Cómo desarrollar habilidades de pensamiento en la redacción de documentos oficiales
Cómo desarrollar habilidades de pensamiento en la redacción de documentos oficiales
El secretario es el asesor y asistente del líder. Es la persona que asiste directamente al centro de liderazgo y a los líderes para tomar decisiones científicas e implementar decisiones. Los secretarios ocupan varios puestos. La responsabilidad de la agencia de liderazgo de nivel es completar las tareas individuales o integrales asignadas por el liderazgo bajo el liderazgo de la oficina, con el procesamiento de documentos y textos como contenido principal. El llamado procesamiento de documentos, además de enviar y recibir documentos, enviar materiales, transmitir información, administrar archivos y otras tareas transaccionales, es principalmente la preparación de diversos documentos en función de las necesidades del trabajo real. Estos documentos incluyen documentos oficiales del partido y agencias gubernamentales, documentos comerciales, documentos prácticos diarios, noticias, artículos teóricos, planes de trabajo, discursos importantes de líderes, etc. Estos documentos prácticos, especialmente los documentos oficiales, son decisiones y opiniones formadas por la capa de toma de decisiones. Tienen una gran importancia rectora en el trabajo y requieren que los redactores tengan un fuerte nivel político, nivel profesional y capacidad de expresión lingüística. Como personal y asistentes del líder, el nivel de redacción y la calidad de las secretarias están directamente relacionados con la eficiencia y calidad del trabajo de la oficina. Por lo tanto, comprender y explorar las características de pensamiento de la escritura secretarial es de gran importancia para mejorar el nivel de escritura de las secretarias, captar eficazmente la "intención" de los líderes y mejorar la eficiencia en el trabajo.
Las características fundamentales del trabajo secretarial son la subsidiariedad y la subordinación. La redacción de documentos de agencia, especialmente documentos oficiales, se basa en las necesidades del trabajo de liderazgo y no es una manifestación de la capacidad de redacción del propio secretario. Esto determina que la escritura del secretario se caracteriza por redactar más que por sí mismo. Por lo tanto, la redacción de documentos oficiales enfatiza "el tema primero" y "la escritura primero". Los escritores primero realizan investigaciones, recopilan materiales y escriben artículos de acuerdo con las instrucciones del líder o grupo de liderazgo y las necesidades objetivas, como la gestión de asuntos de la agencia y la gestión empresarial. En lugar de escribir basándose en sentimientos del mundo exterior objetivo y sólo cuando hay emociones que expresar. Sus actividades de escritura están restringidas por las necesidades reales del trabajo y la voluntad del liderazgo. Las actividades de escritura son pasivas y siguen órdenes.
Una gran cantidad de redacción de documentos oficiales está involucrada en el trabajo de secretaría. Las características de la redacción de documentos oficiales reflejan las reglas especiales del trabajo de secretaría y también reflejan las características de las actividades de pensamiento de secretaría:
1. Pasividad en las actividades de pensamiento Sexo
La ciencia de la escritura moderna cree que la motivación más fundamental para que las personas escriban proviene de la "necesidad". Se puede resumir en tres categorías principales: primero, la "necesidad" espontánea de factores internos; segundo, la "necesidad" obligatoria de factores externos; tercero, la "necesidad" tanto de la espontaneidad interna como de la compulsión externa. El primer tipo de escritura motivada se refiere principalmente a la escritura espontánea que surge de la inspiración y los sentimientos del autor, y encarna plenamente la personalidad del autor; el tercer tipo de escritura motivada combina espontaneidad interna y compulsión externa. La escritura se refleja principalmente en la "intervención". como los rígidos requisitos de la tarea de entrevista para un determinado objeto determinado por el departamento editorial y el deseo del escritor de explorar cosas nuevas, completando así el proceso de escritura. Cuando un secretario redacta documentos oficiales de acuerdo con las "necesidades" de sus superiores, está "escribiendo por orden". Este tipo de escritura receptiva está motivada por factores externos obvios y "necesidades" obligatorias. Esta es la principal característica de la escritura secretarial. El autor del documento oficial es el órgano de dirección legal y el líder individual, mientras que el secretario suele ser la persona que cumple las instrucciones y no es el autor del documento oficial. La redacción de un documento oficial a menudo no la realiza un solo secretario, sino varios secretarios dentro de la agencia, por lo que los documentos oficiales también tienen características de grupo.
Desde el momento en que un personal de secretaría acepta la tarea de redactar un documento oficial, desde el inicio del pensamiento escrito hasta la determinación del tema principal, la recopilación de materiales, la planificación del diseño, la expresión del lenguaje, etc., todos son llevado a cabo en estado pasivo. Todos los aspectos de todo el proceso de redacción, desde el contenido hasta la forma, el ángulo de comprensión del problema y la formulación adecuada del problema, deben basarse en las instrucciones y comentarios de revisión del liderazgo. En la redacción de documentos oficiales, los secretarios, como redactores de documentos oficiales, no pueden ni pueden expresar ideas y emociones personales. Sólo pueden expresar el espíritu de la agencia superior y la voluntad del liderazgo. La redacción de documentos oficiales es pasiva y encarna la ideología del "grupo" y la orientación de valores.
2. El sujeto que escribe atiende al objeto
El proceso de redacción de documentos oficiales es un proceso complejo en el que el sujeto que escribe acepta, transmite, procesa y almacena diversa información. un proceso en el que el sujeto que escribe responde al objeto de información. El proceso de captar y juzgar el valor de uso, el valor de la información y la eficacia de los documentos producidos se reflejan directamente en los documentos formados por el procesamiento de textos por parte del personal de secretaría.
Desde este punto de vista, la escritura de secretaria tiene la característica de "obediencia", especialmente la redacción de documentos oficiales, que no es "escribir mi corazón con mi mano", sino "escribir su corazón con mi mano". Como sujeto que escribe, el secretario debe tomar la iniciativa para atender el objeto. ¿El secretario primero debe comprender los pensamientos, el propósito y la intención del líder? La intención del líder es el objetivo principal del documento oficial. Toda la tarea del escritor es comprender con precisión, expresar las intenciones del liderazgo y expandir creativa y profundamente las intenciones del liderazgo. La redacción de secretarios es diferente de los periodistas, que pueden recortar las partes más valiosas de numerosos materiales noticiosos todos los días para informar, afectando así a la sociedad, y a diferencia de los trabajadores literarios y artísticos, que pueden dominar materiales ricos e inspirar creaciones sólidas después de expresar su deseo. lenguaje vívido y rico y una variedad de técnicas de expresión para crear imágenes y expresar emociones, provocando así el llanto de los lectores y obteniendo placer estético. La clave para la redacción del secretario es comprender, encarnar e implementar correctamente las "intenciones" del líder. Esto requiere que el secretario preste gran atención a unificar el entendimiento con el líder y lograr un alto grado de coherencia ideológica y política. "comunicación bidireccional" con el líder, pero también es necesario "comprender ambos extremos", es decir, captar el espíritu de las políticas relevantes de los superiores y conocer la situación real a nivel de base, para que para servir mejor a los dirigentes.
La práctica de la escritura de secretaria muestra que captar la “intención” del líder a menudo se logra a expensas de perder la personalidad de la escritura. Cuando un secretario redacta un documento o escribe un discurso para un líder, si el secretario no comprende de antemano el estilo, el estilo de escritura y las características de pensamiento del líder, será difícil que el líder apruebe el manuscrito. Los secretarios a menudo tienen este sentimiento: "¿Qué es un buen artículo? No puedo explicarlo; siempre que el líder esté satisfecho con él, es un buen artículo. Aunque esta afirmación no es del todo razonable, es muy realista". . Por ejemplo, al escribir un discurso, el secretario debe expresar los pensamientos y opiniones del líder a través de sus propios artículos. El estilo de escritura, la dicción y las palabras deben estar en consonancia con el temperamento del líder. temperamento, carácter ideológico e incluso forma de pensar. Pueden adaptarse y ser capaces de adaptarse y liderar con facilidad, de modo que sus pensamientos y opiniones puedan formar un entendimiento tácito y sus acciones puedan ser consistentes. Si el secretario no atiende a un solo líder y la situación es diferente, para hacer un buen trabajo y ganarse la confianza del líder, el secretario tiene que tratar al secretario de manera diferente y adoptar diferentes métodos de servicio según la situación específica, lo que será aún más difícil. Por ejemplo, a algunos líderes les gusta ser claros y organizados cuando hablan en una conferencia, por lo que debes ser conciso y directo al escribir. A algunos líderes les gusta hablar de manera concreta y con carne y hueso, por lo que debes usar ejemplos más detallados al escribir; A algunos líderes les gustan las citas famosas. A algunos líderes les gusta el estilo literario, por lo que necesitan pulir más el manuscrito. En este punto, la pérdida de la personalidad escritora del secretario es obvia y evidente. Para comprender y captar de manera profunda, integral y precisa la intención del mensaje del líder, como cuerpo principal del escrito, el secretario primero "piensa" en lugar de "escribe". Piense lo que piensa el líder, piense lo que piensa el líder y escriba lo que el líder necesita. "Los documentos oficiales son la expresión escrita de las opiniones de los dirigentes en la toma de decisiones". Sólo cuando el tema responde al objeto se pueden redactar bien los documentos oficiales. ;