¿Cómo gestionar el material de oficina en la fábrica?
La siguiente información se reproduce como referencia
Sistema de gestión de material de oficina
Capítulo 1 Contenido del tema y ámbito de aplicación
Con el fin de Fortalecer el trabajo de oficina de nuestra empresa. La gestión de insumos, el control de gastos y la estandarización de la compra y uso de los materiales de oficina de nuestra empresa. Con base en los principios de diligencia, ahorro y propicio para el trabajo, y con base en la situación real de nuestra empresa, estos. Las regulaciones están especialmente formuladas.
Capítulo 2 Compra de Material de Oficina
Detalles para la Compra de Material de Oficina
El Primer Principio
Para unificar los límites, controlar las especificaciones de los suministros Para ahorrar dinero y gastos, la compra de todos los suministros de oficina debe ser responsabilidad unificada del departamento administrativo.
Artículo 2 Suscripción de artículos de oficina
Con base en el nivel de inventario y consumo de artículos de oficina, notificar al gerente administrativo para determinar la cantidad de suscripción. Si es necesario ajustar el formato de los productos impresos de oficina, o si la demanda de ciertos suministros de oficina cambiará en el futuro, esto también debe informarse al gerente administrativo.
Artículo 3 Reglamento de Adquisiciones
Cuando el inventario de material de oficina sea pequeño o los departamentos pertinentes presenten necesidades especiales, de acuerdo con el principio de costo mínimo, opte por comprar o realizar el pedido directamente. de la tienda.
La compra de material de oficina debe basarse en los principios de economía, razonabilidad y aplicabilidad. Al comprar papel para fotocopias, equipos grandes y medianos, lotes de material de oficina, etc., deben participar de dos a tres personas en la negociación y comparar los productos con tres empresas para garantizar precios bajos y alta calidad. Los gerentes tienen estrictamente prohibido aceptar sobornos, sobres rojos y obsequios de alto valor en transacciones comerciales; no se les permite aceptar sobornos ni pedir dinero o bienes;
Formulario de pedido: si los suministros de oficina solicitados por cada departamento incluyen suministros de oficina que deben pedirse, el departamento solicitante también debe completar otro formulario de pedido y, después de la confirmación por parte del departamento administrativo, realizar el pedido directamente a la tienda correspondiente.
El departamento administrativo debe completar la "Tarjeta de control de progreso del pedido" según la orden de compra. La tarjeta debe indicar la fecha del pedido, la cantidad del pedido, el precio unitario, desde qué tienda realizar el pedido, etc.
Artículo 4 Inspección
Una vez entregados los materiales de oficina comprados, se inspeccionarán de acuerdo con la lista de compras y se verificarán las variedades, especificaciones, cantidad y calidad para garantizar que no hay problemas.
Artículo 5: Cada departamento solicita material de oficina
En principio, el material de oficina es comprado y distribuido a varios departamentos por el departamento administrativo de la empresa. Si existen circunstancias especiales, los departamentos pueden realizar compras con la premisa de presentar un "formulario de solicitud para la compra de material de oficina". En este caso, el departamento administrativo tiene derecho a realizar una auditoría y guardar los resultados de la auditoría junto con el formulario de solicitud como base para futuras revisiones e inspecciones del informe de uso.
Capítulo 3 Clasificación, Uso y Desguace del Material de Oficina
Artículo 6 El material de oficina se divide en tres tipos: consumibles, consumibles de gestión y material de gestión.
1. Consumibles: lápices, cuchillos, pegamento, cinta adhesiva, alfileres, chinchetas, papel carbón, etiquetas, notas adhesivas, gomas de borrar, clips, etc.
2. Gestionar los consumibles: bolígrafos de firma, bolígrafos, líquido corrector, libretas, sobres, rotuladores de pizarra, pegamento sólido, etc.
3.Artículos de gestión: tijeras, grapadoras, reglas, portalápices, ordenadores, carpetas, archivadores, bolsas para archivadores, tiques, tampones, etc.
Artículo 7 Gestión y Distribución:
1. los estándares de costos aprobados por la empresa.
2. El personal de compras deberá entregar los artículos adquiridos al custodio para los procedimientos de registro y almacenamiento. El custodio determinará el precio unitario de los artículos con base en el precio de compra, el cual se incluirá en los gastos de. el departamento (persona) receptor, y se le pagará al final de cada mes. Complete el "Formulario de resumen de uso de suministros de oficina".
3. Tasación de costos de material de oficina para cada departamento y normativa relacionada:
① Se debe completar cuidadosamente el “Formulario de Recibo de Material de Oficina”. Completar antes de recibir y distribuir, está estrictamente prohibido pedir prestado primero y recibir después.
②. Todos los departamentos de la empresa deben controlar estrictamente la compra y recogida de material de oficina de acuerdo con las normas de cuotas aprobadas por la empresa para material de oficina. El custodio no puede distribuir suministros de oficina más allá del estándar. Si efectivamente es necesario para un trabajo que excede el estándar, debe ser aprobado por el gerente administrativo.
③. Los gastos aprobados se incrementarán sumando personas y reduciendo las tarifas restando personas. Cada departamento aumentará o disminuirá el número de personas, y las tarifas serán ajustadas por el departamento de administración de personal. cambios de personal.
④ Si algún departamento necesita aumentar los gastos debido a circunstancias especiales, debe presentar una presentación por escrito para su aprobación, después de la revisión por parte del líder a cargo, el gerente general dará una aprobación especial para aumentar los gastos.
⑤ El uso de material de oficina se liquida mensual y anualmente, siendo el plazo el 31 de diciembre al final de cada mes y al final del año. Los informes serán emitidos por el Departamento de Administración de RRHH y revisados por el Departamento de Finanzas. Los sobrecostos se deducirán del bono de fin de año de la persona que gastó de más y los ahorros se incluirán en el año siguiente.
⑥. Normas de uso de material de oficina para cada departamento y usuario: Cada persona puede utilizar hasta 1 bolígrafo de firma por mes. Si no se guarda correctamente y se pierde, usted es responsable de comprarlo. El material de oficina se recoge todos los miércoles y el material de oficina está estrictamente prohibido en otros horarios.
⑦. Todos los departamentos deben controlar y utilizar racionalmente el material de oficina para evitar el desperdicio. Los cuadernos, recambios para bolígrafos y bolígrafos, pegamento, líquido corrector, calculadoras y otros materiales de oficina deben cambiarse por otros nuevos cuando se reutilicen.
⑧ Cuando el personal transferido o renunciante pase por los trámites de renuncia o traspaso, deberá devolver todos los materiales de oficina (excepto consumibles desechables) que recibió. En caso de existir algún defecto se procederá a la compensación según el precio, de lo contrario no se tramitarán los trámites pertinentes.
Artículo 8 Eliminación de chatarra
Registre los materiales de oficina que se decide desechar y anote el nombre, precio, cantidad y otra información relevante sobre la eliminación de chatarra en el libro de eliminación de chatarra. . asunto.
Capítulo 4 Almacenamiento de artículos de oficina
Artículo 9 Cómo completar la lista de verificación
Todos los materiales de oficina almacenados deben completarse uno por uno.
Artículo 10 Almacenamiento
El inventario de material de oficina debe entenderse claramente, organizarse y limpiarse periódicamente, y se deben implementar medidas de control de plagas y otras medidas de conservación cuando sea necesario.
Artículo 11 Inventario
Los almacenes de material de oficina deberán ser inventariados periódicamente. El inventario es realizado por personal administrativo. El inventario requiere que los artículos sean consistentes. Si hay alguna inconsistencia, se deben encontrar las razones y ajustar la lista para que sean consistentes.
Artículo 12 Gestión de impresos y papeles
La gestión de impresos y papeles varios se basará en la lista de inventario, debiéndose registrar en cada momento la cantidad recibida y las altas y bajas. Se harán restas. Se calculará el margen. Si se agotan los consumibles, escriba un informe inmediatamente y envíelo a su supervisor administrativo.
Artículo 13: Encuesta de existencias
Se deberá realizar una encuesta sobre los consumibles de oficina de bajo valor propiedad de diversos departamentos de la empresa, referidos principalmente a diversos productos de papel y de impresión. El método de investigación consiste en realizar estadísticas periódicas sobre el consumo, el uso y el saldo mensual (cantidad no utilizada) e informarlo al superior. El Departamento Administrativo verificará el informe y comprobará si los datos estadísticos informados por cada departamento son consistentes con los registros en el libro de recibos del almacén. Finalmente, edite y guarde el informe por departamento.