel y prestigio, como responsables de decisiones comerciales de clientes, directores de ventas y marketing o directores de marketing, y es responsable del desarrollo e investigación de nuevos negocios y del desarrollo. de negocios existentes.
3. Director de Cuentas
Reporta al director de departamento o director de negocio. Responsable de realizar las actividades comerciales de acuerdo con los planes publicitarios y presupuestos de los clientes representados y esforzarse por generar ganancias para la empresa. Participar en la formulación de políticas de ventas y marketing de clientes, formular objetivos y estrategias publicitarias y ser responsable de explicar brevemente las intenciones creativas publicitarias a los clientes, presentar los primeros borradores e informar el progreso del trabajo. Además, también participa en el desarrollo de nuevos negocios.
4. Account Manager
Responsable de la preparación de algunos documentos, responsable de presentar el primer borrador de publicidad a los supervisores o clientes, y responsable de las negociaciones comerciales y el contacto con pequeños clientes.
5. Vendedor
Responsable del contacto comercial con los clientes, enviando borradores para revisión y confirmación, y revisando las muestras producidas. Cuando asista a reuniones con clientes, tome notas y envíe actas de la reunión. Generalmente no tienen autoridad para tomar decisiones y trabajan bajo la guía de otros. Requiere familiaridad con la producción publicitaria, medios, etc.
6. Coordinador de Negocios
Principalmente responsable de coordinar el avance del trabajo publicitario y mantener el contacto con el personal creativo y de producción. Supervisar e inspeccionar la conexión y finalización de cada enlace de trabajo para garantizar que el proceso de trabajo se complete de acuerdo con el plan publicitario. Responsable de mantener el contacto diario con los clientes y actuar como agente para el trabajo administrativo relacionado. Derecho a ajustar directamente el trabajo si fuera necesario.
(2) Funciones y dotación de personal del departamento creativo
La tarea del departamento creativo publicitario es ser responsable de la creación, diseño y producción de los anuncios. Analizan la información y las opiniones relevantes proporcionadas por el Departamento de Cuentas de Publicidad y el Departamento de Investigación de Mercado, completan el plan creativo de acuerdo con los requisitos del plan publicitario y la mentalidad del consumidor, y luego trabajan con el Departamento de Cuentas y el Departamento de Investigación para desarrollar un Conjunto completo de planos publicitarios para que el cliente los revise. Una vez aprobados, se realizará la producción, incluyendo rodaje, doblaje, impresión o fotografía, pintura, etc.
Este departamento se puede subdividir en equipos de tiempo completo o personal de tiempo completo, como escritura creativa, arte, fotografía y síntesis de producción, cada uno realizando sus propias funciones. El personal creativo es responsable de las ideas creativas, los redactores son responsables de escribir el contenido publicitario, el personal de arte es responsable de la pintura y el diseño publicitario, los fotógrafos son responsables de la fotografía, videografía y producción publicitaria, y el personal de composición es responsable de la síntesis y producción de la publicidad. guiones, incluyendo revisión, impresión, producción de locución, etc.
La división de responsabilidades laborales del departamento creativo es la siguiente:
1. Director del departamento creativo
Ser totalmente responsable de la gestión administrativa y empresarial. del departamento creativo, y controlar el nivel de creación publicitaria. Supervisar y asegurar que el personal creativo realice su trabajo de acuerdo con el cronograma de trabajo del plan publicitario y los estándares del presupuesto publicitario. Responsable de asignar tareas de trabajo a los equipos creativos y al personal creativo, enfocándose en supervisar y asegurar la implementación de las estrategias publicitarias. Tener derecho a seleccionar, nombrar y evaluar al personal creativo. Participar en creatividad publicitaria para nuevos negocios. Responsable ante el director general o subdirector general.
2. Grupo Creativo
(1) El líder del equipo es responsable del liderazgo comercial del grupo de guión o grupo de arte, actuando como director del departamento creativo para realizar ciertas tareas. y supervisar el trabajo general de creación publicitaria, Reportando directamente al Director Creativo.
(2) Redactor publicitario, normalmente responsable de trabajar para un grupo de clientes específico y responsable de la concepción del texto publicitario. Asistir a reuniones con clientes e informar a los clientes directamente sobre el progreso del trabajo cuando sea necesario. Responsable de redactar textos publicitarios para todos los medios y participar en actividades promocionales cuando sea necesario. Requiere capacidad para comprender, implementar e interpretar estrategias de marketing y publicidad, así como capacidad para trabajar estrechamente con artistas y directores. En esta etapa, la división del trabajo se ha desarrollado y se ha subdividido en publicidad a tiempo completo y redactores publicitarios a tiempo completo.
(3) Bajo la dirección del redactor, el asistente de redacción redacta textos para campañas publicitarias más pequeñas, implementa la creatividad publicitaria del redactor y formula estrategias publicitarias. Participar en reuniones de clientes con pequeños clientes cuando sea necesario. Requiere la capacidad de ejecutar campañas publicitarias dentro de un presupuesto publicitario.
(4) Los directores de arte, al igual que los redactores publicitarios, suelen trabajar para clientes específicos y son responsables de la concepción de escenas publicitarias, la orientación de anuncios de televisión y la fotografía y pintura personales cuando es necesario. Requiere la capacidad de comprender la estrategia publicitaria.
(5) El asistente del director de arte es responsable de ejecutar las ideas creativas del director de arte y también es responsable de pintar cuando sea necesario.
La división del trabajo entre (4) y (5) estas dos posiciones ha cambiado con el desarrollo de las empresas de publicidad. Los artistas generalmente no son responsables de la fotografía y la dirección, sino directores, fotógrafos y camarógrafos de tiempo completo.
(6) Asistente creativo, responsable de coordinar el trabajo normal del departamento creativo (grupo), ayudar al personal creativo a completar la creatividad publicitaria, recopilar manuscritos y materiales creativos y ayudar a imprimir manuscritos escritos por otros. . Si es necesario, comuníquese con los departamentos gubernamentales pertinentes para obtener permiso para transmitir anuncios en estaciones de televisión.
3. Equipo de producción de impresión
(1) El líder del equipo es responsable de la producción de anuncios impresos en los periódicos y publicaciones periódicas de la empresa. Responsable de negociar con las unidades de producción relevantes, brindando orientación y haciendo sugerencias sobre el uso de diversas tecnologías de impresión. Liderar el trabajo de redactores y reportar directamente al director del departamento.
(2) El redactor principal es responsable de implementar los bocetos de diseño del director de arte y el primer borrador de la redacción. Producir manuscritos publicitarios de alta calidad y enviarlos a periódicos, revistas o imprentas. Responsable del procesamiento técnico de la publicidad en el arte.
(3) Artista, responsable de convertir el concepto inicial del director de arte en un patrón visualmente específico, que requiere talento para la pintura rápida.
(4) Composición tipográfica, responsable de la selección y composición tipográfica de diversos diseños tipográficos. Se requiere estar familiarizado con el negocio de la impresión y comprender la relación entre varios diseños publicitarios y el uso de diversas fuentes.
(5) Corrección, responsable de corregir el texto de las muestras de impresión y corregir errores de impresión y errores de texto en la tipografía.
(6) Asistente de producción, responsable de disponer y suministrar materiales de producción publicitaria, velando por el progreso publicitario y la calidad de la producción. Servir como asistente del gerente de producción y reportarle. Participar en la producción publicitaria cuando sea necesario.
4. Equipo de producción de publicidad para cine y televisión
(1) El líder del equipo es totalmente responsable del trabajo de producción de publicidad para radio y televisión de la empresa.
Responsable de negociar con productoras relevantes.
(2) El gerente de producción es responsable de supervisar la producción de anuncios de radio y televisión y garantizar que la producción de los comerciales se complete de acuerdo con el plan publicitario y los estándares presupuestarios.
(3) Selección de Actores: Responsable de seleccionar y audicionar actores y modelos para ser utilizados en comerciales, organizando requisitos específicos para ellos, asegurando que se vistan apropiadamente y lleguen a tiempo.
(4) Asistente de producción, responsable de preparar los materiales y accesorios necesarios para la producción de películas publicitarias, velando por que las películas publicitarias se completen a tiempo y asegurando la calidad de las películas publicitarias.
5. Orientación creativa, responsable de realizar sugerencias o proponer diseños o ideas creativas para el departamento creativo.
(3) Funciones y dotación de personal del departamento de medios
La tarea del departamento de medios es formular estrategias de medios para las actividades publicitarias basadas en el plan publicitario, ser responsable de la selección de medios de comunicación y ser responsable de comunicarse con las unidades de medios de contacto y enlace pertinentes. Durante el proceso de implementación de la publicidad, es responsable de supervisar la implementación de la publicidad y verificar la calidad de la impresión o transmisión. Una vez implementada la publicidad, la unidad de medios de la agencia cobra las tarifas de publicidad del departamento de clientes.
Las responsabilidades laborales del personal del departamento de medios se dividen en:
1. El director
es responsable ante el director general. Ser totalmente responsable de la gestión administrativa y comercial del departamento de medios, controlar la planificación y las reservas de medios, negociar los términos de cooperación con las unidades de medios y ser responsable de la rentabilidad general del departamento de medios. Responsable de participar en el desarrollo de nuevos clientes y nuevos negocios publicitarios, organizar reuniones de presentación de nuevos negocios publicitarios y preparar o redactar materiales personalmente. Se requiere comprender los últimos avances en medios, dominar la planificación de medios, ser capaz de utilizar la gestión informática y crear programas informáticos para nuevos medios basados en los avances.
2. Responsable de Medios
Responsable del trabajo y gestión de múltiples grupos empresariales, desempeñando la mayor parte de las responsabilidades del director del departamento. La atención se centrará en representar los aspectos de los medios de su área de responsabilidad, investigar la adopción de estrategias de medios clave, comunicarse con clientes senior y ser responsable de las negociaciones con los representantes de los medios.
3. Líder del grupo de medios
Responsable de la planificación y reserva de medios de un grupo empresarial, involucrado en la presentación de medios a los clientes y la negociación con representantes de los medios, pero rara vez o no involucrado en eventos especiales. negocio de medios.
4. Planificación de medios
Bajo la dirección del líder o gerente del equipo de medios, la planificación de medios es responsable de implementar la estrategia de medios establecida y es responsable de los clientes designados. Investigue algunas de las estrategias de medios más simples.
5. Asistente de Medios
Según los requerimientos del plan de medios, contactar y obtener confirmación de reserva de medios, y también realizar el trabajo general del departamento de medios.
(4) Responsabilidades y dotación de personal del departamento de investigación de mercado
La tarea del departamento de investigación de mercado es realizar encuestas sobre el mercado objetivo de acuerdo con los requisitos de las actividades publicitarias y proporcionar Servicios a anunciantes y agencias de publicidad Formular planes publicitarios para proporcionar materiales de referencia sobre el potencial del mercado y el entorno del mercado, y proporcionar opiniones y sugerencias a anunciantes y agencias de publicidad sobre temas relevantes, proporcionando una base objetiva para las decisiones publicitarias e incluso las decisiones de mercado de los anunciantes. Y brindar opiniones y sugerencias a anunciantes y agencias de publicidad sobre temas relevantes, brindando una base objetiva para las decisiones publicitarias e incluso las decisiones de mercado de los anunciantes.
La división de responsabilidades es la siguiente:
1. Director
Responsable de la gestión administrativa y comercial del departamento, responsable de formular los planes de investigación de mercados, y responsable de reportar al gerente general o gerente general de la empresa cliente. El personal superior informa los resultados de la encuesta y propone estrategias de marketing y estrategias publicitarias.
2. Líder del equipo de investigación
Responsable de planificar la investigación publicitaria para un determinado cliente y supervisar la implementación del plan de encuestas. Responsable de presentar informes de investigación al director del departamento, informar los resultados de la investigación a los clientes y hacer sugerencias relevantes.
3. Investigador
Responsable de elaborar planes de investigación específicos de acuerdo al plan de investigación, realizar actividades de investigación y analizar los resultados de la investigación de acuerdo con la investigación, proponer informes de investigación, estrategias de mercado. y sugerencias de estrategias publicitarias, e Informar estudios de mercado e investigaciones de mercado a los clientes e presentar los resultados de las encuestas.
4. Registrador
Asistir a los investigadores y ser responsable de recopilar y organizar datos relevantes de la investigación documental y de investigación de campo, registrar el contenido de la conversación relevante, enviar notas de la conversación y ser responsable de escribir, Taquigrafía y otros trabajos.
5. Líder del equipo de información y empleado de datos
Responsable de recopilar, clasificar, editar, resumir y archivar información relevante de investigación de mercado y establecer archivos de investigación de mercado.
(5) Responsabilidades y dotación de personal de la oficina administrativa
La tarea de la oficina administrativa de la empresa de publicidad es gestionar de manera integral los asuntos diarios de la empresa, realizar la supervisión administrativa de los departamentos comerciales y brindar servicios de logística. . Específicamente, la oficina administrativa se puede dividir en ramas como planificación, personal, finanzas, auditoría, confidencialidad y logística. En algunas agencias de publicidad muy grandes, estas sucursales se enumeran por separado como niveles formales de organizaciones de apoyo administrativo.
La misión del Departamento de Planificación es ser específicamente responsable de formular y supervisar la implementación del plan de trabajo anual y del plan de negocios de la empresa. También es responsable de formular el plan de desarrollo a largo plazo de la empresa.
La función del Departamento de Recursos Humanos es la de encargarse específicamente de las labores de contratación y despido de personal de la empresa. La contratación de personal debe basarse en las necesidades del departamento comercial, la evaluación comercial y la evaluación integral del nivel, el uso de departamentos comerciales específicos y la implementación de la supervisión jerárquica del personal. El departamento de RRHH no participa en la división del trabajo empresarial.
La misión del Departamento de Finanzas es implementar una gestión integral de la gestión financiera de la empresa, supervisar la implementación de los presupuestos publicitarios, recaudar honorarios de publicidad, pagar diversos impuestos, pagar salarios, calcular ganancias y pérdidas operativas y supervisar. gastos de publicidad y administración de empresas Control de gastos.
La misión del departamento de auditoría es supervisar la implementación del sistema financiero de la empresa, prevenir violaciones o actividades ilegales en las operaciones de la empresa e implementar la autodisciplina en las operaciones de la empresa de publicidad.
El departamento de confidencialidad es responsable del envío, recepción, préstamo, almacenamiento y gestión de archivo de los documentos de la empresa, establece diversos archivos comerciales para la empresa y verifica el trabajo de confidencialidad.
La tarea del Departamento de Logística es ayudar a los departamentos comerciales de la empresa en el desempeño de su trabajo y proporcionar apoyo material y logístico a cada departamento comercial para la realización de actividades publicitarias.