¿Cómo correr contra el tiempo?

Evitar al ladrón del tiempo

La caricatura "Dilbert" de Scott Adams describe los esfuerzos de Dilbert por escribir un nuevo libro sobre gestión empresarial. “Gestión del tiempo” fue uno de los títulos, y “Posponer reuniones con idiotas que pierden el tiempo” fue el primer consejo que ofreció. Un hombre detrás de Dilbert que parecía un idiota le preguntó: "¿Cómo lo hiciste?" Su respuesta fue: "¿Puedo decírtelo más tarde?"

Las personas con carreras exitosas pospondrán o rechazarán reuniones con personas. que pierden el tiempo. Stanley Marcus dijo: "Mi tiempo y el de otras personas son importantes, por lo que debo ser puntual. Si sé que alguien tiene una visión diferente a la mía, evitaré interactuar con él. La mayoría de los líderes de la industria le prestan gran atención y lo valoran". principio. Un excelente vendedor de Melalda dijo: "Los vendedores realmente excelentes no hacen que los clientes los esperen". Desafortunadamente, a veces actúas como rehén del tiempo de otras personas. Quizás usted, como representante de una empresa, esté esperando al comprador en la sala de recepción, mientras él está en el salón y no le importa en absoluto que usted se vaya. Pero si él es muy importante para ti, no te queda más remedio que esperar. En este momento podrás aprovechar al máximo el tiempo que estás esperando para consultar los documentos, informes, etc. que has traído, o realizar una llamada telefónica, etc.

Si la persona con la que estás tratando tiene más poder que tú y la relación es a largo plazo, puedes usar tu cerebro para establecer una relación con su recepcionista. Veamos cómo abordó Napoleón Hill este tema. Dijo: "Durante un tiempo tuve que trabajar con el rector de la universidad y el director general de una estación de radio, pero a menudo no eran puntuales y hacían esperar a los demás durante mucho tiempo. A través de las interacciones, llegué a conocer a sus ejecutivos. Secretario, Intenta minimizar el tiempo de espera. A veces, su secretaria me avisará unos minutos antes de que se confirme la reunión”.

En este caso, definitivamente puedes tomar algunas medidas proactivas. Un gerente comercial dijo: "No puedo permitir que el dentista o el médico me hagan perder el tiempo. Después de esperar unos minutos, le digo al personal de registro: ¿el médico está libre? Tenemos una cita a las 3 en punto. Si está Aún estoy ocupado, necesito reorganizar mi tiempo porque tengo otras citas... y normalmente me dejan entrar fácilmente", dijo un administrador de la universidad que respondería si su colega seguía contestando el teléfono durante una reunión. Entrégale una nota. diciendo "Veo que estás muy ocupado, por favor vuelve conmigo cuando estés libre" y luego vete.

A veces, tus amigos o familiares te roban el tiempo. No sólo llegan tarde, sino que también te roban el tiempo. ¿Cómo debes afrontarlo? Puedes decirles claramente que si el problema se sigue repitiendo, la próxima vez que programes una cita, puedes decir al fijar la hora: "¿Crees que es posible que nos reunamos a las 4 en punto? Estaba haciendo algo muy importante en ese momento. Si no puedes terminarlo, estarás en problemas".

Si eso no funciona, prueba el método de Schiller. Recomienda esperar hasta que la otra persona haga lo que usted quiere que haga. Si llega a la cita a tiempo, harás algo que siempre recordará. Tal vez sea simplemente una frase común y corriente, que sale de tu corazón: "Gracias por llegar a la cita a tiempo". un efecto mucho mejor de lo que esperabas.

Controlar el lugar de encuentro es el último recurso contra los ladrones de tiempo.

Una vez fijado el lugar de encuentro en tu domicilio, podrás hacer otras cosas cuando él no llegue. También es una elección inteligente para un ejecutivo que ahorra tiempo recibir a un visitante inesperado que no comprende la situación en la sala de recepción, porque es mucho más conveniente terminar la conversación allí que en la oficina.

No tomes la patata caliente

Si valoras tu tiempo, no te preocupes. Cuando estés saliendo con alguien que tiene un mono como mascota, debes saberlo. Podrían ponerte un mono en la espalda en cualquier momento. Ya sabes, algunos niños son muy traviesos, otros son muy repugnantes y molestos, y es muy difícil cuidarlos.

No sigas las preguntas o tareas que te den los demás (como un mono) fácilmente. Una vez que asumas todos los problemas que te vienen a la cabeza sin pensar, tendrás un día oscuro en el futuro.

Muchas personas tienen que pasar días, meses o incluso más lidiando con un "mono" que "accidentalmente" saltó sobre su espalda.

No tomar el control de los "monos" de otras personas es el punto de vista del libro "Cuando el gerente de 1 minuto conoce a un mono". La razón es que estos gerentes no rechazaron que el mono saltara desde la espalda de su amo hacia ellos mismos. También se sorprendieron cuando sus subordinados fueron a su oficina por la mañana para preguntarle cómo manejar los problemas. Esta es una situación hilarante en la que, en lugar de asignar tareas a los subordinados, los subordinados asignan tareas a los gerentes, a veces sin darse cuenta.

Después de leer este libro, el director general de una empresa lo recomendó a otros altos ejecutivos y este "mono" se integró en su cultura corporativa. A veces, los compañeros administrativos dicen: "¿Pueden ayudarme? Tengo un mono en la espalda y no puedo soportarlo más. Aunque lo digan, todos entienden sus principios".

Eugene Riesman, un conocido experto en tiempo, consultó una vez al director de una empresa de comunicaciones. Preguntó, ¿por qué siempre hay cosas que nunca terminan? Cuando surge una crisis, aunque sea pequeña, su gente acude a él con la esperanza de que pueda resolver todos los problemas. Se dio cuenta cuando Eugene le contó el principio del mono. Resultó que su sistema de trabajo era ridículo y él hacía cosas que se suponía que no debía hacer, por lo que adoptó una serie de métodos para dejar que sus subordinados resolvieran el problema entre ellos. Cuando Eugene volvió a verlo unas semanas más tarde, estaba de buen humor y volvía a ser un cerebro.

Si tienes un mono en la espalda, también puedes echar un vistazo a las siguientes sugerencias:

Recuerda que los "monos" están en todas partes de este mundo, y sólo necesitas uno para ser verdaderamente digno. Te preocupas por los monos.

Por supuesto, los "monos" de otras personas se ocupan de ellos mismos. Una vez que no planean hacerlo ellos mismos, entonces no debes intentar resolver los problemas de otras personas. Sin embargo, una vez que estés convencido de que están ocupados y, por lo tanto, no pueden cuidar de su "mono", también puedes echarle una mano.

Si eres gerente, puedes entrenar a tus subordinados para manejar nuevas tareas asignándoles "monos". Si un gerente tiene éxito en su carrera o no, lo que pide a sus subordinados es un criterio importante.

Un experto especializado en el manejo de "monos" afirmó: Dedicar todo tu tiempo a los "monos" que te llaman la atención no es suficiente. Si dejas que todos los "monos" se suban a tu espalda, será malo tanto para ti como para el "mono". Cuando te enfrentas al "mono" equivocado, el "mono" correcto puede carecer, como resultado, de la atención que merece. Pero si puedes conseguir que otras personas cuiden a tus monos y les brinden algo de aliento y atención en los momentos adecuados, pueden ser adorables mascotas.

Gene Robert, ex editor ejecutivo del Philadelphia Inquirer, es un ganador en la aplicación de esta habilidad de gestión. Durante sus 18 años en el cargo, el periódico ganó el Premio Pulitzer 18 veces. Por supuesto, él no escribe todos los artículos, deja que otros lo hagan. Mantener a los "monos" alejados de sus subordinados era una de sus técnicas más admiradas.

Sus compañeros recordaron que cuando todos estaban en reuniones, él permanecía en silencio durante largos periodos de tiempo, lo que contenía la intención de obligar a los demás a hablar. Bill Kovich (su colega) dijo: "Me dijo que la lección de gestión de personal más maravillosa que aprendió fue: simplemente escuche y deje que sus subordinados hablen tanto como puedan, y ellos manejarán sus problemas de manera apropiada. Más tarde, obtendrá sus respuestas. ”

Y si usted es un gerente, debería poder aceptar los problemas que le cuentan sus subordinados. Muchas empresas han colapsado porque sus subordinados tenían miedo de contar malas noticias a sus superiores. Les dices que cuando te den una mala noticia, también deben darte sugerencias para solucionarla.

Sepa decir "no"

Cuando la súper estrella de televisión Larry King respondió a la pregunta de un periodista "Cómo evitar las cosas que más hacen perder el tiempo", dijo: "Deje de comer". con gente que no te agrada." Almuerzo aburrido. Y, cuanto más obtienes en la vida, ya sea dinero o carrera, más libertad tienes, y ahora básicamente no tengo ese almuerzo al que tengo que ir. ”

Las citas, actividades sociales, etc. que hacen perder el tiempo son cosas que los expertos en gestión del tiempo intentan evitar en la medida de lo posible.

Sin embargo, también participan en algunas actividades en las que tienen que participar. Utilizarán su tiempo de manera razonable o buscarán a otros para participar si pueden. Si tu amigo te pide que te hagas cargo de un proyecto, pero tu tarea ya es lo suficientemente grande, o no estás interesado en hacerlo, las personas que mejor usan su tiempo te dirán:

"Yo' Lo siento, me temo que no hay nada que pueda hacer."

Napoleon Hill citó una de las mejores cartas de rechazo, escrita por Asia Publishing House a un aspirante a escritor: "Hemos leído atentamente su obra maestra. Sin embargo, si tomamos su Después de la publicación del libro, ya no podremos publicar ningún libro con un nivel inferior a este. Además, creemos que será difícil producir una obra maestra como la suya en los próximos miles. Por lo tanto, tenemos que rendirnos a regañadientes. Por favor, perdónanos por nuestra timidez y superficialidad”.

A veces debemos decir “no” a nuestros superiores, pero ¿cómo debemos decirlo? Recuerde, un buen gerente sabe cuándo usted no completa sus tareas. Una buena manera de hacerle saber a su gerente que le preocupa no poder cumplir sus órdenes es utilizar algo como esto: "El informe que discutimos está a punto de completarse y yo también me gustaría ir a esa reunión. ¿Cuál debo elegir? ”

Amplía tu vocabulario para recordarte la hora

A menudo verás dos gestos famosos en la escena del vídeo y en la sala de grabación: ——Es el hacer círculos con las manos del asistente de campo en el sentido de las agujas del reloj para decirles a los demás que se apresuren; el segundo es cortar la garganta con la palma, que significa "atascado", es decir, detenerse;

En la vida, a veces es necesario recordarle adecuadamente a la persona con la que estás hablando cuánto tiempo queda. Waller es exactamente ese tipo de persona. Una vez, Napoleón Hill tuvo que reunirse con él el día antes de un día festivo, y Waller inicialmente le dijo que tenía mucho entre manos, pero que le daría diez minutos. Napoleón Hill intentó expresar lo que quería decir lo más rápido posible, pero aún así no terminó. Cuando Hill hizo una pausa por un momento, Waller intervino: "Doctor, lo siento, diez minutos son suficientes. Tengo que irme. Ojalá. Feliz Navidad." Luego se dio la vuelta y caminó hacia su escritorio para continuar trabajando.

Todos tenemos esta experiencia, pero puede parecer difícil dejar una conversación en curso sin enojar a la otra persona. La mejor manera de terminar una conversación abruptamente es utilizar señales de sincronización apropiadas. De esta manera aprovecharás tu tiempo al máximo y también te ganarás el respeto de la persona con la que estás hablando. Hazles saber a los demás lo que quieres. Si quieres que la conversación termine a las 6:30, también puedes decir: "Creo que es mejor si salimos a las 6:30, porque el tráfico será peor a esa hora". De esta manera sabrán cuando te vas.

Si no necesita ser muy preciso, puede utilizar plenamente la palabra "izquierda y derecha". Por ejemplo, "La fiesta empieza alrededor de las 7 en punto". Puedes decir: "Sobre las 7 en punto". Un gerente que conozco siempre programa sus citas a las 10:35, 5:15, etc. Espera, dando a entender que los demás. debe ser puntual.

Puedes utilizar pistas para asegurar tu cita. Por ejemplo, "Hola, soy Tom, quería ver si tienes alguna otra pregunta. Estoy muy ocupado hoy". Puede ser muy eficaz darles a los demás una pista de "Estoy muy ocupado hoy". Tu propósito es decirle que debes irte y él tiene que irse.

Pero algunas personas no pueden entender este tipo de insinuaciones. Sería mejor que dijeras la verdad. Eso es lo que hizo el jefe de USA Network, Kay Copper. Cuando sentía que había llegado el momento de la reunión, se sumergía directamente en su papeleo. Ella dijo: "Hago lo mejor que puedo para evitar ser grosera, pero cuando me doy la vuelta, no puedo evitar ser un poco grosera. Pero realmente tengo que hacerlo, y a veces me levanto y envío a la otra persona a la puerta". puerta. En este caso, no se pierde tiempo."

Aprender a utilizar las señales de forma adecuada puede ahorrarle mucho tiempo. Aplicar algunos planes efectivos puede, por un lado, reducir en gran medida su estrés y, por otro lado, puede mejorar sus habilidades y habilidades sociales. A continuación se muestran algunas formas efectivas.

1. Pista de límite de tiempo

Debes transmitir esta información al inicio de la conversación. Como, “Es el momento adecuado para que me encuentres, solo tengo cuatro o cinco minutos entre reuniones.

O puede agregar: "Podemos hablar y, si está de acuerdo, comenzaremos de inmediato. Si este tiempo es demasiado corto, entonces podemos concertar una cita con suficiente tiempo, ¿de acuerdo?". ”

Algunas personas que saben usar el tiempo tendrán una declaración inicial como esta:

“Tengo que hacer una llamada telefónica a las 4 en punto. "La clave es decirlo al principio, en lugar de esperar hasta las 3:55. Los comentarios iniciales del presentador Bill Johnson por teléfono son muy característicos: "Hola, señor, soy Bill y quiero formularle algunas preguntas sencillas. ¿Estás libre? "Él cree que este método es muy efectivo: decirle a la otra parte que no quiere hablar con él. Una vez que el tiempo de llamada sea demasiado largo, se preparará para finalizarla de manera apropiada: "Lo siento, Martha, acabo de notar que el El tiempo ha expirado, todavía tenemos ¿Hay algo que debas agregar? ”

Las señales similares de límite de tiempo tienen tres propósitos:

(1) Hacerle saber a la otra persona que te preocupas por ella y que estás dispuesto a escuchar lo que quiere decir.

(2) Indícale a la otra parte una fecha límite para que sepa el tiempo que puedes darle.

(3) Deja que la otra parte entre en el tema para evitar perder el tiempo. p>

A veces, la otra persona no puede discutir completamente un tema en el tiempo que tienes disponible.

Si este es el caso, puedes programar una cita para otro momento. Algunas personas nunca dirán importante. información cuando tienen poco tiempo.

2. Señales físicas

Borra los archivos sobre la mesa como si estuvieras listo para irte, o inclínate hacia adelante en la silla. , la mejor manera es levantarse de la silla.

3. Pausa y silencio.

Alargar el tiempo entre dos respuestas. Acelera la señal.

Mientras hablas por teléfono, podrías decir algo como: “Sé que no estás disponible en este momento, pero tengo una pregunta rápida. En realidad, esta es una forma educada de decir "Estoy ocupado" y puede acelerar la conversación. O decir algo como "Quiero resolver esto cuando finalicemos la llamada". O: "Jin, ahora tengo que asistir a una reunión de dos minutos, pero no quiero apresurarme demasiado. Me pondré en contacto contigo cuando tengas tiempo". ”

5. Interferencia colusoria

Algunos asistentes interrumpirán cuando su supervisor haya concertado una cita y les recordarán amablemente que es hora de la siguiente reunión.

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6. Buscando cosas

Algunos supervisores estarán concentrados durante la primera parte de la reunión, pero después de un tiempo, comienzan a buscar cosas en sus escritorios o a preguntar. otros para encontrarlos. Parecen un poco distraídos, incluso un poco avergonzados. Después de que los visitantes reciban esta vaga pista y sepan cuánto los valoran, detendrán la entrevista. /p>

Karen Shepherd, representante de University Books, guarda un cronómetro en su bolso que suena cada 10 minutos y se disculpa para ir a su próxima cita una vez que cree que la conversación aún es necesaria. El cronómetro se apaga.

8. Conclusión

Algunas personas no saben cómo terminar la reunión. Se despedirán varias veces, y cada vez lo harán de forma rápida y educada. la conversación, como por ejemplo: "Está bien, Sr. A, nos comunicaremos con usted la próxima vez, ¡gracias! "Entonces puedes marcharte.

En situaciones como cócteles, banquetes, etc., debes saber cómo salir. Una vez que no quieras hablar con una persona todo el tiempo, debes Puede concentrarse en hablar con él por un rato y luego decir: "Disfruté charlando contigo, sin embargo, necesito hablar con los demás antes de que se vayan". ” O, “Creo que debería saludar a todos. ” O “¿Puedes esperar un momento?” Creo que debería hablar con él. "Luego, sonríe cortésmente, asiente y vete.

Maneja el tiempo como un político

Aristóteles dijo que las personas son animales políticos.

La política no es solo algo que Esto sucede en el ayuntamiento, en el Congreso o en Washington. Cuando la gente te llama político, la mayoría de las veces no te felicitan, pero hay algo engañoso y falso en ello. Pero el significado básico de la política es gestionar a la gente. es que la política es ingeniería humana.

Algunas personas piensan que no es necesario aprender las habilidades políticas del marketing. Piensan que si haces bien tu trabajo, obtendrás la recompensa de forma natural. Normalmente este no es el caso. No basta con conocer bien el trabajo. Todo trabajo tiene un lado político y, si lo ignoras, las cosas pueden salir mal.

Incluso si no quieres ser político, no puedes evitar interactuar con ellos.

Por eso, es necesario entender sus pensamientos y cómo decidir sus prioridades. El único criterio de un estadista anciano para contestar llamadas telefónicas y concertar citas es: cuán poderoso es. Cuando se encontró con montones de registros telefónicos, no preguntó: "¿Quién llamó primero?", sino: "¿Quién de ellos tiene más poder? ¿Quién me es útil de la misma manera, alcaldes mayores?". funcionarios del gobierno Es imposible responder cartas y llamadas telefónicas una por una. Dejan que las secretarias se encarguen de estos asuntos, su principio es "¿Quién tiene el poder? ¿Quién puede aprovecharlo? ¿Quién puede tener un poder?". impacto negativo." ?”

Algunas personas que se mantienen alejadas de la política también tienen que tener cuidado con estos temas. Cuando a Mary Burr, directora general de recursos humanos de Albuquerque Presbyterian Health Services, se le preguntó “quiénes son las llamadas que se devuelven primero”, ella respondió: “donantes y directores”. Es obvio: la contratación, los ascensos y los despidos son asunto de los directores, a quienes los donantes pueden llamar "Dios". Una vez que comprenda cómo trabajan las personas de nivel gerencial, comprenderá por qué no recibe llamadas de ellos. Si te resulta difícil contactar con él, generalmente es porque la persona con la que estás contactando o su asistente no creen que les serás de mucha utilidad.

Por lo tanto, todas las cartas y llamadas telefónicas deben clasificarse y manejarse primero. Por supuesto, lo primero que debe abordar es lo que usted cree que es beneficioso para usted. Por supuesto, hay ciertas habilidades involucradas si a sus asistentes se les dice que solo respondan llamadas de personas que no sean personas autorizadas, pueden considerarlos erróneamente como personas desconocidas porque además no conocen a todas las personas autorizadas con las que interactúa. usted Al escuchar únicamente a figuras de autoridad, corre el riesgo de perderse mucha información importante que las personas pequeñas tienen para ofrecerle.