Comience a trabajar de manera eficiente con el método de trabajo de los tres cuadernos
Un nuevo colega se acercó y preguntó: Gerente, usted tiene que ocuparse de más cosas que nosotros, pero rara vez lo vemos trabajando horas extras. ¿Por qué?
Como miembro de una empresa de publicidad, trabajar horas extras en esta industria es una rutina. Sin mencionar que soy un poco atípico: no me gusta trabajar horas extras y rara vez trabajo horas extras (a menos que realmente lo haga). tengo que hacerlo, porque algunos partidos siempre te piden que hagas cambios a las 6 p.m. y los publiques a las 8 p.m.) A veces, aunque la carga de trabajo no sea tan alta, todavía vemos a muchos compañeros nuevos trabajando horas extras. Dejando de lado los factores de "espectáculo" y ambiente, en realidad hay un componente personal: la eficiencia en el trabajo. Mejorar la eficiencia en el trabajo debería ser la única razón por la que no me uno al "ejército de OT".
Entonces, ¿cómo mejorar la eficiencia en el trabajo? Esta propuesta es enorme y no se puede resolver fundamentalmente. Sólo se puede desglosar desde varios ángulos. Mucha gente ya ha hablado sobre la gestión del tiempo, el pensamiento laboral, las habilidades de oficina y otros ángulos. Aquí hay un pequeño ángulo que tiene un efecto significativo en mí y en mis colegas: las notas de trabajo.
En la industria publicitaria de alta intensidad en Hong Kong, el método en el que puedo confiar para mejorar en gran medida la eficiencia son tres portátiles. No importa qué tipo de trabajo haga, los tres métodos de trabajo del cuaderno pueden ayudarlo a entrar rápidamente en el estado, encontrar el flujo de trabajo profundo, mejorar la eficiencia y tener una sensación sustancial de logro.
Creo que mucha gente conoce la importancia de las listas de tareas pendientes, pero ¿aún utilizas tu teléfono móvil o notas adhesivas para registrar tus listas de tareas pendientes? Intente utilizar un cuaderno real que sea sólo para las tareas diarias y nada más. Cada página es un día. Al igual que un calendario, escribe el trabajo que deseas realizar ese día en la página diaria. Anótalas una a una con un bolígrafo, y mientras las anotas piensa en la prioridad de cada tarea y márcala.
Este proceso es muy ritualista y es el primer paso para iniciar tu jornada laboral eficiente. Así como los estadounidenses toman una taza de café antes de comenzar a trabajar, es importante cultivar sus propios rituales de trabajo para ponerse de buen humor rápidamente.
En cuanto a si debes organizar las tareas diarias en cada segundo, por ejemplo: completar el PPT del plan de marketing de la marca XX de 10:00 a 12:00, esto depende de tus hábitos personales. Si trabaja con frecuencia y de repente abre Weibo o Zhihu, verifica información y lee chismes de entretenimiento, debe tener un tiempo de tarea preciso para esforzarse y planificar la hora de finalización para estar seguro antes de la fecha límite real de la tarea. Por ejemplo, si el PPT del caso de marketing debe entregarse a las 3:00 p.m., entonces, según su acuerdo, el PPT del caso de marketing debe completarse antes de las 2:00. Mi lista personal de tareas diarias solo enumera las tareas que se deben completar ese día y no es exacta en cuanto a la hora, porque a veces mi tiempo está fuera de control, como en conferencias telefónicas urgentes con clientes u otros equipos tienen problemas que necesito resolver. resolver algo así.
El cuaderno de tareas pendientes siempre está abierto en el escritorio. Puedes verlo en cualquier momento para recordarte las tareas del día. Básicamente, no me dejaré distraer, me concentraré en las tareas del cuaderno y en el trabajo, y después de completar una tarea, tomaré un bolígrafo de color para alejar un elemento. Al final del día, miraré cuántas tareas se eliminaron hoy con un bolígrafo de color y escribiré el número que se eliminó. Debido a que es un cuaderno (a diferencia de las notas adhesivas, muchas personas tiran el papel después de usarlo), siempre puedes revisar tu cronograma de tareas diarias anterior y ver el número de tareas diarias completadas, en lugar de estar confundido y completamente inconsciente de lo que hiciste ayer. , ¿Qué hiciste anteayer y cuándo se realizó esta tarea?
Tenga un cuaderno de tareas real para administrar su programa de tareas diario; para los procrastinadores o amantes del pescado, agregue planificación de tiempo para las tareas, abra el cuaderno en su escritorio y léalo en cualquier momento cuando termine uno; elemento, use un marcador para tachar la tarea. Al final de cada día de trabajo, vea cuántos elementos se han tachado. Escriba este número en la página, que equivale a un certificado sellado de que se ha completado el trabajo del día.
El último cuaderno solo se usó como lista de tareas pendientes, entonces, ¿qué debo hacer si quiero anotar algo diariamente? ¿Notas post-it? No, por favor prepara un cuaderno. Este cuaderno se puede utilizar para registrar cualquier contenido de trabajo fragmentario: una llamada repentina de un cliente para discutir un asunto, una inspiración repentina, un término profesional que desea buscar, una noticia de actualidad que desea conocer y pequeños problemas encontrados al realizar Tareas Espera, siempre y cuando sea información fragmentaria la que aparezca en tu trabajo ese día, no dudes en anotarla en este cuaderno.
Una vez más, me gustaría recordarles a los estudiantes que están muy distraídos, que cuando se sientan atraídos por algo o quieran "baidu it", es posible que deseen anotarlo primero en su cuaderno. Primero continúe completando la tarea de trabajo en cuestión, espere hasta que se complete la tarea y, durante el descanso, mire la información que desea saber en el cuaderno y luego verifíquela (muchos colegas nuevos han probado personalmente este método para resolverlo). con pérdida de tiempo por distracción) La ineficiencia es útil).
A menos que sea algún número de cuenta, número de teléfono y otros números que deban publicarse en un lugar visible, no recomiendo usar notas adhesivas para otra información laboral. La nota adhesiva en sí tiene una función de "usar y desechar" y no puede permitirle "registrar" el proceso y el desarrollo del hábito, ni puede revisarlo. Muchas veces, la lluvia de ideas y la inspiración surgen de este cuaderno. Mis cuadernos suelen estar llenos de mapas mentales de diversos planes y tareas, frases inspiradoras, información fragmentaria de clientes, etc. Incluso si vuelvo atrás y los leo después de mucho tiempo, es bastante gratificante.
Recuerda, el cerebro está para tomar decisiones, no para recordar cosas. Para obtener información sobre el trabajo, ¡entréguela al Libro No. 2!
El tercer cuaderno es el cuaderno que registra el progreso de las tareas del proyecto. Asigne suficientes páginas a cada proyecto y escríbalas en la página de registro de cada proyecto de acuerdo con el progreso de la tarea, los puntos clave, los asuntos importantes, etc. Cuando desee continuar dando seguimiento a las tareas del proyecto, abra su página de registro. es decir, puede ver todo el progreso y el contenido de un vistazo y comenzar a procesar rápidamente. No es necesario recordarlo lentamente ni celebrar otra reunión para discutir la revisión (todas las reuniones que no pueden terminar con una taza de café son un desperdicio ineficiente). de tiempo).
Yo personalmente uso papel de impresión usado (es decir, papel blanco en la parte posterior) como tercer libro de tareas. Cada elemento de tarea tiene aproximadamente dos o tres páginas, sujetas con clips y colocadas en una pila. el escritorio. Si necesito dar seguimiento a la tarea de ese día, sacaré el libro de registro del proyecto para ver dónde estuvo el progreso la última vez, qué problemas hay, cuándo deben resolverse, cómo es la solución actual, qué equipo es responsable y cuáles son los problemas importantes. Cosas a tener en cuenta, etc. Toda la información del proyecto está ahí. En menos de cinco minutos, puedo conocer el progreso detallado del proyecto, acceder rápidamente al estado y comenzar de inmediato. y trabajar en ello con todo el corazón.
Para los estudiantes que necesitan realizar múltiples tareas (si puedes encontrar un trabajo que solo maneje una tarea hoy, felicitaciones, eres muy afortunado), el cronograma de tareas del proyecto es muy importante. No es necesario que ejerzas tanta presión sobre tu cerebro para registrar información de varias tareas. Sobrecargarlo te hará sentir bastante cansado y extremadamente propenso a la confusión. Cuando no hay necesidad de realizar la tarea en el momento, ¡es un desperdicio de capacidad cerebral transportar su información al cerebro! Permítanme reiterar que el cerebro se utiliza para tomar decisiones, no para recordar cosas.
Ya sea un cuaderno de hojas sueltas donde marcas cada página del proyecto, o una “carpeta” del proyecto hecha de papel blanco y clips como lo hice yo, este tercer cuaderno es solo para registrar tu progreso y El contenido de las tareas del proyecto de trabajo no debe utilizarse para notas o tareas pendientes.
Tres cuadernos con una clara división del trabajo también pueden sentar las bases para la revisión y reflexión sobre tu trabajo. Se recomienda que todos revisen su trabajo periódicamente semanal o quincenalmente. Por ejemplo: ¿Cuántas tareas laborales he completado esta semana? ¿Cuántos proyectos se han manejado? ¿El progreso de cada proyecto está avanzando o estantico? ¿Cuál es el problema? ¿Cómo puedo mejorarlo? ¿Qué habilidades laborales necesito dominar o comprender esta semana? Por ejemplo, las habilidades duras son aprender un determinado algoritmo en Excel; las habilidades blandas son algunos consejos para comunicarse con el Cliente A.
En este sentido, prepararé un cuarto cuaderno, dedicado a registrar revisiones y reflexiones periódicas, similar a un diario semanal de trabajo y vida. Este cuaderno no es un requisito para este método de trabajo, por lo que es sólo una sugerencia complementaria. No importa si no escribe, pero es necesario que todos lean brevemente y piensen en los tres cuadernos con regularidad. Saber dónde se encuentran en el cuadrante laboral les ayudará a mejorar su capacidad laboral y a obtener satisfacción laboral.
El fin