Buscamos urgentemente materiales de revisión para el Examen Nacional de Secretaria Nivel 3 2010
Secretario de nivel 3: esquema de revisión de "Gestión de conferencias"
Sección 1 Preparación antes de la reunión
Contenido del plan de preparación de la reunión:
1. Determinar el tema y los temas de la reunión.
2. Determinar el nombre de la reunión.
3. Determinar el orden del día de la reunión.
4. Determinar la hora y el lugar de la reunión.
5. Determinar los equipos y herramientas necesarios para la reunión y satisfacer las necesidades de la misma.
6. Determinar el alcance de los documentos de la reunión e imprimirlos o copiarlos.
7. Determinar la composición de los representantes que asistirán a la reunión.
8. Determinar los arreglos de alojamiento y catering para la conferencia.
10. Determinar la organización preparatoria de la reunión.
2. La función del plan de preparación de la reunión:
1.
2. Garantizar la calidad del servicio de reuniones y la comunicación y coordinación.
3. Asegurar que las intenciones del líder se implementen.
3. Ventajas del plan de preparación de conferencias remotas:
1.
2. Acordar con la agencia de servicio telefónico el uso de cintas de audio para realizar registros permanentes.
3. La comunicación es más directa y breve.
IV.Requisitos para la división del trabajo entre las agencias conferenciantes:
1. Organizar un equipo de personal de acuerdo al tamaño y tipo de conferencia.
2. La división del trabajo es clara y las responsabilidades están asignadas a cada persona.
3. Fortalecer la coordinación y comunicarse periódicamente.
5. Requisitos básicos para los preparativos previos a la reunión: adecuados, exhaustivos y seguros.
6. Métodos de disposición de los asientos para conferencias:
1. Disposición de los asientos para lugares más grandes: cuadrados y semicírculos grandes y pequeños.
2. Disposición de asientos para reuniones pequeñas y medianas: arco cuadrado, media luna, óvalo, círculo, rectángulo y forma de T.
7. Los principales contenidos de la inspección de los preparativos de la conferencia:
1. Si los preparativos para la reunión son suficientes (período de sesión, personal, escala)
2. ¿Se pueden excluir todo tipo de reuniones?
3. Condiciones ambientales y preparación de suministros.
4. Elaboración de documentos y materiales.
5. Disposición del lugar.
6. Seguridad de las conferencias.
7. Otros contenidos.
8. Formato de los resultados de la inspección de los preparativos de la conferencia:
1. 2. Forma oral. 3. Formato de la reunión de coordinación.
9. Tipos de documentos de reunión:
1. 2. Trabajo preparatorio. 3. Contenido de la reunión. 4. Publicidad y presentación de informes de la conferencia. 5. Gestión y servicios de congresos. 6. Materiales informativos sobre diferentes soportes. 7. Diversas formas de documentos y materiales (orientaciones, temas, procedimientos, referencias, gestión, resultados, publicidad, documentos de comunicación)
10. Métodos de revisión de los documentos de las reuniones: revisión, plegado, lectura de la ley escolar.
11. Procedimiento de revisión de los documentos de la reunión: --Autoevaluación--Revisión preliminar--Revisión conjunta--Revisión final
12. -Asuntos relacionados:
p>
1. Mejorar la eficiencia 2. Coordinar el conjunto 3. Cada uno debe desempeñar su papel.
13. Principios para la comunicación con los líderes en asuntos relacionados con las reuniones: oportunidad, oportunidad y exhaustividad.
14. Métodos para comunicarse con los líderes sobre asuntos relacionados con las reuniones:
1.
2. Informes orales periódicos por parte del responsable de la reunión
3.
4. Otras formas
15. Factores que se deben considerar al asignar el trabajo de organización y servicio de la conferencia:
1. > 2. Cantidad total de trabajo realizado
3. Distribución general
4. Especialidades y aficiones de los miembros de la reunión
5. >
6. Implementación flexible
16. Contenido del plan de emergencia de la reunión:
1. Posibles problemas (personal, lugar, equipos, materiales, seguridad y salud, comportamiento)
2. El personal de la reunión es responsable de resolver los problemas cuando surgen problemas)
17. Características de la reunión de los planes de emergencia: focalizados, la prevención primero, dejando margen de maniobra
10.8. Principios para la implementación de planes de emergencia para reuniones:
1.
2. Existen medidas de talento y materiales.
3. Insistir en inspecciones periódicas.
Sección 2: Servicios durante la reunión
1. Principios que se deben seguir para avanzar en la reunión y el proceso:
1.
2. Generar confianza y estar convencido de que puede tener un impacto positivo en cualquier emergencia.
3. Eliminar las barreras de comunicación.
4. Enfatice los problemas
5. Utilice excelentes habilidades de comunicación interpersonal.
2. Tipos de gastos del congreso:
1. Honorarios pagados por los participantes 2. Honorarios pagados por los expositores 3. Honorarios pagados por los coorganizadores 4. Publicidad, patrocinio y donaciones 5. Distribución de la empresa 6. Otras partidas de ingresos
3. Aspectos principales del uso de los fondos de la conferencia: 1. Tarifas de documentación 2. Tarifas de correo y telecomunicaciones 3. Tarifas de equipos y suministros de conferencias 4. Tarifas de alquiler del lugar de la conferencia 5. Honorarios de la conferencia 6. Gastos de publicidad y comunicación de la conferencia 7. Subsidio de alojamiento de la conferencia 8. Subsidio de alimentación de la conferencia 9. Gastos de transporte de la conferencia 10. Otros gastos
Métodos de supervisión para el uso de los fondos de la conferencia:
1, informes y reuniones
2. Autorización y autocontrol
3. Calidad
4.
5. Análisis de ratios
6. Revisar cada elemento en detalle durante la revisión
5 Tipos de emergencias durante la reunión: personal, salud y seguridad, problemas de comportamiento
p>6. Procedimientos de manejo de emergencias durante las reuniones:
1. Informar las emergencias que ocurran durante las reuniones de manera oportuna al líder.
2. Iniciar diversas medidas para el plan de emergencia de la reunión.
3. Movilizar al personal relevante en la reunión para remediar y abordar el problema de manera oportuna.
4. Solicitar apoyo a los organismos públicos de emergencia cuando sea necesario.
5. Manejar las consecuencias de las emergencias.
Sección 3 Implementación posterior a la reunión
1. Propósito del resumen de la reunión:
1 Verificar el cumplimiento de los objetivos de la reunión
2. . División del trabajo de cada grupo
3. Combinar autoresumen y resumen colectivo para mejorar continuamente.
4. Recompensar y castigar al personal relevante y resolver adecuadamente los problemas restantes
2. Contenido del resumen de la reunión: nombre de la reunión, hora, lugar, escala, número de participantes, temas principales, participantes El líder superior, el anfitrión de la reunión, los puntos principales del informe o discurso de liderazgo, los requisitos básicos de evaluación e implementación de la reunión, la resolución de la reunión y la disposición de las tareas laborales futuras.
3. Requisitos para el resumen de la reunión:
1. Guiado por estándares de evaluación del desempeño científico.
2. Inspeccione los elementos uno por uno
3. Resuma las lecciones y explore patrones
4.
5. Dividir en dos, centrarse en la motivación.
6. Resumir procedimientos y sistemas sencillos y fáciles para la celebración de reuniones.
4. Procedimientos de trabajo resumidos de la reunión: solicitar opiniones, preparar un borrador de trabajo, informar la conclusión de la reunión al líder, resumir y finalizar, imprimir y distribuir, archivar y organizar a todo el personal para resumir.
5. Cosas a tener en cuenta al redactar comunicados de prensa:
1. Oportuno 2. Reflejar con precisión el espíritu de la reunión 3. Debe revisarse antes de su publicación.
6. Razones que afectan la eficacia de la reunión:
1. La necesidad de la reunión
2. /p>
3, División de responsabilidades de la reunión
7. Estándares para la evaluación de la reunión:
1. Objetivos 2. Tiempo de la reunión 3. Estado de los participantes y beneficios de participar en ella. la reunión 4. Evaluación del servicio de la reunión 5. Reunión Gastos reales y evaluación de costos de la reunión 6. Cuando se realice la misma reunión nuevamente, continúe escribiendo asuntos de mantenimiento.
8. Factores a considerar al diseñar un formulario de evaluación de reuniones:
1. Extensión del formulario
2. p >3. Preguntas formuladas
4. Método del cuestionario
5. Método de análisis de datos
Secretaria de nivel 3 - Esquema de revisión de "Gestión de asuntos"
Sección 1 Recepción
1. Principios para la recepción externa:
Ni humildes ni arrogantes, actuar conforme a la ley, distinguir entre lo interno y lo externo, respetar a las personas, señoras. primero, haz lo que hacen los romanos cuando están en la ciudad
p>2 Cinco formas de organizar el orden del protocolo:
1. Letras latinas del país o región
.2. La identidad específica y la posición del huésped
3. La hora específica de llegada de los invitados
4.
5. Sin acuerdo.
3. Pasos para determinar el orden del conserje:
Determinar el plan ==== Notificar con anticipación ==== Organizar los asientos, clasificaciones y orden de aparición según el conserje. orden
4. Pasos para organizar una ceremonia de bienvenida y despedida relacionada con el extranjero:
Determinar el personal de bienvenida = Preparar los artículos de bienvenida = Prestar atención a la etiqueta durante la reunión = Visita antes de la despedida = Organizar la ceremonia de despedida
5. Reunión La diferencia entre reuniones y charlas
6 Los procedimientos de trabajo para organizar reuniones y charlas relacionadas con el extranjero:
Acuerdo =. informar a la otra parte sobre asuntos relevantes = preparación (información de antecedentes, diseño del lugar de la reunión, arreglos de personal) = conversaciones = Fin
7. Principios de los banquetes relacionados con el extranjero
8. etiqueta: preparación antes de ir al banquete, disposición de los asientos para la comida occidental, etiqueta para entrar y salir de los asientos, cómo usar la vajilla y durante el banquete Etiqueta, etiqueta occidental para beber
9. etiqueta de buffet, etiqueta de cóctel
10. Requisitos para dar obsequios: tabúes en varios países, Etiqueta para dar obsequios (dar y recibir obsequios)
11. :
Relación con el destinatario
Aclarar el motivo de la entrega del regalo
Comprender las características del destinatario
Restricciones financieras
Sección 2 Gestión del entorno de oficina
1. Tipos de entorno de oficina:
Trabajo desde casa, trabajo remoto, oficina virtual, escritorio temporal, horario flexible, tiempo parcial trabajo, trabajo por contrato, trabajo cruzado, equipo de proyecto
2. Tipos, métodos de gestión y características de los diferentes modelos de oficina (Ver cuadro del libro de texto)
3. : costos, problemas de transporte, desarrollo tecnológico, uso flexible de los recursos humanos, competencia entre empresas, cambios en la estructura organizativa de las empresas, entorno social relajado.
4. Tipos de distribución de oficinas:
Abierta: fácil de comunicar; Desventajas: la sala es propensa a ruidos, como voces, llamadas telefónicas, etc., que pueden afectar a los demás
Cerrado: Es fácil mantener la confidencialidad del trabajo.
5. El papel de una distribución razonable de la oficina: formar un proceso de trabajo eficiente, que favorezca la distribución del trabajo de los empleados y la finalización sin problemas del trabajo.
7. Factores que deben considerarse al diseñar la estructura y distribución de la oficina: número de personas, área, estructura organizativa y clasificación del espacio de la oficina, naturaleza o contenido de las operaciones organizativas, conexiones de trabajo entre departamentos, separación de oficinas. métodos, La disposición de pasillos, escaleras y pasajes está diseñada para ser flexible.
Sección 3 Gestión de los asuntos diarios de la oficina
1 Ideas básicas para mejorar el flujo de trabajo de los asuntos diarios de la oficina:
Reorganizar ===Modificar===Reemplazar === Fusionar===Agilizar
2. Pasos básicos del proceso de trabajo:
Definición===Evaluación===Análisis===Mejorar esto==Implementación
3. Tipos de emergencias: incendio, lesiones, enfermedades, amenaza de bomba o pánico
4. Principios para el manejo de emergencias:
1.
2. Orientado a las personas, proteger los intereses del público;
3. Ser abierto y transparente, enfrentar al público con sinceridad;
4. Dale forma a tu imagen y sobrevive después de la muerte
1. Cuando ocurre un accidente, la secretaria debe llenar el “Formulario de Registro de Accidentes” si alguien resulta herido en el accidente, todos los involucrados deben llenar un “Formulario de Accidentes de Trabajo”; Formulario de Registro" Formulario de Informe de Situación", la información principal que contiene debe incluir: la persona que completó el formulario, las personas involucradas en el accidente, los testigos del accidente, la firma y fecha de la persona que completó el formulario. Tenga cuidado de no acudir a un médico tasador de lesiones.
5. "Formulario de registro de accidentes": registre la hora, el lugar, el nombre, los detalles del accidente o la enfermedad del accidente, para que pueda usarse para resumir las lecciones y determinar la responsabilidad en el futuro.
Contenido: hora, lugar, persona, testigo, proceso, firma de quien rellena el formulario
El "Formulario de Denuncia de Accidentes de Trabajo" registra la situación básica de la persona lesionada, la hora y el lugar del accidente, los detalles de la lesión, y Acciones tomadas y tratamiento de primeros auxilios
6 Medidas preventivas para emergencias:
Determinar los procedimientos de manejo de emergencia por escrito
p>
Realizar capacitación
Publicar procedimientos de emergencia relevantes
Realizar simulacros de emergencia
Aclarar claramente las tareas y responsabilidades de los gerentes en todos los niveles
Asegúrese de que los equipos y recursos relevantes estén equipados y verifique las actualizaciones periódicamente
Respuesta:
Prepare procedimientos de emergencia claramente escritos
Capacite a todo el personal
En el disponible Muestre claramente los procedimientos de emergencia relevantes implementados
Realice simulacros de emergencia para probar los procedimientos escritos
Aclare las responsabilidades del personal
Asegure que el lugar de trabajo cuente con personal de emergencia capacitado en el manejo de emergencias. Personal
Asegúrese de que el equipo relevante esté equipado y se revise y actualice periódicamente
Flujo de trabajo para el manejo de emergencias:
Detectar temprano, informar inmediatamente y protegerlo en el sitio ===Encontrar la causa del problema====Establecer un centro de comando temporal====Controlar la fuente y eliminar la potencia de fuego====Convocar una conferencia de prensa
8. Características del trabajo de supervisión de secretaria: complejidad, principios de duración limitada, autoridad
9. Principios que se deben respetar en el trabajo de supervisión:
Buscar verdad a partir de hechos, iniciativa, implementación en capas, puntualidad, combinación de supervisión y asistencia
10 Métodos de supervisión del trabajo: escritura, llamadas telefónicas, proyectos especiales, reuniones, encuestas
11. Procedimientos de supervisión de los asuntos asignados por los superiores: asignación == establecimiento del proyecto == registro == traslado Tramitar === Asumir == Urgente == Inspeccionar == Tramitar == Tramitar respuesta == Revisar == Establecer expediente == Archivar
12. Habilidades de investigación e urgencia: combinado con trabajo de información, combinado con trabajo de investigación e investigación, adherirse a la gestión centralizada, la responsabilidad jerárquica y adherirse al sistema de retroalimentación de informes.
13. en el trabajo de supervisión: buscar la verdad en los hechos, autorizar la supervisión, cumplir con los plazos, hacer cosas prácticas, ser modesto y prudente
14.
15. Procedimientos de trabajo para formular planes de trabajo:
Estimar oportunidades == Confirmar objetivos === Determinar los requisitos previos para planificar el trabajo == Formular planes factibles === Evaluar alternativas == Seleccionar planes == = Formular subplanes === Elaborar presupuesto
16. Contenido del período de ejecución, sistema de plazos de ejecución y su importancia
17. La importancia de la evaluación del trabajo de oficina: mejora el trabajo. eficiencia, aclara la estructura organizacional, promueve que los empleados asuman responsabilidades y ayuda a controlar y supervisar el trabajo.
18. Proceso de gestión de objetivos del trabajo de oficina:
Establecer un sistema de objetivos completo == establecer objetivos == organización e implementación = == inspección y evaluación
19 , Evaluación del trabajo de oficina: evaluación de objetivos de cantidad, evaluación de objetivos de calidad
Sección 4 Gestión de material de oficina
1. Formas de obtener el derecho de uso de equipos: compra y arrendamiento
2. Los principales sujetos de la contratación pública: agencias de contratación y proveedores.
Métodos principales: licitación abierta, licitación por invitación, negociación competitiva, consulta, fuente única
3. Procedimientos de adquisición de suministros y equipos de oficina:
Solicitud de compra propuesta. == aprobación, ejecución de fondos == licitación, selección de proveedores == firma del contrato de suministro == almacenamiento de bienes == pago de bienes
4. , relevancia del objetivo y racionalidad económica
5. Procedimientos generales para preparar presupuestos de adquisiciones: Determinar la base contable del presupuesto == Realizar estudios de mercado == Determinar el tipo y modelo de precio de los productos comprados === Preparar el plan presupuestario ===Solicitar opiniones y mejorar el plan
6. Métodos de presupuestación: método de presupuestación tradicional, método de presupuestación de base cero
Pregunta de ejemplo: Como secretaria, ¿cómo lo hago? ¿Controlas el material de oficina y la supervisión?
Respuesta: Primero: Para hacer un buen trabajo en el control de inventario, es necesario determinar la tarjeta de inventario, la cual determina la cantidad máxima de inventario, la cantidad mínima de inventario y la cantidad de reorden.
Segundo: Fortalecer la gestión y supervisión de inventarios de equipos y consumibles de oficina, exigiendo que la tarjeta de entrada, la tarjeta de envío y la tarjeta de inventario sean consistentes. La tarjeta de compras registra toda la información de recepción; la tarjeta de envío es la solicitud de recepción y registra la cantidad de artículos emitidos; la tarjeta de inventario calcula el saldo del inventario de artículos cada vez y el saldo representa la cantidad real de artículos en stock.
Tercero: Finalmente ① Verifique el formulario de solicitud de artículos de inventario y la tarjeta de inventario para comprender el uso de los artículos por cada departamento y una determinada persona ② Verifique la tarjeta de registro de inventario con regularidad para comprender los artículos y las cantidades máximas y mínimas de inventario. de artículos del inventario ③ Verifique el inventario real con la cantidad de pedido nuevo y compare el saldo de los artículos realmente almacenados en el inventario con el saldo en la tarjeta para ver si hay alguna discrepancia. El propósito es evitar el desperdicio y el robo.
Sección 5 Gestión de la información
1. Características del desarrollo de la información: múltiples tiempos
2. Tipos de desarrollo de la información:
Información primaria desarrollo: briefings
Desarrollo de información secundaria: indexación, catalogación, resúmenes
Desarrollo de tercera información: briefings, informes de investigación
4. , experiencia, problema, predicción
5. Procedimientos de trabajo de desarrollo de información:
Determinar el tema = analizar el material de información = seleccionar el método de desarrollo de la información (método de recopilación, método de inducción, método vertical y método horizontal, método de concentración, método de conversión, método de diagrama
) = elegir la forma de desarrollo de la información = formar productos de información
6. eficacia
7. Procedimientos de trabajo para la utilización de la información:
Estar familiarizado con el contenido de la información = determinar las necesidades de utilización = determinar la forma de utilizar los servicios de información =Obtener información=Proporcionar información
7. p>
8. Las características de la retroalimentación de la información son: pertinencia, oportunidad, continuidad.
9. Forma de la retroalimentación de la información:
Retroalimentación positiva y retroalimentación negativa;
Retroalimentación vertical y retroalimentación horizontal;
Retroalimentación previa y posterior
10. Procedimientos de trabajo para la retroalimentación de información:
Objetivos claros== Elija métodos de retroalimentación de información ==Obtener información de retroalimentación==Procesar y analizar información de retroalimentación==Transmitir información de retroalimentación==Usar información de retroalimentación
11. . La base básica para probar y ajustar la transmisión de información
2. Una base importante para la toma de decisiones
3. Una garantía confiable para mejorar la calidad de la información
Secretario III - Esquema de revisión "Redacción y procesamiento de documentos"
Sección 1 Redacción de documentos
Se anuncia el anuncio Oficial Los documentos sobre asuntos que todas las partes relevantes de la sociedad deben respetar o dar a conocer al público son documentos públicos comúnmente utilizados por agencias de todos los niveles, empresas, instituciones y grupos sociales.
Avisos restrictivos
Aviso informativo
Título + texto + firma + fecha de redacción
La diferencia entre un aviso y un anuncio:
1 El alcance es diferente, y el anuncio es más grande que el anuncio;
2. Los asuntos anunciados son diferentes y los anuncios son más importantes que los avisos;
3. por agencias o autoridades administrativas nacionales.
Los avisos son para elogiar avances y criticar errores, un documento oficial que transmite espíritu o circunstancias importantes
Notificación de elogio
Crítica. notificación
Notificación de envío
Título + agencia principal de envío + texto (+Adjunto) + Firma + Fecha de redacción
La diferencia entre una notificación y un aviso:
1. La notificación es un documento oficial de recompensa y advertencia, y el aviso no tiene tal intención;
2. Ambos son documentos de notificación El énfasis está en transmitir el espíritu. mientras que el énfasis está en cuestiones de emisión;
3.
Decisión es una frase instructiva. Es un documento oficial que hace arreglos para asuntos importantes o acciones importantes, recompensa a las unidades y al personal relevantes y cambia o cancela decisiones inapropiadas tomadas por agencias de nivel inferior
Decisiones de mando
Informadas decisiones
Título + cuerpo principal + texto principal (+ archivo adjunto) + firma + fecha de redacción
1 No utilice solo "tipo de idioma (decisión)" como título<. /p>
2. Utilice "decisión" con precaución
Las solicitudes de aprobación y las cartas de aprobación son documentos oficiales (paralelos) entre diferentes agencias que solicitan aprobación y responden a asuntos de aprobación
Carta de respuesta
Título + agencia principal de envío + texto + firma + fecha de redacción
1. Selecciona el idioma con precisión. Las solicitudes de instrucciones y respuestas se utilizan para agencias subordinadas. Las solicitudes de instrucciones las emiten los subordinados a las agencias de nivel superior y las aprobaciones las emiten los superiores a las agencias de nivel inferior.
2. Saber utilizar las palabras
Documentos comerciales
Los planes son formulados por agencias de todos los niveles, empresas, instituciones, grupos sociales e individuos para las actividades dentro de un cierto período de tiempo en el futuro Un documento transaccional que describe objetivos, contenido, pasos, medidas y plazos de finalización
Dividido por contenido
Dividido por alcance
Dividido por tiempo
p>
Según su naturaleza y función, se puede dividir en formato de artículo y formato de tabla.
La estructura del plan del artículo: título + cuerpo + cola
1. Poner la política en primer lugar como ideología rectora
2. del departamento
p>
3. El lenguaje es conciso y claro
El resumen consiste en que cada empresa, emprendimiento, sociedad o individuo revise, analice y estudie el trabajo de la etapa pasada para descubrir las lecciones aprendidas y sacar conclusiones periódicas Comprensión de los documentos transaccionales utilizados para guiar el trabajo futuro
Resumen completo
Resumen temático
(otro). categorías omitidas)
Título + texto + cola
1. Ideología rectora correcta
2. Adherirse a buscar la verdad a partir de los hechos
3.
4. Distinguir las prioridades y resaltar los puntos clave
5. El lenguaje es conciso y preciso
Informe de trabajo
<. p>Características: personal, auténtico, popularTítulo + título + texto + firma + fecha de redacción
Busca la verdad a partir de los hechos, resalta características y usa un lenguaje conciso
El discurso es un discurso que el orador discute sobre un determinado tema en un ambiente público. Un manuscrito escrito con antelación para expresar las propias opiniones o aclarar un determinado asunto
Según la ocasión
Según la identidad del hablante
Según el propósito del discurso
Según el contenido del discurso
Inicio + Cuerpo principal + Fin
1. Habla clara, enunciación precisa, presta atención a la cadencia
2. Contenido dirigido
3. p>4. El lenguaje debe ser popular y vívido
El informe de investigación de mercado del documento comercial se obtiene de la encuesta de mercado. Un informe escrito escrito después de clasificar la información y sacar conclusiones, y proponer sugerencias razonables de acción
p>Según el alcance y método de investigación, existen informes de investigación integrales e informes especiales de investigación;
Divididos según finalidad, función y contenido, existen informes de investigación sobre situaciones, hechos, experiencias. y problemas
Título + Prólogo + Texto + Final
1 Investigación en profundidad y posesión plena de los materiales
2 Buscar la verdad a partir de los hechos
El documento de licitación, también conocido como pliego de condiciones, es un documento informativo utilizado por el licitador para utilizar la competencia entre postores para seleccionar al postor preferido. Explicaciones y explicaciones de asuntos y requisitos relevantes para la licitación por parte de contratistas o colaboradores
Se omite la clasificación.
Características: Claridad, competitividad, especificidad y estandarización
Título + texto + cola
1. Investigar y dominar la información del mercado, Los cálculos y estimaciones realizados deben realizarse. ser científico y razonable;
2. El lenguaje debe ser conciso, la redacción debe ser precisa y el texto, los datos y los gráficos deben ser precisos
El documento de licitación también se denomina la "carta de licitación", es la propuesta específica del licitador para celebrar un contrato con el licitador de acuerdo con los requisitos del licitador para ganar la oferta. Es el texto del plan alternativo proporcionado al licitador.
Características: focalizado, realista, Contractualidad
Título + texto + cola
1 Aclarar los requisitos de la licitación, buscar la verdad en los hechos, no cometer fraude, utilizar un lenguaje conciso y. ser modesto en el tono
Sección 2 Procesamiento de envío y recepción de documentos
1 Revisión de documentos
Concepto: una inspección exhaustiva y corrección de los borradores de los documentos desde su contenido. para formar.
Requisitos de auditoría: corregir cualquier problema encontrado uno por uno; modificar los problemas generales directamente; se requieren consultas detalladas para cambios importantes
Procedimientos de trabajo de auditoría:
1. Aclarar el alcance de la revisión
2. Determinar si es necesario escribir
3 Revisar el contenido del documento
4.
5. Verificar el estilo de los documentos
6. Verificar si los procedimientos de procesamiento de documentos son adecuados y completos
2. Preparación de los documentos
Concepto: Proporcionar opiniones preliminares sobre el procesamiento de documentos, para que sirvan de referencia cuando los líderes revisen.
Requisitos para la preparación de documentos:
1. Familiarizado con las políticas y regulaciones
2 Familiarizado con el alcance de las responsabilidades y las condiciones comerciales.
3. Conocer los procedimientos y normas para el manejo de documentos
4. Los dictámenes propuestos deben ajustarse a la normativa y la realidad
5.
Dictámenes previstos Procedimientos de trabajo:
1. Aclarar el alcance de la solicitud propuesta
2 Leer el contenido del documento
3. Presentar opiniones sobre la aplicación propuesta
Tres, Manejo de documentos
Concepto: es el trabajo de manejar documentos específicamente de acuerdo con los requisitos del documento o las instrucciones de liderazgo, combinado con el trabajo real. situación de la obra.
Importancia: es un vínculo clave en el procesamiento de documentos, una etapa para la resolución de problemas específicos y uno de los signos importantes para probar la calidad y eficiencia del trabajo.
Requisitos del emprendimiento:
1. Comprender atentamente los dictámenes sobre planificación y aprobación
2 Priorizar el manejo de los documentos
3. Si el contenido de la comunicación involucra documentos recibidos previamente, se deben buscar o recuperar los documentos relevantes como referencia para el manejo de la respuesta.
4. Los documentos que han sido manipulados y procesados deben limpiarse y explicarse claramente.
5. Los documentos que han sido procesados y los documentos a procesar deben conservarse por separado.
Procedimientos de trabajo realizados:
1. Comprender el contenido del documento
2 Estudiar los dictámenes de aprobación
3. >
4. Tramitación urgente del documento
Concepto: Es supervisar e inspeccionar la tramitación de los documentos para que el contratista pueda tramitarlos en tiempo y forma de acuerdo con el plazo de los documentos.
Requisitos para la expedición:
1. Informar oportunamente cualquier problema encontrado durante el proceso de expedición
2 Llenar la hoja de registro de expedición
Para agilizar los procedimientos de trabajo:
1. Determinar el alcance de los recordatorios
2. Determinar los métodos de los recordatorios (llamar por teléfono, enviar cartas, visitar, invitar a personas de la empresa). departamento a reportar)
3. Realizar recordatorios
Sección 3 Gestión Documental
1. Utilización del Archivo
Concepto: Es Desarrollar y proporcionar directamente archivos para satisfacer las necesidades de archivo de los usuarios. Se divide en dos conceptos: proporcionar utilización de archivos y utilizar archivos.
Requisitos:
Llevar a cabo de acuerdo con la ley, llevar a cabo de manera proactiva y oportuna, mejorar constantemente los métodos y medios de servicio y dominar las tareas clave recientes y las principales actividades de la unidad.
Procedimientos de trabajo para la utilización de archivos:
1. Familiarizado con el inventario
2. Analizar las necesidades de utilización
3. métodos
4. Obtener archivos
5. Proporcionar archivos
2. Recopilación de materiales de referencia de archivos
Concepto: Son los archivos. departamento o personal Según un título determinado, es un producto procesado de materiales de archivo que se puede utilizar como referencia para las personas en función de los archivos guardados.
Requisitos de redacción: verdadero, preciso, típico, práctico, confidencial
Procedimientos de trabajo de redacción:
1. Determinar los tipos de materiales de referencia para la redacción de archivos (memorables). eventos, historia de la organización, recopilación de cifras estadísticas, introducción a conferencias, introducción a los logros científicos y tecnológicos, anuario corporativo, historia corporativa)
2. Recopilar materiales de archivo
3. /p>
3. Gestión de archivos electrónicos
Concepto: Los archivos electrónicos son registros originales de actividades sociales formados en computadoras que son valiosos para la investigación y utilización.
Características: legibilidad no humana
Dependencia de la tecnología y los equipos electrónicos
Separabilidad de la información y el soporte
Disfrutabilidad de la información
p>
Integración de múltiples soportes de información.
Clasificación:
Según la forma de existencia de los archivos electrónicos
Según la función de los archivos electrónicos
Según el entorno en el que se encuentran qué archivos electrónicos se generan
Según los atributos de los archivos electrónicos, se dividen en diferentes tipos según el método de generación de los archivos electrónicos
Requisitos de gestión: autenticidad, integridad, legibilidad
Procedimientos de trabajo:
1. Recolección y acumulación de archivos electrónicos
2. Archivo de archivos electrónicos
3.
4. Archivos electrónicos usados ayer