Cómo eliminar el problema de que varios departamentos participen en las adquisiciones

En primer lugar, existen muchos procesos comerciales de adquisiciones, incluida la planificación de adquisiciones, la selección de proveedores, la licitación, la firma de contratos, el seguimiento y entrega de la producción, la aceptación del producto, el pago de contratos, etc. Cada enlace debe ser aprobado por el departamento correspondiente y los procedimientos de aprobación son engorrosos. En segundo lugar, para perseguir sus propios intereses y el llamado suministro ajustado, cada departamento necesita dedicar mucho tiempo a las aprobaciones. Por ejemplo, el departamento de auditoría intenta por todos los medios negociar con los proveedores para reducir el precio de compra. independientemente de los costos de tiempo; el departamento de finanzas, para obtener más flujos de capital, reducir el dinero perdido en intereses extendiendo los tiempos de pago, y más. Para obtener más flujo de capital y reducir las pérdidas por intereses de capital, el departamento financiero extiende el tiempo de pago tanto como sea posible. El proceso de aprobación de adquisiciones es demasiado largo y lleva demasiado tiempo, lo que afecta el proceso de adquisición, puede perder buenas oportunidades de adquisición, retrasar los tiempos de entrega y causar consecuencias graves, como cierres de producción y escasez de mercado. Se puede observar que las desventajas de la contratación multidepartamental según el modelo de contratación tradicional han tenido un impacto negativo directo en los resultados de la contratación. Con la llegada del modelo de adquisiciones de la cadena de suministro, la idea central de la gestión de adquisiciones es coordinar los subsistemas de cada eslabón de adquisiciones y, en última instancia, satisfacer las necesidades ágiles o flexibles de la empresa mediante la asignación óptima de recursos. Entonces, ¿cómo eliminar las desventajas de las adquisiciones multidepartamentales y lograr los mejores beneficios de las adquisiciones bajo el nuevo modelo de adquisiciones de la cadena de suministro?

Primero, formular un sistema de evaluación de adquisiciones razonable y eficaz. En el caso de recursos de adquisición limitados, los beneficios de cada eslabón de la adquisición son el resultado de compensaciones, como alta calidad y precios bajos, inventario bajo y altos costos de logística y distribución. Las adquisiciones que persiguen economías de escala conducirán inevitablemente a. altos costos de inventario. Si el departamento de aprobación correspondiente enfatiza demasiado el desempeño de su propio departamento, inevitablemente afectará la eficiencia general de las adquisiciones. Por lo tanto, las empresas deberían desarrollar un mecanismo de evaluación global desde una perspectiva global, centrar los premios en el equipo en lugar de simplemente observar el desempeño de los departamentos individuales y poner fin al comportamiento miope de los departamentos individuales. Esto ayudará a promover que varios departamentos analicen exhaustivamente las relaciones de intereses en cada vínculo de adquisiciones desde una perspectiva general durante la aprobación de las adquisiciones, busquen el mejor equilibrio de intereses y busquen la eficiencia general óptima de las adquisiciones.

En segundo lugar, optimizar la estructura de adquisiciones y simplificar el proceso de aprobación de adquisiciones. En primer lugar, para resolver los problemas de superposición, superposición e incluso desalineación de autoridad causados ​​por las adquisiciones multidepartamentales, las responsabilidades y autoridad de cada departamento deben aclararse de acuerdo con las características funcionales del departamento y las necesidades comerciales de cada uno. vínculo de adquisiciones para evitar el fenómeno de la gestión multidireccional. En segundo lugar, agilizar o reorganizar algunos procesos de aprobación redundantes y reducir adecuadamente los niveles del departamento de compras. Por ejemplo, en el proceso de pago, algunas empresas tienen que aprobar primero el departamento de auditoría y que varias personas del departamento de finanzas revisen antes del pago. El proceso de aprobación es demasiado repetitivo. Una vez simplificado, el Departamento de Finanzas puede proponer directamente opiniones de pago y organizar el pago directamente en función del contrato y los resultados de la aceptación. Además, cultivamos y reclutamos talentos profesionales integrales en adquisiciones para realizar el trabajo de múltiples enlaces de adquisiciones, reduciendo así algunos departamentos de aprobación y logrando el propósito de simplificar el proceso de aprobación de adquisiciones. Además, se establece un mecanismo de coordinación interna para negociar y abordar diversas cuestiones en materia de adquisiciones. El mecanismo de coordinación interna es el lubricante que conecta el trabajo de varios departamentos, lo que puede promover la coordinación del trabajo de varios departamentos y garantizar el buen desarrollo del trabajo de adquisiciones. En primer lugar, independientemente del número de departamentos de adquisiciones, estos son parte del equipo de adquisiciones de la organización y compran los artículos necesarios directamente a los proveedores en nombre de la empresa a través del mecanismo de coordinación interna, lo que favorece la promoción de la unidad de adquisiciones de la organización. departamento y formar una fuerte fuerza de negociación de adquisiciones para que las empresas se esfuercen por obtener los máximos beneficios.

En segundo lugar, en las adquisiciones, es inevitable encontrar problemas tales como problemas importantes de calidad del producto, escasez de suministro de productos, incumplimientos de los socios o incluso rescisión de contratos, factores de fuerza mayor que afectan el desempeño del contrato, etc. resolverse en un determinado departamento Debe resolverse dentro del ámbito de responsabilidades y debe manejarse a través de mecanismos de coordinación interna y negociaciones grupales. Además, también es necesario establecer políticas de adquisiciones, procedimientos de adquisiciones, especificaciones técnicas y otros detalles operativos unificados como medio de coordinación para promover el desarrollo fluido de las operaciones de adquisiciones en varios departamentos. Con la profundización de los procesos comerciales de adquisiciones y el refinamiento de la división del trabajo de adquisiciones, muchas empresas han adoptado ampliamente el método de organización de adquisiciones multidepartamental. Por lo tanto, según las nuevas ideas de gestión de la cadena de suministro, las empresas deben formular sistemas razonables de evaluación de adquisiciones, optimizar los procesos de adquisiciones, suavizar los mecanismos de coordinación interna, eliminar los efectos adversos de las estructuras de adquisiciones multidepartamentales y garantizar la finalización sin problemas de las tareas de adquisiciones.