Cómo optimizar la asignación y el uso de equipos de oficina, mobiliario de oficina y otros activos
Te damos un caso
1. Propósito:
Estandarizar el uso y la configuración de los suministros, equipos y mobiliario de oficina, mejorar la eficiencia en el uso de los activos y reducirlos. costo de los costos de oficina.
2. Alcance:
Este reglamento se aplica a la empresa y a todos los empleados
Tres especificaciones:
(1) Mobiliario de oficina, Estándares de configuración del equipo;
1. Nivel gerencial superior (liderazgo central): silla giratoria con reposabrazos y respaldo alto de color negro (1); archivador de dos capas de imitación de madera maciza (1); ) ); cajonera de tres capas de imitación de madera (1); sofá individual de cuero negro (2); dispensador de agua para tableta LCD (1); (1) .
2. Nivel gerencial medio (directores y gerentes de departamento): silla giratoria elevable con respaldo alto (1); cómoda de tres capas con pantalla LCD (1); 1); número de teléfono de la oficina (1).
3. Nivel de personal (jefes de departamento y empleados ordinarios): silla de oficina ordinaria (1); escritorio ordinario (1); cómoda de tres capas (limitada a departamentos funcionales) (1); (1) ); el teléfono de la oficina es público.
4. Configuración funcional del departamento: archivador deslizante de doble capa (1) archivador deslizante de una sola capa (1). Después de informar las necesidades especiales al supervisor para su aprobación, el departamento de gestión de activos coordinará la configuración. Configuración según necesidades.
5. Configuración del departamento comercial (departamento con agentes): taquillas multipuerta (una puerta por persona) y archivadores correderos de doble capa (1-2).
6. Los muebles y equipos de oficina configurados de acuerdo con la norma no deben modificarse a voluntad después de registrarse en el formulario de registro de activos fijos. Si hay cambios, el administrador de activos del departamento debe cambiar el registro de activos del departamento. formulario y reportarlo al departamento de gestión de activos.
7. Si cada departamento necesita agregar muebles y equipos de oficina, puede informar al departamento de gestión de activos para su aprobación y luego registrarse para su distribución dentro del estándar de configuración especificado. Si se excede el estándar de configuración, debe hacerlo. ser informado al supervisor para su aprobación antes de informar el registro y distribución de compras del departamento de administración.
8. El mobiliario y equipo de oficina distintos de la configuración estándar de cada departamento se incluyen en el departamento de gestión de activos como inventario de activos para su asignación.
(2) Estándares de configuración de material de oficina:
1. Gestión jerárquica de material de oficina:
(1) Material de oficina general para empleados: se refiere a todos los empleados de la empresa según su trabajo Disponemos de material de oficina para todas las necesidades, tales como: bolígrafos para firmas, blocs de notas comunes, recambios para bolígrafos para firmas, borradores, blocs de notas y otros consumibles de oficina.
(2) Material de oficina específico del departamento: se refiere al material de oficina que solo puede ser recogido por el departamento responsable, como papel para fotocopias, recibos, etc.
(3) Material de oficina para departamentos: se refiere al material de oficina que puede ser utilizado de forma conjunta por varios departamentos, como grapadoras, calculadoras, perforadoras, etc.
(4) Artículos de oficina: se refiere a artículos de papelería necesarios para apoyar el trabajo y el desarrollo empresarial, y solo se distribuirán para este artículo. Cuando se necesiten suministros de oficina para otros fines, el departamento de demanda se comunicará con el departamento administrativo. El departamento administrativo solo es responsable de las compras y los honorarios serán pagados por el departamento de demanda.
2. Recepción y configuración:
(1) Estándares de equipamiento del personal: bolígrafo para firma (azul, rojo, recarga después de la segunda vez), bloc de notas común y corriente. Mensualmente, el subdirector departamental de estadística lo solicitará y recogerá del departamento administrativo. Los empleados recién contratados serán ayudados por el asistente del departamento para ir al departamento de administración a obtener "materiales de oficina generales para empleados. Para puestos especiales, se pueden solicitar otros suministros de oficina según las necesidades del trabajo, sujeto a la revisión y aprobación del gerente del departamento". y el director del departamento de administración.
(2) Estándares para empleados de nivel gerencial y superior: bolígrafo para firma ((azul, rojo, recarga después de la segunda vez), libreta de tapa dura y otros suministros necesarios.
(3) La cantidad de todos los suministros de oficina recibidos es una unidad. Los bienes duraderos deben reemplazarse por otros nuevos cuando se actualicen. Los artículos dañados deben reemplazarse por otros nuevos debido a daños no humanos. Usted será responsable de cualquier pérdida. /p>
(3) Mobiliario y equipo de oficina. Proceso de solicitud;
1. Los nuevos empleados en departamentos funcionales necesitan agregar mobiliario y equipo de oficina de apoyo por otros motivos. 2. Los gestores de activos de cada departamento funcional cumplimentarán el formulario de aprobación de compra y transferencia de activos al responsable del departamento.
3. revisar el formulario de aprobación de compra y transferencia de activos e informarlo al departamento de gestión de activos.
4. El departamento de gestión de activos revisará los requisitos de suscripción.
5. El departamento de gestión de activos confirma si hay artículos físicos en el inventario de activos (si no hay inventario, ingrese al proceso de adquisiciones).
6. Si hay transferencia de inventario, el inventario de activos será liberado y enviado (completar el documento de salida y registrar el cambio en el formulario de registro de activos fijos).
(4) Adquisición de mobiliario y equipo de oficina;
1. El departamento de gestión de activos deberá revisar los formularios de aprobación de compra y transferencia de activos.
2. El departamento de gestión de activos verificará el inventario de mobiliario y equipo de oficina para confirmar la cantidad del inventario.
3. Si la cantidad del inventario no puede garantizar la demanda del departamento, el departamento de gestión de activos realizará estadísticas sobre la demanda de mobiliario y equipo de oficina.
4. El departamento de gestión de activos elabora planes de adquisiciones basados en estadísticas de demanda de mobiliario y equipo de oficina.
5. El departamento de gestión de activos se pone en contacto con proveedores de mobiliario y equipos de oficina para proporcionar cotizaciones relevantes.
6. El departamento de gestión de activos comparará y confirmará la cotización del proveedor y luego la presentará al subdirector general para su aprobación.
7. Una vez aprobados el plan de adquisiciones y el presupuesto de adquisiciones, el departamento de gestión de activos notificará a los proveedores pertinentes para el suministro.
8. Una vez entregadas las mercancías en el sitio, el departamento de gestión de activos llevará a cabo la aceptación de almacenamiento y los procedimientos de almacenamiento (cambios en el registro del formulario de registro de activos fijos).
9. El departamento de gestión de activos pagará y reembolsará los gastos de compra en función de los documentos pertinentes.
(5) Gestión de entrada y salida de mobiliario de oficina;
1. El mobiliario de oficina debe pasar por los procedimientos de almacenamiento después de su llegada.
2. El recibo de almacenamiento sirve como base para registrar los cambios en el formulario de registro de activos fijos y como comprobante de reembolso de gastos.
3. El formulario de almacenamiento deberá cumplimentarse detalladamente uno a uno.
4. El personal de gestión de activos y el personal de compras deben firmar y confirmar el formulario de almacenamiento.
5. El departamento de gestión de activos notifica al administrador de activos del departamento de compra de activos para que se encargue de los procedimientos de salida.
6. El formulario de entrega deberá cumplimentarse cuando se envíe mobiliario y equipo de oficina fuera del almacén.
7. El recibo de salida sirve como base para los cambios de registros en el formulario de registro de activos fijos del departamento.
8. El formulario de entrega deberá cumplimentarse detalladamente uno a uno.
9. El personal de gestión de activos y el gestor de activos del departamento de compras deberán firmar y confirmar el documento de entrega.
(6) Gestión del uso de mobiliario y equipo de oficina;
1. La gestión del uso de mobiliario y equipo de oficina será realizada de manera uniforme por el departamento de gestión de activos.
2. Todos los departamentos están obligados a cooperar con el departamento de gestión de activos en el trabajo de gestión de activos de la empresa.
3. El departamento de gestión de activos elabora un listado general de activos fijos y un subcuadro de activos fijos departamentales para controlar y gestionar los activos de la empresa.
4. El departamento de gestión de activos numera y etiqueta uniformemente los activos de la empresa.
5. Los empleados departamentales e individuales que respaldan el mobiliario y equipo de oficina serán registrados por el administrador de activos departamental en la tabla de activos fijos departamentales de acuerdo con el contenido de respaldo.
6. Cada empleado es responsable de la gestión de su propio mobiliario y equipo de oficina de apoyo.
7. El jefe de departamento y el administrador de activos del departamento son responsables de la gestión del mobiliario y equipo de oficina de apoyo del departamento.
8. Si hay cambios en los activos debido a cambios de personal o traspasos de trabajo, se deben realizar inspecciones de entrega de mobiliario y equipo de oficina y el administrador de activos del departamento registrará los cambios.
9.Todos los cambios patrimoniales provocados por la entrega de mobiliario y equipo de oficina deberán ser comunicados al departamento de gestión de activos.
10. El departamento de gestión de activos debe registrar los cambios en la lista resumen de activos fijos para los cambios de activos en cada departamento.
(7) Mantenimiento, reparación y desguace del mobiliario y equipo de oficina;
1. El mantenimiento diario del mobiliario y equipo de oficina es responsabilidad del usuario y del departamento que lo utiliza.
2. El departamento de gestión de activos es responsable de la inspección y reparación del mobiliario y equipo de oficina.
3. Si el mobiliario o equipo de oficina se estropea o se daña, el usuario y el departamento usuario deben completar un formulario de solicitud de mantenimiento de activos y enviarlo al departamento de gestión de activos para el registro de mantenimiento.
4. El departamento de gestión de activos inspeccionará el mobiliario y equipo de oficina presentado para reparación, confirmará la causa del daño, los elementos de reparación y el presupuesto de mantenimiento antes de proceder con la reparación.
5. Los muebles y equipos de oficina que el departamento de gestión de activos confirme que no tienen valor de mantenimiento deben completar el formulario de disposición de activos y luego desecharlos en consecuencia después de la revisión.
6. Una vez desechados los muebles y equipos de oficina, los cambios correspondientes deben registrarse en la tabla de registro de activos fijos y en la tabla de registro de activos departamental.
(8) Responsabilidad del pago de los costos de mantenimiento del mobiliario y equipo de oficina;
1. El departamento administrativo y el departamento técnico son responsables de confirmar la responsabilidad por daños al mobiliario y equipo de oficina. .
2. Los costes de reparación necesarios por uso normal y pérdida estarán incluidos en los costes de mantenimiento normal por parte del departamento administrativo y del departamento técnico.
3. Si el daño es causado por daños causados por el hombre, el interesado deberá pagar el 50% de los costes de mantenimiento relacionados.
4. Si se comprueba que la conducta es un daño intencionado al mobiliario y equipo de oficina, el interesado será multado con el doble del coste de la reparación.
5. Si el daño es causado por problemas de calidad del producto, el departamento de gestión de activos del Departamento de Administración notificará a los proveedores pertinentes para que lo solucionen.