Cómo organizar archivos comprimidos

Los documentos archivados deben encuadernarse pieza por pieza. Al encuadernar, el original está en el frente y la copia final está en el reverso; el texto principal está en el frente y los archivos adjuntos están en el reverso; está al frente y el texto reenviado está al final cuando la comunicación y la respuesta se consideran una sola, responder primero, comunicación al final;

5.2 Clasificación

Los documentos archivados se pueden clasificar por año-institución (emisión)-período de almacenamiento o período de almacenamiento-año-institución (emisión). El mismo clan debe mantener la estabilidad del esquema de clasificación.

5.2.1 Clasificación anual

Documentos de categoría por año.

5.2.2 Clasificación por periodo de conservación

Categoría los documentos según el periodo de conservación especificado.

5.2.3 Clasificación por organización (tema)

Categoría documentos según su formación u organización (tema) (esto se puede seleccionar según la situación).

5.3 Disposición

Los documentos archivados deben organizarse en la categoría más baja del esquema de clasificación según el tiempo y la importancia del tema. Se pueden organizar de forma centralizada conjuntos completos de documentos, como documentos de reuniones e informes estadísticos.

5.4 Numeración

Los documentos archivados deben numerarse uno por uno según el esquema de clasificación y orden de disposición, y el sello de archivo debe estamparse en el espacio en blanco encima de la primera página del documento. Se debe completar el documento y el contenido relevante. El sello de presentación proporciona los datos necesarios, como número de familia, año, período de almacenamiento, número de pieza, etc. y se pueden configurar elementos opcionales como organización (problema) (consulte la Figura A1. La columna "*" en la figura es opcional y no se requiere ninguna configuración cuando no está seleccionada. Lo mismo a continuación)

5.4.1 Número de familia: El nombre en clave compilado por los archivos para la unidad de archivo.

5.4.2; el año de formación del documento debe marcarse con cuatro números arábigos, como 1978.

5.4.3 Período de almacenamiento: La abreviatura o código para el período de almacenamiento de los archivos archivados.

5.4.4 Número de pieza: el número de secuencia del archivo.

El número de artículo incluye el número de artículo de la sala y el número de artículo de la biblioteca, que se compilan cuando los documentos y archivos archivados se transfieren a la biblioteca, respectivamente. La organización de las habitaciones se realiza marcando las habitaciones en la categoría más baja del esquema de clasificación a partir del "1" en el orden en que están dispuestas. Marque el número de pieza del almacén según los requisitos de almacenamiento.

5.4.5 Organización (problema): El nombre o abreviatura estandarizada de la organización (problema) como categoría de esquema de clasificación.

5.5 Catalogación

Los documentos archivados deben compilarse por orden de esquema de clasificación y número de sala.

5.5.1 Los documentos archivados deben catalogarse uno por uno. Cuando las comunicaciones y las respuestas se tratan como una sola, sólo se clasifican las respuestas. Número de pieza, responsable, número de expediente, título, fecha, número de página, observaciones y otros elementos. Directorio de archivos de almacenamiento (consulte la Figura A2).

5.5.1.1 Número de pieza: Complete el número de pieza de la habitación.

5.5.1.2 Persona responsable: La organización o individuo que emite el documento, es decir, la autoridad emisora ​​o emisor del documento.

5.5.1.3 Número de documento: número de documento.

5.5.1.4 Título: Título del archivo. Si no hay título o el título es irregular, puede crear su propio título y agregar "[]".

5.5.1.5 Fecha: Hora de formación del archivo, marcada con números arábigos de 8 dígitos, como por ejemplo 1990909.

5.5.1.6 Páginas: el número de páginas de cada archivo comprimido. La única página del documento que contiene imágenes y texto es una página.

5.5.1.7 Nota: Anote la información que debe explicarse en el archivo.

5.5.2 ¿El tamaño del formato de papel del directorio de archivos archivados adopta el estándar internacional A? Tipo 4 (largo × ancho 297 mm × 210 mm).

5.5.3 El catálogo de documentos archivados deberá encuadernarse en un volumen y elaborarse una cubierta. Puede configurar el nombre, año, período de almacenamiento, organización (tema) y otros elementos de la cubierta del directorio de archivo según sea necesario (consulte la Figura A3). Entre ellos, el nombre completo del caso es el nombre de la unidad de presentación, y al completar el formulario se debe utilizar el nombre completo o abreviatura estandarizada.

5.6 Boxeo

Coloque los documentos archivados en la caja de archivo en orden por número de habitación y complete la cubierta de la caja de archivo, el lomo de la caja y los elementos de la tabla de referencia.

5.6.1 Buzón de expediente

5.6.1.1 La portada del buzón de expediente debe indicar los nombres de todos los casos. El tamaño total de la caja del archivo es 310 mm x 220 mm (largo x ancho), y el grosor del lomo de la caja se puede configurar en 20 mm, 30 mm, 40 mm, etc. Según sea necesario (ver Figura A4a).

5.6.1.2 Los cuadros de archivos deben proporcionar los elementos necesarios, como el número de familia completo, el año, el período de almacenamiento, el número de ubicación inicial y final, el número de cuadro, etc., de acuerdo con diferentes métodos de ubicación, y pueden proporcionar opciones como organización (ver figura A4b, Figura A4c). Los números de pieza inicial y final deben completarse con los números de pieza del primer archivo y del último archivo en el cuadro, con un "-" en el medio. El número de caja es el número de serie de la caja de archivo, que se compila de acuerdo con los requisitos de admisión cuando los archivos se transfieren a la biblioteca.

5.6.1.3 Las cajas de archivos deben estar hechas de papel libre de ácido.

5.6.2 Formulario de Preparación

La hoja de referencia se coloca después de los documentos en la caja. Los ítems incluyen la descripción, organizador, examinador y fecha de los documentos en la caja.

5.6.2.1 Descripción de los ficheros de la caja: Rellenar los defectos, modificaciones, altas, supresiones, destrucciones y demás datos de los ficheros de la caja.

5.6.2.2 Organizador: Nombre de la persona responsable de organizar los documentos archivados.

5.6.2.3 Inspector: Nombre de la persona responsable de inspeccionar la calidad de los documentos archivados.

5.6.2.4 Fecha: La fecha en que se completó el archivo.