Cómo hacer un presupuesto para reuniones
Presupuesto
El presupuesto para congresos y exposiciones no es un concepto. En términos generales, el presupuesto de la conferencia incluye los siguientes aspectos:
1 Costos de transporte
Los costos de transporte se pueden dividir en:
(1) Desde el lugar de celebración. Salida Costos de transporte hasta el punto de encuentro, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, barcos de pasajeros y costos de transporte desde la estación de destino, aeropuerto, muelle hasta el alojamiento.
(2) Costos de transporte durante la conferencia: principalmente costos de transporte al lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el alojamiento al club, transporte desde el club al lugar del comedor, transporte desde el club al intercambio de negocios. lugar de celebración, Transporte para visitas de negocios y otros transportes programados que puedan utilizar los asistentes.
(3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, tarifas de transporte de barcos de pasajeros y tarifas de alojamiento a aeropuertos, estaciones y puertos.
2. Costos de la sala/sala de conferencias
Específicamente, se pueden desglosar en:
(1), alquiler del lugar de la conferencia; en términos generales, el alquiler. del recinto ya incluye algunas instalaciones comunes, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarras, bolígrafos con base de aceite, tizas, etc. , pero no se incluyen algunas instalaciones no convencionales, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , es posible que se requiera un presupuesto adicional cuando sea necesario instalar líneas de discurso fuera del atril.
(2) Costos de alquiler de instalaciones de conferencias: esta parte del costo se refiere principalmente al alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar, sistemas multimedia y equipos de video. , etc. . Generalmente se requiere un cierto depósito de uso al alquilar, y la tarifa de alquiler incluye soporte técnico y costos de mantenimiento del equipo. Vale la pena señalar que al alquilar equipos, se deben establecer requisitos específicos para varios parámetros de rendimiento (normalmente puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación precio/rendimiento más adecuada), de lo contrario la conferencia podría verse afectada. Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según la marca, el origen y el estado.
(3) Tarifa de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, en términos generales, esta parte de la tarifa está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.
(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen impresión publicitaria, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a la naturaleza temporal de estos apoyos, si los organizadores de conferencias se acercan a estas industrias individualmente para solicitar apoyo, los costos pueden ser más altos que las tarifas del mercado. Si un proveedor de servicios de conferencias profesional actúa como agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte profesional.
Para estos soportes de servicio separados, el organizador debe indicar los requisitos con el mayor detalle posible y firmar un acuerdo de servicio separado.
3. Tarifas de alojamiento
El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender: vale la pena señalar que algunas de las tarifas de alojamiento son el precio completo, mientras que algunos de los precios requieren un adicional. tasas gubernamentales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia. Encuentre un proveedor de servicios de exhibición profesional y, por lo general, podrá obtener mejores descuentos.
Las tarifas normales de alojamiento no solo están relacionadas con el nivel de estrellas del hotel, el tipo de habitación y otros factores, sino también con los servicios disponibles en la habitación, como comunicación de larga distancia en la habitación, lavado y vestido, minibar. bebidas, lavandería única, etc. Internet, suministro de frutas y otros servicios. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.
4. Gastos de catering
Los gastos de catering de las reuniones pueden ser simples o complejos, dependiendo de la agenda y el propósito de la reunión.
(1), Desayuno
El desayuno suele ser tipo buffet. Por supuesto, también se puede cenar alrededor de la mesa, y la tarifa se puede calcular en función del número de personas (pero teniendo en cuenta las particularidades de las cenas de conferencias y la preparación de las materias primas, el número estimado de comensales no puede diferir en un 15% del número real de comensales; de lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a llegar a un acuerdo en función del número real de comensales; en su lugar, las tarifas se cobran en función del número de personas reservadas).
(2) Almuerzo y almuerzo
El almuerzo y el almuerzo son básicamente cenas, que pueden ser en forma de número presupuesto-buffet o mesa presupuesto-mesa envolvente. Si el organizador desea comprar las bebidas él mismo en lugar de proporcionárselas al restaurante, el restaurante puede cobrar una tarifa de servicio.
(3) Bebidas y cargos por servicios
Normalmente, si comes en un restaurante de un hotel de alta estrella, el restaurante negará al organizador que te traiga bebidas. Si se pueden llevar bebidas, los restaurantes generalmente cobran una tarifa de servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al nivel de consumo básico.
(4) Pausa para el té en el lugar
Este costo se presupuesta básicamente en función del número de personas. Al presupuestar puedes proponer combinaciones de alimentos y bebidas para diferentes períodos de tiempo. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir el coste del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios no programados, podrá requerir presupuesto adicional. En términos generales, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en dos tipos: café occidental, té negro, snacks y frutas occidentales, mientras que las pausas para el té chinas incluyen principalmente agua hervida, té verde o perfumado, té de frutas, café, frutas y snacks.
(5)Recepción/baile de amistad
De hecho, el presupuesto para un baile/recepción de amistad puede ser más complicado que un banquete separado. Siempre que configure marcadores y básculas de comida, estará en camino de hacer un presupuesto. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo confirmar el presupuesto para una recepción/baile, desde el diseño hasta el lugar y el soporte del programa:
Equipo audiovisual
A menos que se celebre al aire libre. El coste del equipo audiovisual suele ser insignificante. Si se debe hacer al aire libre para efectos de relaciones públicas, el presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado, incluyendo:
●El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula diariamente.
●El transporte, instalación, depuración de equipos y el control de los costos de soporte técnico pueden estar a cargo de los proveedores de servicios de exhibición.
●Fuente de sonido: principalmente música de fondo y música de entretenimiento. El organizador puede traer el suyo o confiarlo a un agente.
c. Actores y programas
d. Otros - snacks, frutas y vino mixto
5. Gastos varios
Se refieren gastos varios. Gastos incurridos debido a algunos arreglos temporales durante la exposición, incluyendo impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios ceremoniales, accesorios temporales, fax y otras comunicaciones, servicios exprés, atención médica temporal, orientación en traducción, vehículos comerciales temporales. , remesas, etc. Es difícil planificar un presupuesto para gastos varios y, a menudo, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto para cubrir los gastos como una maniobra.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el presupuesto de una exposición y el de una conferencia?
El presupuesto de la exposición y el presupuesto del congreso tienen similitudes y diferencias:
Los mismos lugares: alojamiento, restauración, gastos de inspección de empresas (si existe un plan de inspección).
Fuera del recinto: alquiler del lugar de exposición, distribución de la exposición, transporte y almacenamiento de la exposición, pequeña rueda de prensa o recepción.
Alquiler del recinto ferial: Si la exposición se realiza en un recinto ferial fijo, el presupuesto de alquiler del recinto ferial se suele calcular por stand. El área del stand estándar internacional suele ser de 3mx3m y la altura de la partición es de entre 2,3m y 2,5m. Las instalaciones estándar incluyen focos, sillas, mesas de datos y fuentes de alimentación. Los propietarios de salas de exposiciones suelen alquilar el siguiente equipamiento: stands de exposición, equipos audiovisuales, equipos multimedia, artículos de decoración, pequeñas herramientas de manipulación, etc.
Si la exposición se realiza en otros lugares públicos (como plazas o estadios municipales, etc.). ), es difícil predecir el presupuesto para el alquiler del lugar: normalmente es negociable y se calcula diariamente. El precio está relacionado con la concentración de personas en el lugar y el tiempo de exposición (si es un día festivo importante, etc.). ). ).
Cómo hacer un presupuesto para el lugar de la conferencia
Al formular un presupuesto para el lugar de la conferencia, se deben considerar los siguientes costos:
Costos de alquiler del lugar de la conferencia.
La tarifa de alquiler del lugar de la conferencia es el gasto más grande para todo el lugar de la conferencia. El costo general está relacionado con la clasificación de estrellas del hotel donde se celebrará la conferencia, la escala de la conferencia y la ubicación del lugar de la conferencia. En cuanto a qué tipo de sala de conferencias alquilar, depende de la naturaleza de la reunión de empresa.
Por lo general, el alquiler del local ya incluye algunas instalaciones comunes, como punteros láser, sistemas de sonido, mesas y sillas, podios, pizarras o pizarras, rotuladores con base de aceite, tizas, etc. , pero no se incluyen algunas instalaciones no convencionales, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. Cuando sea necesario instalar líneas de discurso fuera del atril, es posible que se necesite otro presupuesto.
En segundo lugar, el costo del alquiler de las instalaciones para conferencias
Esta parte del costo implica principalmente el alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea, sistemas de visualización del lugar y sistemas multimedia, equipos de vídeo, etc. Al arrendar, normalmente es necesario pagar un determinado depósito de seguridad, que cubre los gastos de soporte técnico y mantenimiento del equipo.
Vale la pena señalar que al alquilar, es necesario establecer requisitos específicos para varios parámetros de rendimiento del equipo, de lo contrario el cumplimiento puede verse afectado.
En tercer lugar, tarifa de diseño del lugar
Si no hay requisitos especiales, la tarifa general de diseño del lugar está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, debe comunicarse con los departamentos locales pertinentes para discutir los costos específicos.
En cuarto lugar, otros costos de apoyo
Estos apoyos generalmente incluyen publicidad e impresión, etiqueta, servicios de secretaría, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención médica, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a la naturaleza temporal de estos apoyos, si los organizadores de conferencias se acercan a estas industrias individualmente para solicitar apoyo, los costos pueden ser más altos que las tarifas del mercado. Si un proveedor de servicios de conferencias profesional actúa como agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte profesional.
En cuanto al presupuesto de las salas de conferencias y las instalaciones para conferencias, el organizador debe comprender si se requieren tarifas al inspeccionar el lugar y, de ser así, cuál es el precio, indicar los requisitos con el mayor detalle posible. y firmar un acuerdo de servicio por separado con el lugar.