¿Cómo redactar un sistema de gestión de consumibles de bajo valor para una empresa de Internet y qué precauciones se deben tomar para una nueva empresa de Internet?
1.1 Para estandarizar la gestión de consumibles de bajo valor de la empresa y mejorar la tasa de utilización de consumibles de bajo valor, este sistema está especialmente formulado.
1.2 Este sistema se aplica a todos los departamentos de la sede central de la empresa y a las cadenas de tiendas de explotación directa.
2 Definición
Los consumibles de bajo valor en este sistema se refieren a artículos comprados, fabricados o donados por la empresa, con un valor unitario inferior a 2000 yuanes y necesarios para la producción y operación. . Entre ellos, aquellos con un valor unitario de más de 200 yuanes (inclusive) y menos de 2000 yuanes, y que pueden usarse de forma independiente durante más de un año, se denominan consumibles de bajo valor a gran escala. incluirse en el inventario trimestral de activos fijos. Para una clasificación específica, consulte el Apéndice I: "Lista de activos": Para una clasificación específica, consulte el Apéndice I: "Lista de activos". Los materiales relacionados con productos, obsequios, artículos promocionales, etc. no se consideran consumibles de bajo valor especificados en este sistema.
3 Provisiones del sistema
3.1 Suscripción de consumibles de bajo valor
3.1.1 Cuando varios departamentos de la sede tienen necesidades de adquisiciones: la demanda de consumibles de bajo valor El departamento deberá presentar una solicitud de demanda de consumibles de bajo valor al personal de gestión de activos del centro de recursos humanos. El personal de gestión de activos del centro de recursos humanos planificará la solicitud de compra de consumibles de bajo valor en la sede a fin de mes. y enviarlo al director de recursos humanos para su aprobación antes de comprar consumibles de bajo valor en una sola transacción. Si el precio total de una compra única de consumibles de bajo valor es inferior a 1.000 yuanes (inclusive), será aprobado por el director de recursos humanos si el precio total de una compra única de consumibles de bajo valor es superior a 1.000 yuanes; , se informará al gerente general después de la aprobación del director de recursos humanos. El gasto de la solicitud de compra de consumibles de bajo valor aprobada se puede incluir en el presupuesto del Centro de Recursos Humanos para el próximo mes. Si se requiere compra inmediata en circunstancias especiales, puede solicitar la compra inmediata.
3.1.2 Cuando la cadena tenga necesidades de compra: El gerente de tienda incluirá la compra de consumibles de bajo valor en el presupuesto de gastos fijos de la cadena en función de las necesidades reales de la cadena, reportará a el departamento de gestión financiera, luego lo resumirá y luego el gerente general lo aprobará en el presupuesto. Compra usted mismo. Solicitud inmediata dentro del presupuesto de gastos fijos El gerente de la tienda envía una solicitud de compra de consumibles de bajo valor fuera del presupuesto de gastos fijos al centro de recursos humanos en hr@magiefee.com. El precio total de una sola compra de consumibles de bajo valor es. menos de 1.000 yuanes (inclusive). Si el precio total de una sola compra de consumibles de bajo valor es superior a 1.000 yuanes, será revisado por el director de recursos humanos y luego informado al gerente general para su aprobación. Aprobación del director general. En principio, los gerentes de cadenas de tiendas deben comunicarse con el gerente regional y obtener aprobación antes de presentar una solicitud de compra. Cuando el director de recursos humanos o el gerente general lo apruebe, se deberá enviar copia del correo electrónico al departamento de gestión financiera de la sede y al buzón de trabajo del personal de gestión de activos para su registro.
3.2 Adquisición de consumibles de bajo valor
3.2.1 Una vez que el departamento de aprobación correspondiente aprueba la solicitud de compra de consumibles de bajo valor, el centro de recursos humanos de la sede en Shanghai será responsable de las adquisiciones. La oficina de Shenzhen es responsable de las adquisiciones del Centro de Logística de Shenzhen, y la oficina central de Xuzhou es responsable de las adquisiciones de la oficina de Xuzhou. Las cadenas de tiendas pueden organizar compras locales por parte de los gerentes de tienda. Si las compras centralizadas en una región son convenientes, las cadenas de tiendas también pueden realizar compras y distribución centralizadas en la misma área.
3.2.2 La adquisición de consumibles de bajo valor debe seguir el principio de adquisición de bajo precio. El responsable de la adquisición debe seleccionar a los proveedores de acuerdo con la situación real y completar la información relevante en el ". Formulario de solicitud de consumibles de bajo valor" "medio.
3.2.3 El monto de compra real del personal de compras no excederá el monto presupuestado del "Formulario de compra de consumibles de bajo valor", en caso contrario
el "Formulario de compra de consumibles de bajo valor" debe completarse nuevamente, el reembolso solo se puede realizar después de la aprobación. Esto estipula que el departamento de gestión del Ministerio de Finanzas controlará estrictamente al personal financiero y los auditores serán responsables de la supervisión.
3.3 Inventario de consumibles de bajo valor
3.3.1 Después de comprar consumibles de bajo valor, los consumibles de bajo valor con una gran cantidad deben ser numerados y determinados por el activo. Los gerentes consultan la "Lista detallada de códigos de activos" para conocer los números y colocan consumibles de bajo valor con etiquetas de activos en las ubicaciones correspondientes, generalmente en el frente del artículo. Si se considera la estética, se pueden colocar en el costado o en la parte inferior.
3.3.2 El personal de administración de activos completa la "Lista de inventario de activos" y solicita al personal de compras que la firme y la mantenga archivada para referencia futura.
3.3.3 En principio, el personal de compras y el personal de gestión de inventarios no serán la misma persona.
3.4 Los consumibles de bajo valor se envían fuera del almacén
3.4.1 En función de las necesidades reales, cada departamento de la sede solicita al Centro de Recursos Humanos el uso de consumibles de bajo valor. consumibles de valor, que es administrado por el Centro de Recursos Humanos, el personal completa el "Formulario de liberación de activos" para manejar los procedimientos para su uso fuera del almacén, y el destinatario de la cantidad relativamente grande de consumibles de bajo valor es responsabilidad del custodio.
3.4.2 Si existe una necesidad dentro de la cadena de tiendas, solicite al personal de administración de activos de la cadena de tiendas el uso de consumibles de bajo valor. El personal de administración de activos de la cadena de tiendas redactará la "Liberación de activos". Nota" para gestionar los trámites de uso fuera del almacén. El destinatario de los consumibles valiosos es el custodio responsable.
3.4.3 El “Albarán de entrega de bienes” es conservado por el personal de gestión de bienes correspondiente.
3.5 Además de las normas anteriores, la gestión de consumibles de gran y bajo valor también debe cumplir estrictamente las siguientes normas.
3.5.1 Custodia
3.5.1.1 El usuario de consumibles de bajo valor es el custodio de consumibles de bajo valor. Debe establecer un alto sentido de responsabilidad y utilizar los activos de manera racional. Cuide bien sus respectivos bienes y alargue al máximo su vida útil.
3.5.2.2 El personal de gestión de activos del Centro de Recursos Humanos deberá establecer un "Formulario de Seguimiento de Registro de Activos" para las grandes cantidades de consumibles de bajo valor adquiridos. Al salir del almacén, el usuario deberá firmar el formulario de registro para reclamarlo. Cuando cambia el usuario o el estado de los consumibles de bajo valor, se deben realizar los cambios correspondientes en el Formulario de seguimiento de registro de activos.
3.5.2 Mantenimiento
3.5.2.1 Cuando es necesario reparar una gran cantidad de consumibles de bajo valor, el administrador de activos o el gerente de la cadena de tiendas completa el "Formulario de solicitud de mantenimiento de activos " y lo envía al Centro de Recursos Humanos. Correo electrónico hr@magiefee.com para su aprobación. Si se incurre en costos de mantenimiento, el mantenimiento debe realizarse solo después de obtener la aprobación por correo electrónico de la autoridad de aprobación correspondiente.
3.5.2.2 Autoridad de aprobación: si el costo único de mantenimiento es inferior a 1000 yuanes (inclusive), el director de recursos humanos puede aprobarlo directamente. Si el costo único de mantenimiento es superior a 1.000 yuanes, será revisado por el director de recursos humanos y reportado al gerente general para su aprobación.
3.5.3 Asignación
3.5.3.1 Si es necesario asignar una gran cantidad de consumibles de bajo valor dentro de la empresa, el personal de gestión de activos debe completar la "Solicitud de asignación de activos". Formulario" y envíelo al departamento de recursos humanos por correo electrónico. Centro de recursos hr@magiefee.com para su aprobación. Sólo con la aprobación del Director de Recursos Humanos se pueden transferir grandes cantidades de consumibles de bajo valor entre departamentos y cadenas de tiendas, o entre cadenas de tiendas.
3.5.3.2 Después de la aprobación por parte del Director de Recursos Humanos, el correo electrónico debe copiarse a las direcciones de correo electrónico de trabajo del departamento de gestión financiera y del personal de gestión de activos de la sede para su registro.
3.5.4 Inventario
3.5.4.1 Inventario diario
3.5.4.1.1 Cada departamento de la sede realizará un inventario diario de grandes cantidades y bajos cantidades a su propio nombre los días 30 de cada mes, realizar un inventario de consumibles de alto valor y llenar el “Formulario de Inventario de Consumibles de Bajo Valor”, el cual será enviado por el jefe del departamento a la dirección de correo electrónico del subgerente administrativo. del Centro de Recursos Humanos antes del día 3 del mes siguiente.
3.5.4.1.2 Al realizar un inventario de productos cada mes, las cadenas de tiendas deben realizar simultáneamente un inventario de consumibles de gran y bajo valor y enviar los resultados del inventario a la dirección de correo electrónico del subgerente administrativo de el Centro de Recursos Humanos para requisitos de inventario específicos, consulte "Formulación de inventario de cadenas de tiendas".
3.5.4.2 Inventario Trimestral
3.5.4.2.1 Cada trimestre la empresa realizará un inventario unificado de consumibles de gran y bajo valor. El Centro de Recursos Humanos coordinará con el. Departamento de Tecnología de la Información y Finanzas El departamento de gestión **** cooperó para completar el proyecto.
3.5.4.2.2 En principio, no menos de dos personas deberían participar en el inventario de consumibles de bajo valor a gran escala. El inventario físico debería realizarse con referencia al "Inventario de consumibles de bajo valor". Formulario". Una vez completado el inventario, la persona a cargo del inventario firma y confirma con el departamento de inventario o cadena de tiendas.
3.5.4.2.3 Dentro de los tres días posteriores a que se complete el inventario de consumibles de bajo valor a gran escala, el personal de inventario preparará un informe de inventario de consumibles de bajo valor, que será presentado al gerente general. para su aprobación después de la revisión por parte del gerente financiero y el director de recursos humanos. El Departamento de Gestión Financiera y el Centro de Recursos Humanos conservarán copia del informe de inventario y de la hoja de inventario.
4 Supervisión de la implementación del sistema
4.1 Los jefes de cada departamento en la sede deben mantenerse al tanto del uso de todos los consumibles de bajo valor en el departamento, y los gerentes de las cadenas de tiendas deben comprender los consumibles de bajo valor del uso de cadenas de tiendas y controlar estrictamente los costos y gastos de oficina.
4.2 Los empleados deben utilizar consumibles de bajo valor según las necesidades reales y no deben desperdiciarlos. Después de recibirlo, debes cuidarlo conscientemente para que no se dañe o se pierda.
4.3 Descargue los formularios anteriores del "Manual de administración de la cadena/sede--Formularios de uso común--Formularios de gestión administrativa".
5 Este sistema entrará en vigor el *mes* del ****, siendo el Centro de Recursos Humanos el responsable de su revisión e interpretación.