Puntos clave de la informatización de la gestión de contratos de proyectos de construcción.
Puntos clave de la informatización de la gestión de contratos de proyectos de construcción
El trabajo de gestión de contratos es extremadamente complejo y engorroso, y es un trabajo de gestión muy exacto, estricto y preciso. A continuación, compartiré con ustedes los puntos clave de la informatización en la gestión de contratos de proyectos de construcción. Le invitamos a leer y navegar.
1. La necesidad de informatización de la gestión de contratos de proyectos de construcción
Debido a las características de los proyectos de construcción y los contratos de proyectos de construcción, la gestión de contratos tiene las siguientes características :
(1) Dado que el proyecto de construcción es un proceso gradual y el proyecto dura mucho tiempo, esto hace que los contratos de construcción relevantes, especialmente los contratos de contratación del proyecto, tengan un ciclo de vida largo. La gestión deberá iniciarse desde la recepción de la oferta hasta la finalización del contrato y realizarse de forma continua, sin interrupción durante el período de incumplimiento.
(2) Debido al gran valor del proyecto y al alto precio del contrato, la gestión del contrato tiene un gran impacto en los beneficios económicos del proyecto.
(3) Debido a los numerosos eventos de interferencia interna y externa durante el proceso del proyecto, los frecuentes cambios de contrato y los altos riesgos, la implementación del contrato debe ajustarse constantemente de acuerdo con la situación cambiante, lo que requiere que la gestión del contrato debe ser dinámico. Durante el proceso de implementación del contrato, el control del contrato y la gestión de cambios en el contrato son extremadamente importantes.
(4) El trabajo de gestión de contratos es extremadamente complejo y engorroso, y es un trabajo de gestión muy preciso, estricto y preciso. Durante el proceso de implementación del proyecto, existen numerosos documentos relacionados con el contrato y diversos materiales del proyecto. Estos documentos e información deben obtenerse, procesarse, utilizarse y conservarse en la gestión de contratos.
(5) Dado que el contrato contiene el objetivo general del proyecto, la gestión del contrato tiene la función de coordinación general y control general en el control del progreso, la gestión de la calidad y la gestión de costos del proyecto. y núcleo de la gestión de proyectos de ingeniería.
Debido a estas características de la gestión de contratos, depender únicamente de la gestión manual requiere mucho tiempo y trabajo, y la transmisión de información es lenta y retrasa el tiempo, especialmente en el caso de reclamaciones que son muy urgentes o no. proporcionar la información requerida dentro de un límite de tiempo determinado causará que el reclamo no sea válido, y los documentos del reclamo y los materiales explicativos son largos y requieren mucho tiempo para compilarlos y revisarlos, lo que no puede cumplir con los requisitos del contratista para competir en el mercado internacional. Hoy en día, con el rápido desarrollo de la tecnología de la información, para mejorar la eficiencia del trabajo del personal de gestión de contratos y adaptarlo al modelo de gestión internacional, es necesario aplicar tecnología informática moderna y avanzada al trabajo diario de gestión de contratos y establecer un sistema conveniente. y una práctica red de gestión informática, mejora eficazmente el nivel de operación y gestión del proyecto, libera a los reclamantes y al personal de gestión de archivos de reclamaciones del pesado trabajo de redacción y archivos, y mejora en gran medida la eficiencia del trabajo de reclamaciones.
2. Establecimiento de un sistema de información de gestión de contratos de proyectos de construcción
2.1 Objetivos del sistema
(1) Para varios tipos de contratos firmados para diversos proyectos de construcción Contratos (como (como contratos de estudio y diseño de proyectos de construcción, contratos de construcción, contratos de supervisión, contratos de adquisición de materiales de construcción, etc.) se pueden gestionar de manera integral y científica. No solo se puede procesar rápidamente diversa información en los contratos, sino que también se puede ingresar información para los recién firmados. Se pueden ingresar contratos y contratos existentes. Los contratos firmados se modifican, destruyen, consultan y procesan.
(2) Reemplazar el método manual de almacenar los términos relevantes del contrato y la información relacionada, liberando a los gerentes del arduo método de búsqueda manual.
(3) Para satisfacer las necesidades de la gestión dinámica de los proyectos de construcción, los cambios en las condiciones reales pueden reflejarse en el contrato en cualquier momento, a fin de resolver rápidamente algunas disputas y reclamaciones durante el proceso de gestión del contrato.
(4) Proporciona la función de recuperar diversas condiciones contractuales (como las condiciones contractuales FIDIC) y leyes y regulaciones contractuales de uso común, así como plantillas de contrato de uso común configuradas para facilitar a los gerentes la redacción de contratos rápidamente. .
2.2 Funciones del sistema
Las funciones de este sistema son las que se muestran en la figura. Estas funciones están interconectadas e independientes, formando un todo orgánico.
(1) Módulo de gestión de documentos del contrato: recopile y organice información relevante formada durante el trabajo de gestión de contratos y otra información estrechamente relacionada con la gestión de contratos, y realice la recuperación y consulta de documentos del contrato, entrada de datos del contrato, modificaciones, etc. .
(2) Los datos involucrados incluyen: términos del acuerdo del contrato del proyecto de construcción, condiciones del contrato del proyecto de construcción, actas y acuerdos de negociaciones, cambios y aclaración de los derechos y obligaciones de ambas partes, avisos de adjudicación del proyecto de licitación, y documentos de licitación, Documentos de licitación, lista de cantidades, especificaciones estándar y otra información relevante, requisitos técnicos, etc. El submódulo de contrato complementario es principalmente para documentos de contrato que no se incluyen en los documentos de contrato originales durante el proceso de implementación del contrato pero que se complementan recientemente debido a cambios de ingeniería y otras razones.
(3) Módulo de recuperación de términos de contrato: se pueden recuperar varios tipos de términos de contrato para supervisar el cumplimiento del contrato y la realización del contrato. La recuperación de los términos del contrato se puede dividir en recuperación incondicional y recuperación condicional. La recuperación incondicional se basa en el orden natural de los términos del contrato. La recuperación condicional se basa en las condiciones seleccionadas por el usuario. Las condiciones de selección se pueden dividir en: búsqueda de cláusulas, búsqueda de elementos de cláusulas y búsqueda de palabras por tema.
(4) Módulo de gestión de contratos: los datos que involucra principalmente son información sobre la calidad, el costo, el progreso, etc. del proyecto durante la construcción del proyecto. Se divide en un submódulo de control de implementación de contratos, un submódulo de gestión de cambios de contratos y un submódulo de gestión de reclamaciones.
Submódulo de control de implementación del contrato: analiza e implementa principalmente la gestión dinámica de la calidad, el costo, el progreso y otros aspectos de la información del proyecto, compara los resultados de la implementación del contrato con los objetivos del plan del contrato y descubre las diferencias. entre los dos, ajustando así el plan de implementación del contrato de manera oportuna. Submódulo de gestión de cambios de contrato: para los cambios de contrato que ocurren a menudo durante el proceso de construcción, puede generar automáticamente una lista de cambios, calcular el costo del cambio, generar una tabla de detalles de cambios, calcular el valor neto del cambio y comparar el cambio con del contrato original, y reflejar oportunamente los cambios en la inversión total. Submódulo de gestión de reclamaciones de contratos: incluye principalmente gestión de pruebas de reclamaciones, gestión de identificación de reclamaciones, gestión de cálculo de reclamaciones, gestión de archivos de reclamaciones y gestión de bases de datos relacionadas, etc., y proporciona a los administradores información sobre la recopilación, consulta, procesamiento y actualización de diversos datos de ingeniería relacionados con Servicios de reclamaciones, notificación de intención de reclamación, informe de reclamación, cálculo de reclamación, etc.
(5) Otros módulos del sistema: divididos en tres submódulos: submódulo de consulta de plantilla de contrato común, submódulo de recuperación de leyes y regulaciones contractuales y otros submódulos. La función principal del submódulo de consulta de plantilla de contrato de uso común es buscar, consultar y llamar a varias plantillas de formato de contrato en cualquier momento, lo que puede hacer que la generación de contratos sea conveniente, precisa y rápida, la función principal de las leyes y regulaciones contractuales; El submódulo de búsqueda es verificar diversas leyes y regulaciones relevantes actualmente vigentes en nuestro país en cualquier momento. La función principal del submódulo de gestión de contratos es buscar y llamar a varias plantillas de formato de contrato en cualquier momento, lo que puede realizar la generación. de contratos conveniente, preciso y rápido; la función principal del submódulo de recuperación de leyes y regulaciones contractuales es verificar varias leyes y regulaciones relevantes actualmente vigentes en nuestro país en cualquier momento en la gestión de contratos; Los módulos se dejan desarrollar para comodidad de los usuarios y para permitirles agregar funciones por sí mismos. ;