¿Qué tal la reunión?
§ Cuando llega el momento de iniciar la reunión, la sala de conferencias todavía está ocupada por otras personas y no hay espacio
§; Cuando llega el momento de iniciar la reunión, el proyector no se puede conectar correctamente;
§ Los materiales que deben imprimirse no se imprimen;
§ Cuando los participantes necesitan expresar sus ideas en la pizarra, descubren que el bolígrafo de la pizarra no puede escribir;
§ El orador no habla bien. Por ejemplo, cuando organiza una reunión, el orador no puede escribir. Cuando los participantes necesitaron expresar sus ideas en la pizarra, encontraron que el bolígrafo de la pizarra no podía escribir
§ La capacidad expresiva del orador principal era muy pobre, por ejemplo,
§ El la reunión estaba fuera de control, Grave falta de control sobre el tema;
§Los participantes llegaron tarde y la reunión fue pospuesta;
§El lugar estaba abarrotado y desordenado;
§Después de la reunión, todos tomaron caminos separados, nadie levantó acta de la reunión y las opiniones alcanzadas no quedaron registradas.
§ Después de la reunión, descubrí que no había necesidad de realizar la reunión en absoluto y que podía celebrarse o no.
§ La reunión es demasiado larga y hay demasiadas tonterías durante la reunión.
Los problemas anteriores provocarán una grave pérdida de tiempo, entonces, ¿cómo realizar una buena reunión? ¡proceso! Se necesita un proceso estandarizado como guía:
1. Determinar la hora, la ubicación, el personal, el tema, el objetivo, el anfitrión y el planificador de la reunión
2. Notificar a los participantes y comunicarse con anticipación Revise el tema de la reunión, los objetivos de la reunión y los materiales que deben revisarse con anticipación
3. Reserve salas de conferencias, proyectores, pizarras y computadoras portátiles
4 Imprima los materiales de la reunión y distribúyalos. ellos
5. Recibir a los asistentes y organizar la recogida, el alojamiento, los boletos de autobús y barco, y el transporte para el personal fuera de la ciudad
6. Depurar el equipo con anticipación para garantizar una buen ambiente para la reunión
7 . Proporcionar capacitación en habilidades para reuniones al anfitrión de la reunión cuando sea necesario
8. Notificar al personal relevante sobre los cambios en la reunión (hora, ubicación, etc.)
9. Registro de reuniones
10. Proporcionar servicios para las reuniones: agua, frutas, snacks, comidas, etc.
11. Controlar el progreso de las reuniones
12. Registrar las resoluciones de la reunión
13. Seguimiento de la implementación de las resoluciones de la reunión
14. Resumir los éxitos y fracasos de la reunión y mejorar el proceso de la reunión
Lo anterior es un proceso breve, por supuesto, que puede enriquecerse y mejorarse continuamente en la práctica.
Hay un punto clave en el proceso anterior, y es la preparación de la reunión, que es el punto de partida para una reunión exitosa. Para garantizar una preparación suficiente, puedes diseñar una lista de verificación para recordar. usted mismo, como por ejemplo:
§ ¿Se notifica a los asistentes a la reunión?
§ ¿Está completo todo el equipamiento necesario antes de la reunión? Por ejemplo: cuadernos, proyectores, pizarras, bolígrafos de pizarra, bolígrafos luminosos, bolígrafos de grabación, bolígrafos de sasafrás, etc.
§ ¿Está despejado el lugar?
§ ¿La capacidad del recinto es suficiente?
§ ¿Está el lugar en orden?
§ ¿Está claro el tema?
§ ¿Está bien preparado el orador principal?
§ ¿Están los materiales listos para su distribución?
§ ¿Se distribuyeron los materiales de la reunión a todos?
§ ¿Se notifica a todo el personal relevante sobre los cambios en la reunión?
¡Entonces pruébalo tú mismo!