Cómo gestionar bien los expedientes del personal corporativo

Introducción: Con el rápido desarrollo de la economía de mercado, la competencia entre empresas se ha vuelto cada vez más feroz y, en última instancia, la competencia entre empresas es una competencia a nivel de talento y tecnología. Tener talento significa tener una fuerte competitividad, lo que hace que cada vez más empresas presten cada vez más atención a la gestión de recursos humanos. Cómo gestionar bien los archivos de personal de la empresa

1. El concepto y las características de los archivos de personal

Los archivos de personal se forman en las actividades de gestión de personal. experiencia, registros originales de calificaciones académicas, relaciones sociales, carácter ideológico y moral, capacidades comerciales, situación laboral, recompensas y castigos, etc. son registros de la participación de un individuo en todos los aspectos de las actividades sociales y un fiel reflejo de la situación natural del individuo. Tienen efecto legal y son una base importante para registrar las trayectorias de vida. Los empleados deben utilizar expedientes personales cuando viajan al extranjero, calculan la antigüedad, la movilidad laboral, la promoción laboral, la regularización y calificación, la declaración de títulos profesionales y la gestión de diversos seguros sociales. Sus principales características son:

1. Integralidad

Los archivos de personal almacenan currículums de los empleados, materiales de evaluación, membresía de partidos y ligas, recompensas, sanciones, nombramientos y destituciones, salarios, revisiones de títulos profesionales. , y continuación Documentos y materiales en diversos aspectos como la educación. Es un depósito de información personal sobre los empleados, que proporciona una imagen completa del empleado.

2. Realidad

Dado que los empleados siguen trabajando, sus expedientes de personal se han convertido en la base para que el departamento de personal utilice correctamente los talentos y resuelva razonablemente una serie de problemas como la promoción laboral, evaluación de títulos profesionales, y cambios salariales base importante. Servir directamente al trabajo real es un signo importante que distingue los archivos de personal de otros archivos.

3. Autenticidad

Esta es la base y premisa de la realidad de los expedientes de personal. Los archivos de personal deben ser completos en contenido general y objetivos y verdaderos en materiales individuales, con el fin de brindar servicios de calidad y referencias útiles al departamento empleador.

4. Dinámico

Una vez establecido el expediente de personal, su contenido no es estático A medida que se extiende la trayectoria de vida de las partes, se seguirán formando algunos documentos que reflejan nueva información. Por lo tanto, los archivos de personal deben prestar atención a la recopilación y complementación de nuevos materiales, y esforzarse por acortar la "diferencia de tiempo" entre los archivos y la situación real de los empleados. También se requiere que los archivos de personal estén perforados y encuadernados para que sean nuevos. Los materiales se pueden agregar en cualquier momento.

5. Movilidad

Sólo cuando se unifique la gestión de expedientes de personal con la gestión de personal de los empleados se podrá poner en juego el papel de los expedientes de personal. En el trabajo, debemos respetar el principio de que los archivos siguen a las personas en sus movimientos. Dentro de un cierto período de tiempo después de la transferencia de un empleado, sus archivos personales deben transferirse al nuevo departamento de gestión.

6. Confidencialidad

El contenido de los archivos personales involucra muchos aspectos, como méritos y deméritos personales. Algunos reflejan algunos eventos históricos importantes desde el lado, y otros son reportados por individuos al. organización pero no pueden revelarse secretos internos a otros (incluidos miembros de la familia), etc. Por lo tanto, los archivos de personal son secretos del Partido y del Estado. Nadie puede filtrar o mantener en privado los materiales de los archivos de personal y no puede proporcionar servicios a la sociedad incondicionalmente. Incluso los individuos de las organizaciones de gestión de registros no pueden acceder a sus propios archivos personales.

2. La importancia de los expedientes de personal

1. Proporcionar a las empresas información verdadera y fiable sobre los empleados

Si una empresa quiere conocer y nombrar verdaderamente a las personas, y hacer el mejor uso de sus talentos. Para aprovechar el potencial de cada empleado y maximizar su efectividad en cada puesto, primero debemos dominar parte de la información personal más auténtica y completa sobre cada empleado, como la experiencia laboral, ideológica y carácter moral, nivel empresarial, habilidades personales, cualidades personales, etc. A través de la consulta de los expedientes de los empleados se puede conocer la historia y experiencia laboral de cada empleado, proporcionando así información de referencia valiosa para la selección y contratación de la empresa, y evitando en la mayor medida la ineficacia o ineficiencia en la gestión de personal provocada por la asimetría de información.

2. Proporcionar una base importante para la toma de decisiones de la empresa.

Los archivos de personal proporcionan la base necesaria para algunas decisiones importantes de la empresa. Como la promoción y contratación de puestos profesionales y técnicos, la selección y formación temporal de talentos técnicos, la evaluación de la antigüedad, etc., están relacionados con la promoción, recompensas y castigos de los empleados, y determinan qué tipo de métodos de formación debe adoptar la empresa. para diferentes empleados, cuánto salario dar y otras decisiones.

Las evaluaciones e inspecciones de los empleados requieren una gran cantidad de registros de archivos como base. El departamento de gestión de recursos humanos puede hacer pleno uso de los archivos de personal para realizar un análisis integral del desempeño, la calidad, las habilidades, etc. de los empleados y tomar las decisiones correspondientes. asegurar la toma de decisiones científicas corporativas.

3. Puede optimizar la asignación razonable de recursos humanos

La asignación de recursos humanos es una forma importante de lograr la combinación de personas y cosas y mejorar la eficiencia y el valor de uso de los recursos humanos . Los métodos modernos de gestión de archivos de personal pueden permitir el pleno intercambio de información sobre recursos humanos, promover el flujo razonable de talentos entre regiones, industrias y organizaciones y permitir la asignación óptima de recursos humanos dentro de un rango determinado.

3. Problemas existentes en el actual trabajo de gestión de expedientes de personal

1. No hay suficiente atención ideológica

Dado que el trabajo de gestión de expedientes de personal es interno y confidencial Es un trabajo altamente sexual, y el trabajo suele pasar desapercibido y desconocido. Muchos empleados de primera línea ni siquiera saben de qué se trata la gestión de archivos personales. Se resta importancia al concepto de expedientes personales de los líderes corporativos y no se les presta suficiente atención ideológica. En primer lugar, debido a que objetivamente el flujo de talento es cada vez más frecuente, existen muy pocos materiales que reflejen la capacidad laboral, el desempeño laboral y la formación de una persona en los expedientes de personal, lo que resulta de poca utilidad para las empresas a la hora de seleccionar e identificar talentos.

La segunda razón es que con frecuencia se produce distorsión de la información personal en los expedientes de personal, con edades falsas, duración de servicio falsa y calificaciones académicas falsas que surgen una tras otra. La información distorsionada impide que el departamento de personal evalúe correctamente. empleados. Por lo tanto, los líderes no prestan atención a archivar y verificar archivos al reclutar y contratar personal. Con el tiempo, también ignoran la gestión de archivos de personal dentro de la empresa. Creen que el trabajo de archivos de personal es una tarea transaccional y no es la principal. Negocios de la unidad. Siempre que no se pierda, no filtre secretos, solo sea capaz de manejar investigaciones externas y búsquedas de archivos. La falta de atención del líder también incide directamente en la falta de atención ideológica del personal de gestión de expedientes de personal. El trabajo de gestión habitual también es superficial, siempre que no haya errores.

2. No existen instalaciones de hardware

Faltan archivos de personal especializados. Los archivos de personal de algunas empresas se almacenan junto con archivos administrativos y técnicos, o incluso mezclados. Algunas empresas almacenan directamente los archivos de personal en las oficinas administrativas y de personal y no existen medidas de seguridad y confidencialidad. Los archivadores, cajas de archivos y diversos equipos de gestión de archivos de personal están desactualizados y son difíciles de cumplir con los requisitos laborales diarios de la gestión de personal.

3. Gerentes no profesionales

Muchas empresas no cuentan con personal dedicado a la gestión de archivos de personal, sino que cuentan con personal de oficina o del departamento de personal a tiempo parcial. A menudo carecen de conocimientos profesionales, no están familiarizados con el negocio y no saben mucho sobre la importancia de los archivos, los requisitos de gestión de archivos, la recopilación, clasificación, archivo y encuadernación de materiales de archivo, y tienen dificultades para adaptarse al trabajo de gestión de archivos del personal. Además, debido a que la mayoría de los archiveros ocupan múltiples puestos, no dedican suficiente energía al trabajo de archivo y no recopilan materiales de archivo. Es difícil garantizar la exhaustividad y la dinámica de los archivos de personal, lo que afecta gravemente la gestión de los archivos de personal.

4. Métodos de gestión hacia atrás

Los archivos de personal tradicionales se gestionan principalmente en archivos en papel. Con el aumento de la movilidad del personal, las personas y los archivos a menudo no se encuentran en la misma ciudad. . Si el departamento de gestión de recursos humanos quiere comprobar el expediente de una persona, tiene que ir a otra unidad o a otra ciudad para comprobarlo, lo que supone grandes inconvenientes para el departamento de gestión de recursos humanos, provoca una gran pérdida de tiempo y mano de obra y reduce eficiencia del trabajo. 4. Medidas para la reforma de la gestión de expedientes de personal

1. Crear conciencia y fortalecer el liderazgo

Los líderes de unidad deben conceder gran importancia a la gestión de expedientes de personal y considerar verdaderamente el trabajo de expedientes de personal como una parte integral. parte del departamento de personal. Apoyar la inversión e innovación del trabajo de expedientes de personal por parte del departamento de personal. Establecer y mejorar el sistema de evaluación de la calidad adecuado a este departamento, cuantificar y evaluar el trabajo, introducir los correspondientes sistemas de recompensa y castigo y estimular el entusiasmo y la creatividad del personal de archivos de personal. Promover que la gestión de expedientes de personal sea estandarizada y científica.

Incrementar la inversión y consolidar aún más el trabajo básico de los archivos.

Garantizar que los fondos para el trabajo de archivos de personal se implementen en su totalidad, especialmente los gastos necesarios para el almacenamiento de archivos y la construcción de informatización de archivos de archivos de personal. Debemos construir salas de archivos y archivadores estandarizados de acuerdo con las normas y requisitos, y mejorar la ventilación y la iluminación. -Si las condiciones lo permiten, se pueden adquirir equipos como aires acondicionados, computadoras, escáneres, monitores, etc. para mejorar aún más el nivel de informatización de la gestión de archivos. y garantizar el uso seguro de los archivos y que los archivos no se pierdan ni se dañen, y garantizar que la información del archivo no se pierda ni se filtre.

2. Mejorar las reglas y regulaciones de gestión de archivos de personal

Establecer y mejorar el sistema de evaluación de la gestión de objetivos de trabajo de archivos y el sistema de rendición de cuentas, estandarizar el proceso de gestión de archivos de personal, seguir estrictamente los procedimientos y garantizar la transferencia Los materiales enviados y recibidos están registrados, y los archivos verificados y prestados están registrados. La información proporcionada es precisa y restringe eficazmente los factores humanos como la filtración y alteración de archivos, y garantiza una gestión de archivos estandarizada y ordenada.

Deben existir requisitos claros y específicos para el alcance y el tiempo de archivo de los materiales de los archivos del personal, y la atención debe centrarse en los materiales de archivo que reflejen la capacidad laboral y el desempeño laboral de los cuadros y empleados de gestión de archivos; recibir materiales de archivos personales al recibirlos, es necesario controlar estrictamente el proceso de revisión y evaluación, desde las especificaciones del papel hasta las fuentes, y rechazar materiales de archivo no estándar y materiales que carezcan de sellos y firmas oficiales para garantizar que los materiales archivados estén estandarizados y completos. , y confiable. Establecer y mejorar el mecanismo de coordinación para la recolección de materiales, fortalecer la comunicación con los departamentos relevantes y adoptar métodos como "combinar la recolección de llaves con la recolección ordinaria", "combinar la recolección centralizada con la recolección regular" y la "recolección puerta a puerta" para hacer suplementos oportunos y continuos Nueva información y esforzarse por reflejar la información de archivos personales más reciente y completa.

El departamento de RRHH debe comprobar la autenticidad de la información básica y la experiencia laboral del empleado. Puede utilizar entrevistas telefónicas, o puede consultar los registros relevantes de la seguridad social o los procedimientos de renuncia, etc. Para los archivos de los empleados actuales, los gerentes deben registrarlos y guardarlos de manera oportuna y verificarlos periódicamente, si son falsos, pueden completarlos tanto como sea posible preguntándose a sí mismos o a sus colegas circundantes.

3. Mejorar la calidad del personal, asignar personal a tiempo completo e implementar la remuneración del personal

Con el desarrollo de los tiempos, los cambios sociales, la innovación tecnológica, la gestión de expedientes de personal También ha sufrido enormes cambios. Los administradores ya no son los archiveros del pasado que se limitaban a clasificar e investigar, sino que deberían ser talentos compuestos que entiendan la experiencia en archivos y puedan utilizar métodos de gestión modernos. Por lo tanto, es necesario seleccionar profesionales que sean políticamente confiables, de estilo decente y que tengan un fuerte sentido de responsabilidad para participar en el trabajo de archivos de cuadros, prestar atención a su educación y capacitación, y participar regularmente en capacitación en conocimientos comerciales para que puedan. Dominar nuevos conocimientos y técnicas avanzadas de gestión, y comprender mejor la importancia de la gestión de archivos, mejorar el sentido de responsabilidad y mejorar el nivel técnico de la gestión de archivos. Preocuparse por su trabajo y su vida, y dar rienda suelta a su entusiasmo y creatividad.

4. Fortalecer la construcción de modernización e informatización de la gestión de archivos de personal.

Los archivos de personal son una base de datos de recursos de información de talentos, debemos hacer un uso racional de diversos recursos para maximizar su efectividad. Combinar medios científicos y tecnológicos avanzados se aplican a la gestión de archivos de personal para lograr el propósito de mejorar la eficiencia del trabajo y extender la vida útil de los archivos de personal. Primero, implementar una gestión moderna. Aproveche al máximo el papel de las computadoras en la gestión de archivos de personal, establezca y mejore gradualmente la base de datos de archivos de personal, actualícela de manera oportuna, administre dinámicamente la información de los archivos de personal y garantice la puntualidad, autenticidad y precisión de la información de los archivos de personal. El segundo es implementar una gestión abierta.

Por un lado, establezca archivos de desempeño laboral de los empleados para registrar rápidamente las condiciones laborales de los empleados, su desempeño laboral y su desempeño en actividades principales y eventos clave.

Por otro lado, establecer archivos de capacidad profesional y técnica para los cuadros, enfocándose en recopilar el nivel de educación personal, el nivel profesional, el estado de educación continua y la participación en diversos exámenes de calificación, exámenes de registro y otra información que pueda reflejar talentos personales, que son verdaderos, precisos y reflejan completa y tridimensionalmente la situación de los cuadros para mejorar la eficiencia en la toma de decisiones y mejorar la eficiencia del uso de los archivos de los cuadros.